CONDICIONES LEGALES CONTRACTUALES Y SUS ASPECTOS PRACTICOS

10.5.-  Condiciones legales contractuales y sus aspectos prácticos:

Las condiciones legales, que complementan a las expresadas de forma concreta en el Contrato y en las Condiciones Particulares de suministro, se incluirán en la documentación contractual complementaria (Condiciones Generales) y podrían ser las siguientes, ya que son las habituales en la mayoría de las empresas, con ligeros matices:

10.5.1.- Subcontrataciones y cesiones contractuales:

  • El Contratista no podrá subcontratar ninguna parte del suministro sin la aprobación previa y escrita de la Propiedad. A estos efectos, la adquisición de materiales de consumo y elementos normales de difusión comercial no se considerarán como subcontratos.
  • El Contratista que desee subcontratar parte de su alcance, solicitará la aprobación por escrito a la Dirección del Proyecto de la Propiedad, acompañando la siguiente información: objeto del subcontrato, el nombre y razón social, domicilio, condiciones y referencias de trabajos análogos y el control de calidad que realizará. La Dirección del Proyecto de la Propiedad autorizará expresamente la subcontratación.
  • El total de subcontratos no podrá superar, en ningún caso, al 30% del presupuesto ofertado, ni comprender la totalidad de una parte esencial del suministro, salvo que sea aceptado expresamente en el contrato.
  • Los posibles colaboradores o subcontratistas serán considerados, a todos los efectos por la Propiedad, como parte del propio Contratista, sin que puede existir, en ningún momento, relación alguna, de cualquier género, directa o indirecta, entre la Propiedad y dichos colaboradores o subcontratistas. Los trabajos realizados por el subcontratista serán considerados de responsabilidad del Contratista, en cuanto a plazos, coste y calidad, cumpliendo en todo momento con los requisitos establecidos en el contrato
  • El Contratista no podrá asignar, ceder o transferir el contrato ni ninguno de los derechos y obligaciones nacidos del mismo sin la aprobación previa y escrita de la Propiedad. En el caso de que no lo haga así el Contratista, no surtirá efecto alguno y será nula la cesión o subcontratación total o parcial del alcance del Contrato.
  • En la práctica, no suele atenerse ni el Contratista ni la Propiedad a las condiciones legales de tipo general que hemos descrito y que suelen formar parte de la documentación contractual en las denominadas Condiciones Generales. Para el Contratista, el someter a la aprobación de la Propiedad una subcontratación significa, en el mejor de los casos, una pérdida de tiempo y, en el peor de los casos, subcontratar más caro o a una empresa políticamente poco conveniente. Para la Propiedad, el cambiar la voluntad de un Contratista puede ser causa formal para que pueda, posteriormente, ser justificación de un retraso o de una solicitud de sobrecoste. La forma más práctica de solventar este tema debe ser incluir, en el contrato, un anejo de suministradores potenciales admisibles. De cualquier forma, si realmente interesa políticamente a la Propiedad un subcontratista, debe de fomentarse la unión, en forma de subcontratista o en forma de unión empresarial, antes de presentarse la oferta, garantizando el concurso que el componente político no afecte al precio.
  • Respecto a la limitación a no más de un 30% el total de subcontratos para un suministro es demasiado rígido, dependerá de cada caso particular, aunque como filosofía, que trata de evitar las figuras de puro intermediario, es sana y eficaz para la Propiedad, se trata de impedir la mala imagen de lo que, en términos populares, se denomina como “solo poner el cazo”. En las administraciones públicas españolas, la cifra del total de subcontratos se eleva a un máximo del 50%.

10.5.2.- Garantías:

  • El Contratista garantiza a la Propiedad la entrega de la totalidad de bienes y servicios descritos en el contrato como alcance de suministro. La garantía se refiere a la bondad de la concepción, al desarrollo del diseño y cálculos, a la calidad de la fabricación, a la bondad, eficacia y adecuación de los materiales empleados, al cumplimiento de todos los parámetros de equipo definidos en el contrato, a la bondad de los trabajos realizados y al cumplimiento con la documentación contractual y con las órdenes dadas por la Propiedad, a que los trabajos de construcción y montaje son ejecutados de forma ordenada y eficiente, por personal calificado, coordinado con otras fases de la construcción, del montaje y con otras fases del proyecto.
  • El Contratista garantiza que los servicios, materiales, bienes o equipos, de cualquier naturaleza, incluidos en el alcance del contrato:
  1. Están conforme a las especificaciones, planos, normas, muestras u otra descripción establecida que le sean aplicable.
  2. Están libres de defectos de mano de obra, materiales y fabricación.
  3. Son adecuados al fin que se destinan.
  4. Son de la calidad exigida.
  5. Son conformes y cumplen en su caso las condiciones y requisitos de cualquier índole impuesta por la Ley y Reglamentos.
  • Si durante el periodo de pruebas y primera época de operación de la planta se comprueba que el equipo suministrado no cumple los parámetros o características especificadas por la Propiedad en sus especificaciones técnicas y garantizados por el Contratista en su oferta, éste procederá a la mayor urgencia posible a las necesarias reparaciones o modificaciones hasta alcanzar los valores garantizados. Todos los gastos de personal, materiales y medios serán por cuenta del Contratista.
  • El Contratista garantizará que los suministros incluidos en el alcance están libres de gravámenes y cargas a favor de terceras partes no declaradas o conocidas por la Propiedad.
  • El Contratista eximirá e indemnizará a la Propiedad de cualquier falta de cumplimiento de sus obligaciones contractuales con sus proveedores, subcontratistas, empleados, agentes o cualquier persona física o jurídica con quien haya contraído un compromiso de cualquier naturaleza que este sea.
  • El Contratista garantiza la entrega de la totalidad de los bienes y servicios descritos en el contrato como alcance del mismo.
  • El Contratista garantiza la totalidad del suministro y trabajos objeto del contrato sin distinción de su origen, cubriendo bajo el mismo concepto y extensión de garantía los servicios y bienes producidos por él y por sus subcontratistas, asociados y colaboradores. Con el fin de facilitar esta garantía, el Contratista cuidará en relación con sus subcontratistas y proveedores los siguientes aspectos:

A)- Coordinación y seguimiento del suministro y obra.

B)-Vigilancia de la fabricación y de la ejecución de los trabajos, que deberán realizarse de acuerdo con los requisitos del contrato y las propias normas del Contratista en todos los talleres y tajos de obra.

C)- Realización de pruebas, controles y verificación de acuerdo con los documentos de ingeniería de todas las fases del proyecto.

D)-Recepción y selección de materiales y trabajos.

E)-Cualesquiera otros precisos para la consecución del fin que se trata.

  • En todo caso, el Contratista garantizará que el material, equipo o planta completa, está libre de defecto, de diseño de materiales, mano de obra, fabricación y funcionamiento por un periodo de 24 meses a partir de la entrega certificada por el acta de Recepción Provisional. En el caso de corresponder a una obra de construcción o montaje solamente, el periodo de garantía cubrirá solamente 12 meses a partir del Acta de Recepción Provisional.
  • Como consecuencia de la garantía, el Contratista se compromete a reemplazar, sustituir, ejecutar o modificar, sin coste alguno para la Propiedad (incluidos todos los gastos que se produzcan por desmontajes y montajes, compra, transporte, seguros, fletes, etc.), durante el plazo de garantía cualesquiera de las partes del suministro que presenten vicios o defectos de fabricación, concepción o incumplimiento con los parámetros de definición. La garantía no cubrirá defectos ocasionados por el mal uso dado por la Propiedad. Las piezas, equipos y componentes reparados, sustituidos, ejecutados o modificados satisfactoriamente, como consecuencia de la garantía, volverán a contar, a partir de ese momento, de un periodo nuevo de garantía de 12 meses.
  • En el caso que el Contratista no cumpliese con sus obligaciones de reparar, modificar, sustituir o ejecutar, tal como se ha definido anteriormente y para una parte defectuosa o inútil, la Propiedad podrá efectuar la reparación de que se trate, incluyendo la compra de materiales, y pasar los cargos que se originen al Contratista.
  • La revisión y aprobación de la documentación del proyecto y de las inspecciones y pruebas, por parte de la Propiedad o sus representantes (incluyendo la empresa de ingeniería) y la participación en discusiones con el Contratista o sus subcontratistas, no le excusarán de las obligaciones de Garantía ni significarán liberación ni reparto de la responsabilidad que conlleva.
  • El periodo de garantía finalizará con la emisión y firma del Acta de Recepción Definitiva. Mientras esto no ocurra se mantendrá vigente o una retención dineraria o un aval bancario equivalente por la cantidad y condiciones que se fije en el contrato.
  • A efectos prácticos, la garantía no presenta mayores problemas de aplicación cuando se trata de garantizar suministros correspondientes a situaciones de experiencia previa abundante, en el que la aparición de riesgos de contingencias de proceso son mínimos. No obstante, si se trata de la compra de prototipos o en donde se piensa emplear, por primera vez, una nueva clase de materia prima, el riesgo de aparición, de forma importante, de las denominadas contingencias de proceso es muy elevado. En ese caso, la solución puede venir por el camino de fijar un largo periodo de garantía unido a contratar el suministro con una empresa de prestigio y renombre que, en caso de desatención, se juegue algo más (fama y otros contratos) que el valor de un aval. Otra forma de solventar este tipo de situaciones es la de contratar, además del suministro, la operación y el mantenimiento de los primeros años. De cualquier manera, en el caso de contratar un suministro con procesos sin experiencia previa, a pesar de tener un Contratista que responda independientemente de las garantías, siempre, para la Propiedad, existirá la contingencia del impacto sobre la operación comercial, por las paradas o pérdidas de producción originadas para la resolución de problemas
  • En el caso de suministros sin riesgos en cuanto al proceso, un asunto que suele plantearse frecuentemente, ante el fallo de un equipo o componente, es la tendencia habitual del Contratista o subcontratista a reparar el fallo, en vez de ir hacia el cambio por un componente nuevo, previa revisión de diseño. La Propiedad debe estar atento a estos fallos y no liberar la responsabilidad del Contratista mientras no se hayan clarificado las causas y se haya dado la solución adecuada.
  • En el caso de suministros de plantas, sistemas, equipos y componentes, el plazo de garantía a solicitar suele ser de 24 meses. En obras de construcción y en servicios el plazo suele limitarse a 12 meses.
  • En el caso de suministro de servicios de ingeniería y consultoría, la garantía solo obliga a repetir el trabajo, no responsabiliza de las consecuencias de su prestación salvo que incluya, además, suministro de componentes y equipos según el diseño realizado.
  • Dentro de un suministro, ciertos componentes pueden tener una vida mucho menor que el resto del equipo, por lo que su garantía debe cubrir todo este menor espacio de tiempo y asegurar una vida esencial para mantener los costes de producción. Si estos componentes pueden sufrir una rehabilitación y ser reusados, también la garantía debe de abarcar el número de veces que pueden ser reutilizados y la vida en esas situaciones.
  • Cuando la Propiedad o sus representantes revisan y aprueban la documentación, las pruebas o la ejecución, con ello no asumen responsabilidad propia del Contratista ni le eximen de las garantías contractuales ya que esta aprobación se refiere a la idoneidad de las inter-fases del suministro y en cuanto al cumplimiento con la documentación contractual y normativa vigente aplicable. Las órdenes dadas por la Dirección de la Obra tienen el mismo tratamiento que lo dicho, pero se prolongan más allá, al cubrir, además, las situaciones en las que no existe normativa aplicable.

10.5.3.- Patentes:

juicio 3

 

  • En el supuestos de cualquier reclamación contra la Propiedad por infracción de patentes relativas al suministro efectuado por el Contratista, sus subcontratistas, auxiliares y colaboradores de toda índole según el contrato, el Contratista indemnizará a la Propiedad de todos los gastos directos e indirectos por razón de tales reclamaciones, siempre y cuando se notifique, en forma inmediata, el hecho y se detalle de la pretensión que se inicia.
  • A la Propiedad le asistirá el derecho de señalar los abogados y procuradores que la representen o defiendan en los litigios o acciones legales acaecidos en esta materia y el Contratista atenderá a sus expensas todos y cada uno de los daños, perjuicios, gastos, pérdidas y reclamaciones solicitadas por el demandante, incluidos todos los derivados de acciones jurídicas de la Propiedad, sin posible repercusión en el precio convenido.
  • A efectos prácticos, no es habitual este tipo de reclamaciones y, si se producen, lo probable es que se produzca estando en operación comercial y, en esos momentos, no existe ningún aval que garantice la recuperación de los gastos que se deriven.

10.5.4.- Impuestos, tasas y cargas sociales:

juicio 5

  • Todos los tributos, arbitrios, impuestos, tasas y obligaciones análogas a que dé lugar el desarrollo del suministro, en todas sus fases, serán satisfechos por el Contratista por su propia cuenta y como parte del precio contractual establecido. Se exceptuarán tan solo el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se abonará por la Propiedad, si procediese y por una sola vez, sobre el precio convenido para el suministro.
  • Todos los aranceles, impuestos, derechos y gastos que puedan resultar de la importación de servicios, materiales, componentes o bienes terminados por parte del Contratista para cumplir para cumplir con los términos y alcance del contrato serán satisfecho por el propio Contratista como parte del precio contractual establecido.
  • Todos los impuestos, tasas, aranceles y demás gravámenes definidos en este epígrafe serán hechos efectivos por el Contratistas a las cuotas y tarifas vigentes en el momento de producirse el hecho tributable con independencia de los valores de dichas cuotas y tarifas en el momento de la oferta. Los posibles aumentos o reducciones no revertirán directamente sobre la Propiedad en ningún caso, admitiéndose solamente su posible influencia en los índices fijados para la revisión de precios en el caso de que así se hubiera establecido contractualmente y en la misma así se hubiese previsto.
  • Todas las posibles incidencias económicas que puedan derivarse de modificaciones de la actual Legislación serán de cuenta del Contratista y en ningún caso podrá revertir directamente sobre la Propiedad, admitiéndose solamente su posible influencia en los índices fijados para la revisión de precios en el caso de que esta se hubiera establecido contractualmente y en la misma así se hubiera previsto.
  • El Contratista se responsabiliza frente a la Propiedad del cumplimiento de sus obligaciones fiscales derivadas del desarrollo del contrato y especialmente de las relativas al Impuesto del Rendimiento del Trabajo Personal en base a las nóminas.
  • A efectos prácticos, a veces y de acuerdo con la legislación aplicable, le puede corresponder a la Propiedad los impuestos, aranceles y cualquier gasto oficial aplicable a despachos de aduanas derivados de importaciones no temporales. También le puede corresponder a la Propiedad los gastos oficiales correspondientes a la solicitud y obtención de las licencias de obra. En cualquier caso, a la Propiedad le corresponderá cumplir las obligaciones fiscales que legalmente le sean aplicable. En estos casos, aunque el pago le corresponderá a la Propiedad, la gestión para la consecución de la actividad oficial le corresponderá al Contratista, con el objeto de evitar la justificación de retrasos en la entrega.
  • Se debe acordar entre las partes la colaboración mutua para la aplicación de posibles exenciones o bonificaciones arancelarias y fiscales vigentes en cuanto a la construcción de la instalación como a su operación.

10.5.5.- Título de propiedad y riesgo de pérdida:

  • El título de propiedad y el riesgo de pérdidas de los equipos objeto del contrato pasarán a la Propiedad con la entrega de los equipos tal y como se establece en el apartado correspondiente, excepción hecha de los supuestos de garantía en los que el momento será el que según la misma le corresponda.
  • Una vez establecido el contrato, el Contratista se compromete a no hacer uso de materiales, componentes, o bienes completos integrantes del suministro con otra finalidad distinta del objeto del contrato. Dentro de esta obligación, el Contratista no podrá utilizar los materiales y componentes o bienes destinados a la Propiedad para otro comprador distinto o enajenar, hipotecar o utilizar los mismos para hacer frente a deudas o acciones legales emprendidas contra él. Lo establecido se aplicará con independencia de los estados de pagos y acopios y fabricación, sin que pueda alegarse, en ningún sentido, relación alguna entre ambas situaciones.
  • A efectos prácticos, la entrega es el momento clave de aceptación de la nueva instalación por parte de la Propiedad y fija el momento en que deberá contratar el seguro correspondiente. Para el Contratista, es el momento en el que se considera que ya ha cumplido en lo esencial y puede rescindir el seguro que mantiene vigente durante todo el desarrollo del contrato. No se debe apresurar la Propiedad en aceptar la instalación, a pesar de la presión del momento, ya que, oficialmente, significa el haber terminado, con éxito, incluso es un momento de gloria para la Dirección del Proyecto y el comienzo de la operación comercial e inicio del negocio. Para el Contratista, es el final de la responsabilidad y el cobro del último pago, por lo que presionará para superar rápidamente este momento. Para el personal de operación, significa el momento de asumir la responsabilidad sobre algo que puede ser problemático. En realidad un momento conflictivo y decisivo.
  • Respecto al compromiso de no usar para otros fines los materiales, equipos y componentes de la Propiedad es importante, ya que suele ser una circunstancia que ocurre alguna vez y puede ser muy dañino para cumplir el plazo de entrega. Ante situaciones de desviación de los equipos, para usos ajenos al proyecto, puede llegar hacer aconsejable retirarlos de los talleres del suministrador, aún sin estar terminados.

10.5.6.- Seguros, indemnizaciones y responsabilidades legales.

juicio 6

  • La cobertura del riesgo de pérdida sobre los bienes objeto del contrato se hará en dos etapas, claramente divididas por el momento en que tal y como hemos definido anteriormente, la Propiedad pasa a asumir el riesgo de pérdida. Hasta el momento de la entrega formal y automática asunción del riesgo por la Propiedad, el Contratista será único responsable de los daños que por toda causa, cualquiera que sea la procedencia, ocurran a los bienes objeto del suministro, y para la cobertura de los cuales deberá suscribir los correspondientes seguros, suficientes a juicio de la Propiedad.
  • Si el Contratista, directamente o por alguno de sus agentes o empleados, entrase en la zona de trabajo de la Propiedad, formalizará previamente los seguros oportunos, tomará las precauciones necesarias para evitar accidentes y daños personales o materiales que puedan afectar a cualquier persona o propiedad durante el proceso de trabajo objeto del contrato y eximirá a la Propiedad de toda pérdida o responsabilidad económica que se derive, directa o indirectamente, de los accidentes que puedan ocurrir por actos u omisiones del Contratista o de sus agentes o subcontratistas.
  • El Contratista, a su cargo y expensas, y por la cantidad necesaria, deberá procurarse los permisos, certificados y licencias que le sean precisos en virtud de la normativa vigente, del ámbito autonómico y del estado, y acuerda asimismo eximir a la Propiedad de toda responsabilidad y penalidades que pudieran serle impuestas en razón de cualquier violación comprobada, sospechosa o imputable de acuerdo con tales Normativas.
  • El Contratista se compromete a concertar a sus expensas, y por la cantidad necesaria, los seguros de responsabilidad civil por daños a terceros y de accidentes de trabajo necesarios para proteger a la Propiedad de los riesgos citados y de cualquier reclamación por incumplimiento de la normativa vigente. El Contratista enviará a la Propiedad copias de las Pólizas de Seguros, comprometiéndose a ampliar el alcance de las mismas, si en opinión de la Propiedad, se hiciera preciso.
  • El Contratista eximirá a la Propiedad de toda reclamación por muerte o accidente de sus propios empleados, así como de las planteadas por terceros relativas a daños personales, muerte o daños de propiedad que se produzcan o resulten de accidentes, acciones u omisiones del Contratista o de fallos de las Garantías.
  • A efectos prácticos, los seguros mencionados no suelen ser de nueva contratación para la Propiedad o para los Contratistas, suelen tener pólizas vigentes que se amplían cada vez que surge una nueva obra, suministro o planta en operación comercial.
  • Los seguros deberán cuantificarse por la cantidad máxima cubierta, según el precio total del contrato.
  • Las pólizas de seguro no limitarán las obligaciones y responsabilidades en virtud de las cláusulas de penalidades por retrasos o por limitaciones técnicas.

10.5.7.- Interpretación del contrato y arbitraje:

  • Tanto el Contratista como la Propiedad podrán solicitar, de la otra parte, las opiniones legales que consideren oportunas acerca de los términos del contrato.
  • Si en cualquier momento surgiera alguna cuestión, disputa o diferencia entre las partes en relación o conexión con el contrato, su aplicación o su interpretación, cada parte dará inmediata noticia por escrito a la otra de la existencia de tal cuestión, disputa o diferencia y si la misma no se resolviera amigablemente entre las partes, será sometido al arbitraje de equidad en los términos contenidos en la ley de arbitraje, sirviendo para ello la formalización del contrato como pacto preliminar.
  • El laudo de arbitraje será firme y obligatorio para las partes. Los gastos serán a discreción del árbitro, el cual podrá determinar el importe y forma de pago de los mismos.
  • Los trabajos no se interrumpirán durante el procedimiento de arbitraje.
  • A efectos prácticos, los pagos pendientes y el suministro por entregar suelen ser motivos suficientes para que no se planteen conflictos que se necesiten solventar fuera del marco de las relaciones amistosas entre empresas. A veces, el Contratista, para solventar una reclamación, en vez del arbitraje, ha acudido, por la vía del hecho, a la parada o ralentización de una obra o suministro, aunque esta fórmula no suele emplearse, ya que, la Propiedad, es un cliente no de una sola vez sino de, potencialmente, muchas.

10.5.8.- Publicidad:

 juicio 7

  • No se podrá hacer referencia, describir o utilizar como ilustración con fines publicitarios ninguno de los materiales, equipos y construcciones objeto del contrato sin previa autorización escrita de la Propiedad.
  • A efectos prácticos, la Propiedad no suele ser estricto en cuanto a oponerse a la publicación publicitaria, como referencia, de las obras ejecutadas, ya que también es publicidad indirecta para ella. El Contratista no va a jugársela haciendo publicidad que puede ser desmentida por la Propiedad y afectarle en futuros concursos. Resumiendo, ni suelen pedir permiso ni suelen oponerse las empresas a la publicidad.

10.5.9.- Leyes y Reglamentos:

 

  • La validez, interpretación y cumplimiento del contrato estarán de acuerdo con la normativa vigente. A ella se deberá ajustar el Contratista en todo lo que sea de aplicación tanto al contrato desde su formalización como a los materiales, componentes, equipos y trabajos objeto del mismo.
  • El Contratista deberá conocer y cumplir la Leyes, ordenanzas y demás disposiciones legales que puedan afectar de cualquier forma a las personas empleadas en el trabajo, al equipo y materiales que se utilice en la fabricación y construcción, a la forma de llevar a cabo estos, y, en general, al Contratista por su naturaleza.
  • La Propiedad hará repercutir sobre el Contratista cualquier cargo que pudiera derivarse por violación o incumplimiento, por el mismo, de la normativa vigente en general.
  • En particular, el Contratista queda obligado al cumplimiento de la legislación laboral y de la reglamentación nacional y autonómica pertinentes, así como de las disposiciones vigentes en materia de accidentes de trabajo, seguros sociales, seguridad en el trabajo y medicina de empresa, pudiendo, en todo momento, la Propiedad pedir que se acredite suficientemente todos estos extremos, así como la cobertura suficiente de los riesgos derivados de la circulación de vehículos a motor.
  • El Contratista deberá encargarse, a su debido tiempo, de tomar las medidas necesarias para asegurar de las autoridades con jurisdicción la aprobación de los diseños y de la ejecución de las pruebas de aceptación de los equipos y construcciones, incluyendo la prueba final.
  • En general, el Contratista deberá encargarse de todos los certificados, planos de construcción, pruebas e informes que se necesiten para obtener la aprobación de las autoridades en relación con la normativa vigente aplicable al contrato o al material, equipo y construcciones que constituyen su objeto.
  • Asimismo, deberá el Contratista observar las disposiciones legales en materia sanitaria, tomando las medidas precisas para evitar que se produzcan condiciones insalubres en el lugar de la obra y sus alrededores, según se indique en el Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
  • El Contratista será el único responsable de las condiciones de seguridad durante los trabajos y estará en posesión de las acreditaciones para su personal en cuanto a que tienen suficientes conocimientos en seguridad para los trabajos encomendados, según se especifique en el Plan de Prevención de Riesgos.
  • En materia de admisión de personal, el Contratista deberá observar lo recogido el Plan de Prevención de Riesgos además de cuanto se determine en la reglamentación vigente de los servicios médicos de empresa, así como en aquellas otras dictadas para el reconocimiento médico en trabajos con riesgo de enfermedad profesional, si procede.
  • A efectos prácticos, las relaciones con las Autoridades deben ser mantenidas, para las autorizaciones correspondientes, por la Propiedad, ya que los intereses, a largo plazo, son para ella y no para un Contratista que solo contempla el corto plazo, y, por otro lado, también a las autoridades les interesa, por continuidad y mayor atractivo, tratar con la empresa que luego se queda en el emplazamiento con la responsabilidad de la operación comercial. Esto no signifique que el Contratista se le deba de liberar de los compromisos que hemos citado, pero las relaciones con las Autoridades las debe liderar la Propiedad.

10.5.10.- Rescisión del Contrato y Cancelación:

  • Si el Contratista se negara a ejecutar el contrato con la debida diligencia, rapidez o rehusara cumplir con una orden dada por la Propiedad al amparo de cualquiera de las cláusulas del contrato o bien contraviniera las condiciones del contrato, la Propiedad podrá prevenir de ello por escrito al Contratista, dándole un mes de plazo para que remedie la falta o contravención prevenida y el Contratista dejara de cumplir la reclamación, la Propiedad procederá a la rescisión del contrato, quedando en libertad de emplear otros medios de mano de obra, materiales, componentes y maquinaria para ejecutar el trabajo omitido o pendiente de terminar por el Contratista, aplicando además las siguientes condiciones:
  1. Los cargos al Contratistas quedarán automáticamente suspendidos.
  2. La Propiedad tendrá libertad de utilizar los acopios, materiales, componentes, equipos, partes ya fabricadas o montadas, etc., tanto si están situados en el emplazamiento como si estuvieran en los talleres del Contratistas o sus subcontratistas.
  3. La Propiedad podrá efectuar todos los trabajos necesarios para completar el contrato, quedando autorizada para utilizar el saldo pendiente que pudiera existir para el pago del coste de ejecución del trabajo efectuado.
  4. El Contratista dará opción a la Propiedad para utilizar su maquinaria, útiles, etc., en la ejecución del trabajo que falta por ejecutar, cuyo precio se ajustará mediante acuerdo mutuo.
  • La Propiedad podrá también rescindir el contrato por alguna de las siguientes causas:

  1. Si el Contratista se declara o le incoan en concurso de acreedores o tuviera que hacer liquidación de sus bienes y si tiene que hacer traspaso general de sus bienes en beneficio de sus acreedores o se señala un depositario de los bienes del Contratista.
  2. Si al juicio solo de la Propiedad los retrasos en las distintas fases de cumplimiento del contrato puedan comprometer los plazos de realización convenidos.
  3. En el caso de que la entrega s no se hagan a su debido tiempo afectando al conjunto de la fase y cuando las penalidades aplicables por adición superen el tope máximo de las cláusulas de penalidad, incluso cuando algunas ejecuciones parciales se hubieran efectuados en las fechas programadas, la Propiedad se reserva el derecho de rescindir la parte restante.
  4. Por incumplimiento repetitivo de su manual de calidad y demás documentos, programas, procedimientos, etc., relacionados con el Control de Calidad.
  5. Por la frecuente repetición de errores o defectos en el transcurso de cualquier fase de ejecución del contrato.
  6. Cuando el Contratista celebrase subcontrataciones o cesiones totales o parciales contraviniendo lo pactado en el contrato sobre este asunto.
  7. Por interrupción de los trabajos de cualquier fase del suministro por más de una semana, excepto cuando ello obedeciese a causas que impidan absolutamente al Contratista la continuación de los trabajos.
  8. Por incumplimiento del Contratista de las disposiciones de legislación laboral, seguridad social y normas de seguridad en el trabajo. Asimismo por incumplimiento específico del Plan de Prevención de riesgos laborales.
  9. Por no usar el Contratista, a juicio de la Propiedad, el personal, equipos, maquinaria y materiales adecuados y necesarios para dar cumplimiento a la ejecución del contrato.
  10. En cualquier otro supuesto en que fuera procedente la resolución de acuerdo con las leyes vigente.

  • En todos los casos de rescisión de contrato se actuará de acuerdo con el procedimiento en el primer apartado de este punto. En el caso de rescisión, la Propiedad procederá a valorar los trabajos efectuados por el Contratista en servicios, acopios y componentes terminados. El resultado de la valoración será confrontado con los pagos efectuados, abonándose o deduciéndose al Contratista la diferencia resultante.

El Contratista no podrá reclamar indemnización alguna por recisión del contrato por parte de la Propiedad al amparo de lo establecido en este punto. La Propiedad mantendrá inalterable después de la recisión del contrato su derecho a reclamar al Contratista los daños y perjuicios consiguientes.

  • La Propiedad podrá cancelar el contrato total o parcialmente en cualquier momento con solo comunicárselo al Contratista. Al recibo de esta comunicación, el Contratista deberá suspender inmediatamente todo trabajo relacionado con el contrato. Igualmente deberá suspender los pedidos de materiales, instalaciones auxiliares y demás actividades relacionadas con el contrato y a partir de dicho momento solo se hará por parte del Contratista lo necesario para preservar y proteger el trabajo ya comenzado.
  • El pago del trabajo ya completado o a punto de completarse en el momento de recibirse la comunicación de cancelación se ajustará mediante mutuo y razonable acuerdo entre el Contratista y la Propiedad.
  • El Contratista podrá solicitar de la Propiedad un escrito certificando que la cancelación no ha sido debido a mala actuación o incumplimiento de contrato por el Contratista.
  • A efectos prácticos, estas condiciones legales citadas significan una posición de dominio del Propietario en las relaciones entre las partes, no obstante, nunca he vivido la aplicación de alguna de estas cláusulas para llegar a una rescisión de contrato. Es como disponer del arma a emplear de forma disuasoria en las relaciones entre las partes, aunque a la Propiedad lo que le interesa, es no rescindir, es tener el suministro terminado en su poder y al Contratista el terminarlo y cobrar lo estipulado.
  • A efectos prácticos, el disponer desglosado el precio y el plazo por actividades y por equipos a suministrar, permite, en caso de rescisión, determinar fácilmente el valor teórico de lo realizado hasta ese momento.

10.5.11.- Tribunales:

 juicio 1

  • Ambas partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales de la ciudad en donde tiene la sede central la empresa de la Propiedad.
  • El Contratista renuncia a su propio fuero si lo tuviera aunque ello no conste expresamente en su oferta.

10.5.12.- Idioma oficial:

 

  • El idioma oficial para el desarrollo del contrato será el de la Propiedad.
  • La Propiedad podrá autorizar la emisión por el Contratista de algunos documentos técnicos en otros idiomas, cuando lo considere oportuno.
  • A efectos prácticos, una mala traducción de temas técnicos puede convertirse en una situación irreversible en cuanto a conocer, realmente, el sentido auténtico de lo traducido.

10.5.13.- Representación:

  • Las partes se considerarán representadas en el contrato por las personas firmantes del mismo.
  • Las partes podrán autorizar por escrito la delegación de funciones de representación en otras personas de sus organizaciones.
  • Para la ejecución del contrato, el Contratista debe de nombrar un representante o coordinador. El citado representante será un técnico cualificado, quedará al frente de la oficina del Contratista dirigiendo todas las fases del suministro bajo todos los aspectos tanto técnicos como económicos. Dicho técnico estará plenamente facultado para la ejecución y supervisión de los trabajos, de tal forma que cuanto la Dirección de Proyecto de la Propiedad sea con el discutido o decido se entiende discutido o decidido por el Contratista mismo. Todas las comunicaciones del suministro serán dirigidas o procederán del representante del Contratista.
  • La Propiedad se reserva el derecho de recusar este representante durante el desarrollo de los trabajos, viniendo obligado el Contratista a sustituirlo en el plazo de 30 días por otro de igual categoría.

 

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LA CONTRATACION: GESTION DE LAS ETAPAS DE ESTUDIO, COMPARACION Y ADJUDICACION

10.4.-  Gestión de la etapa de Estudio , Comparación de Ofertas  y Adjudicación:

Para facilitar la comprensión del proceso, hasta la contratación, voy a esquematizarlo en la figura:

  • Para el estudio y comparación de ofertas, las técnicas, que no se han rechazado por considerarse que no cumplen con lo solicitado, se enviarán a la empresa que esté contratada como Arquitecto-Ingeniero, para que emita el informe de comparación y recomendaciones para la adjudicación, en el que el trabajo se realizará sin utilizar los precios ofertados, ya que no les son conocido, aunque valorará, económicamente, las ventajas e inconvenientes de cada una de las ofertas.
  • Los diversos departamentos de la Propiedad (mecánico, eléctrico, etc.) estudiarán, comparando las hojas de datos técnicos rellenadas por los Ofertantes y demás apartados de las ofertas, y emitirán un informe en el que se incluya:
  1. Características y descripción técnica de los equipos.
  2. Desviaciones de la documentación de petición de ofertas.
  3. Alcance y extensión de los servicios incluidos en el suministro.
  4. Organización y medios puestos a disposición de las fases de ingeniería y de obra.
  5. Plan de control de calidad.
  6. Referencias.
  7. Detalle y extensión de la información técnica.
  8. Resumen de valoración de los intangibles con puntuación similar a la indicada en la fase de análisis de alternativas  de un proyecto en la parte inicial de este libro. Con la consideración de todas las puntuaciones, se establecerá una calificación de ofertas.
  • La Dirección del Proyecto efectuará la valoración económica de las ofertas y la consolidará con los informes de los departamentos y del A&E, decidiendo cual debe ser la propuesta de adjudicación.

La valoración económica se efectuará de acuerdo con lo que es el coste efectivo, es decir costes y penalidades de ejecución más coste y penalidades de operación:

Subtotal I:

  • Precio de compra:
  • Revisión de precios (supuesto un incremento):
  • Supervisión de montaje (supuesto un nº de horas):
  • Desviaciones y diferencias en las características técnicas:
  • Repuestos (supuesto ):
  • Trabajos por administración (supuesto un nº de horas):
  • Penalidades o bonificaciones por plazo de entrega:

Subtotal II:

  • Coste actualizado, a la fecha de la compra y con los mismos parámetros económicos usados en la fase conceptual (dichos en las Condiciones Particulares), para penalidades por pérdidas, rendimientos, excesos de potencia, etc.

Subtotal III:

  • Coste actualizado, a la fecha de la compra y con los mismos parámetros económicos usados en la fase conceptual (referidos en las Condiciones Particulares), de la financiación propuesta, si se solicita:

Coste Efectivo: I+ II + III =

10.4.1.- Gestión de la fase de Adjudicación y Contratación:

  • La adjudicación se produce mediante la autorización por parte del organismo competente de la empresa (mesa de contratación o Comisión Ejecutiva) de la propuesta que se somete a su consideración.
  • Aparte del estudio y comparación de ofertas se presentará una propuesta de adjudicación, en impreso normalizado de la empresa para estas situaciones, en el que se indique el objeto de la adjudicación, el nombre de la empresa propuesta, que será la que resulte de la comparación, la cantidad que se solicita y la clave presupuestaria a la que cargar la cantidad a comprometer. La propuesta deberá estar firmada por las personas con competencias para ello (Director de Proyecto). A veces, la unidad responsable del control económico de la empresa emite un informe preceptivo, favorable o no, respecto a que la cantidad solicitada está dentro del presupuesto y a que, desde la perspectiva de la empresa, la oferta seleccionada significa una buena solución económica.

La solicitud se materializará mediante un informe del Director del Proyecto en el que se indique:

  1. Antecedentes y justificación de la solicitud.
  2. Comparación de ofertas simplificada.
  3. Propuesta en la que se recoja el objeto, la empresa a adjudicar, el precio y sus características.
  • A la vista de los informes, estudios y evaluaciones, la Propiedad seleccionará al Ofertante que deberá hacerse cargo del suministro. La decisión, al ser la de una empresa privada, será inapelable y no podrá ser recurrida.
  • Los resultados del concurso serán comunicados al interesado inmediatamente que sean conocidos, mediante un escrito, por duplicado, debidamente referenciado y al que se adjuntará el Convenio o Acuerdos finales. El escrito deberá ser firmado por el Director de Proyecto de la Propiedad y deberá ser devuelto, debidamente firmado por el Coordinador del proyecto del Contratista. En el escrito se propondrá una fecha para iniciar la redacción del contrato y, en caso que lo considero oportuno la Propiedad y lo acepte el Suministrador, se podrá considerar que, a partir de la fecha del escrito, se empezará a contar el plazo de entrega.

  • El adjudicatario formalizará con la Propiedad un contrato privado dentro de los 15 días siguientes a la fecha de comunicación de la adjudicación. El contrato, en su contenido, recogerá todo lo indicado en el Convenio de Acuerdos finales y en la documentación complementaria que se adjuntaba. La justificación de redactar un contrato particular y específico reside en que, a pesar de que el Convenio de Acuerdos finales prácticamente lo es en sí mismo, ya que recoge lo más importante, en un 90% de lo necesario, existen condicionantes, en contrataciones de suministros complejos y amplios, que no están incluidos y que se escapan en una fase cuyo objetivo fundamental es el estudio y comparación de ofertas. Cuando el contrato es de menor nivel, por ejemplo, al comprarse componentes de catálogos, sin especificación técnica, se le denomina Pedido y su redacción suele estar normalizada en las empresas.
  • Asuntos a negociar en el contrato:

El índice de un contrato podría ser el siguiente:

  1. 1. Objeto: en donde de forma resumida describirá el alcance solicitado tanto en lo relativo al tipo de contrato como al tipo de instalación, con sus características fundamentales.
  2. Alcance: en donde de forma pormenorizada se detallan los sistemas, equipos y componentes así como las actividades relacionadas con ellos que van incluidos en el suministro. Así mismo, se enumerarán los documentos contractuales que se refieren al Alcance aplicables según orden de prioridad. Toda esta información se corresponderá con lo indicado en las Condiciones Particulares, debidamente revisada con las ofertas contractuales y el Convenio de Acuerdo Finales y matizado con lo que se aclare en el momento de hacer el contrato.
  3. Criterios de Diseño y Documentación: En esta cláusula se matizarán los criterios de diseño y la documentación indicada en la documentación contractual y sus condiciones de sometimiento al Propietario.
  4. Límite de responsabilidad: Se matizará la asignación del límite de responsabilidad fijado entre las posibles penalidades aplicables. Al mismo tiempo, se clarificará la interfase entre las penalidades contractuales y el seguro que cubra los daños causados, y, también, el límite de responsabilidad total, por ambos conceptos.
  5. Entrada en vigor: Se definirá la fecha de entrada en vigor del contrato y sus posibles efectos retroactivos si existe escrito de intención previo.
  6. Plazo de ejecución y programación: Se matizará el programa, tanto por actividades como por equipos, con las fechas que correspondan según la fecha de entrada en vigor establecida para el contrato.
  7. Precios: Se fijará el precio total del contrato y se detallarán los gastos y costes no incluidos, este precio se desglosará por actividades y por sistemas, equipos y componentes, desglosando el  origen nacional y extranjero. También se matizarán las formas de revisión de precios, de acuerdo con la fecha origen de revisión, así como los precios unitarios de obra civil que pudiesen aplicarse y los precios por administración. Para los suministros opcionales, se cuantificarán sus precios así como las fechas límites para poderlas ejercer manteniendo el resto de condiciones contractuales.
  8. Condiciones de facturación y pago: Se detallarán la forma y las condiciones detalladas de facturación, matizando los conceptos de cada una de las facturas según el origen nacional o extranjero. También se aclararán las consecuencias contractuales de retraso en el pago.
  9. Impuestos y aduanas: Se detallarán los impuestos a cargo de la Propiedad y del Contratista así como la colaboración en el ámbito fiscal.
  10. Trasmisión de la Propiedad y el riesgo: Se clarificará el momento normal de la trasmisión de la propiedad y el riesgo (Recepción Provisional) así como en situación extraordinaria – concurso de acreedores- que será proporcional al pago ya realizado.
  11. Garantía general de equipos: Se matizarán las condiciones durante el tiempo fijado así como las limitaciones en caso de fallos sucesivos. También se matizarán las condiciones de garantía para aquellos equipos y componentes que tienen prevista una vida más baja que la vida de diseño de la mayoría de componentes de la planta.
  12. Garantías técnicas operativas: Se matizarán las condiciones de aplicación para los parámetros técnicos operativos garantizados (rendimiento y capacidad para la materia prima de diseño y otras, mínimo técnico operativo, deterioro de los parámetros con el tiempo, emisiones con impacto medioambiental, mezclas de materias primas, disponibilidad, fiabilidad en los arranques, etc.). Se detallarán las bases de los procedimientos de prueba y los controles operativos a aplicar a las pruebas.
  13. Recepción provisional: Se matizará el cumplimiento de condiciones que determinan la concesión del Acta de Recepción Provisional y el cumplimiento de las condiciones para el cumplimiento con el plazo de entrega, cuando sean diferentes. Se detallarán los condicionantes en cuanto al número de los posibles intentos para superar las diferentes pruebas. Se definirán las condiciones que determinen la entrada en operación comercial. Se detallará el contenido del Acta de Recepción Provisional así como los condicionantes para la realización de los remates que queden pendientes a su firma.
  14. Recepción Definitiva: Se matizarán las pruebas técnicas operacionales que se realizarán durante el periodo de garantía y que condicionen el Acta de Recepción Definitiva así como la prolongación del periodo para los elementos reparados o sustituidos.
  15. Obligaciones de la Propiedad: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, el acceso libre al emplazamiento, la limitación a x días el tiempo de revisión de la documentación enviada por el Contratista, el mantenimiento de las licencias operativas y medioambientales, el suministro de la materia prima y los combustibles en las cantidades acordadas en un plazo determinado, el suministro de personal para la puesta en marcha, etc.
  16. Obligaciones del Contratista: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, la obtención de permisos, la presentación de un plan de seguridad y prevención en un plazo acordado, el suministro de la información de accidentes, la realización de procedimientos en contra de las reclamaciones de subcontratistas, etc.
  17. Seguimiento y activación: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, se establecerá un sistema de seguimiento, en  plazo, que incluya listas de documentos, programas, etc., se acordará la posibilidad de comprobaciones del desarrollo del contrato a través de terceros y de inspectores, se enviarán informes mensuales con un cierto contenido y en soporte magnético, etc.
  18. Control de calidad: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual.
  19. Pruebas: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, se fijarán las condiciones para la prueba de rodaje/operación comercial etc.
  20. retraso_obrasPenalizaciones: Se matizarán aquellos temas desarrollados en el Convenio de Acuerdos Finales en cuanto a la aplicación de penalidades individuales y conjuntas (cuantías, márgenes, topes, causas de rescisión) respecto a retrasos en la entrega y a incumplimientos en las garantías técnicas de capacidad, de rendimiento, de indisponibilidades forzosas, de fiabilidad en el arranque, de emisiones, etc.
  1. Declaraciones del Contratista: Aquellos temas importantes que no se han aceptado expresamente sino de forma indirecta al no haberse hecho excepción en las ofertas, merece la pena remacharlos a través de una declaración. En concreto, se debe de confirmar que: a) conoce, por inspección y examen, el emplazamiento y sus alrededores (suelo, hidrología, climatología, etc. ) y que se ha tenido en cuenta en las ofertas, b) que se tienen los derechos de propiedad industrial y no se violan derechos de terceros, c) que se han cumplimentados las obligaciones de seguro del contrato, d) que los equipos son de calidad y con las características adecuadas, e) que se tiene la competencia y capacidad necesaria.
  2. Fianza: Se matizarán las fianzas, en relación con las condiciones de facturación y las cantidades fijadas y con su validez, hasta la Recepción Definitiva. También se detallará la forma de continuar garantizando los materiales sustituidos o reparados más allá de la Recepción Definitiva. Se definirá la forma de modificar las fianzas cuando se produzcan modificaciones contractuales importantes (más de un 5%) en relación al precio y al plazo.
  3. Repuestos: Se matizará la disposición de los repuestos necesarios, a costa del Contratista, hasta la Recepción Definitiva, sobre todo si la prueba de disponibilidad se hace en el periodo de garantía. También se matizarán la lista de repuestos incluidos en el Alcance del contrato así como el envío de una lista de repuestos definitiva durante su desarrollo del proyecto (precios unitarios y validez, frecuencia de consumo estimada, plazos de entrega, identificación de los necesarios para la puesta en marcha, para el periodo de garantía y para después de la Recepción Definitiva). Se matizarán la lista de piezas intercambiables con otros modelos, de suministro en otros lugares, así como los talleres en donde se puede realizar el mantenimiento de componentes especiales. Se fijará el número de años en que el Contratista se compromete a tener disponibles a la venta los repuestos de su marca. También se fijará un compromiso de apoyo técnico para poder fabricar, directamente, los repuestos que no pudiese vender el Contratista.
  4. Seguros: Se matizará el límite mínimo cubierto por la responsabilidad Civil, el alcance y las personas jurídicas que figuren como asegurados. Se fijará la forma de justificar la contratación y vigencia del seguro así como el ámbito de daños cubiertos y las consecuencias de la no justificación solicitada en un plazo determinado (contratación por la Propiedad y cargo al Contratista o rescisión del contrato).
  5. Tratamiento confidencial: Se matizará el plazo, contado a partir de la finalización del periodo de garantía, en que perderá vigencia la confidencialidad y las causas por las que la confidencialidad puede romperse.
  6. Modificaciones contractuales: se matizará el límite de ampliaciones a partir del cual el Contratista puede rechazar continuar el suministro y la Propiedad está obligada a rescindir el contrato. Se fijará el método para fijar el precio y el plazo de las ampliaciones contractuales.
  7. Suspensión del contrato: Se describirá el método para oficializar la suspensión así como se fijará el límite del plazo de suspensión que da derecho a rescindir el contrato.
  8. Rescisión y Resolución del Contrato:

Por culpa de Contratista: aparte de los condicionante generales que aplican, se matizará el plazo de tardanza máximo en la comunicación del concurso de acreedores, el % máximo de penalidad en que se incurra, el plazo máximo de retraso en el inicio de los trabajos contados a partir de la fecha de vigencia del contrato y el plazo máximo de interrupción de los trabajos. Los efectos de la rescisión serán los generales.

Por culpa de la Propiedad: aparte de los condicionantes generales que aplican, se matizará el plazo máximo de suspensión, por la Propiedad, de los trabajos contratados y el plazo máximo, sin levantamiento, del concurso de acreedores. Respecto a los efectos de la rescisión se matizará el valor máximo que limite la compensación al Contratista.

Por causas no imputables ni al Contratista ni a la Propiedad: se matizará el plazo máximo de suspensión por causa de fuerza mayor y el % máximo que suponga las modificaciones contractuales que no acepte el Contratista.

Por decisión de la Propiedad: se matizará el tiempo de preaviso máximo de esta circunstancia al Contratista y el % del precio contratado que significará la indemnización a que tiene derecho.

  1. Subcontrataciones: se detallará la lista de suministradores potenciales que pueden ser subcontratados.
  2. Idioma: se definirá el oficial para el proyecto y los otros que de forma excepcional y en caso concretos se podrá usar.
  3. Fuerza Mayor: se fijará el plazo máximo, desde su conocimiento, en que se deben de comunicar las partes.
  4. Ley aplicable y solución de conflictos: se definirá la Ley aplicable, el marco de Arbitraje aplicable y los juzgados y tribunales de sometimiento.
  • Redacción y firma del contrato:

Es buena práctica el que sea la Propiedad quien redacte el contrato y que se vaya haciendo y pasando a revisión del Contratista cada poco tiempo (por ejemplo, con los acuerdos a que se hayan llegado cada día). Al final, se debe hacer una revisión de la totalidad de la redacción.

Los firmantes deben de justificar, con los oportunos documentos, los poderes, tan amplio como posible, por los que las empresas a que representan les facultan para, actuando en su nombre, aceptar y firmar los acuerdos alcanzados. Todos y cada una de las páginas del contrato y sus anejos deben de quedar firmadas por las partes

GESTION DE CONTRATOS: ESTAPAS DE PETICION Y ACLARACION DE OFERTAS DE LOS CONCURSOS

10.4.4.- Gestión de la etapa de petición y aclaración de ofertas:

Para facilitar la comprensión del proceso de petición y aclaración de ofertas, voy a esquematizarlo, gráficamente, en la siguiente figura:

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ETAPAS DE PETICION Y ACLARACION DE OFERTAS

  • La fase se inicia con la recepción, por la Propiedad, de las Especificaciones Técnicas y la lista de suministradores potenciales que, en el caso de que exista una empresa de Ingeniería, actuando como Arquitecto Ingeniero, la enviaría para comentarios.
  • Revisada la Especificación Técnica – por todas las unidades de la organización de la Propiedad que puedan verse afectadas, en particular por las de Producción, que teniendo posteriormente que lidiar con las nuevas instalaciones,  puede que tengan experiencias previas negativas dignas de ser introducidas (subcontratistas potenciales rechazables, etc.) – y enviados los comentarios a la Ingeniería, la Propiedad comienza la realización de las Condiciones Particulares.
  • Recibida la Especificación Técnica definitiva y terminadas las Condiciones Particulares, se envían, junto con las cartas de petición de ofertas, a la unidad de compra de la empresa o al Director de Proyecto, según el tipo de organización que se adopte. Se adjuntará también un documento interno de control en el que se indica el objeto de contrato, los suministradores potenciales, la clave presupuestaria a que corresponda y el gasto aproximado. Este control previo evita salir al mercado para comprar algo sin tener presupuesto autorizado.
  • Los Ofertantes podrán solicitar las aclaraciones que considere oportunas, por escrito, a la documentación de petición de ofertas recibidas. Las aclaraciones deberán ser agrupadas por materias y haciendo referencia a los documentos en sus capítulos, artículos y apartados.

La Propiedad aclarará, por escrito, los puntos solicitados en un plazo corto (15 días), pudiendo trasmitir las aclaraciones solicitadas al resto de ofertantes sin referencia alguna a la identidad del solicitante.

  • Durante la preparación de ofertas e incluso una vez presentadas, la Propiedad podrá ampliar la documentación de petición de ofertas en lo relativo al objeto del contrato, modificándolo, anulándolo, sustituyéndolo o complementándolo en los términos que se indique. Si las ampliaciones son de tal calibre que afecten al alcance de los trabajos, la Propiedad podrá modificar el programa del suministro inicial e incluso el plazo de presentación de las ofertas.
  • Los Ofertantes, en un plazo corto (10 días) desde la emisión de la petición de ofertas por la Propiedad, deberán notificar por escrito el interés de ofertar, acusando recibo de toda la documentación de concurso e informando de su intención de presentar la oferta en el plazo solicitado.

Si no se recibe el mencionado escrito de intencionalidad, se supondrá que el ofertante declina la invitación a ofertar.

  • La Propiedad se reservará el derecho de rechazar, sin justificación, aquellas ofertas que, según su criterio, no cumplen con lo solicitado, son incompletas, no incluyan la totalidad del alcance solicitado de bienes y servicios, no incluyen los medios que se consideren necesarios o se presenten sin atenerse estrictamente a lo solicitado en la documentación de petición de ofertas.
  • Con objeto de evitar que algún Ofertante evite las condiciones del concurso, en cuanto a la existencia de competencia en el proceso, si alguno de ellos, en base a su experiencia, considere necesario o conveniente añadir a la misma cualquier variante referente a mejoras (materiales, cantidades, formas, métodos de ejecución, etc.), no solicitadas expresamente en la documentación de concurso, podrá hacerlo, en tanto en cuanto las adiciones se encuentren recogidas y definidas en su oferta y en carta adjunta a ella.
  • En virtud de actuar dentro de un proceso limpio, competitivo y de igualdad de oportunidades, transcurrido el plazo fijado para la presentación de las ofertas, las que se han recibido, que han de permanecer cerradas y custodiadas, se abrirán todas al mismo tiempo, se sellarán para evitar una manipulación posterior, se levantará Acta de las ofertas recibidas y de su cuantía y se entregarán a los responsables del proyecto. Normalmente, en las empresas existe un órgano encargado de recibir las ofertas y, posteriormente, velar por la adecuada adjudicación. Este órgano se denomina habitualmente (también en la Administración) “Mesa de Contratación”. Las ofertas técnicas podrán ser entregadas para su estudio y comparación a la empresa de Ingeniería (A&E) que actuará en nombre de la Propiedad. Las ofertas económicas solo las estudiará la Propiedad que las tratará de forma confidencial y reservada.
  • Las aclaraciones, tanto técnicas como económicas, que surjan tras el estudio de las ofertas, podrán ser solicitadas por escrito y deberán ser contestadas, también por escrito y en un plazo determinado, por los Ofertantes.
  • Suele ser más habitual y más efectivo para la adecuada y más favorable contratación, el que las aclaraciones se realicen en una reunión, de la cual debe de ser la Propiedad quien levante Acta. La propuesta de Acta debe ser trasladada al Ofertante para que, en un corto plazo, la acepte expresamente o por omisión.
  • Durante sus aclaraciones, los Ofertantes no podrán cambiar su oferta sin causa justificada o sin que el origen del cambio provenga de las propias aclaraciones. En cualquier caso, la Propiedad podrá descalificar las ofertas que hayan sido modificadas o aceptar, en caso contrario, las modificaciones que surjan.

10.4.5.- Negociaciones finales:

  • Estudiadas y aclaradas las ofertas recibidas se debe elegir, entre ellas, las dos o tres mejores, con objeto de proceder a la negociación final con los representantes de ellas, ya que, si solo fuese la aparentemente mejor, podríamos encontrarnos en una situación con mala salida si el ofertante mejor situado, sabiéndose ganador del concurso, adoptase una posición inflexible.
  • Los temas a negociar serían las siguientes:
  1. Excepciones técnicas a la documentación de petición de ofertas indicadas en las ofertas técnicas.
  2. Alcance de Suministro hardware es decir los sistemas, equipos y componentes que se requieren y que las especificaciones técnicas no pueden en su totalidad abarcar o son diferentes a las previstas. Puntos importantes suelen ser la redundancia de equipos, la calidad de los materiales, las dimensiones de componentes, los espacios previstos para accesos y mantenimiento, los límites operativos de los sistemas, etc. Todos estos puntos requieren un estudio técnico preciso del proceso ofrecido, de las implantaciones de equipos, de la ingeniería básica y de la ingeniería de detalle. En particular, debe de negociarse los puntos que estén basado en las hojas de datos técnicos, rellenados por los ofertantes, y de cuyo análisis comparativos se pueden obtener puntos de mejoras de las ofertas. Las diferencias en los datos de las hojas, cuantificarían las penalidades económicas de la comparación.
  3. Alcance de suministro software, es decir el suministro de ingeniería de diseño, de fabricación, de montaje, de suministro, de pruebas y de puesta en marcha. Suele ser interesante y aconsejable, de acuerdo con mi experiencia, negociar temas tales como la entrega de los planos de fabricación y la lista de materiales, que existe siempre reticencias a entregar y permite ser independiente del Contratista en el suministro de componentes de repuesto, una vez se pase a la operación comercial. También suele ser interesante y es aconsejable negociar el Programa de Puntos de Inspección, ya que debe adaptarse al suministro concreto del Ofertante y supone obtener un producto más fiable y de mayor calidad. Para obtener los puntos de negociación en este apartado se debe estudiar los puntos de la oferta de ingeniería, fabricación, construcción, gestión del proyecto, pruebas, repuestos, control de calidad, referencias, etc. De estos apartados pueden salir gran cantidad de temas de negociación que sin conocer las ofertas técnicas es imposible enumerar. Lo que sí es seguro que existirán una multitud de temas a negociar que precisan un estudio profundo de las ofertas y una experiencia técnica destacable. La metodología y sistematización es muy importante en el trabajo y no se debe pasar por alto ningún tema, ya que es el momento de tener el suministro amarrado. Posteriormente a la contratación, cualquier tema no aclarado no va a estar incluido en el precio y supondrá un extra-coste.
  4. Excepciones económicas a la documentación de petición de ofertas indicadas en la parte económica.
  5. Límite de Responsabilidad: la cifra dada en las Condiciones Particulares es de tipo preliminar, ahora, con las ofertas sobre la mesa, es posible afinar algo más con el criterio de que, en caso de incumplimiento, la Propiedad se pueda resarcir con las penalidades procedentes del lucro cesante que le significaría un retraso en la entrega (pérdida de producción total durante el periodo de retraso) y una falta de las plenas características técnicas operativas (capacidad, eficiencia, disponibilidad, fiabilidad y condiciones medioambientales). El retraso en la entrega es fácil de valorar su impacto económico, siendo su límite el límite fijado de penalidad por este concepto. Las capacidades operativas son las de más difícil evaluación, aunque se puede cuantificar sumando las contingencias de proyecto, que se presupuestarían teniendo en cuenta el nivel de desarrollo del proyecto presentado en la oferta y las recomendaciones de EPRI, que se han dado en la parte primera de este libro, más las contingencias del proceso que, según su madurez tecnológica y las recomendaciones de EPRI, deberían aplicar. En resumen, el límite de responsabilidad a negociar sería el valor del límite por retraso en la entrega, a partir del cual se rescindiría el contrato, más las valoraciones que, según EPRI, aplicarían para las contingencias de proyecto y de proceso. La cifra resultante probablemente salga tan alta que el Contratista tratará de evitar.
  6. Plazo de entrega: Se revisarán los plazos parciales ofrecidos, de dudoso cumplimiento por el ofertante, tanto para las actividades como para los sistemas y componentes. De estos plazos se determinarán y fijarán las denominadas fechas críticas que deben de ser de clara y no discutible identificación y su no cumplimiento supondría un impacto muy importante sobre el cumplimiento del plazo final. Un ejemplo de fecha crítica podría ser la finalización de la fundación del equipo más importante, o el izado de la pieza más pesada, o la llegada a obra del equipo de mayores dimensiones o la llegada a obra del equipo de más largo suministro, o la cubrición del edificio principal, etc.
  7. Precios: Se revisarán los precios parciales ofrecidos que parezcan de dudosa credibilidad. Del cruce de estos precios y los plazos se podrán fijar las valoraciones y los condicionantes de pagos. Por ejemplo, al tercio del plazo de entrega, el valor del suministro, de acuerdo con el cuadro de precios, es de un 25 % del total, si ya se le ha fijado el pago inicial en un 10%, podría fijarse este segundo pago en un 15% para adaptarlo al valor del suministro realmente realizado. Lo que pasa es que, la práctica comercial, suele ser adelantar los pagos sobre el valor de lo realizado. No obstante la negociación debe acordar un pago cercano al 15% pero algo en exceso. Las condiciones de pago deben de obtenerse del cuadro de plazos de entrega tanto por actividades como por sistemas y componentes, así, si al tercio del plazo de entrega ha terminado la ingeniería y acabada la fabricación de algún equipo se podrán, ambos hechos, fijar como condiciones de este segundo pago que hemos considerado como ejemplo. No obstante, los condiciones y condicionantes de pago, que hemos indicado en la descripción de las Condiciones Particulares y que son puramente administrativas, son aconsejables mantenerlas.

Se negociará la decisión de la Propiedad de ejercer las opciones de alcance que se hayan solicitado en las Condiciones Particulares y su impacto en las garantías solicitadas. También se fijarán los requerimientos de interfases que plantea el ejercicio de la opción seleccionada, tanto a nivel de la Propiedad como del Contratista, tales como son los datos y actuaciones que se precisan en el desarrollo del proyecto y que deben de ser suministrados por las dos partes.

Se negociará la fórmula de revisión de precios a aplicar tanto en su composición como en su aplicación. En cuanto a su composición, además de procurar de mantener un término fijo del 15%, el peso del término de mano de obra se puede obtener sacando, de los cuadros de precios dados por el Ofertante, el porcentaje, sobre el total, que signifique la ingeniería, más el montaje, más las pruebas y la puesta en marcha, más la parte proporcional, según desglose de precios unitario de obra civil de construcción, y más un porcentaje subjetivo (15-20%) del valor del suministro de materiales. Respecto a otros pesos, se mirarán, entre los equipos incluidos en los cuadros de precios, cuales son los acopios principales necesarios, como pueden ser la chapa de acero, el hilo de cobre, el cemento, etc. y los pesos se determinarán por el valor relativo de los equipos en los mencionados cuadros. A veces, se puede acudir, en cuanto a fórmula de revisión a aplicar, las publicaciones periódicas que sobre sobre este tema existen. En el caso de contratos solo de ingeniería, o de montaje o de consultoría solo se aplicará el factor de mano de obra.

En cuanto a los índices a aplicar es recomendable no acudir a los publicados por asociaciones empresariales y centrarse en índices oficiales de organismos públicos (Instituto Estadística, etc.). El índice cero se debe intentar fijar en el del último mes de validez de la oferta.

Respecto a los precios de los repuestos ofertados se negociarán para mantenerlos válidos hasta que, unas vez subcontratados los equipos, se envíe la lista de repuestos definitivos, momento que conviene  condicionarlo  a uno de los pagos del contrato. Los repuestos denominados estratégicos, es decir aquellos que solo se pueden comprar al Contratista y que son necesarios para mantener la disponibilidad de la planta, sus precios deben negociarse para acordarse una revisión razonable a largo plazo. También se negociarán las posibilidades y precios de estos repuestos estratégicos, en caso de su rehabilitación, así como la alternativa de que no se compren hasta que se necesiten, viniendo obligado el suministrador a mantenerlos en stock.

En el caso de contratos de ingeniería y consultorías, el perfil de pagos se negociará adaptándolo al nº de horas/hombre mensuales y su precio, por categorías, que habrá indicado el Ofertante. También se negociará los conceptos que son considerados como gastos reembolsables.

En el caso de contratos de supervisión y asesoría, se negociará los gastos facturables y las cualificaciones de los especialistas que prestarán los servicios, así como las condiciones de su posible rechazo por la Propiedad y su sustitución por otro aceptable.

Respecto a la práctica de solicitar una bajada en los precios ofertados, la recomendación es que, como norma, no se haga, así como que no se acepten bajas temerarias por iniciativa de los Ofertantes. La solicitud de una bajada y aceptación, aparte de distorsionar el mercado y constituir una imagen de poca seriedad, que le quita credibilidad futura a la Propiedad,  siempre puede ser utilizado  por el Contratista para la justificación posterior de incumplimientos y chantajes de abandono. Los responsables del proyecto deben de evitar que personas no comprometidas posteriormente, actúen en el proyecto, puntualmente, en beneficio de un mal entendido prestigio personal (unidades de compra de la empresa) o como pago de favores de naturaleza política (alta dirección). Apretar a los Ofertantes en el alcance y en las condiciones es también dinero, suele aceptarse voluntariamente, no queda señalado el que acepta y no puede ser, posteriormente, justificación de incumplimientos y chantajes. Cuando, políticamente (por ejemplo a una empresa del mismo grupo empresarial), a un Ofertante se le otorga algún tipo de opción económica para conseguir el concurso, debe ser a petición suya, una vez negociado y a título de tanteo, es decir, sin tener en cuenta el resto de factores económicos, se le podría comunicar la cifra ofertada por la competencia. En cualquier caso, sería una situación a la que se llegaría no de forma habitual.

8.  Sobre el tema Garantías de Tipo General, suelen ser asunto de negociación su duración, que se debe intentar que abarque dos años frente al Ofertante que intentará que se quede en un año, aunque es fácil conseguir los dos años, ya que es algo que se traslada o se piensa que se puede trasladar fácilmente al subcontratista.

Otro tema de negociación suele ser el número de veces que la garantía cubriría, por un tiempo igual al inicial, el caso de fallo de un equipo o componente. La Propiedad buscará que no tenga límites, tantas veces como falle, y el Ofertante, con objeto de limitar el riesgo, procurará que no supere los tres/cuatro fallos. Si la Propiedad no consigue su objetivo, al menos debe de arrancar del Ofertante que, “sine die”, mantenga su apoyo técnico hasta la resolución del problema que origina el fallo.

Por último, puede haber componentes críticos del suministro (por ejemplo los álabes de una turbina de gas) que están diseñados para solamente soportar un número de horas. En ese caso, la garantía particular de esos componentes debe cubrir un número de horas determinados, debe incluir el número de las recuperaciones posibles de esos componentes y las horas de los componentes recuperados.

9. Sobre el tema de las Garantías Operativas (capacidad, eficiencia, disponibilidad, fiabilidad), aparte de los valores de penalidad y los límites para incurrir en causa de rescisión del contrato, suele plantear tema de negociación el momento y la forma de hacer las pruebas, los procedimientos de pruebas y los cálculos finales.

10. Los Retrasos en la Entrega suelen presentar discrepancias en cuanto a los valores de penalidad y el límite para incurrir en causa de rescisión del contrato así como en cuanto a la posibilidad de crear un periodo de carencia en la aplicación de la penalidad, a pesar de incurrir retrasos.

11. La fase de negociación final acabaría con la firma del convenio o acuerdos finales, cuyo contenido hemos detallado en las Condiciones Particulares, por la Propiedad y por los dos Ofertantes mejor situados.

LA CONTRATACION: EL CONCURSO

 

10.4.- La Contratación:

10.4.1- General:

Es un proceso largo que se inicia con la fase de concurso, le sigue con la fase de adjudicación y firma del contrato y termina con el proceso de ejecución del contrato, hasta su extinción.

Cada una de sus fases se subdivide, a su vez, en etapas de un programa secuencial y con objetivos específicos para cada una de ellas.

10.4.2- Concurso:

Se trata de seleccionar, dentro de las ofertas del mercado, es decir en un ambiente competitivo, cual es la mejor y más se adapta a los requerimientos del Proyecto. Por tanto, hay que acudir al mercado, habiendo previamente elaborado la documentación de petición de ofertas, hay que aclarar, estudiar y comparar las ofertas recibidas, hay que negociar con los mejores ofertantes y, por último, llegar a unos acuerdos contractuales finales.

10.4.2.1- Cualificación y selección de los ofertantes potenciales:

Para los suministros habituales de una empresa, se conoce sobradamente quienes son los suministradores potenciales que poseen suficiente capacidad y seriedad. Por ello, esta primera etapa no es necesaria y, si existe en el proyecto una ingeniería de apoyo, como en el caso de un A&E (ARQUITECTO INGENIERO), al mismo tiempo que envía la correspondiente especificación técnica, entrega un listado de Suministradores Potenciales.

A veces, el suministro solicitado no es habitual para la empresa Propietaria y, aunque se informe de los suministradores posibles a nivel mundial, debe acercarse a ellos para que haya un mutuo conocimiento, se despierte el interés en ambas partes y se pueda efectuar la especificación técnica de forma más precisa y concreta. En este caso, se solicitará un documento o cuestinario de cualificación, en el que se listen las referencias mundiales que poseen, se describan los procesos tecnológicos posibles, se describa la organización y datos económicos y financieros del conjunto de la empresa y se detallen las posibles alianzas con otras organizaciones para un suministro más cercano a la Propiedad. Estudiadas las cualificaciones, se mantendrán las reuniones suficientes, incluso con visitas a plantas de referencias, como para, finalmente, poderlos considerar como Suministradores Potenciales.

Un caso muy particular de cualificación lo hemos descrito cuando hemos tratado la fase de ingeniería de un proceso que debe de responder a las características particulares de un lugar y que se precisa hacer ensayos previos, antes de ofertar, e incluso instalar una planta piloto o semi-industrial. Estos trabajos de investigación es buena práctica que se encargan, a la vez y con compensación económica, a varios tecnólogos a la vez, que con los resultados obtenidos presentarán su mejor oferta. Al adjudicatario final se le  descontará, del precio del contrato, el valor adelantado de estos trabajos previos.

Es práctica habitual exigir en los concursos que, al menos, se disponga de tres Suministradores Potenciales que puedan presentar ofertas válidas.

10.4.3.- Preparación de la documentación de petición de ofertas:

Es muy importante el hacer lo más completa y detallada posible esta documentación, ya que formará parte del contrato, como anejo suyo.

No hay que olvidar que los Ofertantes, en la fase del concurso, no se significarán oponiéndose de forma explícita a la documentación de petición de ofertas de la Propiedad, ya que está en juego la adjudicación de un trabajo. La estrategia normal de los Ofertantes es la de decir lo menos posible, ya que cualquier tema que quede abierto en el contrato puede ser origen de una reclamación y posterior sobrecoste. De aquí, la importancia para la Propiedad de atar el suministro, lo más posible, con la documentación de petición de ofertas.

Es buena práctica preparar la siguiente documentación para petición de ofertas:

  • Especificación Técnica :

Ya hemos indicado, en otra parte de este libro, en que consiste este documento de petición de ofertas: es un documento que define el denominado Alcance de Suministro. La definición es en cantidad y en cuanto a las condiciones técnicas, es decir la calidad, que debe de cumplir el suministro. Hemos definido un índice típico de lo que sería la Especificación Técnica de un suministro de equipo mecánico e incluso hemos dado ejemplos completos, en lo posible, de Especificaciones Técnicas diversas para los equipos más habituales en la industria e, incluso, para un gran montaje. No obstante, vamos a detallar algo más en cuanto las Especificaciones Técnicas de otros tipos de suministros:

  • Servicios de Consultoría: Se debe definir el Indice del informe final así como el tipo e intensidad del trabajo a realizar: bibliográfico, de investigación, de mercado, etc.

  • Servicios de Ingeniería: Se detallarán los documentos y planos a emitir, sus contenidos, sus revisiones, sus ediciones, los documentos a revisar y aprobar, los estudios y cálculos a realizar, los plazos, etc.

  • Servicios de Asesoría: Se detallarán los asuntos sobre los que se asesorará, las características y experiencias requeridas de los asesores, la disponibilidad, el lugar de asesoramiento, etc.

  • Servicios de Supervisión: Se detallarán los asuntos a supervisar, las características y experiencias requeridas de los supervisores, la disponibilidad, el lugar de supervisión, el nº y tipos de revisión, comprobación y repetición de los trabajos realizados por otros, las características de los informes de supervisión y de los programas de cálculos y los aparatos especiales requeridos en la supervisión, otros trabajos a realizar, etc.

  • Obra Civil: Lo habitual es salir a concurso con el diseño de detalle realizado y plasmado en un Proyecto que conste de una Memoria técnica descriptiva del trabajo, de los planos detallados de diseño y de las mediciones de obra previstas según el diseño aportado. Los planos adjuntos son planos de concurso y no constructivos, pueden por tanto, ser modificados al comienzo de la obra o durante su realización, en ningún caso podrán utilizarse para la ejecución.
  • En el caso de que lo que se piense contratar sea bajo la modalidad de un “llave en mano”, es decir que la obra civil queda supeditada al proceso mecánico a ofertar y este no se conozca y, por tanto, no se puede confeccionar el Proyecto detallado de obra civil, en ese caso, las especificaciones técnicas de esta disciplina deben ser genéricas y puede adaptarse al siguiente índice:
  • Cargas, materiales y varios para obras hidráulicas.
  • Componentes y accesorios.
  • Cargas, materiales y varios para las edificaciones, obras exteriores, arquitectura y urbanización.
  • Suelos y terrenos (en base a estudios preliminares que podrán ser completados por cada Ofertante).

Por último, está el caso de obras subterráneas, en la que no se conoce con exactitud el tipo y características del terreno que se van a encontrar en su avance. Un índice tipo para este tipo de obras podría ser:

  • Generalidades.
  • Condiciones que deben de satisfacer los materiales.
  • Ejecución de las obras (replanteo, excavaciones, hormigones, inyecciones, relleno, nivelación y compactación, acabados, carpintería, etc.).
  • Secciones en función del terreno.
  • Sistemas de avance y excavación.
  • Alumbramientos de agua.
  • Trabajos de estabilización, refuerzo y consolidación.
  • Sistema de ventilación.
  • Tipos de anclaje de las celosías.
  • Refuerzos y consolidación.
  • Escombrera.
  • Juntas y desencofrados.
  • Revestimientos.
  • Laboratorio de hormigones.
  • Condiciones Generales:

Como su nombre indica, estos documentos son normas generales de la Propiedad a las que deben adaptarse todos los intercambios mercantiles que realice la empresa, independientemente de cada proyecto. Tan es así, que suelen ser documentos impresos o colgados, para mayor divulgación, de la web de la empresa. Un ejemplo típico, que lo explica muy bien,  puede ser la forma de pago: una empresa puede tener establecido que pagará, como norma, a 90 días de la entrada de la factura en su registro. Luego, el contrato puede establecer excepciones a esta norma general y fijar el pago a 120 días

Suelen existir tres tipos de Condiciones Generales en las empresas:

  • Prestación de Servicios.
  • Suministro de Equipos.
  • Obras (se suele denominar, en este caso, Pliego de Condiciones Generales).

Vamos a indicar un índice-tipo de estos documentos:

  • Ambito de aplicación.
  • Documentación contractual.
  • Orden prioridad documentos.
  • Excepciones al documento.
  • Interpretación de los documentos.
  • Comunicación e idiomas.
  • Formas de contactar.
  • Idioma de comunicación.
  • Formalización y documentación contractual.
  • Objeto:
  • Descripción genérica del alcance.
  • Limitaciones en la ampliación de alcance.
  • Modificaciones contractuales.
  • Condiciones económicas: Criterios para la revisión de precios y sus limitaciones. Condiciones genéricas de pago.
  • Ejecución.
  • Garantías y penalizaciones genéricas: tiempo, valor garantía económica, penalidades: tipos y sus limitaciones.
  • Suspensión y extinción contrato.
  • Cesión de derechos y créditos.
  • Propiedad industrial e intelectual.
  • Tratamiento de datos.
  • Obligaciones laborales, de seguridad y de salud.
  • Fuerza mayor.
  • Protección ambiental.
  • Ley aplicable y solución de conflictos.

Prácticamente, el índice y su desarrollo son las cláusulas habituales de un contrato, por lo que este documento, al ser enviado en la petición de ofertas, adelanta y facilita la posterior contratación.

  • Requisitos de Control de Calidad:

Este documento ya lo hemos definido a la hora de desarrollar la Ingeniería de detalle en otra parte de este libro. Es un documento normalizado por la empresa en el que fija la política de control de calidad a la que deben adaptarse las compras que se realicen. Suele estar impreso y se suele adjuntar en las peticiones de ofertas. De forma genérica, el documento especifica las necesidades de cualificación que se precisa de acuerdo con normativa internacional (ISO o similar). También define las características que deben de poseer los Manuales de Control de Calidad, los Planes y Programas de Control de Calidad y los Programas de Puntos de Inspección, en particular los procedimientos, las homologaciones, las inspecciones y los informes mensuales y finales. Deberá definir el tratamiento de los informes de no conformidad y el cierre de desviaciones.

  • Condiciones Particulares de Suministro:

Junto con las Especificaciones Técnicas constituyen los documentos más importantes de la fase de concurso. Esencialmente define este documento las condiciones comerciales y económicas que aplicarán, particularmente, en la contratación y ejecución del suministro y esto lo hace durante el inicio del concurso, momento en que los potenciales Contratistas, por miedo a quedar descartados tempranamente, no discuten ni excepcionan a aquellos puntos de mayor impacto en la ejecución del contrato. Si se sacasen a la luz en el momento de negociar el contrato, no hay la menor duda que el potencial adjudicatario opondría resistencia y, finalmente, se conseguirían condiciones más desfavorables para la Propiedad que si se envía inicialmente.

Dada su importancia, vamos a no solo indicar el índice del documento sino que vamos a comentarlo con las recomendaciones oportunas para su mejor confección. Además, vamos a describir estas Condiciones Particulares para el suministro de un “llave en mano”, con lo que tocaremos todos los aspectos de ingeniería, suministro, construcción, montaje y pruebas y puesta en marcha. En el caso de solo solicitar obras civiles, el documento se denomina Pliego de Condiciones Particulares.

  1. Antecedentes y descripción del objeto del suministro:
    1. Antecedentes: Se debe hacer una introducción justificativa del proyecto en donde se inscribe el suministro que se solicita y se debe de indicar cuales son los objetivos buscados.
    2. Descripción del objeto del suministro: Se debe indicar tanto de forma general, con indicación de fines, como a nivel de detalle, empleando la misma terminología empleada en la definición del alcance de suministro que aparece en la Especificación Técnica.

En este apartado se deben de indicar, dentro del alcance solicitado, que partidas son opcionables de ser seleccionadas libremente por la Propiedad para ser incluidas en el Alcance contractual definitivo. También se puede solicitar alternativas, tanto de proceso, como de implantación o como de cualquier otro aspecto, al alcance incluido en la especificación técnica. Las Variantes al alcance solicitado cuya iniciativa haya partido del Ofertante se debe de considerar como una excepción.

2. Relación de documentos aplicables:

Es importante, desde el principio, establecer un orden de prioridad de la documentación de concurso, con objeto de aclarar cualquier duda que pueda surgir por si existe contradicción de lo dicho en ella. Este mismo orden de prelación aplicará a las fases posteriores de contratación y ejecución. Normalmente el orden de prioridad fijado suele ser

1º- La carta de invitación a ofertar.

2º- Las Condiciones Particulares de suministro y sus anejos. En los concursos de obra civil este documento se suele denominar Pliego Particular de Condiciones

3º- La Especificación Técnica y, para los concursos de obra civil, Proyecto de la obra con Memoria, Programa de contrato, Mediciones aproximadas y Planos.

4º- Las condiciones Generales de Contratación o Pliego General de Condiciones de Construcción para concursos de obra civil

5º- Otros documentos de la Propiedad que se envíen en la petición de ofertas y que sean de aplicación (Requisitos de seguimiento, Requisitos de control de calidad, Manuales de ejecución, Plan de medicina y seguridad, etc.). Estos documentos pueden no existir como tales y estar incluidos los temas que desarrollan dentro de las Especificaciones Técnicas.

6º- Las ofertas Técnicas y Económicas del Ofertante.

7º- Las cartas, actas de reunión y demás comunicación complementaria, entre las partes, que se hayan generado durante el concurso.

Esto quiere decir que tendrá prioridad la documentación de la Propiedad, salvo lo que expresamente contradiga y quede indicado  en la documentación del Ofertante.

De lo dicho se deduce que, es de suma importancia, que la Propiedad lleve la iniciativa en la fase de concurso y sea quien genere toda la documentación complementaria (actas, cartas de aclaraciones, fax, correos electrónicos, etc.).

3. Alcance de Suministro:

En el caso de que el alcance se encuentre desarrollado en la Especificación Técnica, se hará referencia al punto exacto en donde se encuentre, en el caso de no estarlo o estarlo sin mucho detalle, conviene incluir la tabla de doble entrada que recomendamos al definir las Especificaciones Técnicas (en ordenadas los sistemas y equipos incluidos y en accisas las fase del proyecto) y en la que se indicarán las responsabilidades del Contratista potencial y de la Propiedad. Cuando existan dos responsabilidades para una intersección de la tabla se aclararán con notas indicativas  cual será el alcance de cada parte. Las fases del Proyecto, en los encabezamientos de la tabla de doble entrada, se definirán con el mayor detalle posible, ya que es el alcance o trabajo solicitado que se pide para cada sistema o equipo. Se adjunta en el Anejo nº 22  un ejemplo de Alcance de Suministro mediante tabla de doble entrada.

En el caso de que se trate de un trabajo de obra civil o de montaje, que no se corresponda con una forma de contratar por precio cerrado o tanto alzado, el Alcance vendrá definido por las mediciones previstas en el Proyecto.

En el caso de que se trate al servicio de ingeniería, el alcance vendrá detallado para cada una de las fases (Ingeniería de Proceso, Ingeniería Básica e Ingeniería de detalle por disciplinas) indicando los planos, documentos, estudios, comparaciones de ofertas, programas, etc. con las ediciones y revisiones a emitir para cada documento así como los trabajos de actuación en nombre de la Propiedad. También se incluirán los trabajos y actuaciones a realizar por la Propiedad y por otros terceros.

En el caso de trabajos de Consultoría se detallarán los trabajos a realizar y documentación a emitir.

4. Límite de Responsabilidad:

Es ilusorio pensar que el Contratista va a responder, sin límite, frente a la Propiedad por todos los daños causados en caso de incumplimiento y otras circustancias. Por eso, interesa fijar ese límite, lo más alto posible, al principio de la etapa de concurso, es decir en las Condiciones Particulares. En este sentido, la responsabilidad por las penalizaciones incurridas, por los perjuicios causados, por indemnizaciones, por lucro cesante, etc., se puede fijar, de forma razonable, en un valor del orden del 35% del precio fijado en el contrato más las ampliaciones que se produzcan.

2. Plazo de ejecución:

Debe de indicarse, en este apartado, el plazo solicitado para ejecutar el objeto del contrato, indicando cual es el inicio previsto para que empiece a contar el tiempo, fecha que obliga al Ofertante, como mínimo, a mantener sin modificación la oferta que se presente.

En la oferta se ha de rellenar los datos del plazo desglosado según los siguientes esquemas, en el que se utilizará la misma terminología empleada para definir el Alcance de Suministro:

Esquema I

Fecha de inicio Fecha de terminación

  • Plazo total:
  • Ingeniería:
    • Criterios de diseño:
    • Ingeniería diseño:
  • Suministro de materiales:
    • Acopios:
    • Fabricación:
    • Transporte:
  • Obra Civil:
    • Preparación del Terreno:
    • Urbanización:
    • Resto Obra Civil:
  • Montaje:
    • Mecánico:
    • Eléctrico:
    • I&C:
  • Pruebas Pre-operacionales:
    • Vacío:
    • Carga:
    • Rodaje:
  • Recepción:
  • Entrenamiento de personal:
  • Suministro de repuestos.

Esquema II

Fecha de inicio Fecha terminación

  • Sistema 1……

Equipo a……..

Equipo b……..

Equipo c……..

  • Sistema 2…….

Equipo a´……..

Equipo b´……..

Equipo c´………

  • Sistema 3………

Se puede establecer, en este apartado, una serie de fechas que se consideren críticas para el desarrollo del proyecto. Se debe de advertir que, en el caso de no cumplimiento con algún hito fijado, se deberá presentar un plan de actuación y que, si éste no se considera adecuado, se podrá retrasar el pago más próximo hasta presentar aquel que satisfaga a la Propiedad, independientemente de aplicar las penalidades que se establezcan por los retrasos.

Una vez rellenado por el Ofertante las fechas solicitadas se obtendrá un programa mediante el cual se sabrá, en cada momento y para cualquier equipo, las actividades que se desarrollan.

En el caso de suministro de unos servicios de Consultoría, el desglose para definir los plazos se hará para las actividades secuenciales del trabajo a realizar (por ejemplo: recogida de datos, análisis de datos, definición campaña de toma de muestras, campaña de toma de muestras, análisis de datos, preparación datos de entrada en modelo de simulación, aplicación del modelo, resultados e informe final). A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como las categorías profesionales.

En el caso de unos servicios de asesoramiento o supervisión el desglose se limitará a indicar, además de las personas ofrecidas, el lugar y la fecha de inicio y finalización en las que se estarán a disposición de la Propiedad para prestar el trabajo.

En el caso de los servicios de Ingeniería, los plazos se solicitarán para: Ingeniería de proceso, Ingeniería básica, Ingeniería de detalle mecánica, Ingeniería de detalle eléctrica, Ingeniería de detalle de obra civil, Ingeniería de detalle de I&C, Ingeniería de fabricación, Ingeniería de montaje, etc. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.

En el caso de los servicios de montaje, los plazos se solicitarán para el conjunto de las mediciones del proyecto, por ejemplo: implantación en obra, montaje mecánico, montaje eléctrico, montaje I&C, pruebas de montaje, retirada de obra. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.

En el caso de construcción de obra civil, los plazos se solicitarán para las diferentes partidas de las mediciones del proyecto, por ejemplo: implantación en obra, preparación del terreno, urbanización, construcción de fundaciones, construcción de obras de fábrica, construcción de edificios, retirada de obra. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.

5. Precios:

Este apartado comenzará indicando los conceptos que van incluidos y los que no van. Por ejemplo, puede que se solicite que no vaya incluido el IVA, que no vayan incluidos los gastos de aduanas y otros impuestos, etc.

Se solicitará, expresamente, la validez de los precios solicitados, más allá del plazo general que se establezcan en las Condiciones Generales.

Se solicitará el mismo desglose para los precios que el indicado para las actividades del plazo, haciendo, a su vez, división entre lo que es procedencia nacional de lo que es importación. También se indicará las actividades que son opcionables de contratar por la Propiedad y los requerimientos de garantías en caso de llegarse a ejercer las mencionadas opciones.

Las actividades de Obra Civil y Montaje se desglosarán y justificarán a través de las mediciones y precios unitarios que le correspondan. Los precios unitarios se desglosarán, a su vez, en, al menos, mano de obra, materiales y beneficio industrial.

Al mismo tiempo, se solicitará, al igual que para el desglose para los plazos, un segundo desglose de las partidas que se indicaron en el Alcance de Suministro. También se indicarán las actividades que son opcionables de contratar por la Propiedad y los requerimientos de garantías en caso de llegarse a ejercer las mencionadas opciones.

Los precios se solicitarán firmes, durante el plazo de validez, y fijos o revisables. En caso de solicitarse revisables, en su totalidad o solo algunas partidas o actividades, se fijará una propuesta de fórmula de revisión y aplicación de estas fórmulas, haciendo distinción entre el suministro de materiales, que contará con términos de mano de obra y materiales (chapa de acero, hilo de cobre, etc.), y la obra civil y el montaje que contará solo con términos de mano de obra. En las fórmulas de revisión siempre existirá (recomendable) un término fijo de 15%.

Se solicitarán precios para los Repuestos, que serán opcionables y deberán responder a un periodo de operación determinado (por ejemplo 2 años). Esta lista de precios serán unitarios y en ella los Ofertantes deberán señalar los repuestos necesarios para la puesta en marcha, los estratégicos y los de referencia.

Se debe solicitar también una lista de precios por administración, a aplicar opcionalmente por la Propiedad, por si surgen trabajos en la obra fuera de alcance. Para otros trabajos, no definidos pero dentro del alcance, se debe de avisar que la Propiedad puede aplicar el concepto de precios denominados contradictorios o precios obtenibles por comparación de otros precios dados en la oferta.

Para los servicios de consultoría e ingeniería se solicitará el desglose del precio total según las mismas partidas que las solicitadas para el plazo. Se deberán indicar el nº de horas/hombre por categorías profesionales considerados en cada mes así como el valor, por categorías, de la Hora/hombre que se ha considerado para obtener el presupuesto. Además se solicitarán los gastos reembolsables que aplicarán (alojamiento, manutención, desplazamientos, etc.)

Para los servicios de asesoramiento y supervisión se solicitarán los precios, para cada categoría profesional, por día de trabajo en jornada normal, por día en jornada festiva, por hora fuera de jornada, gastos de manutención y alojamiento, gastos de desplazamiento, etc.

Con todos estos datos facilitados por el Ofertante, junto con los homólogos dados para el plazo, se puede conocer, al cruzarlos, teóricamente y en cada momento, cual es el valor dinerario del suministro realizado. Esto es muy importante de conocer, desde un punto de vista contractual, por si se produce la resolución del contrato y para intentar fijar, definitivamente, durante las negociaciones del contrato, los hitos condicionantes de los pagos, ajustándolos al valor del suministro en cada momento.

6. Forma y Condiciones de pago:

Los pagos se realizarán por transferencia bancaria, en el plazo que se fije contractualmente desde la presentación de la factura, en el lugar y forma indicada, y siempre que se hayan cumplido los condicionantes de pago estipulados.

Los condicionantes de pago que preliminarmente se deben de fijar, hasta que se conozcan en la oferta los desgloses de plazo y precio solicitados, serían las siguientes:

10% del precio total a la firma del contrato, nombramiento del coordinador del Contratista, entrega del inicial Programa de Planos y Documentación de Ingeniería, Plan de control de calidad y entrega del inicial Programa Desarrollado del Suministro. También debe de condicionarse a la entrega de un aval bancario por un valor del 10% del precio total como garantía de cumplimiento del contrato.

30% del precio total al tercio del plazo de entrega y siempre que se haya producido la aprobación del Programa de Control de Calidad, la entrega y aprobación de los planos de ingeniería básica, la aprobación del 50% del total de los planos y hechas las principales subcontrataciones (incluyendo el 100% de los pedidos para los acopios de los materiales).

30% del precio total del contrato a los 2/3 del plazo de entrega y siempre que se hayan aprobados todos los planos, entrega de la lista y planos de montaje, Manual de Instrucciones y Lista de componentes, cumplidos ciertos hitos de fabricación (llegada a obra de ciertos equipos importantes) y de obra (ejecución de ciertos hitos de montaje y de construcción de obra civil).

28% del precio total del contrato a la Recepción Provisional del suministro, entrega del Informe final de Control de Calidad y superada las pruebas de recepción. El Aval inicial del 10% se sustituirá por otro, de la cifra que finalmente se acuerde, que responderá de la garantía de buen funcionamiento del suministro durante el plazo de garantía que finalmente se fije. El aval de garantía final podrá ser sustituido por la misma cantidad retenida del último pago. El pago del 90% de las ampliaciones del contrato surgidos durante se ejecución también se pagará en este momento.

2% del precio total del contrato a la entrega de la documentación “as built”.

Para los servicios de consultoría e ingeniería los pagos serán mensuales y condicionados a la realización de los trabajos programados. Los gastos reembolsables se pagarán mensualmente, debidamente justificados.

Para los servicios de asesoría, supervisión, construcción y montaje se pagará mensualmente, según trabajo realmente ejecutado, utilizando las certificaciones de obra a que hayan dado lugar.

7. Garantía:

Se establecerá un periodo de garantía general, para todos los sistemas, equipos y componentes del suministro, de como mínimo un año (lo normal sería solicitar 2 años). Esta garantía cubrirá cualquier defecto de materiales y mano de obra de todas las fases del proyecto (ingeniería, fabricación, construcción, montaje y puesta en marcha). En caso de defecto, durante el periodo de garantía, el Contratista viene obligado a reparar y/o sustituir el componente fallido, sin coste alguno para la Propiedad, y a ampliar la garantía para este componente en un nuevo periodo de garantía tantas veces como ocurra. A la hora de negociar el contrato, el Contratista suele discutir y no aceptar este tipo de garantías, sin límites de fechas, proponiendo, como alternativa,  un nº de cambios máximos de 3-4 veces o un periodo máximo de años desde la Recepción Provisional. En el caso de que exista límitación de la garantía, el Contratista debe estar obligado a mantener su apoyo técnico hasta la resolución del problema.

En el caso de servicios de ingeniería, consultoría, montaje y asesoramiento, la garantía general responderá del trabajo realizado, solamente en el sentido de que, en caso de defecto, el Contratista responderá únicamente viniendo obligado a la repetición del trabajo mal hecho.

El caso de supervisión sola, la garantía general será igual que en el caso del asesoramiento. No obstante, si la supervisión va ligado al suministro de un equipo, el trabajo de supervisión está respaldado con la garantía general del equipo.

8. Garantías técnicas:

Estas garantías se refieren a la consecución de los valores que condicionan la Recepción Provisional del suministro y que se comprueba con las pruebas finales de Puesta en Marcha.

Los valores que normalmente se cubren con estas garantías son:

  • Rendimiento.
  • Capacidad máxima y mínima.
  • Ruido.
  • Emisiones y otros valores con impacto medioambiental.
  • Disponibilidad.
  • Fiabilidad en el arranque

En el documento de Condiciones Particulares y para cada uno de los valores garantizados se indicarán lo condicionantes técnicos en que se producirán, incluso se referenciarán las normas técnicas internacionales que aplicarán, las fórmulas de cálculo para la determinación de cada valor e incluso los procedimientos aplicables.

También se indicarán los límites en los valores garantizados que podrán ser causas de rescisión del Contrato.

La garantía técnica no es aplicable a los trabajos de consultoría, asesoría, supervisión- sin estar ligada a suministro de equipo alguno- construcción y montaje

9. Condiciones de la Entrega:

La entrega se refiere al momento en que se traspasa, desde el Contratista a la Propiedad, la propiedad y el riesgo del bien que es el objeto del contrato. Este momento queda certificado con el Acta de Recepción Provisional firmado por las dos partes.

Más en concreto, tiene que haberse cumplido:

  • Finalizado el Montaje y sus pruebas, certificadas por el acta correspondiente.
  • Finalizada la Puesta en Marcha y sus pruebas (vacío y carga), certificadas por el acta correspondiente.
  • Finalizadas las pruebas de operación comercial y de rodaje, certificadas por el acta correspondiente.
  • Finalizadas las pruebas de garantía, certificadas por el acta correspondiente y con resultados por encima de los límites de rescisión de contrato.
  • Entrega de todos los elementos incluidos en el alcance de suministro, salvo los temas menores que quedarán recogidos en una lista de remates y en la que se incluirán las fechas de compromiso de ejecución por el Contratista.
  • Entrega del aval bancario que cubra la garantía general durante el periodo acordado.

Para los trabajos de consultoría, la entrega se oficializa con la entrega y aprobación del informe final.

Para los trabajos de montaje y construcción, la entrega se refiere a la finalización de los trabajos y sus pruebas, certificadas por el acta correspondiente.

10. Penalidades por retrasos en la entrega:

Se debe de establecer una penalidad por día o semana de retraso en la entrega. El valor de la penalidad se calculará por el lucro cesante que signifique el periodo de tiempo perdido de operación de la nueva planta. También se fijará un límite de penalidad a partir de la cual, la Propiedad, podrá rescindir el contrato. Cuando no haya un lucro cesante claro, se establecerá una penalidad general de 0,7 % del precio del contrato por quincena de retraso, no aplicándose para periodo menores a la quincena y siendo el límite de penalidad el 5% del precio del contrato.

Esta penalidad aplicará también a los trabajos de consultoría, montaje y construcción de obra civil.

11. Penalidades por incumplimiento los valores operativos garantizados:

Para aquellos parámetros de mayor impacto económico, como puede ser la capacidad nominal neta, el rendimiento y la disponibilidad, la penalidad propuesta se calculará por el lucro cesante que, teóricamente, provoque a la Propiedad, fijándose un límite, a partir del cual, ésta podrá rescindir el contrato.

Para el resto de valores operativos garantizados no se suele poner una penalidad económica directa, poniéndose una penalidad indirecta, que puede ser aún más desfavorable para el Contratista, y que consiste en no Recepcionar el suministro hasta conseguir el valor garantizado, aunque la Propiedad pueda operarlo comercialmente. Esta penalidad no aplicará en los casos citados anteriormente y en los que les corresponda la garantía por valores operativos.

12. Idioma y Ley aplicable:

Se indicará el idioma oficial, que resulta ser el más favorable el del Propietario, y la Legislación aplicable, que suele ser la más favorable la del país de la Propiedad.

  • Recomendaciones para la estructura y presentación de las ofertas:
  1. Las ofertas se deberán presentar en formato DIN A-4, debiendo estar doblados, en este tamaño, todos los planos incluidos en las mismas.
  2. Las ofertas deberán estructurarse de acuerdo con las instrucciones de este apartado.
  3. Las ofertas constarán de dos partes. La parte I comprenderá la descripción completa del suministro y la parte II incluirá las condiciones económicas y comerciales del suministro. Las dos partes se presentarán, a la atención del Director de Proyecto por separado, debiendo la parte II ser entregada en sobre cerrado y lacrado.
  4. La parte I se presentará organizada de la siguiente manera:
  1. Descripción técnica y condiciones del suministro.

Sección I.1. Excepciones a la especificación técnica y demás documentación técnica del concurso. Se listarán las excepciones a dicho documento haciendo referencia a los epígrafes y apartados correspondientes y justificando las mismas. Las excepciones no incluidas en esta lista no serán tenidas en cuenta, ni en la evaluación ni en la posible Contratación posterior.

Sección I.2. Descripción técnica de los componentes y del sistema: Se describirá la instalación ofertada, indicando sus condiciones de operación y sus características principales de diseño. En este apartado se incluirán aquellos requerimientos específicos indicados en la Especificación Técnica.

Sección I.3. Hojas de datos técnicos: Se incluirán, cumplimentadas, las hojas de datos técnicos de la Especificación Técnica. (Estas hojas serán lo más completas posible pero no tendrán un carácter limitativo de exclusión en cuanto alcance de suministro).

Sección I.4. Ingeniería: El ofertante describirá en esta Sección la organización propuesta al caso, las personas asignadas con su experiencia y preferentemente la participación en proyectos similares, asistencia técnica en general aplicable a la fase, programas de cálculo, subcontrataciones con otras oficinas especializadas, listas de especificaciones, relación de planos y finalmente los programas de elaboración de los mismos en base a su utilización de acuerdo con las fechas y programas por la Propiedad propuesto.

Si se solicita al Ofertante que realice, durante la fase de preparación de ofertas, la mayor parte de la Ingeniería Básica de la planta, la propuesta debe incluir la información preliminar de esta fase (P&ID, disposición general, cálculos y estudios, simulaciones, hojas de datos, etc.).

Sección I.5. Fabricaciones: Comprende esta sección las manufacturas, prefabricaciones y fabricaciones tanto en taller como realizadas en campo, de aquellas partes estructurales o elementos propios más importantes para construcción que se consideren bajo tal concepto. En la misma se indicaran los procedimientos de fabricación y medios previstos por el Ofertante, incluyéndose datos sobre su organización en el control, selección de materiales y proveedores. Se indicaran los talleres previstos para las fabricaciones.

Se indicarán los conjuntos principales en que será desglosada la fase para dicho fin y las partes que compondrían cada conjunto parcial, componiendo así las listas de materiales. Esta lista será lo más completa posible, pero, en cuanto alcance de suministro, no tendrá un carácter limitativo de exclusión.

En este apartado se indicará la lista de suministradores (subcontratistas) potenciales y también se enviará un programa preliminar de embarques para los principales componentes.

Sección I.6. Construcción: Esta sección se considera de suma importancia para la evaluación de ofertas. En ella se hará constar:

1.- Una descripción de la Organización de la Obra y Seguridad, en la que se incluirá una relación de personal directivo a pie de obra con sus “curriculum vitae”, disposiciones de plantas auxiliares, almacenes, parque de material, oficinas, talleres, comedores, servicios sanitarios, control de calidad, hojas de actividades y gráficos de consumos.

2.- Lista de subcontratistas potenciales.

3.- Programa detallado de obra.

Sección I.7. Gestión del Proyecto: Se incluirá una propuesta de organización del Proyecto indicando su localización geográfica así como los recursos a emplear para la preparación, control y seguimiento del Proyecto.

Se incluirá una propuesta de informe mensual a enviar al Comprador así como la propuesta de flujo de intercambio de información entre Vendedor/Comprador/Obra.

Se incluirá un programa preliminar para consecución de los permisos y autorizaciones necesarias en el proyecto.

Sección I.8. Pruebas: Se enviará una propuesta de lista de pruebas de montaje, vacío, carga, rodaje y recepción a realizar.

Sección I.9. Lista de repuestos: En la oferta se incluirá la lista cotizada de repuestos recomendados de sus equipos para 2 años de operación, marcando los que son de mercado fácil, aquellos específicos y los solicitados en estas Condiciones Particulares.

Sección I.10. Referencias: Se incluirán en esta sección las referencias del ofertante en trabajos similares a los que son objeto del Contrato.

Sección I.11. Control de Calidad: Se incluirá la información solicitada en la documentación de petición de oferta “Requisitos de C.C” y “Especificación Técnica”.

Sección I. Anexo 1. Planos.

Se incluirán en este anexo I los planos solicitados en la Especificación Técnica.

Anexo 2. Folletos, Catálogos e Impresos.

En este anexo 2 se incluirán folletos, catálogos, estudios, que sirvan para completar la descripción técnica de la fase. Igualmente se incluirán aquellos impresos y normas que prevea utilizar el Contratista en su propia organización de obra.

  1. La parte II se presentará organizada de la siguiente manera:
  1. Condiciones económicas y comerciales del suministro

Sección II.I Aceptación y excepciones a las Condiciones y Pliegos Particulares y Generales.

Esta sección se abrirá, obligatoriamente, con una cláusula de

No se tendrá en cuenta las excepciones no incluidas en este apartado por el Ofertante.

Sección II.2 Precios y condiciones:

En este apartado se indicarán los precios en el formato que aparece en el punto correspondiente de las Condiciones Particulares.

En el caso de concursos de obra civil y montajes, los presupuestos parciales se obtendrán a partir de los precios unitarios y de las mediciones que se entreguen, el ofertante deberá hacerlo constar en su oferta cualquier error detectado en las mediciones. En el caso de que no se entregue en la documentación de concurso las mediciones para estos servicios de obra, le corresponderá al ofertante determinarlas, como un trabajo más de la preparación de las ofertas. El presupuesto total será obtenido de los parciales.

Sección II.3. Plazos de entrega:

Se indicará claramente en el formato cumplimentado facilitado en el punto correspondiente de este documento.

En los casos de concursos de obra civil, montaje e ingeniería, se presentará un programa de certificaciones mensuales y acumuladas, previsto en base a programas desarrollados de ejecución y a partir de la valoración de las unidades realizadas. El total acumulativo deberá coincidir con el presupuesto total ofertado

Sección II.4. Garantía:

Se describirá completamente el alcance y términos de la garantía propuesta por el Ofertante.

  • Servicios por otros:

En este apartado se indicará los servicios aportados por otros para el suministro que se indiquen en el Alcance de Suministro y que se referirán, fundamentalmente, a los servicios de agua, luz, aire, etc. en la obra.

Anejos:

A.- Precios Unitarios:

En este anejo se incluirán la lista de precios unitarios que, junto a las mediciones dadas en la Especificación Técnica o Pliego de condiciones técnicas, conformarán el precio de la construcción de la obra civil y del montaje. Aparte del valor que tiene en cuanto a respaldar la bondad de cualquier precio dado en forma de tanto alzado o por mediciones de obra, tiene el valor adicional de servir de base para obtener los denominados precios contradictorios, es decir aquellos precios que, de partida, no están incluidos en el alcance pero, posteriormente, aparecen relacionados con el trabajo. Estas listas las rellenarán los Ofertantes.

B.- Precios por Administración:

Este apartado solicitará a los ofertantes los precios que ofertarán para el caso en que se les solicitase sus servicios para realizar trabajos en la obra no relacionados con el trabajo contratado.

C.- Modelo de contrato:

Cuando el contrato es simple ya que, por ejemplo, se trata de comprar equipos de catálogo, se suele emplear un contrato-tipo que la empresa tiene normalizado y que suele denominarse pedido.

También puede ocurrir que, tras las negociaciones finales, se consigan unos acuerdos que luego permitirán, tras la adjudicación por el órgano superior de la empresa, hacer un contrato formal. Estos acuerdos finales o convenio de adjudicación, complementado con el Aval bancario de garantía, con  tendrían los contenidos que se detalla en los Anejos nº 33 y nº 34:

  • Carta de invitación a ofertar:

Es el último de los documentos de petición de ofertas e irá dirigido a cada una de las empresas que se consideren potenciales suministradores.

Se les solicitará su mejor oferta para que, de acuerdo con la documentación adjunta – que aplicará en el concurso, contratación y ejecución posterior y que se citará con orden de prioridad – la presenten en una dirección determinada, antes de una fecha determinada y a la atención de una persona fijada. Podrán darse las instrucciones complementarias que se consideren oportunas.

  • Comentarios finales generales:

El concurso será restringido y no público en el caso de contratación privada y, la Propiedad, cursará la invitación de ofertar libremente, siendo de su exclusiva competencia la selección de los participantes.

La documentación de petición de ofertas así como las propias ofertas no serán devueltas una vez producida la adjudicación del concurso.

Las omisiones en algún documento de la petición de ofertas que conste en cualquier otro de la misma deberán considerar los Ofertantes como si figurasen en todos y en cada uno de los documentos. En el caso de que exista una omisión total, la Propiedad emitirá una adenda aclaratoria con el mismo rango que las Condiciones Particulares

ANEJO Nº 22: EJEMPLO DE ALCANCE DE SUMINISTRO MEDIANTE TABLA DE DOBLE ENTRADA:

ANEJO Nº 33: EJEMPLO DE MODELO DE CONTRATO O CONVENIO DE ADJUDICACION.

“En el caso de que definitivamente los órganos superiores de la Propiedad autoricen la adjudicación del suministro de ___________________________________________

con destino a la planta____________________________, este suministro se regulará en todos sus aspectos técnicos y comerciales por las cláusulas contenidas en el presente convenio de adjudicación:

 

        1. Objeto del Contrato:

El presente acuerdo tiene como objeto el suministro por parte_______________________para la Propiedad de_________________________ con destino a la planta___________________________ situada en _____________.

 

El alcance de Suministro indicado será el señalado en los documentos que se mencionan en la cláusula cuarto siguiente, los cuales forman parte de estos Acuerdos finales.

 

  1. Precio:

Se establece como precio total del presente suministro el de ________________________________________ cuyo desglose se expresa en los cuadros de precios de referencia __________ y fecha___________ que se incluye como parte de este Acuerdo en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjunta.

 

 

  1. Plazo de entrega:

Se establece como plazo de entrega para el suministro objeto de los presentes Acuerdos, el expresado en el Programa de Suministro de referencia _____________

y fecha ______________, que se incluye como parte del presente Acuerdo en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjunta.

En el caso de que ________________________ no realice la entrega del suministro objeto de los presentes Acuerdos según se establece el referido Programa de Suministro, incurriendo en los retrasos señalados en la documentación contractual, aplicará la Penalidad de referencia _________ y fecha ________, que se incluye como parte de estos Acuerdos finales en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjuntan, pudiendo llegar a la rescisión del contrato se dan los supuestos previstos en la documentación contractual.

 

  1. Composición y aplicación de los Acuerdos:

 

El presente convenio se compone de los siguientes documentos, los cuales se aplicarán en el orden de prioridad con que se enumeran:

 

1º- Los presentes Acuerdos Finales.

 

2º- El documento denominado Condiciones Particulares de referencia ______ y fecha _______.

 

3º- Las Condiciones Generales de Suministro de referencia ________ y fecha _____________.

 

4º- la especificación técnica de referencia _____ y fecha ___________.

 

5º- Los Requisitos de Control de Calidad de referencia _______ y fecha __________.

 

6º- La oferta técnica y comercial de______________, de referencia _______________ y fecha ____________.

 

7º- Las cartas, actas y otras comunicaciones de referencias ____________ y de fechas ____________.

 

La aceptación por parte del Contratista de los presentes acuerdos supone la aceptación, en el orden enumerado, de esta documentación.

 

 

Firmado por el Contratista              Firmado por la Propiedad

 

 

 

Anejo: Condiciones Particulares (adaptadas para este ofertante).”

El presente modelo se podrá ajustar a otro diferente, en el que las principales referencias (precio, plazo, garantías, etc.) a las Condiciones Particulares queden incluidas y desarrolladas en el modelo reformado, sin necesidad de adjuntar actualizadas las Condiciones Particulares.

  ANEJO Nº 34: MODELO DE AVAL BANCARIO

Modelo de aval bancario (garantía abstracta a primer requerimiento):

El banco __________________________, y en su nombre D._________________ y D. _______________________ con poderes suficientes para obligarle en este acto, por el presente documento garantiza solidariamente, de forma tan amplia como en derecho se requiera, con _____X_____ ante la empresa Propiedad, hasta al cantidad de_______________(_________), para responder de las obligaciones derivadas para la citada X del contrato nº _______ suscrito con la Propiedad con fecha_____.

 

La presente garantía tiene la condición de garantía abstracta a primer requerimiento, por lo que el Banco _______ se compromete a pagar hasta el máximo de la cantidad antes indicada al primer requerimiento escrito por parte de la Propiedad. Dicho requerimiento será suscrito por representante de la Propiedad con poder suficiente y será presentado en la sucursal del banco _____________ sita en _____________________________.

 

La obligación de pago del Banco ________________ es abstracta y este renuncia expresamente a los beneficios de orden, excusión y división, y se compromete a atender todas las peticiones que haga la Propiedad en relación con esta garantía, entregando a esta última Sociedad el importe que solicite, bastando para ello que esta solicitud la realice la Propiedad por escrito en la forma indicada en el párrafo precedente, sin que sea admisible excusa o excepción alguna, incluida la oposición de X a la ejecución de esta garantía. La Propiedad comunicará a X la presentación de cualquier requerimiento de pago en virtud de esta garantía, indicando su causa y motivo.

 

La presente garantía abstracta se extinguirá cuando___________, debiéndose comunicar dicho hecho a esta Caja por escrito suscrito conjuntamente por la Propiedad y X.

 

Los firmantes de la presente garantía están debidamente autorizados para representar y obligar a la Caja_________-, siendo ésta una de las operaciones que, a tenor del artículo __de los estatutos por los que se rige, puede esta realizar, por constituir uno de sus fines.

 

La presente garantía ha quedado registrada con el número ____

 

 

Lugar y fecha: ___________________”

GESTION DE PROYECTOS: EL CONTRATO (DEFINICIONES Y TIPOS)

 10.3- El Contrato:

10.3.1- General.

Sin ningún género de dudas, la primera y principal herramienta de gestión de un proyecto es El Contrato. Las empresas, a las que venimos llamándolas Propiedad, necesitan producir bienes para poder venderlos con rentabilidad, usando unas materias primas y transformándolas en los productos que demanda el mercado. Estas empresas necesitan disponer de plantas industriales de producción, cuya materialización exige abastecerse en el mercado de todo lo necesario, ya que no están capacitados para suministrarse, a sí mismo, los servicios, equipos y obras necesarias para ello. Por tanto, precisan contratar, ineludiblemente y desde el principio, todo lo que el proyecto de la planta precisa, quedando su función prácticamente reducida a lo que hemos venido llamando Gestión del Proyecto.

Ya que el contrato es la herramienta principal de gestión de un proyecto, éste, debe de buscar lo mismo que busca la gestión de un proyecto: que se consiga el objeto en el plazo, con el precio y con la calidad fijada. Por tanto, el fin de un contrato no puede ser ni el reducir los precios al máximo, ni el conseguir un buen posicionamiento político y ni cualquier otra causa espúrea. El contrato no es un objetivo en sí mismo sino que debe de estar al servicio de conseguir los fines del proyecto. La Propiedad no vive de conseguir un contrato muy barato, vive de conseguir que el objeto del contrato, la planta industrial, se obtenga en óptimas condiciones (eficiencia, seguridad y rentabilidad) para su explotación posterior. Si, además de ello, se consiguen posicionamientos políticos favorables, influencias, etc., mejor que mejor.

No obstante, la otra parte del contrato, denominada normalmente el Contratista, sí que vive de conseguir el máximo beneficio de los contratos que firma y, no lo dudéis, buscará conseguirlo. El gestor de la Propiedad no debe de olvidarlo esto nunca, procurando firmar un contrato en el que pueda estar controlada siempre esta inclinación, natural y sana, y haciendo el control compatible con que, siempre, su ejecución suponga beneficios económicos para el Contratista. No hay contrato más dificultoso y desagradable de gestionar que un contrato falto de presupuesto.

Creo que aporta algo, en el sentido que venimos enfocando la gestión de un contrato, la anécdota que me ocurrió cuando iniciaba mi actividad profesional. El Contratista, altamente cualificado, había conseguido un suministro, de gran dificultad técnica, por condicionantes políticos, y como responsable directo me esforzaba y consideraba mí obligación atacarlo y presionarlo. Mi director, una persona con mucha experiencia y con una dilatada vida profesional, me dijo algo que quiero, seguidamente, poder trasmitir a los que me lean: “Si le va mal al Contratista te irá mal a ti”. Eso significa que si el Contratista advierte que pierde, hará todo lo posible para sacar el dinero de debajo de las piedras, aunque esto implique no llegar a conseguir los plazos y la calidad que la Propiedad necesita.

Aunque volveremos a insistir sobre estos temas en este capítulo, quiero que vaya por delante la idea de que conseguir un buen contrato es algo más que aplicar unas técnicas y prácticas comerciales, que son, sin ningún género de dudas, importantes, realmente es un Arte, en el que se exige aplicar unas capacidades humanas muy particulares.

10.3.2-  Definición y tipos de Contratos:

Un contrato lo podemos definir como un acuerdo de voluntades dirigido a constituir y regular una obligación jurídica que tenga por objeto realizar una prestación o actividad consistente en dar, hacer o no hacer alguna cosa. (Artículo nº 1.088 del Código de Comercio).

En cuanto a los tipos de contratos existentes en un Proyecto, es habitual dividirlos en:

  • Contratos de Prestación de Servicios, en los que el Contratista hace o no hace algo beneficioso para la Propiedad.
  • Contratos de Suministro, en los que el Contratista da algo a la Propiedad, es decir que transfiere la propiedad y el riesgo de un bien que les interesa.
  • Contratos de Obra, en los que el Contratista construye y entrega a la Propiedad, para su utilización y beneficio, un conjunto de elementos nuevos de naturaleza, la mayoría de las veces, civil.
  • Contratos “llave en mano”, en el que el Contratista entrega a la Propiedad una nueva instalación completa, lista para operarse comercialmente, por lo que su objeto es una mezcla de los tres tipos descritos anteriormente, es decir presta servicios, suministra bienes y construye elementos nuevos.

A su vez, cada contrato puede subdividirse en varios subtipos, a saber:

  • Contratos de Prestación de Servicios:
  • Consultorías: La Propiedad encarga un trabajo para que, una empresa especializada, le informe, en un plazo, de lo requerido a través de un escrito, de un contenido determinado, después de haber realizado unas actividades fijadas de antemano.
  • Asesorías: El Asesor, cuando sea requerido por la Propiedad, le recomienda en lo relativo a unos temas fijados de antemano.
  • Supervisión: El Supervisor realiza un trabajo de comprobación, en relación a unos temas fijados de antemano, mediante revisión, por muestreo, o bajo requerimiento de la Propiedad.
  • Transporte: El Transportista se encarga de llevar a destino, de una forma segura, unos bienes definidos de la Propiedad con unos medios determinados y una ruta fijada.
  • Ingeniería: El Contratista realiza y entrega los trabajos y documentación que ya hemos descrito anteriormente en este libro.
  • Montaje: Servicios de instalación ya descritos con la extensión anteriormente definida en este libro.
  • Seguridad y vigilancia.
  • Control de Calidad.
  • Etc.
  • Contratos de suministro:

  • Equipos: moto-bombas, tanques, etc.
  • Materiales: aislamiento, chapa, perfiles. etc.
  • Componentes: cojinetes, reductores, rodetes, etc.

El contrato puede o no incluir servicios de ingeniería, si se compra, respectivamente, con especificación o bajo catálogo, y servicios de transporte, si se compra FOB o CIF.

  • Contratos de Obra:

  • Superficie: edificios, vías, cimentaciones, etc.
  • Subsuelo: túneles, pozos, cimentaciones especiales, etc.

El contrato puede incluir o no servicios de ingeniería, si se compra con especificación o con planos constructivos.

  • Contratos “llave en mano”:

Incluye todos los servicios necesarios, todos los suministros necesarios y toda la obra y el montaje necesario, de tal forma que la entrega sea cuando el conjunto está listo para operar. Una variante incluye, además, la operación y el mantenimiento necesario en operación comercial.

GESTION DE PROYECTOS: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

10.2.- Gestión de la documentación: tratamiento de la documentación y archivo.

Desde el mismo momento del inicio de un Proyecto se produce documentación, ya sea con soporte informático o, cada vez en menor medida, en papel. Es esencial que la documentación se haga llegar a los interesados, para su revisión y conocimiento, y que luego se pueda acceder, fácilmente, a ella, en caso de necesitarse. La documentación que nos referimos son cartas, estudios, planos, informes etc.

Para conseguir lo indicado se deba implantar en el proyecto, a través del ya definido Manual del Proyecto, de un sistema de tratamiento unificado de la documentación, que podría ser el que seguidamente se detalla y que tiene probada eficiencia.

10.2.1.- Correspondencia:

  • Todos los documentos que sean emitidos deberán ir acompañados de los correspondientes escritos de cobertura.
  • Toda la correspondencia y documentos deberán enviarse, de la forma que se indique en la documentación contractual del Proyecto, a las direcciones de correo electrónico (con servidor y clave) o a las direcciones postales correspondientes. Hoy día, prácticamente, salvo escritos formales de confirmación o de importancia contractual, todo se envía (incluso contratos y facturas) por vía telemática.
  • Toda la correspondencia deberá indicar, en sitio claramente visible, la denominación del Proyecto y el asunto de que se trate así como la distribución completa, de los originales y copias, del propio escrito de cobertura y sus adjuntos.
  • Todas las cartas y escritos emitidos deberán tener una referencia compuesta por un grupo de letras y números formado de la siguiente manera:

AA- BB-X-000; siendo AA letras de identificación del emisor, BB letras de identificación del destinatario, X será: C para cartas y escritos, T para telex o Telegramas y el código de acceso al servidor para envío telemático. La numeración correlativa (000) se aplicará a escritos con el mismo grupo de letras.

Las letras de identificación, servidor y código de acceso serán acordados por las partes al inicio de la relación.

  • No se deberá tratar más de un asunto en cada carta, con objeto de facilitar la contestación y archivo.
  • Los telex y telegramas deberán confirmarse posteriormente por vía telemática o correo normal, con indicación expresa de la palabra “confirmación”. Aquellos escritos y anejos de envío de planos, deberán ser confirmados por correo normal en su tamaño original, con objeto de poder efectuar su revisión con facilidad.
  • Las cartas incluirán la referencia al número de contrato existente con la Propiedad así como el número de archivo de la Propiedad que se fije al inicio de la relación.
  • Las conversaciones telefónicas que impliquen la asunción de responsabilidad o compromisos deberán ser confirmadas por escrito con referencia expresa a la conversación.
  • Las cartas que requieran contestación, la solicitud deberá quedar expresamente reflejada en ellas, con fecha límite para la respuesta que podrá ser retrasada con la debida justificación escrita en un corto espacio de tiempo. Las cartas de contestación deberán estar debidamente referenciadas.
  • Cuando se requiera acción al receptor de una copia de un original, esta acción deberá ser solicitada en otro escrito.

10.2.2.- Documentación aneja a la correspondencia:

  • Todos los planos, informes, agendas y actas de reunión, manuales, estudios, contratos, pedidos, facturas, etc., correspondientes a un Proyecto deberán llevar referenciado el nombre del Proyecto, el número del contrato y el número de archivo de la Propiedad.

10.2.3.- Agendas y Actas de reunión:

  • Las agendas de reunión se emitirán previamente, incluirán el asunto a tratar, la fecha, hora y lugar en que aquella se ha de celebrar.
  • Las actas, emitidas por la organización que convoque la reunión, incluirán al menos la siguiente información: motivos, participantes, temas tratados, lugar, fecha y hora de la reunión, conclusiones y acuerdos adoptados, acciones a tomar y responsables de tomarlas.

10.2.4.- Restante documentación:

  • Nos referimos a toda la que hemos mencionado y definido en la parte anterior de Gestación de un Proyecto.
  • Toda la que definiremos en esta parte de Gestión de un Proyecto y que las principales son las siguientes: Programas desarrollados de suministro. Informes sobre el desarrollo del Proyecto y los suministros. Informes sobre pruebas y ensayos. Condiciones Generales y Particulares de Suministro. Contratos y modificaciones contractuales. Pedidos. Actas de recepción. Cargos. Etc.

10.2.5.- Archivo de la documentación:

Hoy día el archivo en papel es mínimo, salvo los principales documentos contractuales que se deben de conservar debidamente firmado por las partes. No obstante, aunque sea en soporte informático, los documentos, para su localización, deben de poseer un código de proyecto que debe de quedar referenciado en su portada o primera página. Como ejemplo y a título informativo, indicamos en el Anejo nº 31 un ejemplo de código de identificación para la documentación de un proyecto.

10.2.6.- Gestión de la documentación: Distribución.

La documentación de un proyecto debe ser enviada a cada uno de los participantes que le afecte. La gestión de la distribución debe de buscar el control, es decir el envío solo al participante interesado, debe buscar el seguimiento, es decir la vigilancia para el cumplimiento con lo que se le demanda al participante, y la activación, que reclama el cumplimiento, en plazo y en alcance, de lo que se le solicita.

Realmente, el hacer una adecuada distribución de la documentación, exige la experiencia y el conocimiento en detalle del proyecto para conocer a quien le puede afectar y que se le puede demandar a cada participante.

La distribución de la documentación, incluidas las copias, entre empresas participantes suele estar definido, de forma general, en el Manual del Proyecto, y, de forma concreta, en la Condiciones Particulares contractuales, y debe quedar informado y con constancia de ello en cada comunicación que se emita.

Si la documentación del Proyecto entra en la empresa a través del Registro General, el personal responsable debe de hacer la distribución de las copias según entienda a que unidades de la empresa le puede afectar. Esta distribución debe de quedar reflejada en el documento.

La documentación entrará en la organización del proyecto por el Director- Coordinador, según sea la organización establecida, que será responsable de su distribución interna, de la demanda adecuada de actuación a cada receptor y de la fijación de los plazos de actuación.

Vamos a poner un ejemplo de lo que sería una Hoja de Distribución Interna de documentación, indicando los datos que debe de contener pero dejando que su configuración de adapte a cada proyecto, aunque adjuntamos, como Anejo nº 32  un ejemplo de lo que podría ser el modelo de una de ellas:

Título del Proyecto:

Lo envía:

Distribución nº correlativo:

Asunto:

Adjunto le enviamos la documentación que se relaciona para la acción requerida y abajo indicada.

Nº de orden Envíese Título del documento Rev./edición Fecha Nº documento

Acciones requeridas:

A: Comentar y devolver/B: Comentar y circular/C: Comentar envío comentarios.

D: Aprobar y circular/E: Aprobar y devolver/F: Información/G: Información y circular.

H: Envío planos aprobados

Firma y fecha:

Orden circulación/fecha devolución/Envíese/Distribución organización/ Nº orden 0-10

Ejemplo:

x Subdirección Eléctrica F-F

15-10- 2013 x Subdirección Mecánica C-C

Significa que la documentación listada del 1 al 10 se envía, para información, a la Subdirección Eléctrica y, para comentar, antes del 15-10-2013, a la Subdirección Mecánica.

Se puede fácilmente, a través de esta hoja de distribución, controlar, hacer un seguimiento y activar las acciones requeridas sobre la documentación de un proyecto. Evidentemente, esta hoja puede tener exclusivamente soporte informático.

 

 

 

 

ANEJO Nº 31: EJEMPLO DE CODIGO DESARROLLADO PARA LA IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACION DE UN PROYECTO

 

XAXXBXXXCXXXX

 

X Unidad

 

AXX Grupo de sistemas o sistemas

 

BXXX Tipo de componente y nº de orden

CXX Tipo de documento y nº de orden

XX Originador del documento

 

Unidad se refiere al nombre o número de planta de una empresa.

 

Grupo de sistemas se refieren a aquellos sistemas, hardware o software, en que se puede dividir el proyecto. Como los sistemas hardware dependen del tipo de proceso que se trate, solo vamos a indicar sistemas software y sistemas hardware que se pueden aplicar a todo tipo de proyectos:

 

  1. Documentos generales de la planta:

 

A01. Estudios Generales.

 

A02. Investigaciones generales del emplazamiento.

 

A03. Requisitos generales para la planta.

 

A04. De aplicación general.

 

 

A09. Cartografía.

 

A10. Topografía.

 

A11. Meteorología.

 

A12. Sismología.

 

A13 Hidrología.

 

A14. Sondeos.

 

A15. Geología y Ensayos en el Emplazamiento.

 

A16. Geotecnia y ensayos en laboratorio.

 

A17. Geofísica.

 

A18. Análisis de aguas.

 

A19. Medioambiente.

 

A30. Informes.

 

A40. Correspondencia general.

 

A45. Manuales de la unidad.

 

A50. Documentos Generales que no aplican directamente a la Planta.

 

A60. Servicios de Ingeniería.

 

A70. Servicios especiales de consultores.

A89. Proyectos y Anteproyectos.

 

  1. Documentos que aplican a más de un sistema o disciplina:

 

BO1. Mecánica (General).

 

B02. Tubería.

 

B03. Tubería embebida.

 

B08. Soportes y colgantes.

 

B09. Análisis de esfuerzos en tuberías.

 

B10. Válvulas.

 

B11. Accesos a válvulas.

 

B12. Cambiadores de calor varios.

 

B13. Bombas varias.

 

B14. Tanques.

 

B15. Mono-railes y polipastos.

 

B16. Filtros y purgadores.

 

B17. Grúas varias.

 

B25. Pinturas y protecciones.

 

B26. Aislamiento térmico.

 

B40. Civil (general).

 

B41. Arquitectura.

 

B44. Ascensores.

 

B45. Análisis geotécnicos.

 

B46. Análisis sísmicos.

 

B50. Puertos y muelles.

 

B51. Excavaciones y rellenos.

 

B52. Obras de contención y canales.

 

B53. Obras marinas y dragados.

 

B54. Elementos portantes, pilotas y cimentaciones especiales.

 

B55. Fundaciones.

 

B60. Carreteras.

 

 

B65. Eléctrico (general).

 

B70. Cables y otros elementos de interconexión eléctrica.

 

B75. Motores.

 

B76. Bandejas.

 

B80. I&C (general).

 

B85. Máquinas herramientas y aparatos diversos.

 

B86. Equipo móvil y de transporte diverso.

 

B90. Garantía de calidad (general).

 

B95. Control de calidad (general).

 

  1. Ejemplo de sistema software: Caldera y auxiliares de una Central Eléctrica

 

C02. Sistema de aire de caldera (ejemplo).

  1. General.

G01. General.

G02. Almacenes.

G05. Gestión proyecto.

G06. Informática.

G10. Seguros.

G20. Entrenamiento de personal.

G30. Importaciones, exportaciones y embarques.

G35. Repuestos.

G40. Arranque y Puesta en marcha.

G50. Planificación y programación.

G60. Control de costes.

G70. Manuales del Proyecto.

G80. Transporte.

G85. Compras.

G90. Actas y agendas de reunión.

 

 

 

 

  1. Administración y Asuntos Internos.

I01. Personal.

I02. Financiación.

I03. Relaciones con otras empresas propietarias.

I04. Oficinas.

I05. Asuntos jurídicos.

I06. Bancos.

I07. Ministerios y organismos oficiales.

I08. Informes mensuales y semanales.

I09. Informes fotográficos y videos.

I10. Normas internas.

I11. Relaciones públicas.

I12. Revistas y publicaciones.

I13. Prensa.

I14. Auditorias.

 

 

 

 

 

  1. Servicios Generales de Planta:

 

V01. Edificio auxiliar administrativo.

 

V02. Edificio de talleres, almacén y garajes.

 

V10. Sistemas de almacenamiento y manejo de materias primas.

 

V11. Sistema de almacenamiento y manejo gas-oil.

 

V12. Sistema de almacenamiento y manejo gas.

 

V13. Sistema de almacenamiento y manejo otros combustibles.

 

V20. Sistema tratamiento aguas vertidos de planta.

 

V25. Sistema de detección y protección contra-incendios.

 

V30. Sistema aire comprimido de servicio.

 

V31. Sistema aire comprimido de instrumentos.

 

V35. Sistema agua potable.

 

V36. Sistema agua de servicio de planta.

 

V40. Sistema almacenamiento y alimentación productos químicos.

 

V45. Sistema almacenamiento y distribución de gases auxiliares.

 

V50. Sistema vapor auxiliar.

 

V51. Sistema agua caliente.

 

V52. Sistema aire acondicionado.

 

V53. Sistema ventilación.

 

V60. Sistema agua de aporte.

 

V62. Sistema drenajes sanitarios.

 

V65. Sistema tratamiento de agua.

 

V70. Sistema eléctrico alimentación en alta tensión.

 

V71. Sistema alimentación en media tensión.

 

V72. Sistema alimentación en baja tensión.

 

V75. Sistema en corriente continua.

 

V80. Sistema de alumbrado.

 

V81. Sistema tomas de fuerza.

 

V82. Sistema comunicaciones.

V85. Sistema traceado eléctrico.

 

V90. Ordenador central.

Componente y nº de orden: Se refiere al componente del sistema hardware sobre el que trata el documento de forma más importante. Por ejemplo, la especificación de las bombas del sistema contra-incendios. Vamos a listar el índice de componentes que se pueden considerar en un código de planta:

 

  1. Tanques: colectores, de muestras, de alivio, de resinas, de almacenamiento, etc.
  2. Cambiadores de calor, enfriadores por aire.
  3. Bombas y soplantes.
  4. Herramientas y equipos de servicio.
  5. Válvulas y actuadores.
  6. Tuberías, colgantes y soportes.
  7. Aislamiento y protecciones.
  8. Otros equipos de proceso.
  9. Subconjuntos especiales de control.´
  10. Elementos acondicionadores de señal, de cálculo, amplificadores, fuentes de alimentación, etc.
  11. Elementos primarios: orificios y toberas, medidores de caudal, interruptores, trasmisores, medidores de temperatura, etc.
  12. Registradores, indicadores, controladores.
  13. Alarmas.
  14. Equipos eléctricos.
  15. Cables.
  16. Paneles.
  17. Interruptores de control.
  18. Fundaciones y cimentaciones.
  19. Estructuras metálicas.
  20. Estructuras de hormigón.
  21. Equipo estructural.
  22. Libre
  23. Libre
  24. Libre
  25. Elementos y tipos de equipos no listados.
  26. Conjuntos de un sistema sin indicar los elementos que lo forman.

 

Número de orden:

Se deben aplicar los siguientes criterios:

  • Para instrumentos locales se destinarán los números de 1 al 599 y para los ubicados en la sala de control del 600 al 899.
  • Para los equipos generales se aplicarán los números del 900 al 988.
  • Para los grupos especiales Y, Z se aplicarán los 989 y 999.

A veces, los componentes y su nº de orden se adaptan a la denominación que la empresa tenga, de forma general, establecido en todas sus plantas, para que el mantenimiento y la gestión de almacenes se puedan llevar eficientemente y de forma coordinada. De esa manera, cada componente se llamará igual en todas las plantas y llevará marcado el número de identificación que le corresponda.

Tipo de documento y número de ordenar a cabo de forma coordinada y uniforme

 

El tipo de documento se puede adaptar al siguiente índice:

 

  • A. Pedidos, contratos y actas de recepción.
  • B. facturas.
  • C. Diagramas de proceso, de flujo, P&ID, criterios de diseño y demás documentación de las ingenierías de proceso y básica.
  • D. Documentación de petición de ofertas y ofertas (mecánicas y eléctricas).
  • E. Evaluación de ofertas.
  • F. Planos físicos de tuberías y conductos.
  • G. Documentación de petición de ofertas y ofertas (obra civil).
  • H. Planos de implantación.
  • I. Planos de conjuntos y de formas y cargas.
  • J. Planos de detalles de componentes.
  • K. Estudios y cálculos de ingeniería de detalle.
  • L. Listas de válvulas, instrumentos y varios.
  • M. Hojas de datos.
  • N. Programas.
  • Ñ. Comunicaciones y Notas internas.
  • O. Agendas, Actas e Informes.
  • P. Resto de documentación de Ingeniería de detalle mecánica.
  • Q. Resto de documentación de Ingeniería de detalle eléctrica.
  • R. Resto de documentación de Ingeniería de detalle obra civil.
  • S. Resto de documentación de Ingeniería de detalle de I & C.

 

El número de orden se adjudicará partiendo del 1 hasta el 99, procurando utilizar el mismo nº para un grupo de documentos homogéneos. Es decir, se procurará que, en todos los sistemas, el mismo nº sea para el mismo documento. Por ejemplo, en los documentos C, sería:

 

C.01. Diagrama de Proceso.

C.02. Diagrama de flujo.

C.03. P & ID.

C.04: Criterios de diseño.

C.05. Descripción del sistema.

C.06. Diagramas lógicos y analógicos.

C.07. Especificaciones preliminares.

C08. Plano de disposición general.

C09. Esquema unifilar.

 

 

 

 

 

 

Originador del Documento:

 

De acuerdo de la forma de contratar el proyecto, es decir de acuerdo con la estructura del suministro que se elija, se darán los números que correspondan a cada uno de los intervinientes:

 

O1. Propiedad.

  1. Suministrador principal.

O3. A & E.

04-99 Suministradores.


ANEJO Nº 32: EJEMPLO DE MODELO DE HOJA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTACIOM.