GESTION DE PROYECTOS: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

10.2.- Gestión de la documentación: tratamiento de la documentación y archivo.

Desde el mismo momento del inicio de un Proyecto se produce documentación, ya sea con soporte informático o, cada vez en menor medida, en papel. Es esencial que la documentación se haga llegar a los interesados, para su revisión y conocimiento, y que luego se pueda acceder, fácilmente, a ella, en caso de necesitarse. La documentación que nos referimos son cartas, estudios, planos, informes etc.

Para conseguir lo indicado se deba implantar en el proyecto, a través del ya definido Manual del Proyecto, de un sistema de tratamiento unificado de la documentación, que podría ser el que seguidamente se detalla y que tiene probada eficiencia.

10.2.1.- Correspondencia:

  • Todos los documentos que sean emitidos deberán ir acompañados de los correspondientes escritos de cobertura.
  • Toda la correspondencia y documentos deberán enviarse, de la forma que se indique en la documentación contractual del Proyecto, a las direcciones de correo electrónico (con servidor y clave) o a las direcciones postales correspondientes. Hoy día, prácticamente, salvo escritos formales de confirmación o de importancia contractual, todo se envía (incluso contratos y facturas) por vía telemática.
  • Toda la correspondencia deberá indicar, en sitio claramente visible, la denominación del Proyecto y el asunto de que se trate así como la distribución completa, de los originales y copias, del propio escrito de cobertura y sus adjuntos.
  • Todas las cartas y escritos emitidos deberán tener una referencia compuesta por un grupo de letras y números formado de la siguiente manera:

AA- BB-X-000; siendo AA letras de identificación del emisor, BB letras de identificación del destinatario, X será: C para cartas y escritos, T para telex o Telegramas y el código de acceso al servidor para envío telemático. La numeración correlativa (000) se aplicará a escritos con el mismo grupo de letras.

Las letras de identificación, servidor y código de acceso serán acordados por las partes al inicio de la relación.

  • No se deberá tratar más de un asunto en cada carta, con objeto de facilitar la contestación y archivo.
  • Los telex y telegramas deberán confirmarse posteriormente por vía telemática o correo normal, con indicación expresa de la palabra “confirmación”. Aquellos escritos y anejos de envío de planos, deberán ser confirmados por correo normal en su tamaño original, con objeto de poder efectuar su revisión con facilidad.
  • Las cartas incluirán la referencia al número de contrato existente con la Propiedad así como el número de archivo de la Propiedad que se fije al inicio de la relación.
  • Las conversaciones telefónicas que impliquen la asunción de responsabilidad o compromisos deberán ser confirmadas por escrito con referencia expresa a la conversación.
  • Las cartas que requieran contestación, la solicitud deberá quedar expresamente reflejada en ellas, con fecha límite para la respuesta que podrá ser retrasada con la debida justificación escrita en un corto espacio de tiempo. Las cartas de contestación deberán estar debidamente referenciadas.
  • Cuando se requiera acción al receptor de una copia de un original, esta acción deberá ser solicitada en otro escrito.

10.2.2.- Documentación aneja a la correspondencia:

  • Todos los planos, informes, agendas y actas de reunión, manuales, estudios, contratos, pedidos, facturas, etc., correspondientes a un Proyecto deberán llevar referenciado el nombre del Proyecto, el número del contrato y el número de archivo de la Propiedad.

10.2.3.- Agendas y Actas de reunión:

  • Las agendas de reunión se emitirán previamente, incluirán el asunto a tratar, la fecha, hora y lugar en que aquella se ha de celebrar.
  • Las actas, emitidas por la organización que convoque la reunión, incluirán al menos la siguiente información: motivos, participantes, temas tratados, lugar, fecha y hora de la reunión, conclusiones y acuerdos adoptados, acciones a tomar y responsables de tomarlas.

10.2.4.- Restante documentación:

  • Nos referimos a toda la que hemos mencionado y definido en la parte anterior de Gestación de un Proyecto.
  • Toda la que definiremos en esta parte de Gestión de un Proyecto y que las principales son las siguientes: Programas desarrollados de suministro. Informes sobre el desarrollo del Proyecto y los suministros. Informes sobre pruebas y ensayos. Condiciones Generales y Particulares de Suministro. Contratos y modificaciones contractuales. Pedidos. Actas de recepción. Cargos. Etc.

10.2.5.- Archivo de la documentación:

Hoy día el archivo en papel es mínimo, salvo los principales documentos contractuales que se deben de conservar debidamente firmado por las partes. No obstante, aunque sea en soporte informático, los documentos, para su localización, deben de poseer un código de proyecto que debe de quedar referenciado en su portada o primera página. Como ejemplo y a título informativo, indicamos en el Anejo nº 31 un ejemplo de código de identificación para la documentación de un proyecto.

10.2.6.- Gestión de la documentación: Distribución.

La documentación de un proyecto debe ser enviada a cada uno de los participantes que le afecte. La gestión de la distribución debe de buscar el control, es decir el envío solo al participante interesado, debe buscar el seguimiento, es decir la vigilancia para el cumplimiento con lo que se le demanda al participante, y la activación, que reclama el cumplimiento, en plazo y en alcance, de lo que se le solicita.

Realmente, el hacer una adecuada distribución de la documentación, exige la experiencia y el conocimiento en detalle del proyecto para conocer a quien le puede afectar y que se le puede demandar a cada participante.

La distribución de la documentación, incluidas las copias, entre empresas participantes suele estar definido, de forma general, en el Manual del Proyecto, y, de forma concreta, en la Condiciones Particulares contractuales, y debe quedar informado y con constancia de ello en cada comunicación que se emita.

Si la documentación del Proyecto entra en la empresa a través del Registro General, el personal responsable debe de hacer la distribución de las copias según entienda a que unidades de la empresa le puede afectar. Esta distribución debe de quedar reflejada en el documento.

La documentación entrará en la organización del proyecto por el Director- Coordinador, según sea la organización establecida, que será responsable de su distribución interna, de la demanda adecuada de actuación a cada receptor y de la fijación de los plazos de actuación.

Vamos a poner un ejemplo de lo que sería una Hoja de Distribución Interna de documentación, indicando los datos que debe de contener pero dejando que su configuración de adapte a cada proyecto, aunque adjuntamos, como Anejo nº 32  un ejemplo de lo que podría ser el modelo de una de ellas:

Título del Proyecto:

Lo envía:

Distribución nº correlativo:

Asunto:

Adjunto le enviamos la documentación que se relaciona para la acción requerida y abajo indicada.

Nº de orden Envíese Título del documento Rev./edición Fecha Nº documento

Acciones requeridas:

A: Comentar y devolver/B: Comentar y circular/C: Comentar envío comentarios.

D: Aprobar y circular/E: Aprobar y devolver/F: Información/G: Información y circular.

H: Envío planos aprobados

Firma y fecha:

Orden circulación/fecha devolución/Envíese/Distribución organización/ Nº orden 0-10

Ejemplo:

x Subdirección Eléctrica F-F

15-10- 2013 x Subdirección Mecánica C-C

Significa que la documentación listada del 1 al 10 se envía, para información, a la Subdirección Eléctrica y, para comentar, antes del 15-10-2013, a la Subdirección Mecánica.

Se puede fácilmente, a través de esta hoja de distribución, controlar, hacer un seguimiento y activar las acciones requeridas sobre la documentación de un proyecto. Evidentemente, esta hoja puede tener exclusivamente soporte informático.

 

 

 

 

ANEJO Nº 31: EJEMPLO DE CODIGO DESARROLLADO PARA LA IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACION DE UN PROYECTO

 

XAXXBXXXCXXXX

 

X Unidad

 

AXX Grupo de sistemas o sistemas

 

BXXX Tipo de componente y nº de orden

CXX Tipo de documento y nº de orden

XX Originador del documento

 

Unidad se refiere al nombre o número de planta de una empresa.

 

Grupo de sistemas se refieren a aquellos sistemas, hardware o software, en que se puede dividir el proyecto. Como los sistemas hardware dependen del tipo de proceso que se trate, solo vamos a indicar sistemas software y sistemas hardware que se pueden aplicar a todo tipo de proyectos:

 

  1. Documentos generales de la planta:

 

A01. Estudios Generales.

 

A02. Investigaciones generales del emplazamiento.

 

A03. Requisitos generales para la planta.

 

A04. De aplicación general.

 

 

A09. Cartografía.

 

A10. Topografía.

 

A11. Meteorología.

 

A12. Sismología.

 

A13 Hidrología.

 

A14. Sondeos.

 

A15. Geología y Ensayos en el Emplazamiento.

 

A16. Geotecnia y ensayos en laboratorio.

 

A17. Geofísica.

 

A18. Análisis de aguas.

 

A19. Medioambiente.

 

A30. Informes.

 

A40. Correspondencia general.

 

A45. Manuales de la unidad.

 

A50. Documentos Generales que no aplican directamente a la Planta.

 

A60. Servicios de Ingeniería.

 

A70. Servicios especiales de consultores.

A89. Proyectos y Anteproyectos.

 

  1. Documentos que aplican a más de un sistema o disciplina:

 

BO1. Mecánica (General).

 

B02. Tubería.

 

B03. Tubería embebida.

 

B08. Soportes y colgantes.

 

B09. Análisis de esfuerzos en tuberías.

 

B10. Válvulas.

 

B11. Accesos a válvulas.

 

B12. Cambiadores de calor varios.

 

B13. Bombas varias.

 

B14. Tanques.

 

B15. Mono-railes y polipastos.

 

B16. Filtros y purgadores.

 

B17. Grúas varias.

 

B25. Pinturas y protecciones.

 

B26. Aislamiento térmico.

 

B40. Civil (general).

 

B41. Arquitectura.

 

B44. Ascensores.

 

B45. Análisis geotécnicos.

 

B46. Análisis sísmicos.

 

B50. Puertos y muelles.

 

B51. Excavaciones y rellenos.

 

B52. Obras de contención y canales.

 

B53. Obras marinas y dragados.

 

B54. Elementos portantes, pilotas y cimentaciones especiales.

 

B55. Fundaciones.

 

B60. Carreteras.

 

 

B65. Eléctrico (general).

 

B70. Cables y otros elementos de interconexión eléctrica.

 

B75. Motores.

 

B76. Bandejas.

 

B80. I&C (general).

 

B85. Máquinas herramientas y aparatos diversos.

 

B86. Equipo móvil y de transporte diverso.

 

B90. Garantía de calidad (general).

 

B95. Control de calidad (general).

 

  1. Ejemplo de sistema software: Caldera y auxiliares de una Central Eléctrica

 

C02. Sistema de aire de caldera (ejemplo).

  1. General.

G01. General.

G02. Almacenes.

G05. Gestión proyecto.

G06. Informática.

G10. Seguros.

G20. Entrenamiento de personal.

G30. Importaciones, exportaciones y embarques.

G35. Repuestos.

G40. Arranque y Puesta en marcha.

G50. Planificación y programación.

G60. Control de costes.

G70. Manuales del Proyecto.

G80. Transporte.

G85. Compras.

G90. Actas y agendas de reunión.

 

 

 

 

  1. Administración y Asuntos Internos.

I01. Personal.

I02. Financiación.

I03. Relaciones con otras empresas propietarias.

I04. Oficinas.

I05. Asuntos jurídicos.

I06. Bancos.

I07. Ministerios y organismos oficiales.

I08. Informes mensuales y semanales.

I09. Informes fotográficos y videos.

I10. Normas internas.

I11. Relaciones públicas.

I12. Revistas y publicaciones.

I13. Prensa.

I14. Auditorias.

 

 

 

 

 

  1. Servicios Generales de Planta:

 

V01. Edificio auxiliar administrativo.

 

V02. Edificio de talleres, almacén y garajes.

 

V10. Sistemas de almacenamiento y manejo de materias primas.

 

V11. Sistema de almacenamiento y manejo gas-oil.

 

V12. Sistema de almacenamiento y manejo gas.

 

V13. Sistema de almacenamiento y manejo otros combustibles.

 

V20. Sistema tratamiento aguas vertidos de planta.

 

V25. Sistema de detección y protección contra-incendios.

 

V30. Sistema aire comprimido de servicio.

 

V31. Sistema aire comprimido de instrumentos.

 

V35. Sistema agua potable.

 

V36. Sistema agua de servicio de planta.

 

V40. Sistema almacenamiento y alimentación productos químicos.

 

V45. Sistema almacenamiento y distribución de gases auxiliares.

 

V50. Sistema vapor auxiliar.

 

V51. Sistema agua caliente.

 

V52. Sistema aire acondicionado.

 

V53. Sistema ventilación.

 

V60. Sistema agua de aporte.

 

V62. Sistema drenajes sanitarios.

 

V65. Sistema tratamiento de agua.

 

V70. Sistema eléctrico alimentación en alta tensión.

 

V71. Sistema alimentación en media tensión.

 

V72. Sistema alimentación en baja tensión.

 

V75. Sistema en corriente continua.

 

V80. Sistema de alumbrado.

 

V81. Sistema tomas de fuerza.

 

V82. Sistema comunicaciones.

V85. Sistema traceado eléctrico.

 

V90. Ordenador central.

Componente y nº de orden: Se refiere al componente del sistema hardware sobre el que trata el documento de forma más importante. Por ejemplo, la especificación de las bombas del sistema contra-incendios. Vamos a listar el índice de componentes que se pueden considerar en un código de planta:

 

  1. Tanques: colectores, de muestras, de alivio, de resinas, de almacenamiento, etc.
  2. Cambiadores de calor, enfriadores por aire.
  3. Bombas y soplantes.
  4. Herramientas y equipos de servicio.
  5. Válvulas y actuadores.
  6. Tuberías, colgantes y soportes.
  7. Aislamiento y protecciones.
  8. Otros equipos de proceso.
  9. Subconjuntos especiales de control.´
  10. Elementos acondicionadores de señal, de cálculo, amplificadores, fuentes de alimentación, etc.
  11. Elementos primarios: orificios y toberas, medidores de caudal, interruptores, trasmisores, medidores de temperatura, etc.
  12. Registradores, indicadores, controladores.
  13. Alarmas.
  14. Equipos eléctricos.
  15. Cables.
  16. Paneles.
  17. Interruptores de control.
  18. Fundaciones y cimentaciones.
  19. Estructuras metálicas.
  20. Estructuras de hormigón.
  21. Equipo estructural.
  22. Libre
  23. Libre
  24. Libre
  25. Elementos y tipos de equipos no listados.
  26. Conjuntos de un sistema sin indicar los elementos que lo forman.

 

Número de orden:

Se deben aplicar los siguientes criterios:

  • Para instrumentos locales se destinarán los números de 1 al 599 y para los ubicados en la sala de control del 600 al 899.
  • Para los equipos generales se aplicarán los números del 900 al 988.
  • Para los grupos especiales Y, Z se aplicarán los 989 y 999.

A veces, los componentes y su nº de orden se adaptan a la denominación que la empresa tenga, de forma general, establecido en todas sus plantas, para que el mantenimiento y la gestión de almacenes se puedan llevar eficientemente y de forma coordinada. De esa manera, cada componente se llamará igual en todas las plantas y llevará marcado el número de identificación que le corresponda.

Tipo de documento y número de ordenar a cabo de forma coordinada y uniforme

 

El tipo de documento se puede adaptar al siguiente índice:

 

  • A. Pedidos, contratos y actas de recepción.
  • B. facturas.
  • C. Diagramas de proceso, de flujo, P&ID, criterios de diseño y demás documentación de las ingenierías de proceso y básica.
  • D. Documentación de petición de ofertas y ofertas (mecánicas y eléctricas).
  • E. Evaluación de ofertas.
  • F. Planos físicos de tuberías y conductos.
  • G. Documentación de petición de ofertas y ofertas (obra civil).
  • H. Planos de implantación.
  • I. Planos de conjuntos y de formas y cargas.
  • J. Planos de detalles de componentes.
  • K. Estudios y cálculos de ingeniería de detalle.
  • L. Listas de válvulas, instrumentos y varios.
  • M. Hojas de datos.
  • N. Programas.
  • Ñ. Comunicaciones y Notas internas.
  • O. Agendas, Actas e Informes.
  • P. Resto de documentación de Ingeniería de detalle mecánica.
  • Q. Resto de documentación de Ingeniería de detalle eléctrica.
  • R. Resto de documentación de Ingeniería de detalle obra civil.
  • S. Resto de documentación de Ingeniería de detalle de I & C.

 

El número de orden se adjudicará partiendo del 1 hasta el 99, procurando utilizar el mismo nº para un grupo de documentos homogéneos. Es decir, se procurará que, en todos los sistemas, el mismo nº sea para el mismo documento. Por ejemplo, en los documentos C, sería:

 

C.01. Diagrama de Proceso.

C.02. Diagrama de flujo.

C.03. P & ID.

C.04: Criterios de diseño.

C.05. Descripción del sistema.

C.06. Diagramas lógicos y analógicos.

C.07. Especificaciones preliminares.

C08. Plano de disposición general.

C09. Esquema unifilar.

 

 

 

 

 

 

Originador del Documento:

 

De acuerdo de la forma de contratar el proyecto, es decir de acuerdo con la estructura del suministro que se elija, se darán los números que correspondan a cada uno de los intervinientes:

 

O1. Propiedad.

  1. Suministrador principal.

O3. A & E.

04-99 Suministradores.


ANEJO Nº 32: EJEMPLO DE MODELO DE HOJA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTACIOM.

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