GESTION DE CONTRATOS: ESTAPAS DE PETICION Y ACLARACION DE OFERTAS DE LOS CONCURSOS

10.4.4.- Gestión de la etapa de petición y aclaración de ofertas:

Para facilitar la comprensión del proceso de petición y aclaración de ofertas, voy a esquematizarlo, gráficamente, en la siguiente figura:

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ETAPAS DE PETICION Y ACLARACION DE OFERTAS

  • La fase se inicia con la recepción, por la Propiedad, de las Especificaciones Técnicas y la lista de suministradores potenciales que, en el caso de que exista una empresa de Ingeniería, actuando como Arquitecto Ingeniero, la enviaría para comentarios.
  • Revisada la Especificación Técnica – por todas las unidades de la organización de la Propiedad que puedan verse afectadas, en particular por las de Producción, que teniendo posteriormente que lidiar con las nuevas instalaciones,  puede que tengan experiencias previas negativas dignas de ser introducidas (subcontratistas potenciales rechazables, etc.) – y enviados los comentarios a la Ingeniería, la Propiedad comienza la realización de las Condiciones Particulares.
  • Recibida la Especificación Técnica definitiva y terminadas las Condiciones Particulares, se envían, junto con las cartas de petición de ofertas, a la unidad de compra de la empresa o al Director de Proyecto, según el tipo de organización que se adopte. Se adjuntará también un documento interno de control en el que se indica el objeto de contrato, los suministradores potenciales, la clave presupuestaria a que corresponda y el gasto aproximado. Este control previo evita salir al mercado para comprar algo sin tener presupuesto autorizado.
  • Los Ofertantes podrán solicitar las aclaraciones que considere oportunas, por escrito, a la documentación de petición de ofertas recibidas. Las aclaraciones deberán ser agrupadas por materias y haciendo referencia a los documentos en sus capítulos, artículos y apartados.

La Propiedad aclarará, por escrito, los puntos solicitados en un plazo corto (15 días), pudiendo trasmitir las aclaraciones solicitadas al resto de ofertantes sin referencia alguna a la identidad del solicitante.

  • Durante la preparación de ofertas e incluso una vez presentadas, la Propiedad podrá ampliar la documentación de petición de ofertas en lo relativo al objeto del contrato, modificándolo, anulándolo, sustituyéndolo o complementándolo en los términos que se indique. Si las ampliaciones son de tal calibre que afecten al alcance de los trabajos, la Propiedad podrá modificar el programa del suministro inicial e incluso el plazo de presentación de las ofertas.
  • Los Ofertantes, en un plazo corto (10 días) desde la emisión de la petición de ofertas por la Propiedad, deberán notificar por escrito el interés de ofertar, acusando recibo de toda la documentación de concurso e informando de su intención de presentar la oferta en el plazo solicitado.

Si no se recibe el mencionado escrito de intencionalidad, se supondrá que el ofertante declina la invitación a ofertar.

  • La Propiedad se reservará el derecho de rechazar, sin justificación, aquellas ofertas que, según su criterio, no cumplen con lo solicitado, son incompletas, no incluyan la totalidad del alcance solicitado de bienes y servicios, no incluyen los medios que se consideren necesarios o se presenten sin atenerse estrictamente a lo solicitado en la documentación de petición de ofertas.
  • Con objeto de evitar que algún Ofertante evite las condiciones del concurso, en cuanto a la existencia de competencia en el proceso, si alguno de ellos, en base a su experiencia, considere necesario o conveniente añadir a la misma cualquier variante referente a mejoras (materiales, cantidades, formas, métodos de ejecución, etc.), no solicitadas expresamente en la documentación de concurso, podrá hacerlo, en tanto en cuanto las adiciones se encuentren recogidas y definidas en su oferta y en carta adjunta a ella.
  • En virtud de actuar dentro de un proceso limpio, competitivo y de igualdad de oportunidades, transcurrido el plazo fijado para la presentación de las ofertas, las que se han recibido, que han de permanecer cerradas y custodiadas, se abrirán todas al mismo tiempo, se sellarán para evitar una manipulación posterior, se levantará Acta de las ofertas recibidas y de su cuantía y se entregarán a los responsables del proyecto. Normalmente, en las empresas existe un órgano encargado de recibir las ofertas y, posteriormente, velar por la adecuada adjudicación. Este órgano se denomina habitualmente (también en la Administración) “Mesa de Contratación”. Las ofertas técnicas podrán ser entregadas para su estudio y comparación a la empresa de Ingeniería (A&E) que actuará en nombre de la Propiedad. Las ofertas económicas solo las estudiará la Propiedad que las tratará de forma confidencial y reservada.
  • Las aclaraciones, tanto técnicas como económicas, que surjan tras el estudio de las ofertas, podrán ser solicitadas por escrito y deberán ser contestadas, también por escrito y en un plazo determinado, por los Ofertantes.
  • Suele ser más habitual y más efectivo para la adecuada y más favorable contratación, el que las aclaraciones se realicen en una reunión, de la cual debe de ser la Propiedad quien levante Acta. La propuesta de Acta debe ser trasladada al Ofertante para que, en un corto plazo, la acepte expresamente o por omisión.
  • Durante sus aclaraciones, los Ofertantes no podrán cambiar su oferta sin causa justificada o sin que el origen del cambio provenga de las propias aclaraciones. En cualquier caso, la Propiedad podrá descalificar las ofertas que hayan sido modificadas o aceptar, en caso contrario, las modificaciones que surjan.

10.4.5.- Negociaciones finales:

  • Estudiadas y aclaradas las ofertas recibidas se debe elegir, entre ellas, las dos o tres mejores, con objeto de proceder a la negociación final con los representantes de ellas, ya que, si solo fuese la aparentemente mejor, podríamos encontrarnos en una situación con mala salida si el ofertante mejor situado, sabiéndose ganador del concurso, adoptase una posición inflexible.
  • Los temas a negociar serían las siguientes:
  1. Excepciones técnicas a la documentación de petición de ofertas indicadas en las ofertas técnicas.
  2. Alcance de Suministro hardware es decir los sistemas, equipos y componentes que se requieren y que las especificaciones técnicas no pueden en su totalidad abarcar o son diferentes a las previstas. Puntos importantes suelen ser la redundancia de equipos, la calidad de los materiales, las dimensiones de componentes, los espacios previstos para accesos y mantenimiento, los límites operativos de los sistemas, etc. Todos estos puntos requieren un estudio técnico preciso del proceso ofrecido, de las implantaciones de equipos, de la ingeniería básica y de la ingeniería de detalle. En particular, debe de negociarse los puntos que estén basado en las hojas de datos técnicos, rellenados por los ofertantes, y de cuyo análisis comparativos se pueden obtener puntos de mejoras de las ofertas. Las diferencias en los datos de las hojas, cuantificarían las penalidades económicas de la comparación.
  3. Alcance de suministro software, es decir el suministro de ingeniería de diseño, de fabricación, de montaje, de suministro, de pruebas y de puesta en marcha. Suele ser interesante y aconsejable, de acuerdo con mi experiencia, negociar temas tales como la entrega de los planos de fabricación y la lista de materiales, que existe siempre reticencias a entregar y permite ser independiente del Contratista en el suministro de componentes de repuesto, una vez se pase a la operación comercial. También suele ser interesante y es aconsejable negociar el Programa de Puntos de Inspección, ya que debe adaptarse al suministro concreto del Ofertante y supone obtener un producto más fiable y de mayor calidad. Para obtener los puntos de negociación en este apartado se debe estudiar los puntos de la oferta de ingeniería, fabricación, construcción, gestión del proyecto, pruebas, repuestos, control de calidad, referencias, etc. De estos apartados pueden salir gran cantidad de temas de negociación que sin conocer las ofertas técnicas es imposible enumerar. Lo que sí es seguro que existirán una multitud de temas a negociar que precisan un estudio profundo de las ofertas y una experiencia técnica destacable. La metodología y sistematización es muy importante en el trabajo y no se debe pasar por alto ningún tema, ya que es el momento de tener el suministro amarrado. Posteriormente a la contratación, cualquier tema no aclarado no va a estar incluido en el precio y supondrá un extra-coste.
  4. Excepciones económicas a la documentación de petición de ofertas indicadas en la parte económica.
  5. Límite de Responsabilidad: la cifra dada en las Condiciones Particulares es de tipo preliminar, ahora, con las ofertas sobre la mesa, es posible afinar algo más con el criterio de que, en caso de incumplimiento, la Propiedad se pueda resarcir con las penalidades procedentes del lucro cesante que le significaría un retraso en la entrega (pérdida de producción total durante el periodo de retraso) y una falta de las plenas características técnicas operativas (capacidad, eficiencia, disponibilidad, fiabilidad y condiciones medioambientales). El retraso en la entrega es fácil de valorar su impacto económico, siendo su límite el límite fijado de penalidad por este concepto. Las capacidades operativas son las de más difícil evaluación, aunque se puede cuantificar sumando las contingencias de proyecto, que se presupuestarían teniendo en cuenta el nivel de desarrollo del proyecto presentado en la oferta y las recomendaciones de EPRI, que se han dado en la parte primera de este libro, más las contingencias del proceso que, según su madurez tecnológica y las recomendaciones de EPRI, deberían aplicar. En resumen, el límite de responsabilidad a negociar sería el valor del límite por retraso en la entrega, a partir del cual se rescindiría el contrato, más las valoraciones que, según EPRI, aplicarían para las contingencias de proyecto y de proceso. La cifra resultante probablemente salga tan alta que el Contratista tratará de evitar.
  6. Plazo de entrega: Se revisarán los plazos parciales ofrecidos, de dudoso cumplimiento por el ofertante, tanto para las actividades como para los sistemas y componentes. De estos plazos se determinarán y fijarán las denominadas fechas críticas que deben de ser de clara y no discutible identificación y su no cumplimiento supondría un impacto muy importante sobre el cumplimiento del plazo final. Un ejemplo de fecha crítica podría ser la finalización de la fundación del equipo más importante, o el izado de la pieza más pesada, o la llegada a obra del equipo de mayores dimensiones o la llegada a obra del equipo de más largo suministro, o la cubrición del edificio principal, etc.
  7. Precios: Se revisarán los precios parciales ofrecidos que parezcan de dudosa credibilidad. Del cruce de estos precios y los plazos se podrán fijar las valoraciones y los condicionantes de pagos. Por ejemplo, al tercio del plazo de entrega, el valor del suministro, de acuerdo con el cuadro de precios, es de un 25 % del total, si ya se le ha fijado el pago inicial en un 10%, podría fijarse este segundo pago en un 15% para adaptarlo al valor del suministro realmente realizado. Lo que pasa es que, la práctica comercial, suele ser adelantar los pagos sobre el valor de lo realizado. No obstante la negociación debe acordar un pago cercano al 15% pero algo en exceso. Las condiciones de pago deben de obtenerse del cuadro de plazos de entrega tanto por actividades como por sistemas y componentes, así, si al tercio del plazo de entrega ha terminado la ingeniería y acabada la fabricación de algún equipo se podrán, ambos hechos, fijar como condiciones de este segundo pago que hemos considerado como ejemplo. No obstante, los condiciones y condicionantes de pago, que hemos indicado en la descripción de las Condiciones Particulares y que son puramente administrativas, son aconsejables mantenerlas.

Se negociará la decisión de la Propiedad de ejercer las opciones de alcance que se hayan solicitado en las Condiciones Particulares y su impacto en las garantías solicitadas. También se fijarán los requerimientos de interfases que plantea el ejercicio de la opción seleccionada, tanto a nivel de la Propiedad como del Contratista, tales como son los datos y actuaciones que se precisan en el desarrollo del proyecto y que deben de ser suministrados por las dos partes.

Se negociará la fórmula de revisión de precios a aplicar tanto en su composición como en su aplicación. En cuanto a su composición, además de procurar de mantener un término fijo del 15%, el peso del término de mano de obra se puede obtener sacando, de los cuadros de precios dados por el Ofertante, el porcentaje, sobre el total, que signifique la ingeniería, más el montaje, más las pruebas y la puesta en marcha, más la parte proporcional, según desglose de precios unitario de obra civil de construcción, y más un porcentaje subjetivo (15-20%) del valor del suministro de materiales. Respecto a otros pesos, se mirarán, entre los equipos incluidos en los cuadros de precios, cuales son los acopios principales necesarios, como pueden ser la chapa de acero, el hilo de cobre, el cemento, etc. y los pesos se determinarán por el valor relativo de los equipos en los mencionados cuadros. A veces, se puede acudir, en cuanto a fórmula de revisión a aplicar, las publicaciones periódicas que sobre sobre este tema existen. En el caso de contratos solo de ingeniería, o de montaje o de consultoría solo se aplicará el factor de mano de obra.

En cuanto a los índices a aplicar es recomendable no acudir a los publicados por asociaciones empresariales y centrarse en índices oficiales de organismos públicos (Instituto Estadística, etc.). El índice cero se debe intentar fijar en el del último mes de validez de la oferta.

Respecto a los precios de los repuestos ofertados se negociarán para mantenerlos válidos hasta que, unas vez subcontratados los equipos, se envíe la lista de repuestos definitivos, momento que conviene  condicionarlo  a uno de los pagos del contrato. Los repuestos denominados estratégicos, es decir aquellos que solo se pueden comprar al Contratista y que son necesarios para mantener la disponibilidad de la planta, sus precios deben negociarse para acordarse una revisión razonable a largo plazo. También se negociarán las posibilidades y precios de estos repuestos estratégicos, en caso de su rehabilitación, así como la alternativa de que no se compren hasta que se necesiten, viniendo obligado el suministrador a mantenerlos en stock.

En el caso de contratos de ingeniería y consultorías, el perfil de pagos se negociará adaptándolo al nº de horas/hombre mensuales y su precio, por categorías, que habrá indicado el Ofertante. También se negociará los conceptos que son considerados como gastos reembolsables.

En el caso de contratos de supervisión y asesoría, se negociará los gastos facturables y las cualificaciones de los especialistas que prestarán los servicios, así como las condiciones de su posible rechazo por la Propiedad y su sustitución por otro aceptable.

Respecto a la práctica de solicitar una bajada en los precios ofertados, la recomendación es que, como norma, no se haga, así como que no se acepten bajas temerarias por iniciativa de los Ofertantes. La solicitud de una bajada y aceptación, aparte de distorsionar el mercado y constituir una imagen de poca seriedad, que le quita credibilidad futura a la Propiedad,  siempre puede ser utilizado  por el Contratista para la justificación posterior de incumplimientos y chantajes de abandono. Los responsables del proyecto deben de evitar que personas no comprometidas posteriormente, actúen en el proyecto, puntualmente, en beneficio de un mal entendido prestigio personal (unidades de compra de la empresa) o como pago de favores de naturaleza política (alta dirección). Apretar a los Ofertantes en el alcance y en las condiciones es también dinero, suele aceptarse voluntariamente, no queda señalado el que acepta y no puede ser, posteriormente, justificación de incumplimientos y chantajes. Cuando, políticamente (por ejemplo a una empresa del mismo grupo empresarial), a un Ofertante se le otorga algún tipo de opción económica para conseguir el concurso, debe ser a petición suya, una vez negociado y a título de tanteo, es decir, sin tener en cuenta el resto de factores económicos, se le podría comunicar la cifra ofertada por la competencia. En cualquier caso, sería una situación a la que se llegaría no de forma habitual.

8.  Sobre el tema Garantías de Tipo General, suelen ser asunto de negociación su duración, que se debe intentar que abarque dos años frente al Ofertante que intentará que se quede en un año, aunque es fácil conseguir los dos años, ya que es algo que se traslada o se piensa que se puede trasladar fácilmente al subcontratista.

Otro tema de negociación suele ser el número de veces que la garantía cubriría, por un tiempo igual al inicial, el caso de fallo de un equipo o componente. La Propiedad buscará que no tenga límites, tantas veces como falle, y el Ofertante, con objeto de limitar el riesgo, procurará que no supere los tres/cuatro fallos. Si la Propiedad no consigue su objetivo, al menos debe de arrancar del Ofertante que, “sine die”, mantenga su apoyo técnico hasta la resolución del problema que origina el fallo.

Por último, puede haber componentes críticos del suministro (por ejemplo los álabes de una turbina de gas) que están diseñados para solamente soportar un número de horas. En ese caso, la garantía particular de esos componentes debe cubrir un número de horas determinados, debe incluir el número de las recuperaciones posibles de esos componentes y las horas de los componentes recuperados.

9. Sobre el tema de las Garantías Operativas (capacidad, eficiencia, disponibilidad, fiabilidad), aparte de los valores de penalidad y los límites para incurrir en causa de rescisión del contrato, suele plantear tema de negociación el momento y la forma de hacer las pruebas, los procedimientos de pruebas y los cálculos finales.

10. Los Retrasos en la Entrega suelen presentar discrepancias en cuanto a los valores de penalidad y el límite para incurrir en causa de rescisión del contrato así como en cuanto a la posibilidad de crear un periodo de carencia en la aplicación de la penalidad, a pesar de incurrir retrasos.

11. La fase de negociación final acabaría con la firma del convenio o acuerdos finales, cuyo contenido hemos detallado en las Condiciones Particulares, por la Propiedad y por los dos Ofertantes mejor situados.

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