ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE CONSTRUCCION Y MONTAJES

10.13.- Administración de contratos de servicios de construcción y montajes y sus aspectos prácticos:

10.13.1.- Introducción:

  • El objeto de este capítulo es el establecer las normas generales y procedimientos para la ejecución de las distintas actividades del Contratista en su relación con la Propiedad a fin de conseguir una administración ordenada del contrato. Los procedimientos, previa aprobación del Contratista, podrán ser modificados durante el desarrollo del contrato para cubrir actividades no tenidas en cuenta o mejorar las aquí indicadas.

  10.13.2.-  Organización del Contratista.

  • Será la descrita en la documentación de la oferta contractual, incluyendo:
    • Actividades y funciones que abarca el Contrato así como la definición y asignación de puestos y dependencias, mediante un organigrama en donde quedarán claramente expuestos los centros de actividades, sus funciones y sus interrelaciones.
    • Esquema de la integración de la organización de la obra con la general del Contratista, mediante un organigrama.
    • Organización de control de calidad de las prefabricaciones, montajes y construcción.
    • Organización de la obra mediante organigrama, croquis y diagramas explicativos.

10.13.3.- Informe sobre el desarrollo del contrato.

  • Mensualmente, el Contratista preparará un informe sobre el desarrollo del contrato, en el que se incluirá:
  • Situación de las etapas del contrato (acopios, fabricaciones, envíos y transporte, construcción y montaje en sus distintas actividades, pruebas y ensayos y personal y maquinaria utilizados.
  • Programa mensual con indicación de medios.
  • Relación de la información solicitada por el Contratista que están retrasando o pueda retrasar el desarrollo de los trabajos.
  • Descripción problemas que puedan afectar a los plazos.
  • Correspondencia recibida por el Contratista, con indicación expresa de las cartas no contestadas y su justificación.

La distribución de los informes será según se indique en las Condiciones Particulares.

  • A efectos prácticos, es aplicable lo indicado en el capítulo anterior sobre los informes mensuales de desarrollo del suministro.

10.13.4.- Correspondencia y reuniones:

  • Será aplicable lo indicado para estos temas en el apartado correspondiente a suministro de equipos.

10.13.5.- Contratos y ofertas:

  • Será aplicable lo indicado para estos temas en la parte correspondiente de gestión.

10.13.6.- Envíos:

  • Será aplicable lo indicado para estos temas en la parte de suministro de equipos. Los avisos de expedición y albaranes se enviarán según se indique en las Condiciones Particulares.

10.13.7.- Construcción y Control de Calidad:

  • Será aplicable lo indicado para estos temas en la parte de gestión de construcción y montaje (capítulo 10.10). De todos los protocolos de recepción, pruebas y ensayos así como del Programa de Control de Calidad e informe final se enviarán las copias que se indiquen en las Condiciones Particulares.

10.13.8.- Subcontratistas:

  • El Contratista notificará, con todo detalle, las partes o componentes que piense subcontratar comunicando por escrito los posibles subcontratistas.
  • La Propiedad aprobará o comentará la lista de subcontratistas pudiendo rechazar a los que considere inadecuados.
  • El Contratista será el exclusivo responsable de los trabajos realizados por sus subcontratistas, debiendo realizar las oportunas inspecciones, seguimiento y activación de los mismos.
  • El Contratista obtendrá de sus subcontratistas iguales condiciones que la Propiedad les exige a él mismo en el contrato.
  • La Propiedad podrá solicitar la entrega de copias de las condiciones técnicas de los contratos entre Contratistas y subcontratistas.
  • A efectos prácticos, es aplicable lo indicado en las condiciones legales aplicables a contratos en cuanto a subcontrataciones (punto 10.5.1)

10.13.9.- Abonos y cargos:

  • Todos los pagos se regirán por lo descrito en el capítulo 10.10 de este documento.
  • Todos los abonos y cargos que procedan se harán constar en la certificación mensual realizado por la dirección de obra de la Propiedad tal como se indica en el capítulo 10.10 de este documento.
  • La Propiedad hará los pagos por trasferencia bancaria, debiendo comunicar el Contratista la dirección y nº de su cuenta en el banco deseado.

10.13.10.- Modificaciones contractuales:

  • Cuando en el desarrollo del contrato, bien por solicitud expresa de la Propiedad, o como consecuencia de cambios en la documentación, sea necesario introducir alguna modificación en el objeto de contrato, el Contratista remitirá a la Propiedad carta incluyendo los cambios a efectuar, las razones de los mismos con mención expresa de la carta o comentarios que los motivan y la variación de precios si existiese. En el escrito se incluirá la fecha en que la aprobación del cambio ha de ser recibida por el Contratista, para no afectar a las entregas.
  • La Propiedad, al recibo del mencionado escrito, contestará al Contratista, y en caso de aceptación le enviará la correspondiente Modificación Contractual, que deberá ser devuelta a la Propiedad, debidamente firmada, y quedará incorporada al contrato como apéndice.

10.13.11.- Revisión de precios, penalidades y premios:

O

  • Estos asuntos se atendrán a lo indicado en el capítulo 10.10 de este documento.

10.13.12.- Recepción Provisional:

  • Una vez terminada la obra, el Contratista, mediante escrito referenciado, comunicará a la Propiedad la finalización de la misma.
  • La Propiedad practicará la inspección de toda la obra, comprobando si se encuentra en estado de prestar, efectivamente, el servicio para el cual está destinado.
  • Si la Propiedad, una vez finalizada la inspección, no aceptara los trabajos, en todo o en parte, lo comunicará al Contratista por escrito indicándole los defectos que deberán ser subsanados y el plazo para realizarlos.
  • En tanto en cuanto los efectos no sean subsanados, no se extenderá el Acta de Recepción Provisional.
  • En todo caso, la Recepción estará supeditada a la entrega del Informe Final de Control de Calidad y la aprobación del mismo por la Propiedad.
  • El Acta de Recepción Provisional se extenderá pudiendo utilizar el modelo incluido seguidamente:

“ Reunidos de una parte…………………………representada por……ON PROVISIONAL……………… Jefe de obra y de otra parte la Propiedad, representada por su Director de Obra en la Planta…………,

Acuerdan:

 

Que finalizado los trabajos de………………………, contratados a la empresa…………………………y una vez comprobado la calidad de los mismos, el correcto funcionamiento actual de la obra ejecutada, y el Informe final de Control de Calidad entregado, se procede, según dispone el contrato, a la recepción provisional de la obra contratada.

 

Este documento tendrá validez hasta la firma del Acta de Recepción Definitiva.

 

………. a ……………de …………….de 20..

 

 

 

 

Fdo. Por el Contratista                                        Fdo. Por la Propiedad.”

 

  • A efectos prácticos, se tendrá en cuenta en el capítulo 10.10 respecto a Penalidades, Recepción Provisional y definitiva y Modificaciones contractuales

10.13.13.- Plazo de garantía:

  • A partir de la fecha del Acta de Recepción Provisional habrá un plazo de garantía de 12 meses o el indicado en las Condiciones Particulares, durante el cual el Contratista, a requerimiento de la Propiedad, deberá realizar los trabajos correspondientes de reparación de cualquier defecto de la obra realizada.
  • Todos estos trabajos serán efectuados por el Contratista a sus expensas si la Propiedad estimase que los defectos se deben al uso de materiales o mano de obra en desacuerdo con el contrato o negligencia del Contratista en la observancia de las obligaciones implícitas del contrato.
  • Si dentro de un plazo no superior a 5 días siguientes al aviso de la Propiedad, el Contratista no hubiera procedido a ejecutar los trabajos ordenados, La Propiedad podrá, sin previo aviso, ejecutar los trabajos o hacer los arreglos necesarios para terminar la obra de manera satisfactoria. El coste de estos trabajos serán de cuenta del Contratista, y la Propiedad se reintegrará de su importe con la fianza depositada sin perjuicio de las acciones legales que le pudieran corresponder, en el caso de que la fianza no bastase para abonar el coste de los trabajos que no pudieron ser recibidos.

10.13.14.- Acta de Recepción Definitiva:

  • Transcurrido el periodo de garantía indicado en el Acta de Recepción Provisional, el Contratista solicitará por escrito que le sea extendida el Acta de Recepción Definitiva. Al recibir la Propiedad esta comunicación, procederá a la confección de la citada Acta, siempre que no existiera por su parte ninguna reclamación pendiente de cumplimentar por el Contratista.
  • Mediante la firma del Acta de Recepción Definitiva, las partes dan por cumplimentados todos los requisitos del contrato y por satisfecho todos sus derechos y obligaciones, comprometiéndose a no ejercer acción alguna posteriormente sobre el contrato.
  • Con el acta de Recepción definitiva, la Propiedad pondrá en marcha el proceso de extinción del contrato.
  • Para extender el Acta de Recepción Definitiva se podrá utilizar el modelo incluido seguidamente:

“ En …..a …de…… de 20.., se subscribe el presente documento de Recepción Definitiva y Liquidación Económica.

 

Concurren:

 

De una parte………. (la Propiedad), con domicilio en………………representada por…………

 

Y, por otra parte, (el Contratista)…………………………………….., con domicilio en……………………representada por ………su……..

 

Reconociéndose todos en plena capacidad jurídica en el concepto y representación en el que intervienen,

 

Exponen:

 

Que con fecha…………………, la propiedad contrató con…………. La realización de los trabajos correspondientes a la………., abarcando los siguientes trabajos: ………………………………………..

 

Que con fecha………………el Contratista ……………concluyó los citados trabajos, suscribiéndose la correspondiente Acta de Recepción Provisional.

 

Que transcurrido el periodo de garantía contractual para los trabajos realizados por el Contratista……………., y una vez comprobada la calidad de los mismos y el correcto funcionamiento actual de la obra ejecutada, se procede, según dispone la documentación contractual, a  recepción definitiva.

 

 

                 Por el Contratista                                        Por la Propiedad”

10.13.15.- Extinción del Contrato:

  • Establecida el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad procederá a remitirla al Contratista junto con un escrito de cierre del contrato, en el que se indicará la liquidación económica que se acuerde, si procede, y debe quedar reflejada en la referida Acta de Recepción Definitiva. Simultáneamente, se procederá a los abonos o cargos y devolución del Aval Bancario que corresponda.

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ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SUMINISTROS DE EQUIPOS

10.12.- Administración de Contratos de suministros de equipos y sus aspectos prácticos:

10.12.1.- General.

  • Vamos a tratar las prácticas habituales de administrar contratos de suministro, CIF o FOB, de equipos, materiales y plantas, cuyo esquema y contenido ya hemos desarrollado en este libro y cuyo alcance, en cuanto a montaje, pruebas y puesta en marcha, le corresponde a otro diferente Contratista.

10.12.2.- Coordinador del suministro:

  • Dentro de los 15 días del establecimiento del contrato, el Contratista comunicará fehacientemente a la Propiedad el nombre de la persona de su organización que asumirá las funciones de Coordinador del suministro, que es el equivalente al Director del Proyecto del Suministrador. También se indicará su dirección postal, correo electrónico, teléfono, así como la referencia interna que cubre el contrato dentro de su organización. A veces, el primer pago está condicionado al nombramiento del Coordinador
  • La función del Coordinador del suministro será coordinar los distintos grupos o unidades de trabajo del Contratista que pueden tener relación con el suministro de que se trata. El Coordinador será el único interlocutor del Contratista con la Propiedad y sus representantes en todos los asuntos relativos al suministro, tanto técnicos como comerciales y de programación.
  • El Coordinador del suministro será la única persona a cuya atención dirigirán La Propiedad o sus representantes toda la documentación derivada del suministro. El Coordinador estará obligatoriamente ubicado en las factorías del Contratista, en estrecho contacto con los departamentos de ingeniería, acopios, compras, fabricación, control de calidad y control de producción.
  • Como funciones específicas y concretas del Coordinador se señalan las siguientes:
    • Emisión y supervisión de toda la documentación del suministro.
    • Confección, seguimiento y actualización del Programa del suministro.
    • Supervisión del control de calidad.
    • Coordinar las listas de despiece, avisos de disponibilidad y albaranes, cuidando muy especialmente de que toda la información sea completa, exacta y enviada en el oportuno momento.
    • Coordinación, programación y seguimiento de envíos.
    • Coordinación y supervisión de los Supervisores de montaje.
    • Supervisión de la garantía contractual.
    • Administración del contrato.
  • La Propiedad se reserva el derecho de recusar la persona elegida por el Contratista si no desempeñara correctamente las funciones establecidas. El Contratista queda obligado a sustituir a dicha persona por otra más idónea en el plazo máximo de 10 días a partir de la fecha en la que la Propiedad comunicara la recusación mencionada.
  • La misión y funciones del Coordinador se darán por terminadas cuando se firme el Acta de Recepción Definitiva.
  • A efectos prácticos, es esencial señalar la importancia de esta figura, ya que el éxito del suministro descansa en esta persona, cuya formación debe de ir más allá del simple administrador de carácter comercial, ya que su capacitación técnica puede resultar esencial en ciertos momentos.

10.12.3.- Correspondencia:

  • Todos los documentos emitidos por el Contratista, deberán ir siempre acompañado del correspondiente escrito de cobertura.
  • Todos los escritos y documentos deberán enviarse a las direcciones, referencias y en la forma indicada en las Condiciones Particulares. Estos escritos deberán indicar, en un sitio claramente visible la denominación del Proyecto y el asunto de que se trate así como la distribución completa del propio escrito y adjuntos.
  • Con objeto de facilitar el archivo y contestación de los escritos, el Contratista cuidará de no tratar más de un asunto por escrito. Los escritos incluirán referencia del nº de contrato y nº de archivo de la Propiedad. Otros escritos tales como correos electrónicos, telex o telegramas serán objeto de confirmación posterior por correo normal, deberán llevar la palabra confirmación y llevarán referenciado el nº de orden.
  • Las conversaciones telefónicas entre las partes, que impliquen asunción de responsabilidades o compromisos formales, deberán ser confirmado mediante escrito con numeración y con la referencia a que se trata de una confirmación.
  • Los escritos que requieren contestación deberán llevar, en el caso de que sea necesario, una indicación de cuando debe ser aquella recibida desde el destinatario, el cual, en caso de no poder cumplir la fecha requerida, lo notificará razonadamente al remitente tan pronto como sea posible y nunca más tarde de una semana desde su recepción.
  • Se evitará solicitar acciones a un receptor que no sea quien recibe el original de la comunicación.
  • Cuando se trate de escritos originados en contestación a una comunicación anterior, deberá hacerse siempre con referencia al hecho que origina la contestación.

10.12.4.- Reuniones:

  • Con la periodicidad necesaria se verificarán reuniones que servirán para definir el estado del suministro y discutir las cuestiones que surjan en el desarrollo del mismo.
  • Las reuniones podrán ser convocadas por cualquiera de las partes relacionadas con el suministro, previa aprobación de la Propiedad. La organización que convoque la reunión emitirá previamente una agenda en la que se incluirá el asunta o asuntos a tratar, la fecha, la hora y el lugar en que aquella vaya celebrarse.
  • Una vez efectuada la reunión, la organización que la convocó será responsable de la emisión de las actas, en las cuales debe de figurar al menos:
    • Motivos de la reunión.
    • Participación en la misma.
    • Temas tratados.
    • Lugar, fecha y hora de la reunión.
    • Conclusiones adoptadas.
    • Acciones a tomar, con indicación de responsables de ellas.

Las actas darán carácter oficial a lo tratado e informarán de los acuerdos adoptados y de las acciones a tomar.

A efectos prácticos, conviene que sea la Propiedad quien redacte todas las actas, ya que, quien escribe, tiene la ventaja de oficializar y hacer notar, más fácilmente, sus puntos de vistas.

  • La edición y distribución de las actas deben hacerse dentro de los dos días siguientes a su celebración. Las actas serán remitidas a todas las organizaciones participantes, las cuales, en el plazo máximo de dos días desde su recepción, deberán revisarlas e indicar cualquier error u omisión que hayan podido detectar.

10.12.5.- Programa Desarrollado de Suministro:

  • En el contrato se incluirá un calendario del suministro en el que se determinan las fechas en torno a los cuales deben estructurarse la entrega de la documentación y los equipos objeto del suministro.
  • En el plazo de seis semanas desde la firma del contrato, el Contratista enviará un programa desarrollado de suministro en el impreso normalizado, cuyo modelo se adjunta , que se le facilitará para este objeto y que incluirá las siguientes actividades:
    • Emisión planos para aprobación.
    • Recepción de planos para aprobación.
    • Envío del Manual de Instrucciones.
    • Envío de la lista de componentes.
    • Envío de la lista y planos de montaje.
    • Envío de sub-pedidos y acopios de materiales.
    • Construcción de cada uno de los componentes del equipo, con indicación del lugar donde será construido y nombre del fabricante.
    • Presentación del equipo en taller.
    • Entrega del equipo y/o materiales.
    • Envío al emplazamiento.

Al confeccionarse el programa desarrollado de suministro, el Contratista respetará las fechas del calendario contractual.

  • Cada programa será actualizado mensualmente por el Contratista, que procurará mantener las fechas programados por todos los medios a su alcance. Cuando alguna de las actividades sufre algún retraso, se justificará debidamente con objeto de que la Propiedad pueda estudiar las repercusiones de estos retrasos, sin perjuicio de las acciones o decisiones que pueda tomar la Propiedad y definidas en la documentación contractual.
  • Los suministros complejos pueden exigir sustituir el Programa Desarrollado de Suministro definido por otro tipo PERT.
  • A efectos prácticos, hay que señalar que este documento es muy importante para tener, la Propiedad y el propio Contratista, controlada la fabricación. Tan es así, que suele considerarse, su primera edición, como condicionante de algún pago y, el resto de las ediciones, como justificación de retraso de pagos. Estos programas deberán ser consolidados con los enviados por otros Contratistas y, así, confeccionar el programa del proyecto y detectar retrasos que vayan afectar a la fecha final del proyecto.

10.12.6.- Informe sobre el desarrollo del suministro:

  • El Contratista preparará, mensualmente, un informe sobre el desarrollo del suministro que incluirá, entre otros, los siguientes conceptos:
    • Revisión de Programa Desarrollado de Suministro.
    • Copia de Programa de planos y documentación de ingeniería.
    • Comentarios a los Programas con justificación de los retrasos.
    • Correspondencia recibida con indicación de las no contestadas y su justificación.
    • Correspondencia pendiente de contestación indicando si afecta al desarrollo del suministro.
    • Estado de los acopios.
    • Estado de la fabricación.
    • Relación de pruebas, controles y ensayos efectuados en el mes y al origen.
    • Descripción de los problemas que puedan afectar a las entregas.
    • Resumen de la administración del suministro.
  • La edición del informe mensual se deberá hacer obligatoriamente antes de día 7 de cada mes natural. La Propiedad considera de suma importancia la trasmisión puntual y completa de la información mencionada aquí y se reserva el derecho de arbitrar los procedimientos que considere oportunos para obtener del Contratista el cumplimiento de estos extremos.
  • Estos informes le permitirán al Director del Proyecto preparar el correspondiente informe mensual de la totalidad del proyecto y así llevarlo controlado. No hay mejor herramienta que obligarse a revisar, a través de un informe, la situación de un proyecto. El informe del proyecto, aparte de los suministros, debe de contar con el informe de la obra y una tentativa de su índice la hemos descrito en la parte de Desarrollo del Proyecto en este libro.

10.12.7.- Informes sobre pruebas y ensayos:

  • El Contratista levantará acta de cada uno de los controles, ensayos y pruebas que se realicen, sean o no sean presenciados estos por los inspectores de la Propiedad y enviará los ejemplares correspondientes que se indiquen en las Condiciones Particulares.
  • El envío de los ejemplares mencionados será independiente de los que deben de coleccionarse y remitirse en el informe final de Control de Calidad.

10.12.8.- Facturación:

  • La obligación de pago por parte de la Propiedad al Contratista no surgirá en tanto no reciba de éste la correspondiente factura.
  • Las facturas establecidas por el Contratista se enviarán en nº de copias indicado en las Condiciones Particulares e incluirán claramente el nombre del proyecto y número de contrato al que se refieren.
  • Los pagos los realizará la Propiedad siempre por transferencia bancaria a la cuenta indicada por el Contratista.
  • Los pagos anteriores a la entrega del material objeto del contrato se considerarán anticipos a buena cuenta. Estos pagos se entienden siempre referidos al total del contrato.

En las facturas correspondientes al pago de anticipos debe figurar el número de orden del pago, el concepto del mismo e importe del IVA correspondiente a la cantidad facturada. Las facturas deberán ir siempre acompañadas de un escrito del Contratista en el que éste acredite con fechas y referencias haber satisfecho las exigencias y condicionantes anotados en el contrato y que son necesarias para que la Propiedad esté obligada a realizar el pago.

  • Los pagos contra entrega de material se entienden referidos a cada partida desglosada en el cuadro de precios del contrato. Las facturas contra entrega de material se consideran facturas principales en el suministro, acreditativas, a efectos internos y externos, de haberse realizado la relación contractual entre ambas partes en los términos expresados en la misma. Por ello, en dichas facturas debe de hacerse constar, además de los términos ordinarios de Contratista, Propiedad, fecha de la misma, etc. , los siguientes puntos, cuya omisión total o parcial pueden dar origen a la no aceptación de esta por parte de la Propiedad y devolución consiguiente al Contratista y con el desplazamiento en la fecha a partir de la cual comienzan a contarse los días previstos en el contrato para el pago de la misma:
  • Nº de contrato de la Propiedad.
  • Nº de la partida del cuadro de precios del contrato.
  • Objeto de la factura; este debe de ser siempre una o más partidas del cuadro de precios, expresadas por separado.
  • Precio unitario, si lo hubiera, e importe total de cada partida. Este importe debe de corresponderse con el equivalente del cuadro de precios de tal forma que cada partida de dicho cuadro sea objeto de una sola facturación por el valor total del mismo.
  • Impuesto de Valor Añadido correspondiente a la totalidad del suministro.
  • Importe bruto de la factura.
  • Deducciones de pagos ya efectuados relativos a anticipos a buena cuenta, con expresión del número y fecha de las facturas correspondientes, concepto de los mismos, importe global e importe a aplicar a la presente factura.
  • Deducción del % que se retiene contractualmente hasta la expiración del plazo de garantía.
  • Importe neto a pagar.

Para la realización de este pago, cuenta la Propiedad con el nº de días que figura en el contrato a contar desde la fecha en que la factura del Contratista entra en el Registro de la Propiedad, sin que dicha fecha de factura pueda ser nunca anterior a la fecha de entrega contractual.

  • Para la cumplimentación por parte de la Propiedad del pago correspondiente al X % del precio total más las ampliaciones, acordado en contrato, retenido hasta el final del periodo de garantía, es preciso que el Contratista curse factura correspondiente a este pago, bien al finalizar el periodo de garantía, bien en cualquier otro momento anterior siempre que en ese caso acompañe a la factura el Aval Bancario y copia del Acta de Recepción Definitiva.
  • El pago del 100-X % del total de las ampliaciones del contrato se realizará por la Propiedad contra entrega de factura del Contratista en la que se hagan constar con suficiente detalle las ampliaciones objeto de la misma, con fechas y referencias, importe de cada una de ellas e IVA correspondiente a las cantidades expresadas. Dentro de la factura se distinguirá el importe total y el 100-X %, importe neto por el que debe de extenderse la factura mencionada. Esta factura no podrá ponerse en circulación por el Contratista mientras no esté extendida el Acta de Recepción Provisional.
  • Las modificaciones del contrato que supongan una reducción del objeto del mismo o un menor valor de alguna de sus partidas se regularizarán, en cuanto a la situación de pagos se refiere, de la siguiente manera:
    • Si el primer pago siguiente a la modificación en cuestión fuera un anticipo, el Contratista procederá a descontar en la factura correspondiente al mismo las cantidades pagadas en exceso hasta el momento anterior a dicho pago.
    • Si el primer pago siguiente a la modificación de que se trate fuera por entrega de material, el Contratista procederá a descontar las cantidades pagadas en exceso hasta el momento anterior a dicho pago en la factura correspondiente a la partida del cuadro de precios en que se haya hecho la modificación.
  • La Propiedad podrá descontar al Contratista en el primer pago que realice, sea por este contrato o por cualquier otro que con el Contratista tenga establecido, los cargos que se produzcan contra este por trabajos realizados en obra directamente por la Propiedad o algunos de sus contratistas, relativos a modificaciones, reparaciones o trabajos que sean a cargo del Contratista de acuerdo con lo indicado en el contrato.

Con independencia, pero simultáneamente, a iniciar el procedimiento interno de cargo, la Propiedad comunicará al Contratista el detalle del mismo, pudiendo éste solicitar las aclaraciones o reclamaciones que considere oportunas. Los cargos no reclamados en el plazo de 60 días a partir de la carta de comunicación por la Propiedad serán considerados firmes y no sujetos a acción o reclamación posterior alguna por parte del Contratista.

  • Un modelo de comunicación de cargos a suministradores podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

Muy Sres. nuestros:

 

Con la presente y para el suministro del contrato de referencia, les confirmamos el importe del cargo que en su día les comunicamos y que a continuación reseñamos:

 

Clave suministrador: ……

Comunicación deficiencia de fecha…..  y Ref.    ………

Nº de cargo: ………

Importe del cargo: ………..

Importe cargos anteriores: ……..

Importe total de cargos hasta la fecha: ……..

Descripción de los justificantes y observaciones: ……………………………………………………………………………………..

 

En espera de sus noticias, atentamente les saludamos,”

 

10.12.9.- Revisión de precios:

  • El Contratista, una vez que disponga del Acta de Recepción Provisional, procederá a enviar su factura de revisión de precios en los casos de que proceda.
  • La citada factura de revisión deberá ser acompañada de los cálculos oportunos justificativos del valor obtenido e incluirá obligatoriamente fotocopias de las hojas de las publicaciones en donde pueda comprobarse el valor de los índices, tanto de los momentos cero como para los momentos finales. La fórmula de revisión aplicable será la indicada en el contrato.

10.12.10.- Acta de Recepción Definitiva:

  • Transcurrido el periodo de garantía en el Acta de Recepción Provisional, el Contratista solicitará por escrito a la Propiedad el Acta de Recepción Definitiva.
  • Al recibir la comunicación, la Propiedad procederá a la confección de la citada Acta, siempre que no existiera por su parte ninguna reclamación pendiente de cumplimiento.
  • En el Acta de Recepción Definitiva se hará constar el nombre del Contratista, las referencias contractuales y el objeto del contrato, mencionando que las partes dan por cumplimentados todos los requisitos del contrato y por satisfechos todos sus derechos y obligaciones, comprometiéndose a no ejercer acción alguna posteriormente sobre el contrato.
  • Con el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad pondrá en marcha el proceso de extinción del contrato.
  • Un modelo de Acta de Recepción Definitiva podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

En …………. a día…..de………de 20…

 

  1. ………………. Como…………….. del Proyecto……………, en representación de …………….(la Propiedad) y D. ………………., en representación de……………………………………

 

Certifican que transcurrido el periodo de garantía en la presente fecha han quedado cumplida por ambas partes todos los requisitos y compromisos del contrato referenciado, quedando así satisfechos todos sus derechos y obligaciones, extendiendo como conformidad la presente:

 

                            ACTA DE RECEPCIÓN DEFINITIVA

 

Comprometiéndose con ella a no ejercer acción alguna posteriormente a esta fecha, sobre el citado contrato

 

 

 

Firmado por el Suministrador,                           Firmado por la Propiedad,”

 

  • A efectos prácticos, la emisión del Acta de Recepción Definitiva suele presentar la problemática de no existir persona interesada en extenderla, dentro de la organización de la Propiedad, de hecho, se emiten pocas y lo que ocurre es que, a petición del Contratista, se procede únicamente a devolver el Aval Bancario. En el momento de tener que extender el Acta, el equipo está ya en operación comercial bajo la responsabilidad del departamento de producción. El Director del Proyecto, por un lado, se encuentra sin capacidad de decisión y, por otro lado, no le agrada comprometerse sobre algo que no controla y que, además, puede fallar. Si se le preguntase al departamento de producción, claramente sus intereses le van a empujar a no recepcionar  definitivamente nunca ninguna obra o suministro. El tema se suele resolver de la forma indicada, se devuelve el aval pero no se extiende el Acta de Recepción Definitiva

10.12.11.- Penalidades:

  • La penalidad por retraso en la entrega será establecida por la Propiedad para cada una de las partidas del Cuadro de Precios al completarse la entrega del material correspondiente.
  • Una vez establecido la penalidad, la Propiedad comunicará el detalle de la misma al Contratista, que dispondrá de un plazo de 60 días para hacer las reclamaciones pertinentes en el caso de disconformidad con la misma.
  • El descuento de la penalidad se hará del importe de la factura contra entrega del material correspondiente a la partida del cuadro de precios entregada con retraso. Este descuento se hará en forma tal que no retrase el pago de dicha factura, por lo que en el caso de reclamación del Contratista sea aceptada total o parcialmente por parte de la Propiedad, ésta procederá a hacer el abono de la cantidad aceptada en forma independiente.
  • A efectos prácticos, el cobro de penalidades suele ser poco frecuente, salvo que el daño a la Propiedad sea fragrante. Es muy común y fácil justificar los retrasos por causas ajenas al Contratista y, para la Propiedad, como ya hemos desarrollado, el contrato no es un fin en sí mismo sino un medio para conseguir una instalación que funcione correctamente. El suministro es algo que queda para prestar un servicio importante a la Propiedad, si,  a causa de una penalidad, posteriormente, el Contratista no te socorre ante una avería que cree una fuerte indisponibilidad, el cobro de la penalidad no compensa la pérdida de producción o de futuros servicios. A veces, el daño por retrasos puede significar tal lucro cesante, que, el propio Contratista, no discute al aplicación de lo que entiende es una justa penalidad.

10.12.12.- Modificaciones contractuales:

  • Cuando en el desarrollo del suministro, bien por solicitud expresa de la Propiedad o como consecuencia de la revisión de la revisión y aprobación de planos del Contratista, sea necesario introducir alguna variación en el objeto del suministro, el Contratista remitirá un escrito conteniendo:
    • Una descripción técnica, precisa y completa del alcance de la modificación.
    • El importe de la modificación solicitada.
    • El plazo de entrega.
  • La Propiedad, al recibo del mencionado escrito, contestará al Contratista y en caso de aceptación, le enviará la correspondiente modificación contractual, que deberá ser devuelta a la Propiedad debidamente firmada y quedará incorporada al contrato como apéndice. Un modelo de Modificación Contractual es el incluido seguidamente:

“En relación con el contrato nº……….. de …………..les comunicamos que, conforme se establece en el mismo, y, en particular, en el documento de Condiciones Generales de Suministro de equipos, se ha decidido ejercitar el derecho a variar el alcance del contrato formulándoles en este sentido nuestra

 

MODIFICACION CONTRACTUAL Nº……………………

 

Con el siguiente alcance:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Esta modificación supone la siguiente variación de precios:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Igualmente el plazo de entrega se altera de forma siguiente:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Otrasaclaraciones:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Quedando por lo demás totalmente válidas y vigentes todas las demás circunstancias y condiciones del contrato, en prueba de conformidad por ambas partes, firman la presente:

 

En…………… a día…..  de …………….20…

 

Firmado por la Propiedad,                                Firmado por la Propiedad,”

 

 

 

Importe modificación nº…

Importe modificaciones anteriores…

Importe total de modificaciones…..

Importe del contrato………

Total actualizado………..

  • A efectos prácticos, las modificaciones contractuales, modificados, sobrecostes, extras, u cualquier otra forma de llamar las desviaciones en el presupuesto de un contrato es algo con lo que un Director de un Proyecto tiene que lidiar inexorablemente. Los Contratistas viven del resultado económico de las obras que realicen y, aunque para la Propiedad, su objetivo es conseguir una planta funcionando eficazmente, también tiene que conseguirlo sin desviaciones importantes en el precio, ya que la rentabilidad de la inversión puede llegar a ser la prevista. La forma de conseguir el objetivo económico, debe estar basado en un buen contrato muy bien cerrado y con un alcance de suministro minucioso y soportado por un proyecto detallado. No obstante, las contingencias de proyecto y proceso son inevitables. No es admisible el chantaje de parar el suministro si no se aceptan las reclamaciones económicas. En caso de hacer esto el Contratista, es preferible buscar una alternativa con otro suministrador y resolver el contrato, antes de aceptar la situación que puede volverse a producir una y otra vez: Si el Contratista es una empresa seria y con prestigio y la Propiedad es un comprador habitual, el chantaje no se suele producirse. La idea de pagar o negociar las modificaciones al final del suministro es lo mejor que se puede hacer, ya que no es eficaz provocar discusiones que puedan afectar al normal desarrollo del contrato.

10.12.13.- Supervisores de montaje:

  • La solicitud de supervisores de montaje por parte de la Propiedad para los equipos del Contratista, se hará mediante el envío a éste de un impreso normalizado que deberá devolver a la Propiedad con la indicación de las condiciones económicas de la prestación y la aceptación de las restantes condiciones que para la realización de los trabajos considere la Propiedad oportuno establecer.
  • El Contratista es el único responsable del conocimiento y buen cumplimiento de las condiciones de la Propiedad para sus supervisores.
  • La facturación por los servicios de los supervisores del Contratista se hará a cargo de este mismo contrato, adjuntando a las facturas los partes horarios del personal, debidamente aceptados y referenciados por la Propiedad, requisito sin el cual no se hará efectiva ninguna factura.
  • A efectos prácticos, la contratación de supervisores suele estar justificado cuando el Contratista suministra, sin incluir el transporte, el montaje y las pruebas y puesta en marcha, de un conjunto de sistemas, equipos y componentes que constituyen, en su conjunto, un proceso determinado del que se solicitan garantías operativas. Esta decisión de división del alcance, con garantías operativas, suele estar justificado por ahorro en la inversión, aunque implique una mayor complicación y coordinación. Por ello, la calidad y profesionalidad de los supervisores es algo a tener muy en cuenta.

Hoy día, con la tendencia a contratar “llave en mano”, la figura del supervisor es algo un poco en desuso, aunque esté perfectamente justificado por el ahorro que implica.

10.12.14.- Extinción del contrato:

  • Establecida el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad procederá a remitir al Contratista un escrito de cierre del contrato en el que se indicará la liquidación económica correspondiente acordada. Simultáneamente, se procederá a los abonos o cargos y devolución del Aval Bancario que procedan.

GESTION DE LA FASE DE MONTAJE DE EQUIPOS.

10.11.- Gestión de la fase de Montaje en un suministro de equipos:

10.11.1.- General:

  • Nos referimos a la gestión de un contrato de suministros CIF o FOB de equipos, en donde el Montaje es por otros suministradores  subcontratados por la Propiedad.
  • La documentación de la fase de montaje ya la hemos definido y desarrollado en la parte primera de este libro, siendo el documento más importante el Manual de Instrucciones, en donde deben de figurar aquellas normas e instrucciones que se necesiten para el montaje y desmontaje de los equipos así como una lista de herramientas o útiles especiales que serán entregados por el Contratista, con indicación de si serán definitiva o temporalmente, y de los que deben ser previstos por la Propiedad. Además, son fundamentales la entrega de los planos de montaje, los planos para aprobación y la lista de componentes que serán entregados por el Contratista, en cualquier caso, sin considerar que el montaje vaya a ser supervisado por el Contratista.

10.11.2.- Supervisores del Contratista:

  • Cuando así lo establezca el Contratista en su oferta o sea requerido por la Propiedad, el Contratista enviará a obra el personal técnico necesario para la supervisión del montaje y la puesta en marcha.
  • La dirección, organización, programación, control técnico, prestación de personal y medios para el montaje será responsabilidad de la Propiedad.
  • Las funciones del Supervisor del Contratista serán:
    • El asesoramiento técnico del montaje de los equipos objeto del contrato del suministro.
    • La ejecución de los trabajos que requieren conocimientos, experiencia o útiles especiales.
    • El control de los materiales y bienes incluidos en el alcance del contrato de suministro de equipos, asistiendo a la Propiedad en esa función.
    • La reclamación de faltas, materiales defectuosos, etc. a las factorías de Contratista.
    • El informe a la Propiedad del desarrollo del montaje.
    • Certificar los trabajos de modificación o complementarios que sean precisos realizar por la Propiedad sobre los equipos de Contratista.
  • El detalle de las funciones, procedimientos, prescripciones y condiciones de prestación de personal técnico por el Contratista se realizará en la documentación contractual.
  • Los supervisores para el montaje y puesta en marcha deberán tener la categoría y conocimientos adecuados a las funciones que deben realizar. Los supervisores actuarán como representantes del Contratista y tendrán la total responsabilidad técnica de la instalación y puesta en marcha de los equipos, de forma que, atendida su intervención, el Contratista sea el único responsable técnico de dicha instalación y puesta a punto en su conjunto.
  • La Propiedad podrá exigir que las instrucciones facilitadas por el supervisor le sean dadas por escrito y debidamente firmadas.
  • El personal supervisor deberá atenerse a los horarios, normas de trabajo, disciplina de obra y programas indicados por la Propiedad.
  • El personal del Contratista deberá cumplir en su trabajo en el emplazamiento las obligaciones prescritas por la normativa vigente, así como con las normas particulares de la Propiedad en la obra. El Contratista será el único responsable del cumplimiento por su personal de lo indicado en el presente párrafo.
  • La Propiedad se reserva el derecho de recusar a los supervisores por la falta de cumplimiento de sus funciones, falta de interés o colaboración en los trabajos, mala conducta e indisciplina o incumplimiento de las normas de obra y normativa vigente. El Contratista estará obligado a sustituirle en el plazo de 10 días a partir de la fecha de la comunicación por escrito de la recusación.
  • El Contratista deberá entregar con el equipo y como parte integrante de él, todas las herramientas especiales que se requieran para el montaje y mantenimiento.

10.11.3.-  Cargos al Contratista:

  • Serán por cuenta del Contratista todos los gastos de personal, materiales y medios que sean necesarios utilizar para corregir cualquier defecto en el equipo suministrado y, en particular, los que se detallan a continuación:
    • Defectos de diseño, materiales o fabricación.
    • Correcciones debidas a instrucciones deficientes del Supervisor.
    • Incumplimiento en las características exigidas al efectuar las pruebas de funcionamiento.
  • Al detectarse una anomalía en el suministro, la Propiedad se lo comunicará al Contratista indicándole que proceda inmediatamente con los trabajos oportunos en la obra o que envía los elementos de que se trate de reparar en los talleres del Contratista. Esta alternativa será decidida previa consideración de los trabajos y de la urgencia de la reparación de acuerdo con los programas y necesidades de la Propiedad.
  • Si en la obra existiera un supervisor, se pondrán lo hechos en su conocimiento simultáneamente a la comunicación anterior. El supervisor deberá firmar obligatoriamente todos los partes de trabajo y suministro a que dé lugar las reparaciones, pudiendo distinguir:
    • El caso en que esté de acuerdo con la necesidad e imputación al Contratista de los trabajos.
    • Del caso en que considere que los trabajos no son imputables al Contratista.

Los dos casos los distinguirá al pie de su firma, pero siempre deberá dar constancia de que los trabajos han sido ejecutados.

  • En el caso de que en la obra no existiera un Supervisor, la Propiedad procederá por su cuenta con los trabajos y suministros de que se trate.
  • Finalizará la reparación, la Propiedad dará cuenta al Contratista de los cargos que contra él se han producido acompañando los justificantes necesarios. Transcurrido un mes de esta comunicación, la Propiedad procederá al descuento de la cantidad correspondiente en cualquiera de los abonos previstos a favor del Contratista.

10.11.4.- Pruebas y Puesta en Marcha.

  • La Propiedad efectuará una prueba de funcionamiento para comprobar el cumplimiento de la garantía del equipo suministrado. Esta prueba se dará por concluida si no se realiza en un plazo de dos años después de que el Contratista haya efectuado el suministro completo del equipo y que el motivo de no realizar esta prueba no sea imputable al Contratista.
  • Si el equipo no cumpliera las características exigidas, el Contratista corregirá las deficiencias en el plazo más breve posible y una vez realizada dicha corrección lo notificará a la Propiedad indicando que está disponible para efectuar otra prueba, aplicándose todas las disposiciones de esta cláusula a la nueva prueba a efectuar.
  • El Contratista será avisado y tendrá derecho a ser representado durante la prueba de funcionamiento para comprobar que el equipo está debidamente ajustado y en condiciones de ser sometido a prueba.

Los representantes de las partes planificarán conjuntamente los procedimientos y la instrumentación para la pruebas. Los instrumentos calibrados y dispositivos necesarios específicamente para las pruebas de funcionamiento, serán proporcionados por el Contratista como materiales a devolver, siempre que no figuren entre los necesarios para las maniobras de operación y mantenimiento de la planta.

  • A efectos prácticos, no a todos los equipos se les hace una prueba formal de funcionamiento en el emplazamiento, solamente a los críticos y de responsabilidad, ya que las pruebas en talleres, comprobando sus características, se consideran suficientes y las pruebas de puesta en marcha del sistema, en donde se integra, son complementariamente suficientes para dar un aviso si existe algo anormal.