GESTION FASE RECEPCION Y ENTREGA

10.9- Gestión de la fase de Recepción y Entrega de Suministros en general:

19.9.1.- Definición de la entrega:

  • Para hacerlo correctamente, hay que contemplar el lugar, fecha y forma en que se realiza los equipos suministrados.

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La entrega depende del lugar y la forma en el que se produce, como ya mencionamos en el capítulo de Suministro de la primera parte de este libro, se podrá considerar FOB, siendo el lugar el taller o fábrica, cargado sobre camión, galera, ferrocarril u otro medio adecuado de transporte designado por la Propiedad, o CIF, siendo el lugar en el emplazamiento u obra, sobre medio adecuado de transporte y listo para ser descargado por otros. En el caso de que los equipos a suministrar hayan sido autorizados para que sea subcontratados y fabricado en talleres distintos a los de Contratista, deberá solicitarse autorización a la Propiedad para que sean considerados como lugar de la entrega y proceder al despacho desde el mismo. En ese caso, podrá exigirse condiciones similares a las contratadas a efectos de gastos de transporte

El lugar más habitual de contratar el suministro es mediante la modalidad FOB.

La forma en que se hacen las entregas de los distintos bienes terminados es como sigue: se considerarán puestos a disposición de la Propiedad, para que sean  físicamente recepcionados de acuerdo con el aviso de disponibilidad, una vez las hayan probados y aceptados por los inspectores de Control de Calidad del Contratista y de la Propiedad.

La fecha de entrega es la correspondiente al aviso de disponibilidad hecho por el Contratista a la Propiedad. Esta fecha se considerará provisional, sujeta a la confirmación por los inspectores de la Propiedad en su visita de inspección final para comprobar embalaje, acondicionamiento para el transporte y autorización de despacho.

10.9.2.- Condiciones de la entrega:

 

  • El Contratista no procederá al embalaje ni al envío de ningún componente del equipo sin haber previamente realizado una presentación total del mismo o conforme haya sido aprobado por la Propiedad. Durante la presentación se procederá a realizar el control dimensional completo de cada una de las partes del equipo y, siempre que fuera posible, a pruebas de funcionamiento, incluso por conjuntos parciales. Estas pruebas, previo el aviso acordado, deberán ser presenciadas por los inspectores de la Propiedad, siendo preceptiva la aprobación de estos para poder comunicar la disponibilidad de los equipos.

  • El Contratista incluirá todos los medios de mano de obra y materiales para la carga, embalaje y acondicionamiento de los equipos objeto del contrato, habida cuenta del medio de transporte a emplear y con objeto de evitar seguramente todo daño bajo cualesquiera condiciones del mismo. Igualmente deberá incluir las indicaciones, marcas, señales de posición, puntos de estrobo y demás datos que se indican seguidamente.
  • Cualquier daño o pérdida que pudiera sufrir el equipo durante el transporte a su destino motivado por un deficiente embalaje o una inadecuada protección, será repercutido al Contratista que será responsable de las operaciones de carga en su fábrica y de la correcta y segura disposición del equipo sobre el medio de transporte utilizado.
  • La Propiedad contará con un plazo de 2 semanas, a partir de la fecha de aviso de disponibilidad, para comenzar los trabajos de recepción física de los equipos, no existiendo plazo alguno para la duración de los mismos. Transcurridas las 2 semanas sin que la Propiedad haya comenzado los trabajos de recepción, el Contratista podrá cargar a la Propiedad los gastos de almacenaje, debidamente justificados, que el material le ocasione.
  • Será responsabilidad del Contratista la conservación y el mantenimiento de los equipos hasta el momento de la entrega.
  • El acto de la entrega, a efectos de trasmisión de la propiedad y el riesgo, se efectuará una vez que los bienes y materiales se encuentren cargados y acondicionados debidamente, mediante la firma de aceptación de los mismos por el responsable de transporte.
  • El Contratista está obligado a prestar a los inspectores de la Propiedad la ayuda que estos requieran para la realización de los trabajos de recepción física de los equipos objeto del suministro.
  • A efectos prácticos, no siempre la Propiedad realiza la inspección por sus inspectores previamente a la recepción ya que la mayoría de los equipos no tienen la consideración de críticos y son muy cercanos a ser considerados de catálogo. Lo normal es que, solamente en aquellos equipos que así quede establecido en el Programa de Puntos de Inspección (PPI), se efectuará la inspección preceptiva previa a la recepción.

10.9.3.- Embalaje:

  • Todos los componentes del suministro serán cuidadosamente embalados y protegidos por el Contratista para asegurar el transporte en perfectas condiciones hasta el emplazamiento.
  • Los elementos que no puedan permanecer a la intemperie llevarán un embalaje perfectamente estanco y todas las protecciones que el Contratista considere necesarias para su perfecta conservación. Dicho embalaje llevará una marca clara señalando esas características.
  • Los aparatos delicados llevarán embalajes especiales con las debidas protecciones de amortiguación.
  • Los materiales cuyo transporte vaya a ser realizado por mar llevarán un embalaje especial así como las debidas protecciones que eviten la posibilidad de corrosión marina.

10.9.4.- Envíos y marcas:

  • El Contratista podrá agrupar. a su conveniencia. las partes de un mismo equipo para su transporte, siendo imprescindible no mezclar dentro de un mismo bulto a materiales del equipo con herramientas especiales y con repuestos.
  • Todos los bultos, lleven embalaje o no, irán con un sistema de marcaje y con rótulos de las siguientes inscripciones:
    • Nombre de la Propiedad.
    • Nombre planta destino.
    • Nº contrato.
    • Lugar de origen y remitente.
    • Dimensiones y gálibos del bulto.
    • Peso Neto y Bruto.
    • Nº de expedición y bulto.
    • Partida correspondiente del cuadro de precios.

La numeración de los bultos se hará de forma correlativa, con nº de tres cifras o más. El nº del último bulto indicará por tanto el nº total  de bultos que componen el equipo suministrado, independientemente del nº de expediciones realizadas.

  • Todos los bultos llevarán en su interior un listado de las piezas o componentes que contienen, ya sea específico para el bulto o una copia de las hojas de la Lista de Componentes que correspondan debidamente señaladas o punteadas. De una forma u otra deberá ser claramente identificable este listado con la Lista de Componentes o despiece y cualquier otra documentación del suministro.
  • Cuando en un mismo bulto se envíen piezas de distintas características deberán ir empaquetadas independientemente y en todos los casos con una tarjeta o marca en la pieza o en el paquete que permita su identificación.
  • Todos los bultos llevarán indicaciones clara de la posición en que deben de mantenerse así como los puntos que hayan sido previstos para su amarre, manejo e izado.
  • Las piezas que deban de resguardarse de la humedad deberán una indicación clara de ello y deberán ir provisto de un embalaje y una protección especial.

10.9.5.- Avisos de disponibilidad y albaranes:

  • Se denominan Avisos de Disponibilidad a los documentos editados por el Contratista comunicando a la Propiedad la relación de materiales y equipos que, habiendo sido aprobados por los inspectores de control de calidad, pueden ser ya retirados de sus factorías. Esta relación estará agrupada por bultos, indicándose su número de identificación, medidas y pesos. El nº de copias a enviar estarán definidas en las Condiciones Particulares.
  • Se denominan albaranes a los documentos editados por el Contratista comunicándole a la Propiedad el despacho efectuado y relacionado ordenadamente la totalidad de piezas y bultos enviados.
  • Los avisos de disponibilidad deben de contener la siguiente información: Nombre de la Planta, Nº de contrato, Nº de bultos, Origen y destino. Para cada uno de cada bulto se indicará: nº de bultos, Nombre, marca de identificación, designación y cantidad de cada una de las piezas contenidas en el bulto. Dimensiones. Peso neto y bruto. Partida correspondiente del Cuadro de precios.
  • Los avisos de disponibilidad serán remitidos a la Propiedad por correo certificado o similar. La fecha del matasello del escrito de trasmisión se tomará, provisionalmente, como fecha real de entrega contractual, sujeta a la confirmación por los inspectores de la Propiedad, mediante la recepción física de los equipos y materiales en su visita final para autorización del despacho.
  • Los Avisos de Disponibilidad enviados deberán llevar constancia, mediante firma y fecha, de las aceptaciones del Control de Calidad de la Propiedad (si se produjo) y el Contratista.
  • Recibidos los Avisos de Disponibilidad, los inspectores de la Propiedad se personarán los talleres del Contratista para proceder a la recepción de los bienes y materiales que se trate y ordenar su transporte. Si la recepción es conforme, el inspector firmará en el documento de aviso de disponibilidad recibida estableciéndose, en ese acto, la fecha real definitiva de entrega contractual.
  • El encargado de transporte firmará el recibí al Contratista en un albarán provisional por la totalidad de la mercancía que transporta, debiéndosele entregar tres copias del albarán provisional para su presentación en los almacenes de la Propiedad en la obra.
  • Inmediatamente después de efectuar su expedición, el Contratista enviará el nº de copias que se indique en la distribución fijada en las Condiciones Particulares.

10.9.6.- Recepción de los bienes y materiales en la obra.

  • Con independencia de la recepción en las fábricas, la Propiedad puede establecer un servicio de recepción de los materiales recibidos del Contratista según el siguiente plan:
    • Comprobación del nº de bultos enviados.
    • Examen visual de los embalajes.
    • Comprobación del nº de piezas de mediano y gran tamaño y atado de piezas sueltas.
  • Dentro de los 15 días siguientes a la recepción en la obra , la Propiedad emitirá un informe de recepción del envío aceptándolo o indicando las observaciones que procedan, tales como:
    • Cajas con piezas pequeñas y que se abrirán en el montaje.
    • Piezas con defectos por embalaje defectuoso, no imputables al transporte.
  • En el caso de un suministro contratado con supervisor de montaje, la recepción en obra solo constará de la comprobación del nº de bultos enviados y del examen visual de los embalajes, no abriéndose caja alguna ni comprobándose el nº de piezas, ya que estas funciones serían responsabilidad del Supervisor.
  • Un modelo de documento para la Recepción de materiales en la obra podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

Los bultos de los avisos de disponibilidad números…………………..

Enviados con los albaranes números……………………………………..

Se han recibido en obra, estando en aparentes buenas condiciones sus embalajes.

 

De ellos se han abierto y comprobado numéricamente su contenido, los bultos: ……………………………………………………………………… Reclamaciones: ……………………………………………………………….

Observaciones:………………………………………………………………..

 

Firmado por el Suministrador,                     Firmado por la Propiedad,

10.9.7.- Transportes:

  • Es habitual que, dado que la Propiedad, normalmente cuenta con un departamento que se responsabiliza de los transportes, optimizando sus costes y coordinación, el transporte de los suministros contratados será realizado por ella.
  • Todas las piezas que dentro del alcance del Contratista tengan dimensiones de transporte especial, deberán ser consignadas en su oferta. En el caso de no hacerse así, deberá comunicarlo a la Propiedad, con los datos necesarios para que se pueda hacer un estudio del transporte, con un mínimo de cuatro meses de anticipación a la fecha prevista para su despacho. Los gastos extras por el transporte imprevisto serán cargados al Contratista, entendiéndose como imprevisto aquellos casos no incluidos en la oferta o no avisado con 4 meses de anticipación.
  • Realizada la recepción física, el inspector de la Propiedad de acuerdo con el coordinador del Contratista, fijará una fecha para la carga, con objeto de procederse al adecuado embalaje y preparación. Este plazo no podrá ser superior a dos semanas desde la recepción.

La Propiedad contratará el transporte en firme para la fecha acordada, siendo por cuenta del Contratista los gastos del transportista originados por la demora en la carga, si la hubiera.

  • En caso de transportes especiales, el aviso a la Propiedad será de un mes de anticipación de la semana natural en que las piezas estén disponibles. Con quince días se confirmará o corregirá el plazo avisado. La Propiedad contratará en firme para la semana acordada en la última comunicación, siendo por cuenta del Contratista los gastos del transportista que la demora, si la hubiera, pudiera producir.

10.9.8.- Acta de Recepción Provisional de suministros:

  • Es un documento de carácter transitorio y provisional que sirve para certificar la entrega total de los servicios, materiales y bienes objeto del contrato y que define el comienzo y el final del periodo de garantía.
  • El acta certificará la entrega pero no hará mención del cumplimiento de los parámetros, errores que puedan aparecer en el montaje, falta de piezas, etc., que serán objeto de reclamación durante el periodo de garantía. Tampoco supone la renuncia a la reclamación por falta o daños de pequeño material cuya recepción no hubiera sido realizada anteriormente.
  • La emisión del Acta de Recepción Provisional se hará una vez verificado que todos los elementos de la Lista de Materiales o Componentes han sido remitidos, mediante el cotejo de la misma con los Albaranes recibidos en los almacenes de obra.
  • El Periodo de garantía se abrirá con el Acta de Recepción Provisional y en ella vendrá definida la duración del mismo.
  • Un modelo de Acta de Recepción Provisional podría ser el modelo que se incluye seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

 

En ……………….a día …..de…..de 20..

 …………………como……………del Proyecto de …………………………

En representación de (la Propiedad), certifica que para el contrato, suministrador y equipo referenciado, se han recibido:

  • La totalidad de la documentación establecida en el contrato.
  • La totalidad de las piezas y componentes enumerados en la lista de componentes, por comparación de los albaranes con la citada lista, emitiendo la presente ACTA DE RECEPCION PROVISIONAL con el alcance y efectos establecidos en el contrato.

                                                 Firmado,

Observaciones:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

  • A efectos prácticos, no todas las compras deben de llevar un procedimiento de entrega de la complicación administrativa como el descrito. Para aquellos suministros amparados solo con pedido, que responden, en la mayoría de los casos, a equipos y materiales comerciales de catálogo, no tiene sentido el Acta de Recepción Provisional. Sin embargo, aquellos suministros contratados con Especificación Técnica, el Acta de Recepción es una protección tanto para el Contratista como para la Propiedad. A veces, las organizaciones que descansan para los suministros en una unidad de compras, eluden la firma del Acta de Recepción Provisional por lo que significa la responsabilidad de aceptar la propiedad y el riesgo de pérdida de un equipo sobre el que no se sienten capaces de evaluar sus parámetros técnicos finales.
  • A efectos prácticos, el Acta de Recepción Provisional es, al contrario que la de Recepción Definitiva, es un documento en el que existen, normalmente, interés por todas partes para que se firme lo más pronto posible. El Contratista es lógico que quiera cobrar todo el contrato y conseguir la rápida trasmisión de la propiedad y el riesgo a la Propiedad. El departamento de proyectos de la Propiedad también tiene interés en firmar lo más pronto posible el Acta, ya que con eso termina su trabajo, teóricamente, de forma satisfactoria y además deja de recibir las presiones del Contratista con el que acaba llegando a mantener una cierta confraternización e identificación por el haber estado metidos en el mismo barco y sufriendo situaciones difíciles. A pesar de ello, hay que saber aguantar en este momento y no ceder hasta que exista la confianza en que la nueva planta o el nuevo equipo funciona eficazmente de acuerdo con los requerimientos contractuales. Tampoco sería la solución el delegar la firma del Acta de Recepción Provisional en el Departamento de Producción que se responsabilizaría, a partir de ese momento, de la operación comercial y tiene su mayor interés en que lo que reciba sea lo mejor posible. El Departamento de Producción nunca firmaría el Acta de Recepción Provisional.

 

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