ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SUMINISTROS DE EQUIPOS

10.12.- Administración de Contratos de suministros de equipos y sus aspectos prácticos:

10.12.1.- General.

  • Vamos a tratar las prácticas habituales de administrar contratos de suministro, CIF o FOB, de equipos, materiales y plantas, cuyo esquema y contenido ya hemos desarrollado en este libro y cuyo alcance, en cuanto a montaje, pruebas y puesta en marcha, le corresponde a otro diferente Contratista.

10.12.2.- Coordinador del suministro:

  • Dentro de los 15 días del establecimiento del contrato, el Contratista comunicará fehacientemente a la Propiedad el nombre de la persona de su organización que asumirá las funciones de Coordinador del suministro, que es el equivalente al Director del Proyecto del Suministrador. También se indicará su dirección postal, correo electrónico, teléfono, así como la referencia interna que cubre el contrato dentro de su organización. A veces, el primer pago está condicionado al nombramiento del Coordinador
  • La función del Coordinador del suministro será coordinar los distintos grupos o unidades de trabajo del Contratista que pueden tener relación con el suministro de que se trata. El Coordinador será el único interlocutor del Contratista con la Propiedad y sus representantes en todos los asuntos relativos al suministro, tanto técnicos como comerciales y de programación.
  • El Coordinador del suministro será la única persona a cuya atención dirigirán La Propiedad o sus representantes toda la documentación derivada del suministro. El Coordinador estará obligatoriamente ubicado en las factorías del Contratista, en estrecho contacto con los departamentos de ingeniería, acopios, compras, fabricación, control de calidad y control de producción.
  • Como funciones específicas y concretas del Coordinador se señalan las siguientes:
    • Emisión y supervisión de toda la documentación del suministro.
    • Confección, seguimiento y actualización del Programa del suministro.
    • Supervisión del control de calidad.
    • Coordinar las listas de despiece, avisos de disponibilidad y albaranes, cuidando muy especialmente de que toda la información sea completa, exacta y enviada en el oportuno momento.
    • Coordinación, programación y seguimiento de envíos.
    • Coordinación y supervisión de los Supervisores de montaje.
    • Supervisión de la garantía contractual.
    • Administración del contrato.
  • La Propiedad se reserva el derecho de recusar la persona elegida por el Contratista si no desempeñara correctamente las funciones establecidas. El Contratista queda obligado a sustituir a dicha persona por otra más idónea en el plazo máximo de 10 días a partir de la fecha en la que la Propiedad comunicara la recusación mencionada.
  • La misión y funciones del Coordinador se darán por terminadas cuando se firme el Acta de Recepción Definitiva.
  • A efectos prácticos, es esencial señalar la importancia de esta figura, ya que el éxito del suministro descansa en esta persona, cuya formación debe de ir más allá del simple administrador de carácter comercial, ya que su capacitación técnica puede resultar esencial en ciertos momentos.

10.12.3.- Correspondencia:

  • Todos los documentos emitidos por el Contratista, deberán ir siempre acompañado del correspondiente escrito de cobertura.
  • Todos los escritos y documentos deberán enviarse a las direcciones, referencias y en la forma indicada en las Condiciones Particulares. Estos escritos deberán indicar, en un sitio claramente visible la denominación del Proyecto y el asunto de que se trate así como la distribución completa del propio escrito y adjuntos.
  • Con objeto de facilitar el archivo y contestación de los escritos, el Contratista cuidará de no tratar más de un asunto por escrito. Los escritos incluirán referencia del nº de contrato y nº de archivo de la Propiedad. Otros escritos tales como correos electrónicos, telex o telegramas serán objeto de confirmación posterior por correo normal, deberán llevar la palabra confirmación y llevarán referenciado el nº de orden.
  • Las conversaciones telefónicas entre las partes, que impliquen asunción de responsabilidades o compromisos formales, deberán ser confirmado mediante escrito con numeración y con la referencia a que se trata de una confirmación.
  • Los escritos que requieren contestación deberán llevar, en el caso de que sea necesario, una indicación de cuando debe ser aquella recibida desde el destinatario, el cual, en caso de no poder cumplir la fecha requerida, lo notificará razonadamente al remitente tan pronto como sea posible y nunca más tarde de una semana desde su recepción.
  • Se evitará solicitar acciones a un receptor que no sea quien recibe el original de la comunicación.
  • Cuando se trate de escritos originados en contestación a una comunicación anterior, deberá hacerse siempre con referencia al hecho que origina la contestación.

10.12.4.- Reuniones:

  • Con la periodicidad necesaria se verificarán reuniones que servirán para definir el estado del suministro y discutir las cuestiones que surjan en el desarrollo del mismo.
  • Las reuniones podrán ser convocadas por cualquiera de las partes relacionadas con el suministro, previa aprobación de la Propiedad. La organización que convoque la reunión emitirá previamente una agenda en la que se incluirá el asunta o asuntos a tratar, la fecha, la hora y el lugar en que aquella vaya celebrarse.
  • Una vez efectuada la reunión, la organización que la convocó será responsable de la emisión de las actas, en las cuales debe de figurar al menos:
    • Motivos de la reunión.
    • Participación en la misma.
    • Temas tratados.
    • Lugar, fecha y hora de la reunión.
    • Conclusiones adoptadas.
    • Acciones a tomar, con indicación de responsables de ellas.

Las actas darán carácter oficial a lo tratado e informarán de los acuerdos adoptados y de las acciones a tomar.

A efectos prácticos, conviene que sea la Propiedad quien redacte todas las actas, ya que, quien escribe, tiene la ventaja de oficializar y hacer notar, más fácilmente, sus puntos de vistas.

  • La edición y distribución de las actas deben hacerse dentro de los dos días siguientes a su celebración. Las actas serán remitidas a todas las organizaciones participantes, las cuales, en el plazo máximo de dos días desde su recepción, deberán revisarlas e indicar cualquier error u omisión que hayan podido detectar.

10.12.5.- Programa Desarrollado de Suministro:

  • En el contrato se incluirá un calendario del suministro en el que se determinan las fechas en torno a los cuales deben estructurarse la entrega de la documentación y los equipos objeto del suministro.
  • En el plazo de seis semanas desde la firma del contrato, el Contratista enviará un programa desarrollado de suministro en el impreso normalizado, cuyo modelo se adjunta , que se le facilitará para este objeto y que incluirá las siguientes actividades:
    • Emisión planos para aprobación.
    • Recepción de planos para aprobación.
    • Envío del Manual de Instrucciones.
    • Envío de la lista de componentes.
    • Envío de la lista y planos de montaje.
    • Envío de sub-pedidos y acopios de materiales.
    • Construcción de cada uno de los componentes del equipo, con indicación del lugar donde será construido y nombre del fabricante.
    • Presentación del equipo en taller.
    • Entrega del equipo y/o materiales.
    • Envío al emplazamiento.

Al confeccionarse el programa desarrollado de suministro, el Contratista respetará las fechas del calendario contractual.

  • Cada programa será actualizado mensualmente por el Contratista, que procurará mantener las fechas programados por todos los medios a su alcance. Cuando alguna de las actividades sufre algún retraso, se justificará debidamente con objeto de que la Propiedad pueda estudiar las repercusiones de estos retrasos, sin perjuicio de las acciones o decisiones que pueda tomar la Propiedad y definidas en la documentación contractual.
  • Los suministros complejos pueden exigir sustituir el Programa Desarrollado de Suministro definido por otro tipo PERT.
  • A efectos prácticos, hay que señalar que este documento es muy importante para tener, la Propiedad y el propio Contratista, controlada la fabricación. Tan es así, que suele considerarse, su primera edición, como condicionante de algún pago y, el resto de las ediciones, como justificación de retraso de pagos. Estos programas deberán ser consolidados con los enviados por otros Contratistas y, así, confeccionar el programa del proyecto y detectar retrasos que vayan afectar a la fecha final del proyecto.

10.12.6.- Informe sobre el desarrollo del suministro:

  • El Contratista preparará, mensualmente, un informe sobre el desarrollo del suministro que incluirá, entre otros, los siguientes conceptos:
    • Revisión de Programa Desarrollado de Suministro.
    • Copia de Programa de planos y documentación de ingeniería.
    • Comentarios a los Programas con justificación de los retrasos.
    • Correspondencia recibida con indicación de las no contestadas y su justificación.
    • Correspondencia pendiente de contestación indicando si afecta al desarrollo del suministro.
    • Estado de los acopios.
    • Estado de la fabricación.
    • Relación de pruebas, controles y ensayos efectuados en el mes y al origen.
    • Descripción de los problemas que puedan afectar a las entregas.
    • Resumen de la administración del suministro.
  • La edición del informe mensual se deberá hacer obligatoriamente antes de día 7 de cada mes natural. La Propiedad considera de suma importancia la trasmisión puntual y completa de la información mencionada aquí y se reserva el derecho de arbitrar los procedimientos que considere oportunos para obtener del Contratista el cumplimiento de estos extremos.
  • Estos informes le permitirán al Director del Proyecto preparar el correspondiente informe mensual de la totalidad del proyecto y así llevarlo controlado. No hay mejor herramienta que obligarse a revisar, a través de un informe, la situación de un proyecto. El informe del proyecto, aparte de los suministros, debe de contar con el informe de la obra y una tentativa de su índice la hemos descrito en la parte de Desarrollo del Proyecto en este libro.

10.12.7.- Informes sobre pruebas y ensayos:

  • El Contratista levantará acta de cada uno de los controles, ensayos y pruebas que se realicen, sean o no sean presenciados estos por los inspectores de la Propiedad y enviará los ejemplares correspondientes que se indiquen en las Condiciones Particulares.
  • El envío de los ejemplares mencionados será independiente de los que deben de coleccionarse y remitirse en el informe final de Control de Calidad.

10.12.8.- Facturación:

  • La obligación de pago por parte de la Propiedad al Contratista no surgirá en tanto no reciba de éste la correspondiente factura.
  • Las facturas establecidas por el Contratista se enviarán en nº de copias indicado en las Condiciones Particulares e incluirán claramente el nombre del proyecto y número de contrato al que se refieren.
  • Los pagos los realizará la Propiedad siempre por transferencia bancaria a la cuenta indicada por el Contratista.
  • Los pagos anteriores a la entrega del material objeto del contrato se considerarán anticipos a buena cuenta. Estos pagos se entienden siempre referidos al total del contrato.

En las facturas correspondientes al pago de anticipos debe figurar el número de orden del pago, el concepto del mismo e importe del IVA correspondiente a la cantidad facturada. Las facturas deberán ir siempre acompañadas de un escrito del Contratista en el que éste acredite con fechas y referencias haber satisfecho las exigencias y condicionantes anotados en el contrato y que son necesarias para que la Propiedad esté obligada a realizar el pago.

  • Los pagos contra entrega de material se entienden referidos a cada partida desglosada en el cuadro de precios del contrato. Las facturas contra entrega de material se consideran facturas principales en el suministro, acreditativas, a efectos internos y externos, de haberse realizado la relación contractual entre ambas partes en los términos expresados en la misma. Por ello, en dichas facturas debe de hacerse constar, además de los términos ordinarios de Contratista, Propiedad, fecha de la misma, etc. , los siguientes puntos, cuya omisión total o parcial pueden dar origen a la no aceptación de esta por parte de la Propiedad y devolución consiguiente al Contratista y con el desplazamiento en la fecha a partir de la cual comienzan a contarse los días previstos en el contrato para el pago de la misma:
  • Nº de contrato de la Propiedad.
  • Nº de la partida del cuadro de precios del contrato.
  • Objeto de la factura; este debe de ser siempre una o más partidas del cuadro de precios, expresadas por separado.
  • Precio unitario, si lo hubiera, e importe total de cada partida. Este importe debe de corresponderse con el equivalente del cuadro de precios de tal forma que cada partida de dicho cuadro sea objeto de una sola facturación por el valor total del mismo.
  • Impuesto de Valor Añadido correspondiente a la totalidad del suministro.
  • Importe bruto de la factura.
  • Deducciones de pagos ya efectuados relativos a anticipos a buena cuenta, con expresión del número y fecha de las facturas correspondientes, concepto de los mismos, importe global e importe a aplicar a la presente factura.
  • Deducción del % que se retiene contractualmente hasta la expiración del plazo de garantía.
  • Importe neto a pagar.

Para la realización de este pago, cuenta la Propiedad con el nº de días que figura en el contrato a contar desde la fecha en que la factura del Contratista entra en el Registro de la Propiedad, sin que dicha fecha de factura pueda ser nunca anterior a la fecha de entrega contractual.

  • Para la cumplimentación por parte de la Propiedad del pago correspondiente al X % del precio total más las ampliaciones, acordado en contrato, retenido hasta el final del periodo de garantía, es preciso que el Contratista curse factura correspondiente a este pago, bien al finalizar el periodo de garantía, bien en cualquier otro momento anterior siempre que en ese caso acompañe a la factura el Aval Bancario y copia del Acta de Recepción Definitiva.
  • El pago del 100-X % del total de las ampliaciones del contrato se realizará por la Propiedad contra entrega de factura del Contratista en la que se hagan constar con suficiente detalle las ampliaciones objeto de la misma, con fechas y referencias, importe de cada una de ellas e IVA correspondiente a las cantidades expresadas. Dentro de la factura se distinguirá el importe total y el 100-X %, importe neto por el que debe de extenderse la factura mencionada. Esta factura no podrá ponerse en circulación por el Contratista mientras no esté extendida el Acta de Recepción Provisional.
  • Las modificaciones del contrato que supongan una reducción del objeto del mismo o un menor valor de alguna de sus partidas se regularizarán, en cuanto a la situación de pagos se refiere, de la siguiente manera:
    • Si el primer pago siguiente a la modificación en cuestión fuera un anticipo, el Contratista procederá a descontar en la factura correspondiente al mismo las cantidades pagadas en exceso hasta el momento anterior a dicho pago.
    • Si el primer pago siguiente a la modificación de que se trate fuera por entrega de material, el Contratista procederá a descontar las cantidades pagadas en exceso hasta el momento anterior a dicho pago en la factura correspondiente a la partida del cuadro de precios en que se haya hecho la modificación.
  • La Propiedad podrá descontar al Contratista en el primer pago que realice, sea por este contrato o por cualquier otro que con el Contratista tenga establecido, los cargos que se produzcan contra este por trabajos realizados en obra directamente por la Propiedad o algunos de sus contratistas, relativos a modificaciones, reparaciones o trabajos que sean a cargo del Contratista de acuerdo con lo indicado en el contrato.

Con independencia, pero simultáneamente, a iniciar el procedimiento interno de cargo, la Propiedad comunicará al Contratista el detalle del mismo, pudiendo éste solicitar las aclaraciones o reclamaciones que considere oportunas. Los cargos no reclamados en el plazo de 60 días a partir de la carta de comunicación por la Propiedad serán considerados firmes y no sujetos a acción o reclamación posterior alguna por parte del Contratista.

  • Un modelo de comunicación de cargos a suministradores podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

Muy Sres. nuestros:

 

Con la presente y para el suministro del contrato de referencia, les confirmamos el importe del cargo que en su día les comunicamos y que a continuación reseñamos:

 

Clave suministrador: ……

Comunicación deficiencia de fecha…..  y Ref.    ………

Nº de cargo: ………

Importe del cargo: ………..

Importe cargos anteriores: ……..

Importe total de cargos hasta la fecha: ……..

Descripción de los justificantes y observaciones: ……………………………………………………………………………………..

 

En espera de sus noticias, atentamente les saludamos,”

 

10.12.9.- Revisión de precios:

  • El Contratista, una vez que disponga del Acta de Recepción Provisional, procederá a enviar su factura de revisión de precios en los casos de que proceda.
  • La citada factura de revisión deberá ser acompañada de los cálculos oportunos justificativos del valor obtenido e incluirá obligatoriamente fotocopias de las hojas de las publicaciones en donde pueda comprobarse el valor de los índices, tanto de los momentos cero como para los momentos finales. La fórmula de revisión aplicable será la indicada en el contrato.

10.12.10.- Acta de Recepción Definitiva:

  • Transcurrido el periodo de garantía en el Acta de Recepción Provisional, el Contratista solicitará por escrito a la Propiedad el Acta de Recepción Definitiva.
  • Al recibir la comunicación, la Propiedad procederá a la confección de la citada Acta, siempre que no existiera por su parte ninguna reclamación pendiente de cumplimiento.
  • En el Acta de Recepción Definitiva se hará constar el nombre del Contratista, las referencias contractuales y el objeto del contrato, mencionando que las partes dan por cumplimentados todos los requisitos del contrato y por satisfechos todos sus derechos y obligaciones, comprometiéndose a no ejercer acción alguna posteriormente sobre el contrato.
  • Con el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad pondrá en marcha el proceso de extinción del contrato.
  • Un modelo de Acta de Recepción Definitiva podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

En …………. a día…..de………de 20…

 

  1. ………………. Como…………….. del Proyecto……………, en representación de …………….(la Propiedad) y D. ………………., en representación de……………………………………

 

Certifican que transcurrido el periodo de garantía en la presente fecha han quedado cumplida por ambas partes todos los requisitos y compromisos del contrato referenciado, quedando así satisfechos todos sus derechos y obligaciones, extendiendo como conformidad la presente:

 

                            ACTA DE RECEPCIÓN DEFINITIVA

 

Comprometiéndose con ella a no ejercer acción alguna posteriormente a esta fecha, sobre el citado contrato

 

 

 

Firmado por el Suministrador,                           Firmado por la Propiedad,”

 

  • A efectos prácticos, la emisión del Acta de Recepción Definitiva suele presentar la problemática de no existir persona interesada en extenderla, dentro de la organización de la Propiedad, de hecho, se emiten pocas y lo que ocurre es que, a petición del Contratista, se procede únicamente a devolver el Aval Bancario. En el momento de tener que extender el Acta, el equipo está ya en operación comercial bajo la responsabilidad del departamento de producción. El Director del Proyecto, por un lado, se encuentra sin capacidad de decisión y, por otro lado, no le agrada comprometerse sobre algo que no controla y que, además, puede fallar. Si se le preguntase al departamento de producción, claramente sus intereses le van a empujar a no recepcionar  definitivamente nunca ninguna obra o suministro. El tema se suele resolver de la forma indicada, se devuelve el aval pero no se extiende el Acta de Recepción Definitiva

10.12.11.- Penalidades:

  • La penalidad por retraso en la entrega será establecida por la Propiedad para cada una de las partidas del Cuadro de Precios al completarse la entrega del material correspondiente.
  • Una vez establecido la penalidad, la Propiedad comunicará el detalle de la misma al Contratista, que dispondrá de un plazo de 60 días para hacer las reclamaciones pertinentes en el caso de disconformidad con la misma.
  • El descuento de la penalidad se hará del importe de la factura contra entrega del material correspondiente a la partida del cuadro de precios entregada con retraso. Este descuento se hará en forma tal que no retrase el pago de dicha factura, por lo que en el caso de reclamación del Contratista sea aceptada total o parcialmente por parte de la Propiedad, ésta procederá a hacer el abono de la cantidad aceptada en forma independiente.
  • A efectos prácticos, el cobro de penalidades suele ser poco frecuente, salvo que el daño a la Propiedad sea fragrante. Es muy común y fácil justificar los retrasos por causas ajenas al Contratista y, para la Propiedad, como ya hemos desarrollado, el contrato no es un fin en sí mismo sino un medio para conseguir una instalación que funcione correctamente. El suministro es algo que queda para prestar un servicio importante a la Propiedad, si,  a causa de una penalidad, posteriormente, el Contratista no te socorre ante una avería que cree una fuerte indisponibilidad, el cobro de la penalidad no compensa la pérdida de producción o de futuros servicios. A veces, el daño por retrasos puede significar tal lucro cesante, que, el propio Contratista, no discute al aplicación de lo que entiende es una justa penalidad.

10.12.12.- Modificaciones contractuales:

  • Cuando en el desarrollo del suministro, bien por solicitud expresa de la Propiedad o como consecuencia de la revisión de la revisión y aprobación de planos del Contratista, sea necesario introducir alguna variación en el objeto del suministro, el Contratista remitirá un escrito conteniendo:
    • Una descripción técnica, precisa y completa del alcance de la modificación.
    • El importe de la modificación solicitada.
    • El plazo de entrega.
  • La Propiedad, al recibo del mencionado escrito, contestará al Contratista y en caso de aceptación, le enviará la correspondiente modificación contractual, que deberá ser devuelta a la Propiedad debidamente firmada y quedará incorporada al contrato como apéndice. Un modelo de Modificación Contractual es el incluido seguidamente:

“En relación con el contrato nº……….. de …………..les comunicamos que, conforme se establece en el mismo, y, en particular, en el documento de Condiciones Generales de Suministro de equipos, se ha decidido ejercitar el derecho a variar el alcance del contrato formulándoles en este sentido nuestra

 

MODIFICACION CONTRACTUAL Nº……………………

 

Con el siguiente alcance:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Esta modificación supone la siguiente variación de precios:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Igualmente el plazo de entrega se altera de forma siguiente:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Otrasaclaraciones:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Quedando por lo demás totalmente válidas y vigentes todas las demás circunstancias y condiciones del contrato, en prueba de conformidad por ambas partes, firman la presente:

 

En…………… a día…..  de …………….20…

 

Firmado por la Propiedad,                                Firmado por la Propiedad,”

 

 

 

Importe modificación nº…

Importe modificaciones anteriores…

Importe total de modificaciones…..

Importe del contrato………

Total actualizado………..

  • A efectos prácticos, las modificaciones contractuales, modificados, sobrecostes, extras, u cualquier otra forma de llamar las desviaciones en el presupuesto de un contrato es algo con lo que un Director de un Proyecto tiene que lidiar inexorablemente. Los Contratistas viven del resultado económico de las obras que realicen y, aunque para la Propiedad, su objetivo es conseguir una planta funcionando eficazmente, también tiene que conseguirlo sin desviaciones importantes en el precio, ya que la rentabilidad de la inversión puede llegar a ser la prevista. La forma de conseguir el objetivo económico, debe estar basado en un buen contrato muy bien cerrado y con un alcance de suministro minucioso y soportado por un proyecto detallado. No obstante, las contingencias de proyecto y proceso son inevitables. No es admisible el chantaje de parar el suministro si no se aceptan las reclamaciones económicas. En caso de hacer esto el Contratista, es preferible buscar una alternativa con otro suministrador y resolver el contrato, antes de aceptar la situación que puede volverse a producir una y otra vez: Si el Contratista es una empresa seria y con prestigio y la Propiedad es un comprador habitual, el chantaje no se suele producirse. La idea de pagar o negociar las modificaciones al final del suministro es lo mejor que se puede hacer, ya que no es eficaz provocar discusiones que puedan afectar al normal desarrollo del contrato.

10.12.13.- Supervisores de montaje:

  • La solicitud de supervisores de montaje por parte de la Propiedad para los equipos del Contratista, se hará mediante el envío a éste de un impreso normalizado que deberá devolver a la Propiedad con la indicación de las condiciones económicas de la prestación y la aceptación de las restantes condiciones que para la realización de los trabajos considere la Propiedad oportuno establecer.
  • El Contratista es el único responsable del conocimiento y buen cumplimiento de las condiciones de la Propiedad para sus supervisores.
  • La facturación por los servicios de los supervisores del Contratista se hará a cargo de este mismo contrato, adjuntando a las facturas los partes horarios del personal, debidamente aceptados y referenciados por la Propiedad, requisito sin el cual no se hará efectiva ninguna factura.
  • A efectos prácticos, la contratación de supervisores suele estar justificado cuando el Contratista suministra, sin incluir el transporte, el montaje y las pruebas y puesta en marcha, de un conjunto de sistemas, equipos y componentes que constituyen, en su conjunto, un proceso determinado del que se solicitan garantías operativas. Esta decisión de división del alcance, con garantías operativas, suele estar justificado por ahorro en la inversión, aunque implique una mayor complicación y coordinación. Por ello, la calidad y profesionalidad de los supervisores es algo a tener muy en cuenta.

Hoy día, con la tendencia a contratar “llave en mano”, la figura del supervisor es algo un poco en desuso, aunque esté perfectamente justificado por el ahorro que implica.

10.12.14.- Extinción del contrato:

  • Establecida el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad procederá a remitir al Contratista un escrito de cierre del contrato en el que se indicará la liquidación económica correspondiente acordada. Simultáneamente, se procederá a los abonos o cargos y devolución del Aval Bancario que procedan.

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CONDICIONES CONTRACTUALES COMERCIALES Y ECONOMICAS Y SUS ASPECTOS PRACTICOS

10.6.- Condiciones contractuales Económicas y Comerciales y sus aspectos prácticos:

Las Condiciones Económicas y Comerciales, que complementan a las que se expresan, de forma concreta y precisa, en el Contrato y en las denominadas Condiciones Particulares de Suministro, se suelen detallar en la documentación contractual complementaria (habitualmente denominadas Condiciones Generales) y serían las siguientes (para Suministros y Obras), si tomamos como ejemplo dos grandes empresas españolas (ENDESA e IBERDROLA) :

10.6.1.- Definición de los precios:

  • Los precios del Contratista se entienden como valor total e incluyen cualquiera impuestos, tributos, cargas, gravámenes aranceles, gastos de importación, etc., salvo los que se refieren al Impuesto del Valor Añadido (IVA) por las cantidades facturadas directamente por el Contratista a la Propiedad.
  • Los precios del Contratista comprenden el total de los servicios, documentación, materiales, componentes, y bienes terminados definidos y especificados por la Propiedad, así como su transporte, y que constituyen objeto del Contrato y en las condiciones definidas en la documentación complementaria del mismo.
  • Los precios del Contratista incluyen los gastos de preparación de los materiales y equipos en las condiciones de entregas definidas en el Contrato. No se admitirán extras de mano de obra, materiales o equipos (embalajes, bobinas, cajas, jaulas, carretones, etc.) en concepto de medios de carga o adecuación del transporte. Aquellos materiales, equipos, herramientas especiales, maquinaria, etc., que sean necesario devolver serán especificados claramente por el Contratista en su oferta, siendo por cuenta del Contratista el desmontaje y devolución. La Propiedad procederá a autorizar la devolución de los mismos de acuerdo con sus necesidades de utilización, no estando permitido el cobro de ningún alquiler por el Contratista hasta el momento de la liquidación final del contrato y previo el establecimiento del estado de dichos medios auxiliares.
  • Los precios del Contratista cubren todos los gastos de mano de obra, seguros y cargas sociales, materiales, replanteos o su comprobación, equipos y herramientas, transporte de los mismos, ensayos y pruebas, medios auxiliares de todo tipo, seguros, gastos generales, amortizaciones, interés de inversiones, beneficio industrial, gastos derivados de indemnizaciones, gastos procedentes de medidas de seguridad en los trabajos y servicios médicos, así como cualquier otro gasto, no imputable expresamente a la Propiedad en el Contrato, que imponga al Contratista la recta, oportuna y debida ejecución y terminación de los trabajos y el cumplimiento de todas las demás obligaciones que asume con motivo de la adjudicación.
  • El concepto de precio incluye en su alcance los precios de mano de obra y maquinaria en trabajos por administración.
  • Si en la definición de los precios, observase el Contratista alguna ambigüedad, deberá hacerlo constar en su oferta, pues con posterioridad a la firma del contrato prevalecerá el criterio de la Propiedad en las posibles discrepancias.
  • Los precios del Contratista serán firmes, no admitiéndose por la Propiedad ningún aumento sobre los mismos fuera del que resulte de la aplicación de la fórmula de revisión de precios contractualmente establecida.
  • El Contratista será responsable de cualquier diferencia en el coste de los fletes, portes u otros gastos originados por el incumplimiento de las condiciones de entrega y de envío que se hayan contractualmente establecido.
  • En las unidades de construcción y montaje que, por orden de la Propiedad, el Contratista haya de ejecutar parcialmente, y cuando a partir del desglose de precios previsto en la documentación de petición de ofertas, no se pueda determinar el nuevo precio, se considerará que la mano de obra y maquinaria empleada en la elaboración y/o prefabricación alcanzan un 40% del valor de cada uno de los epígrafes respectivos, estimándose en un 60% las empleadas en colocación y puesta en obra y/o montaje. El apartado de varios y resto de obra, así como el de beneficio de contrata se abonará sobre los citados porcentajes.
  • El Contratista será responsable de cualquier gasto originado por el incumplimiento de las condiciones contractuales establecidas.
  • La Propiedad determinará si las unidades de obra que han sido realizadas en forma incompleta o defectuosas debe rechazarse o no. Caso de rechazarse, el Contratista quedará obligado a ejecutarlas sin exceder de los precios de concurso de adjudicación de la obra. Caso de aceptarse incompleta o defectuosa, la Propiedad determinará el precio que debe de ser abonado por ellas, sin que el Contratista pueda efectuar reclamación alguna.
  • Cualquier trabajo realizado en la obra que no esté de acuerdo con la especificaciones o planos, será considerado como defectuoso y la Propiedad podrá ordenar su rectificación para lo que notificará al Contratista lo que en este sentido proceda, disponiendo éste de un plazo de 10 días para comenzar su rectificación. Si transcurrido el plazo el Contratista no comienza la rectificación ordenada, la Propiedad podrá efectuar la rectificación con otro Contratista, haciendo al primero responsable en su totalidad por los gastos que la sustitución origine y los perjuicios ocasionados. Todas las comunicaciones respecto a este tema deberán cursarse por escrito.
  • Los trabajos no autorizados en la obra no se satisfarán por la Propiedad, salvo que este decida aprovecharlos, y podrá ordenar al Contratista proceda a rectificarlos en los mismos términos establecidos en el apartado anterior para los trabajos defectuosos. Se considerará trabajo no autorizado, el efectuado antes de que la Propiedad hubiere ordenado su ejecución así como cualquier otro extraordinario que se ejecute sin autorización de la misma.
  • Si el Contratista descuida el oportuno y adecuado desarrollo de los trabajos, o deja de realizar alguna parte de la obra en el momento apropiado, o ejecuta, en general, obras que no estén de acuerdo con la Propiedad, será notificado y requerido por la misma para que rectifique. Para comenzar a subsanar las deficiencias notificadas dispondrá de un plazo de 5 días a partir del requerimiento, pasados los cuales, la Propiedad, sin perjuicio de ejecutar cualquier otro derecho que tuviera a su disposición, podrá proceder a ejecutar los trabajos que juzgue necesarios para restablecer el ritmo alterado de la obra, lo que llevara a cabo en las condiciones a que se refiere en tres apartados más atrás.
  • A efectos prácticos, los sobreprecios en un Contrato provienen de dos orígenes, uno de ellos es la definición defectuosa del alcance de suministro en la documentación de concurso. Frente a ello, poco se puede hacer, ya que, si falta un equipo, por causas diversas, no hay solución, salvo hacer una ampliación del contrato por el que se pagará una cifra superior a la que arrojaría el resultado de un concurso. El otro origen es la mala gestión frente a situaciones imprevistas y que solo se pueden paliar con condiciones económicas y comerciales como las que hemos desarrollado en este punto (posición dominante de la Propiedad) y que son de aplicación.
  • A efectos prácticos, los trabajos defectuosos que sean detectados con posterioridad a la entrega formal del suministro contratado se regirán por lo que contractualmente se establezca para las garantías, salvo lo que la legislación vigente establezca para los denominados vicios ocultos.

 

10.6.2.- Revisiones de precios:

revision precios 1

  • La revisión de los precios se hará de forma diferente para sus diversas categorías.
  • Para aquellos contratos cuyo plazo de realización previsto sea igual o inferior a 12 meses se excluye toda la posibilidad de revisión.
  • En los restantes casos, la revisión se hará de acuerdo con una fórmula de tipo polinómica:

Kt= h+j (Jt/J0) + a (At/A0) + b (Bt/B0)+ c (Ct/C0);  siendo

Kt= Coeficiente resultante.

  • j, a, b, c = Pesos de los diferentes factores de revisión. Los pesos los fija la Propiedad en las Condiciones Particulares, pudiendo ser cero cualquiera de los pesos. Se debe limitar, como máximo, a cuatro los factores de revisión, siendo, obligatoriamente uno de ellos la mano de obra.
  • h = Sumando fijo no sometido a revisión.
  • J, A, B, C = Indices de mano de obra y materiales (energía, perfil de acero, hilo de cobre, etc.) a ser posibles los previstos por los órganos oficiales de la Administración del Estado, publicados para sus diferentes tipos de contratos. Los índices serán fijados por la Propiedad en las Condiciones Particulares.

Los subíndices 0 y f que afectan a los factores de revisión, indican que los factores se refieren a la fecha final de validez de la oferta y a la fecha final de aplicación de la fórmula de revisión, respectivamente.

  • Para contratos de suministros de equipos, la fórmula de revisión de precios se aplicará por una sola vez y afectando al total del precio contractual, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
    1. Se define como plazo de entrega, a efectos de revisión de precios, el plazo contractual de entrega en el caso de que sea único para todos los bienes y materiales objeto del suministro. En el caso de no ser así, se tomará como plazo de entrega la media aritmética de los plazos de entrega de cada partida del cuadro de precios de las Condiciones Particulares.
    2. Se tomaran como índices origen de los factores de revisión los correspondientes al mes y año de la fecha de validez de la oferta.
    3. Se tomará como índice final de mano de obra el promedio mensual correspondiente a los índices de todos los meses del último tercio del plazo de entrega.
    4. Se tomará como índice final de materiales el promedio mensual para cada uno de ellos correspondiente a los índices de todos los meses de los dos primeros tercios del plazo de entrega

La fórmula de revisión se aplicará con independencia de la forma de pago.

Una vez que el Contratista disponga del Acta de Recepción Provisional y si tuviera derecho a revisión, deberá solicitarla por escrito a la Propiedad, adjuntando factura por el importe total de la revisión y cálculo justificativo del valor obtenido, sin el cual la Propiedad no procederá al estudio de la revisión ni el pago consiguiente de la misma.

  • A efectos prácticos, se puede fijar un límite de revisión de precios, normalmente en las Condiciones Particulares, y según sea el plazo de entrega estimado (entre 12 y 24 meses el límite seria 6% y para más de 24 meses sería el 10%). La ventaja de fijar el límite, para la Propiedad, es que se puede aplicar a la hora de la comparación económica de las ofertas ya que el Ofertante puede renunciar o reducir el límite de la revisión con objeto de facilitar la adjudicación.

No será objeto de revisión todas las modificaciones contractuales que se hubieran producidos durante el transcurso del suministro.

  • Para contratos de servicios de Obra (Montaje o Construcción), en donde se paga por mediciones de obra realmente ejecutada a los precios ofertados y convenidos en contrato, no habrá lugar a revisión de precios, cualquiera que sea la oscilación de los costes, hasta que se haya certificado, al menos, un 20% del presupuesto total del contrato, volumen de obra que no será susceptible de revisión. Una vez ejecutado el 20% del presupuestos total del contrato, para que haya lugar a revisión será condición indispensable, que el coeficiente resultante de la aplicación de los índices de precios oficialmente aprobados a la fórmula polinómica acordada en el contrato, sea superior a un entero veinticinco milésimas (1,025) o inferior a novecientas setentaicinco milésimas (0,975). A partir de esta situación se procederá a la revisión, restando o sumando al coeficiente resultante, según sea superior o inferior a la unidad, cero enteros veinticinco milésimas (0,025), obteniendo así el coeficiente aplicable sobre la parte de obra pendiente de ejecutar. En lo sucesivo se tendrán en cuenta cada mes, sumándoles algebraicamente, todos los aumentos o disminuciones que resulten de la aplicación de los índices oficiales de precios, siempre sumando o restando al coeficiente resultante, según corresponda, veinticinco milésimas (0,025) para obtener el coeficiente aplicable.

Para tener derecho a la revisión, el Contratista tendrá que haber cumplido estrictamente el plazo contractual y los parciales aceptados en el programa contractual, desarrollando la obra fielmente al ritmo previsto. Las prórrogas otorgadas por causa inimputables al Contratista no privarán del derecho a revisión.

Las revisiones que procedan se abonarán por certificación independiente y simultánea a la serie normal de certificaciones mensuales, siguiente a la publicación de los índices oficiales de la Administración del Estado o de cualquier otro organismo que se fije contractualmente.

La fórmula de revisión se aplicará con independencia de la forma de pago establecida.

  • A efectos prácticos, se puede fijar un límite de revisión de precios, normalmente en las  Condiciones Particulares, y según sea el plazo de entrega estimado (entre 12 y 24 meses el límite seria 20% y para más de 24 meses sería el 30%). La ventaja de fijar el límite, para la Propiedad, es que se puede aplicar a la hora de la comparación económica de las ofertas ya que el ofertante puede renunciar o reducir el límite de la revisión con objeto de facilitar la adjudicación.

Se revisará, con el coeficiente resultante de la aplicación de la fórmula polinómica, el valor de la obra afectada por la revisión inclusive el coste de la mano de obra en régimen de administración.

Los precios contradictorios formulados como tales, se revisarán en el mismo régimen de funcionamiento especificado en los puntos anteriores, sin más variación que la que resulte de tomar como índice origen aquel del mes en que fueron ofertados por el Contratista.

En ningún caso podrá la revisión implicar variación en los gastos contractualmente previstos para amortización e interés de las inversiones, maquinaria y medios auxiliares, beneficio y coste de elementos.

  • A efectos prácticos, los condicionantes Económicos y Comerciales para la revisión de precios, que hemos desarrollado, constituyen unas buenas prácticas que están respaldadas por probada eficacia empresarial previa. No obstante, esto no quiere decir que criterios distintos no funcionen, lo que ocurre es que los que hemos definidos son los mejores desde la perspectiva de la Propiedad. El que se use una fórmula polinómica de mayor número de términos, o que los índices de referencia no sean los oficiales para las obras del estado, o que, en los suministros de equipos, la revisión se haga en cada facturación con todos los índices de la fórmula, o que no exista límite en el valor de la revisión de precios, o que se revisen las obras desde el principio y o que se revisen las obras mensualmente a pesar de no estarse cumpliendo los plazos, no significa que el contrato no se pueda gestionar eficazmente, a pesar de ser más complicado o más costoso para la Propiedad.

10.6.3.- Forma de pago para suministro de equipos:

  • De forma general y salvo que se negocie una forma de pago diferente, se aconseja aplicar la siguiente:
  1.  10% del precio total del contrato al establecimiento del mismo, en efectivo y por trasferencia y previo entrega a la Propiedad y aprobación por ésta:

– Programa desarrollado del suministro.

– Plan y Programa de control de calidad.

– Programa de planos y documentación de ingeniería

– Nombramiento y comunicación oficial del Coordinador del Contratista para el suministro.

  1.  20% del precio total del contrato al finalizar el primer tercio del plazo de entrega, en efectivo y mediante trasferencia bancaria y previo cumplimiento del Contratista del siguiente condicionado:

-Presentación de los pedidos firmes para la totalidad de los acopios del suministro.

– Haber comenzado la emisión de los planos para aprobación y tenerlos aprobados su 50%.

  1.  20% del precio total del contrato al finalizar el segundo tercio del plazo de entrega, en efectivo y mediante transferencia bancaria y previo cumplimiento del Contratista del siguiente condicionado:

– Tener aprobados todos los planos para aprobación.

– Justificación del cumplimiento del programa de fabricación. Se podrá retrasar el pago por retraso en el programa, hasta los dos tercios del plazo de entrega. Esto se aplicaría con independencia de lo previsto en cuanto a penalización por retraso.

– Justificación, mediante presentación, de la documentación de control de calidad actualizada.

  1.  10% del precio total del contrato contra entrega de la siguiente documentación:

– Manual de Instrucciones.

– Lista y planos de montaje.

– Lista de componentes de montaje.

  1.  30% del precio total del contrato a prorrata contra la entrega de los equipos y componentes y su correspondiente Informe Final de Control de Calidad, de acuerdo con las partidas desglosadas del cuadro de precios. A veces y en suministros tan complejos como una nueva planta industrial, con objeto de asegurar la entrega de los planos “as built”, cuya ejecución suele ser compleja y realizarse después de la Recepción Provisional, un 5% del precio total del contrato conviene retrasarlo y condicionarlo hasta que se produzca la entrega de la mencionada documentación.
  2.  Una vez extendida el Acta de Recepción Provisional, se abonará el 90% del total de las ampliaciones de contrato que hayan surgido durante el desarrollo del mismo y sobre las que no se harán pagos parciales para simplificar el procedimiento.
  3.  10% del precio total del contrato más las ampliaciones que se hayan producidos, en efectivo y por transferencia bancaria a la finalización del periodo de garantía. Este último pago podrá ser hecho efectivo con anterioridad, previa presentación por el Contratista de un Aval bancario aceptable para la Propiedad, siendo por cuenta del Contratista los gastos que esto origine.
  • A efectos prácticos, esta forma de pago, en cuanto a porcentajes y momentos, se podrá ajustar en cada contrato al valor de lo que cuesta o se gasta el Contratista en cada momento y que se deducirá de los cuadros de precios de las diferentes partidas y de los mismos cuadros de plazos de las mismas partidas. No obstante, se debe mantener el principio comercial de que, ajustándose lo más posible al valor del suministro ejecutado en cada momento, al principio del suministro se deben adelantar los pagos a lo realmente realizado y, al final, al contrario, retrasar los pagos sobre lo realmente realizado. Lo que sí se debe de mantener son los condicionantes de pago mencionados, adaptados a cada momento previsto de pago. No obstante y dentro de la filosofía de que un contrato no es un fin en sí mismo sino un medio para conseguir un objeto determinado, los condicionantes de pago no deben de considerarse como inamovibles, siempre se puede adelantar un pago que está condicionado por un hecho no cumplido con la contraprestación de que el Contratista, a cambio, va a responder adecuadamente cuando se le necesite o para evitar que entre en una situación de falta de liquidez que acabaría afectando al desarrollo del suministro.

Fig. Esquema representativo de forma y condiciones de pago 

                                                                                                                                                                                                                                                                10.6.4.- Forma de pago para trabajos de Obra (construcción o montaje). Certificaciones de obra:

 

  • El abono del importe de los trabajos de obra efectuados por el Contratista se realizará mediante certificaciones. Las certificaciones será la única forma de pago al Contratista y, en la misma, será recogida cualquier valoración económica que derive de las relaciones entre el Contratista y la Propiedad.
  • Las unidades de obra ejecutadas se medirán mensualmente sobre las partes realizadas con arreglo al proyecto y órdenes del representante de la Propiedad y conforme a la documentación contractual. La medición de la obra la llevará a cabo la Propiedad en los 8 primeros días siguientes a la fecha de cierre de certificación. Dicha fecha se fijará al comienzo de la obra.
  • Las mediciones se basarán, en su totalidad, sobre los planos aprobados para construcción y sus cálculos se desarrollarán conforme a las medidas técnicas de los planos, órdenes del máximo representantes de la Propiedad en la obra y la documentación contractual.
  • En las zonas ocultas de construcción que definitivamente queden sin posibilidad de inspección y medición, el Contratista está obligado de avisar al supervisor del Propietario con suficiente antelación para inspeccionar, medir y tomar los datos necesarios. El Contratista, a su vez, notificará por escrito y con croquis o planos adjuntos de las modificaciones reales efectuadas sobre los planos aprobados. A falta de aviso anticipado por parte del Contratista cuya existencia de unidades corresponde probar al mismo, quedará obligado a aceptar las decisiones de la Propiedad en base a los planos aprobados.
  • En base a las mediciones efectuadas y a los precios ofertados, se confeccionarán las certificaciones que recogerán además la valoración económica de cualquier tipo de relaciones entre el Contratista y al Propiedad, tales como: trabajos por administración, medicina y seguridad, primas y penalizaciones, gestiones de compra, energía y agua, acopios en su caso y varios.
  • La obra ejecutada se valorará a los precios unitarios estipulados en la oferta contractual para cada unidad de obra y los demás precios contradictorios que hayan sido aprobados por la Propiedad en el tiempo transcurrido desde la presentación de la oferta. Para proceder al abono de las unidades, éstas estarán conformes en su ejecución con lo establecido en la documentación contractual. Estando, en principio, con el acabado definitivo. No se abonarán unidades a media ejecución.
  • Las certificaciones no suponen aprobación de las unidades que se certifican y serán emitidas mensualmente por la Propiedad en formato normalizado y serán reflejo fiel de las fichas de liquidación que guardarán absoluta concordancia con las cantidades certificadas.
  • Las fichas de liquidación constarán de medición detallada, precio de abono según la oferta, unidad de que se trate, clave y capítulo constructivo, partida del plan contable, plano de localización y zona afectada, ajustándose su formato a las exigencias de la fase constructiva. Las liquidaciones las remitirá mensualmente al Contratista quien dispone de 15 días a partir de su recepción oficial para devolverlas debidamente conformadas o, en su caso, con las observaciones que estimase oportunas. El incumplimiento por el Contratista de lo dicho anteriormente, implicará por parte de éste la conformidad con lo estipulado en las fichas, no pudiendo en ningún caso argüir el Contratista motivo alguno a su favor fuera de plazo.
  • En todas las fases de la obra, el abono de cada certificación estará supeditado a la aprobación por la Propiedad de todos los registros y protocolos de control de calidad relacionados con los trabajos incluidos en la certificación.
  • El abono de cada certificación emitida se producirá a los días que se fijen, contados a partir de la fecha de la antefirma de cada certificación, coincidente esta última con la del último día del mes correspondiente a la certificación.

10.6.5.- Trabajos por administración:

 

  • Los trabajos por administración se pueden realizar por alguna de las siguientes causas:
    • Por aparecer unidades de obra nuevas y no llegarse a un acuerdo con el precio contradictorio correspondiente o ser de difícil valoración.
    • Por decidir la Propiedad que se realice por administración ciertas partes contratadas por precios unitarios o porque estima conveniente desglosar partidas para su ejecución total o parcial por otros terceros.
    • Por necesitar la Propiedad maquinaria y mano de obra con objeto de realizar obra ajena a la contratada.
  • El Contratista no podrá negarse, en ningún caso, a la prestación de personal y maquinaria en régimen de administración que le sea solicitado por la Propiedad. El Contratista está obligado a prestar la ayuda requerida en personal, maquinaria y materiales, quedando obligado a vigilar estos trabajos con la misma asiduidad y cumpliendo con los planes de control de calidad que le afecten, que si se hiciera por el procedimiento de contrata a precios unitarios, debiendo procurar el máximo rendimiento en las personas y las maquinarias que en ellos intervengan. Bien entendido que el control y la vigilancia de estos trabajos no representará coste adicional alguno para la Propiedad.
  • Los rendimientos obtenidos en los trabajos realizados bajo el régimen de administración deberán ser sensiblemente iguales a los conseguidos en la ejecución de trabajos análogos por precios unitarios. La Propiedad podrá negar su conformidad a los partes que le sean presentados a la firma en base a lo preceptuado
  • La Propiedad solicitará la prestación de personal con una semana de antelación, en tanto en cuanto su número sea superior al 10% de la nómina del Contratista. Si es igual o inferior al mencionado porcentaje, la incorporación será en un plazo no superior a 24 horas.
  • La prestación de maquinaria será inmediata en todos los casos, siempre que exista en la obra, y se pagará a los precios fijados contractualmente.
  • La Propiedad podrá exigir al Contratista la demostración fehaciente de la cualificación profesional del personal empleado en este tipo de trabajos. La Propiedad podrá expulsar inmediatamente a cualquier productor que demuestre incapacidad en su trabajo, mala conducta o desprecio de las normas de seguridad.
  • Todo el personal requerido, deberá acudir al trabajo provisto de las herramientas propias de su especialidad, así como del equipo necesario para la correcta ejecución de los trabajos, que a todos los efectos estará incluidas en los costes horarios de personal.
  • Una vez que se termine el trabajo para el que fueron solicitados, tanto el personal como la maquinaria, la Propiedad lo pondrá en conocimiento del Contratista para que sean destinados a las tareas que juzguen oportunas.
  • Las horas empleadas por el personal se facturarán de acuerdo con el cuadro de precios correspondiente del contrato. Se entiende que todo el personal para la realización de este tipo de trabajos está contratado en el lugar del mismo, derivándose de ello la no aparición de coste adicional alguno en concepto de dietas, transportes o manutención. La Propiedad, potestativamente, podrá determinar, en determinadas situaciones y por necesidades muy particulares de construcción, aquellos casos de personal especialista que a su petición sean requeridos sus servicios, dando origen a gastos de desplazamientos, estancia y manutención, siendo preciso, para su abono, la justificación mediante facturas de los gastos mencionados.
  • El Contratista, en un plazo máximo de 48 horas, a partir de la finalización de la jornada laboral, deberá presentar a la firma del supervisor de la Propiedad, el parte de trabajo realizado, no abonándose parte cuya presentación exceda al mencionado plazo.
  • Para toda la maquinaria solicitada no existente en la obra, se abonarán los trabajos de ida y vuelta al lugar de origen de la misma, siendo su coste en régimen de alquiler del 1,5% del valor de la máquina para menos de 15 días de utilización por jornada de 10 horas, en caso contrario el coste será del 1%. En el caso de que existiese en la obra pero su alquiler no estuviera en el cuadro de precios, éste será del 0,8% por jornada de 10 horas.
  • Se considerará incluido en el precio de la maquinaria, los lubricantes, los carburantes, energía, repuestos, revisiones y reparaciones que aseguren el perfecto rendimiento en el tiempo que su utilización ha sido requerida. Asimismo se considerará incluido en el precio horario de la maquinaría todos aquellos accesorios y materiales no pertenecientes a la misma pero necesarios para su perfecto funcionamiento, tales como cables, mangueras, etc. En el coste horario de la maquinaria no se incluyen los jornales correspondientes al personal que las maneja.
  • Los pequeños materiales que se hayan de emplear en trabajos por administración y cuyo precio no esté recogido en el contrato, se abonarán sobre la factura un incremento del 10% en concepto de gastos de gestión.
  • En el caso de que el Contratista necesitase maquinaria de la Propiedad, ésta se la alquilará, siempre sea posible, en el mismo régimen económico que el descrito.
  • A efectos prácticos, la Propiedad suele prestar poca atención a los Precios por Administración, ni durante la fase de aclaración de ofertas, ni durante las negociaciones finales y ni durante la confección del contrato. La razón de ello es que piensa que durante la ejecución, el alcance de suministro está tan bien amarrado que no piensa que se va a tener que recurrir al trabajo por administración. Para el Contratista, la visión es la contraria, espera sacar buenos ingresos con este tipo de trabajos, por lo que a una oferta barata le suele acompañar unos precios por administración elevados. La realidad es que la Propiedad huye de asignar al Contratista trabajos por administración, con la convicción de que saldrán caros, y que, el Contratista, buscará conseguir el mayor trabajo posible de esta naturaleza. Unos buenos precios por administración facilitarán el desarrollo de los trabajos, por eso, de alguna manera deben de ser tenidos en cuenta durante el concurso y la contratación.

Merece la pena hacer notar que en los trabajos de supervisión, asesoramiento, consultoría e ingeniería, en el aspecto de trabajos fuera de las sedes de las empresas, deben aclararse con precisión todos los términos que hemos mencionado detalladamente para los trabajos de administración (gastos justificados de manutención y de transporte, horarios, etc.).

10.6.6.- Subcontratación y gestión de compra en contratos de obras de asesoría, de supervisión y de ingeniería:

 

  • Cuando no existan precios unitarios para unas determinadas unidades de obra o trabajos y se autorice al Contratista a subcontratar estas partidas, se abonará, sobre el presupuesto de subcontratación un 15% en concepto de gastos de contrata, independientemente del porcentaje considerado para la elaboración de los cuadros de precios.
  • Se entiende por gestión de compra la totalidad de las operaciones a realizar por el Contratista para suministrar a la Propiedad un determinado material, desde el momento en que recibe la nota de encargo hasta que los pone a disposición de la Propiedad.
  • Cuando la Propiedad encomienda al Contratista una gestión de compra de materiales con un coste en factura superior a una cierta cantidad fijada en las Condiciones Particulares, se abonará un porcentaje del 7% en concepto de gastos de gestión. Si es inferior a la referida cantidad el porcentaje se elevará al 10%.

10.6.7.- Precios contradictorios:

  • En el caso de que la Propiedad juzgase conveniente realizar algún trabajo, unidad o unidades de obra cuyo precio no esté previsto en el contrato, se llegará a un acuerdo entre ella y el Contratista. Los nuevos precios serán confeccionados con la misma descomposición que figure en el cuadro de precios contractual basándose para su definición, en principio, en unidades análogas o parecidas que existan en el mencionado cuadro de precios, y con el supuesto de que ninguna unidad debe tener un coste superior a otras semejantes de mayor trabajo.
  • En los nuevos precios vendrán actualizados la mano de obra y materiales con los índices, publicados por los organismos de la administración, que les afecte. El Contratista deberá dejar constancia escrita de los índices empleados en el cálculo de actualización.
  • La Propiedad podrá exigir, para ser aprobado, la presentación de los documentos necesarios que justifiquen la descomposición del precio contradictorio ofertado por el Contratista.
  • La negociación de los precios contradictorios será independiente de la ejecución de la unidad que se trate, viniendo obligado el Contratista a ejecutarla inmediatamente después de haber recibido la orden de realización correspondiente.

10.6.8.- Acopios en la obra:

  • La Propiedad podrá acceder a la solicitud del Contratista, previo estudio del caso, de abonar hasta un 80% del valor del material acopiado en obra destinado a la construcción. Para la certificación de las cantidades correspondientes, será condición indispensable la existencia de un albarán justificativo, fechado a la entrada en la obra y aprobado por la Dirección de obra de la Propiedad.
  • Si el Contratista aceptase el abono de cantidades a buena cuenta en concepto de acopios, estos será abonados a los precios ofertados actualizados con el índice de revisión correspondiente al mes en que se produce el acopio. Este abono se realizará en dos pagos, el 80% en el momento de realizarse el acopio y el 20% restante en el momento en que dicho material es incorporado a la obra realizada y certificable.

10.6.9.- Partidas alzadas:

 

  • Se define como una partida alzada de construcción y montaje aquella cuyo abono, debido a alguna causa que a continuación se citan, se haya contratado a precio fijo independiente de los acopios y mediciones que resulten, a saber:
  • Diseño totalmente definido.
  • Imposibilidad de medición exacta.
  • Acuerdo expreso entre las partes.

Dichas partidas se revisarán de acuerdo con la fórmula de revisión del contrato para todo el suministro, si los trabajos de obra son una parte más de él, o, con el mismo criterio fijado para la revisión de los precios contradictorios, si solo existe el suministro de obra en el contrato.

10.6.10.- Paradas de obra:

 

  • Si como consecuencia de causas imputables a la Propiedad, el Contratista tuviera que paralizar, durante un prolongado periodo de tiempo, en todo o en parte la realización de los trabajos contratados, la Propiedad se hará cargo del personal y maquinaria de acuerdo con lo que se indica seguidamente:
    • Inmediatamente de producida la parada, el Contratista remitirá a la Propiedad relación nominal de personal, indicando categorías, que pone a su disposición. La Propiedad dispondrá del citado personal en la forma que estime oportuna, abonándoles como si fuera en régimen de administración.
    • De la misma forma que para el personal, se procederá para la maquinaria afectada, sin incluir aquella cuya utilización no sea continua. El abono de esta maquinaria se efectuará en régimen de administración y al 30% de su precio horario, salvo que la Propiedad decida la utilización de las mismas.
    • Si la parada de obra se estima de larga duración, por ejemplo por verse la obra afectada por la necesidad de ocupar unos terrenos sometidos a un expediente normal de expropiación, la Propiedad podrá negociar una retirada, total o parcial, de la obra del Contratista y una compensación económica basada en una revisión de precios de las unidades de obra o partidas de los cuadros de precios que  retrasan su ejecución. La compensación económica será considerada como una modificación contractual.
  • A efectos prácticos, la alternativa de retirada total de la obra solo debe aceptarse con los compromisos de no retirada de los acopios ya realizados y de su mantenimiento en unas condiciones óptimas como para poder garantizar los términos contractuales acordados para el suministro.

10.6.11.- Servicios por otros y gastos generales de obra:

 urbanizacion-obra

  • Los servicios por otros en una obra serán, fundamentalmente, la energía eléctrica y el agua consumida por el Contratista. En casos de montaje también lo será el aire comprimido de servicio.
  • La Propiedad, desde sus propias redes en baja tensión, suministrará, al precio que se indique en las Condiciones Particulares, el consumo de los kwh que tenga el Contratista en la obra. Será por cuenta del Contratista la instalación y conservación del equipo de medida y red de suministros desde el lugar que se indique en las Condiciones Particulares. De igual manera se actuará respecto a la conexión y consumo del m3 de agua y aire que precise el Contratista. Los cargos obtenidos por consumo de agua, aire y electricidad, se descontarán de las certificaciones mensuales.
  • Se entienden como gastos generales propios del Contratista, aquellos de cualquier clase ocasionados por la comprobación del replanteo en la obra, los ensayos de materiales y pruebas de los mismos, los de montaje y retirada de las construcciones auxiliares, oficinas, almacenes y cobertizos pertenecientes al Contratista, los correspondientes a los caminos de servicio propios, etc.. También se incluyen como gastos a cargo del Contratista todos los materiales de seguridad y herramientas a utilizar por el personal.
  • Sera asimismo por cuenta del Contratista los gastos que ocasionen la protección y conservación en perfecto estado de limpieza, uso, funcionamiento, seguridad e higiene, los materiales, equipos y herramientas, los caminos y las instalaciones de la propia obra, así como los gastos ocasionados por la retirada del tajo de obra de los desperdicios y basuras, de los materiales rechazados y los que ocasione las pruebas, ensayos, reconocimiento y corrección de las deficiencias percibidas en ellas.
  • En los casos de rescisión de contrato, por causa imputable al Contratista, será por su cuenta los gastos de jornales y materiales ocasionados por la liquidación de la obra, de las actas notariales y cualquier otro que tuviera lugar.
  • Los gastos ocasionados por la aplicación del plan de prevención de riesgos y seguridad y los de ordenación de la obra, se repartirán proporcionalmente entre las empresas participantes en la obra. Estos gastos serán deducidos en Certificación.
  • A efectos prácticos, cuando sean obras pequeñas y disponga de estos servicios, la Propiedad suministrará, sin cargo alguno, lo que signifique el consumo de electricidad, agua y aire.

10.6.12.- Plazo de entrega para suministros en general:

  • Se consideran como plazos contractuales de entrega los incluidos por el Contratista en su oferta, aceptados por la Propiedad e incluido en el contrato dentro de la cláusula de Programa de Suministro.
  • Los plazos contractuales de entrega están señalados habida cuenta de los inconvenientes y contingencias técnicas que puedan surgir durante las diferentes fases del proyecto, tanto en lo que es propio del Contratista como en lo que se refiere a sus colaboradores o auxiliares de toda índole y las posibles interferencias con otros Contratistas.
  • Los plazos contractuales se consideran improrrogables salvo en caso de fuerza mayor, considerándose exclusivamente como tales los siguientes:
    • Incendios de tipo catastrófico en las instalaciones del Contratista.
    • Daños causados por terremotos, maremotos, inundaciones y, en general, por fenómenos naturales de tipo catastrófico cuando así sean considerados oficialmente.
    • Destrozos ocasionados violentamente a mano armado en tiempo de guerra, sediciones populares o robos tumultuosos.
    • Conflictos colectivos y “lock-out”.
    • Cualquier otra causa de efectos análogos, previo acuerdo en Consejo de Ministros.

En todo caso se concederá una ampliación del plazo de entrega que se determinará en base al Programa de Suministro y que nunca será superior a la interrupción motivada por la fuerza mayor.

  • La Propiedad podrá ignorar los beneficios señalados en favor del Contratista en el apartado anterior, si éste no informa de la aparición o existencia del suceso o causa inmediatamente después de que hayan ocurrido y en ningún caso más tarde de 10 días naturales después de haber sucesivo. La comunicación se remitirá por carta certificada y en ella se indicará claramente justificada la repercusión posible del suceso, al objeto que la Propiedad pueda tomar las medidas apropiadas para aminorar todo posible perjuicio. El procedimiento descrito aplicará también para informar a la Propiedad de la normalización de la situación.
  • El hecho de la entrega que fijara la fecha de la misma ocurrirá cuando el objeto del suministro, en su totalidad, completamente terminado y en los términos acordados, sea puesto a disposición de la Propiedad.

10.6.13.- Plazos de ejecución y entrega para obras:

  • Dentro de los procedimientos previstos por la Propiedad para controlar el desarrollo del proyecto, se incluye un Plan Básico con actividades de amplio alcance, que cubren la totalidad del proyecto.
  • La Propiedad, como último responsable del conjunto del proyecto, utilizará, a su completa discreción, el plan Básico del Proyecto, para establecer objetivos a cumplir por las distintas organizaciones participantes en el desarrollo de los trabajos, tanto antes como durante la ejecución de los mismos.
  • Tomando como base los objetivos establecidos a partir del Plan Básico, el Contratista elaborará los programas desarrollados en que estén representados, en actividades de corto alcance, la totalidad de las que correspondan a los trabajos contratados.
  • Los plazos podrán ser objeto de modificación cuando la Propiedad, por exigencias del proyecto, así lo considere y siempre que cualquier disposición del mismo afecte a las fechas propuestas de ejecución del programa del Contratista.
  • La justificación del retraso de una determinada actividad o actividades no implicará, de manera automática, justificación de retraso en las fechas de terminación para las que figuren como siguientes, de acuerdo con el Programa desarrollado del Contratista, siempre que no resulte afectado el camino crítico.
  • En el caso de aceptación por la Propiedad de un retraso del Contratista, siguiendo estrictamente las instrucciones que recibiera de la Propiedad, procederá a revisar dicho programa, manteniendo los objetivos establecidos de acuerdo con el Plan Básico, salvo que la Propiedad decidiese modificarlos.

10.6.14.- Penalidad por retraso en la entrega:

  • En un suministro general, para cada una de las partidas del cuadro de precios y sobre el precio en él definido, el Contratista incurrirá en una penalidad del 0,7% del importe de ese precio por cada 15 días naturales de retraso sobre la fecha contractual de entrega de la totalidad de la partida, definida en el Programa de suministro. Los periodos de 15 días citados para la aplicación de la penalidad se consideran que son vencidos, es decir no se aplicará penalidad para periodos menores de 15 días.
  • El límite o tope de penalidad será del 5% del total del precio inicial contratado, pudiéndose alcanzar este tope tanto por penalidad sobre una sola partida como por la suma de diferentes partidas, no rebasándose en ningún caso dicho límite. Para obtener los valores de penalidad no se tendrán en cuenta ni las revisiones de precios y ni las modificaciones contractuales.
  • La liquidación de las penalidades se hará en el momento de los distintos pagos finales por entrega de cada partida, deduciéndose de las facturas correspondientes la penalidad si la hubiere.
  • La penalidad se aplicará en todos los casos que corresponda, independientemente de que el retraso en la entrega influya o no en la fecha de arranque del conjunto de la instalación, ya que se supone que los inconvenientes y perjuicios que provoca son mayores que el tope de penalidad
  • A efectos prácticos, las condiciones de penalidad indicadas solo aplican a suministros pequeños de equipos y materiales que formarán parte de una gran instalación. Cuando se refiera a suministros de plantas completas, el tope de penalidad debe de abarcar todo el lucro cesante que provocaría el retraso, por lo que el 5% de tope no tiene sentido en estos casos.

10.6.15.- Primas y penalizaciones en grandes obras:

  • El Contratista está obligado a ajustar el ritmo de desarrollo de sus trabajos al programa del contrato.
  • El cumplimiento de las fechas establecidas como objetivos o hitos, estará asociados al correspondiente sistema de primas y penalizaciones fijado en las Condiciones Particulares.
  • El cumplimiento de algunos o de la totalidad de los programas mensuales que debe de preparar el Contratista y aceptarlo la Propiedad, así como algunos sucesos aislados de los mismos, podrá quedar asociado a un sistema de primas y penalizaciones, en los casos que estime la Propiedad y de conformidad con lo establecido en las Condiciones Particulares, previo acuerdo con el Contratista. Las cuantías que en cada caso se acuerde para establecer como base para la aplicación de primas y penalizaciones asociadas a programas mensuales, se corresponderá en general a un porcentaje sobre el total de obra a certificar en ese mes, similar al que resulte de las condiciones establecidas para el total del contrato. Las cantidades que en concepto de primas y penalizaciones vayan siendo asociadas por la Propiedad al cumplimiento de los programas mensuales, podrán ser deducidas, previo acuerdo con el Contratista, de las establecidas inicialmente para garantizar el cumplimiento de los correspondientes objetivos.
  • Entrando en el detalle de lo antedicho, durante la ejecución del contrato se establecerá un sistema de primas y penalizaciones asociadas al cumplimiento, por el Contratista, de las fechas correspondientes a las definidas en los siguientes apartados:
    • A) Fechas de los hitos u objetivos que se establezcan, de acuerdo con el programa, antes de la firma del contrato y definidos en el cuadro de primas y penalizaciones.
    • B) Fechas de determinados Grupos de Sucesos que deben tener lugar de conformidad con el programa mensual definido por el Contratista y aprobado por la Propiedad.
    • C) Fechas de determinados Sucesos Aislados que deben de tener lugar según el programa mensual, siendo estas fechas intermedias dentro de dicho programa definido por el Contratista y aceptado por la Propiedad.
  • La asociación de las primas y penalizaciones para los caso B) y C) no se realizará de manera sistemática. En la decisión a este respecto, la Propiedad tendrá en cuenta para ello el desarrollo general de la obra, necesidades de coordinación con otras fases y contratistas, y, finalmente, la trascendencia e importancia del cumplimiento de determinados programas mensuales y sucesos específicos.
  • En relación con lo anteriormente indicado, se usará la terminología de Fecha Final Normal, Final Programada y Final Tope, aplicables a los apartados A), B) y C). Fijando para cada caso los periodos de tiempo en días naturales en que proporcionalmente disminuye la prima hasta anularse, es anulada, o entra en penalización incrementándose hasta su tope.
  • Así como las fechas final normal, programada y tope, al igual que las cuantías sobre primas y penalizaciones del programa de hitos se fijan antes del contrato y quedan definidos en el cuadro de primas y penalizaciones, no sucede así para los apartados B) y C) que se definirán durante el transcurso de la fase de la obra, tanto en sus fechas como en sus cuantías.
  • En el cuadro de primas y penalizaciones figurarán, para cada hito u objetivo ,la cuantía que llevará asociado en concepto de prima, llamándose Prima de Objetivo.
  • Como criterio general a todos los programas mencionados para los tipos de fechas A), B), C), las penalizaciones aumentarán, proporcionalmente hasta un máximo de dos veces el valor de la prima estipulada, si se llegase a la fecha final tope, o se fijará una cuantía diaria a cada objetivo en la Condiciones Particulares.
  • Cuando en el desarrollo de la fase de obra se establecieran primas y penalizaciones en algunos sucesos o en la totalidad de los programas mensuales, la cuantía de las mismas se podrá deducir, previo acuerdo con el Contratista, de las fijadas en el cuadro de primas y penalizaciones del programa de objetivos.
  • A todos los efectos, en el cálculo de fechas se aplicarán las correspondientes a días naturales.
  • Las cantidades que deriven de las primas y penalizaciones serán incluidos en la certificación siguiente al mes en que hayan producido, abonándose o deduciéndose según concepto del total certificado.
  • Sobre las cantidades estipuladas en concepto de primas y penalizaciones, no tendrá repercusión alguna la revisión de precios para obtener los valores nuevos incrementados.
  • Si se produjese retraso en el cumplimiento de alguna fecha final tope en cualquier tipo de programa, se aplicará al Contratista una penalización acumulada en base a una cantidad y periodo de tiempo determinado según caso por la Propiedad, hasta un máximo del 10% del presupuesto del contrato. En ningún caso, la diferencia entre penalizaciones y primas podrá superar el 10% del presupuesto total del contrato.
  • A efectos prácticos, no es normal en obras habituales y normales aplicar un sistema de primas y penalizaciones. En obras críticas y complicadas, en cuanto a coordinación de interfaces y entre diferentes Contratistas, se emplea el sistema de primas y penalizaciones  para la consecución de hitos u objetivos. Mucho más raro es aplicar el sistema de primas y penalizaciones para activación de programas mensuales. A veces, es más práctico y eficiente ligar el cumplimiento de los hitos principales del trabajo a los pagos previstos, de tal forma que la Propiedad podrá, en vez de penalizar por incumplimiento de una fecha, retrasar el pago siguiente y posteriores hasta el cumplimiento del hito.

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10.6.16.- Modificaciones contractuales de suministros y obras:

  • Se entiende expresamente en el objeto del contrato el suministro de, además de los elementos especificados, todos aquellos otros que a lo largo de las diferentes fases (ingeniería, fabricación, construcción, montaje, etc.), previo un detenido examen y estudio por las partes, pueden ser considerado como necesarios por la Propiedad para el correcto y completo funcionamiento de los elementos básicos suministrados.
  • La Propiedad o sus representantes podrán señalar al Contratista, durante la ejecución del contrato, la conveniencia de verificar ciertas variaciones siempre que no se altere la esencia del contrato. Si cualquiera de las sugerencias realizadas pudieran, en opinión del Contratista, impedir el cumplimiento de las obligaciones y garantías contractuales, lo notificará por escrito a la Propiedad y ésta decidirá si las mismas deben de llevarse a cabo o no. Si la Propiedad impone sus sugerencias, las obligaciones del Contratista así como sus garantías serán modificadas de acuerdo con las instrucciones dadas.
  • Las diferencias de coste, si existiese, ocasionada por alguna de tales variaciones, será añadida o deducida del precio del contrato, según proceda. En los contratos de ejecución de obras y montajes, todas las modificaciones que la Propiedad juzgue oportuno realizar, serán obligatorias para el Contratista, quien deberá ejecutar esos trabajos a los precios correspondientes incluidos en el cuadro de precios del contrato.
  • Siempre que el presupuesto de una fase de obra totalmente ejecutada, a los precios del contrato, no sea inferior en más de un 20% al presupuesto adjudicado, el Contratista no tendrá derecho a ninguna variación en los precios ni a indemnización alguna. Si fuese más del 20%, en este caso, el Contratista tendrá derecho a una indemnización del 7% de la diferencia existente entre la certificación total y el 80% del presupuesto de adjudicación citado. No habrá indemnización de ningún tipo si la certificación total rebasa el presupuesto de adjudicación.
  • A efectos prácticos, la existencia de una modificación contractual implica un error de gestión, ya que se producen por defectos de diseño, defectos de definición de alcance de suministro o defectos en el estudio y clarificación de las ofertas. Una modificación contractual implica un mayor coste, ya que obliga a contratar con el Contratista sin la competencia de un concurso previo. Si existe una buena gestión, aquellos temas que pueden, sin estar seguro de ello, convertirse en un suplemento en el alcance, se solucionan con el planteamiento, a la hora de contratar, de una opción de suministro al precio competitivo del concurso.
  • Por lo que se refiere a las modificaciones contractuales en los contratos de obra no son problema ya que se realizarán a los precios unitarios del concurso realizado. Quizás un mayor alcance en las mediciones que las que figuran en el contrato puede significar una reclamación del Contratista. Para solucionarlo, la legislación vigente para contratos con las Administraciones Públicas, limita en el 20% por encima o por debajo del valor del contrato que, caso de producirse, permite que el Contratista tenga derecho a resolver el Contrato.
  • A efectos prácticos, las modificaciones contractuales son el resultado de un alcance contratado menor que el que se necesitaría. Por ello y para evitarlo, se ha recomendado, en este libro, definir el alcance de suministro lo más completo posible, aunque siempre advirtiendo que no tendrá carácter limitativo de exclusión la sola enumeración de los sistemas, equipos y componentes que se citen.  Es buena práctica iniciar siempre la relación de alcance para cada sistema con la palabra “incluso” y terminarla con “etc.”. La tabla de doble entrada, a la que nos hemos también referido, cierra mucho mejor el alcance que una relación simple de elementos físicos. Por último, la definición del alcance se debe de hacer empezando con el objetivo funcional del suministro, de esta forma se consigue complementar, de manera indirecta, con todo lo que se necesite hasta que conseguirlo. El ejemplo de una planta, comprada teniendo que producir una cantidad determinada, con una disponibilidad determinada y con un rendimiento determinado, significa que, si se necesitan equipos adicionales, hasta conseguir los parámetros comprometidos, se tendrán que suministrar sin coste adicional alguno.

10.6.17.- Garantías económicas y financieras:

  • Ante posibles situaciones adversas para el Contratista o en el caso de un suministro notablemente superior a su capacidad financiera, la Propiedad podrá exigir una garantía financiera y económica establecido por un tercero a favor del Contratista y aceptable para la Propiedad. Esta Garantía podrá ser sustituida, previa aprobación de la Propiedad, por una inspección, con informe confidencial, de la situación financiera y económica, a cargo de una firma especializada propuesta y a cargo del Contratista y aprobado por la Propiedad.
  • A efectos prácticos, las Administraciones Públicas, para evitar las mencionadas auditorías económicas y financieras, exigen que, para poder ofertar, precisan estar clasificados como capacitado, dentro de un Registro público y, además, tienen que presentar una garantía previa a la presentación de las ofertas que responda de la seriedad de la propuesta. Las auditorías de empresas para informar de su capacidad en los concursos es algo inusual en el campo de las empresas privadas.

10.6.18.- Retenciones y fianzas:

  • De la primera o de todas las facturas, en el caso de suministro, y de cada pago que se haga al Contratista, en el caso de ejecución de obras, se retendrá hasta el 10% del importe total del contrato con destino a formar un fondo de garantía para la buena ejecución del suministro y del cumplimiento del contrato. Las mencionadas cantidades, a petición del Contratista y a su costa, podrán ser sustituidos por avales bancarios de las mismas características que los ya descritos para garantizar el suministro durante el periodo de garantía.

 

LA CONTRATACION: EL CONCURSO

 

10.4.- La Contratación:

10.4.1- General:

Es un proceso largo que se inicia con la fase de concurso, le sigue con la fase de adjudicación y firma del contrato y termina con el proceso de ejecución del contrato, hasta su extinción.

Cada una de sus fases se subdivide, a su vez, en etapas de un programa secuencial y con objetivos específicos para cada una de ellas.

10.4.2- Concurso:

Se trata de seleccionar, dentro de las ofertas del mercado, es decir en un ambiente competitivo, cual es la mejor y más se adapta a los requerimientos del Proyecto. Por tanto, hay que acudir al mercado, habiendo previamente elaborado la documentación de petición de ofertas, hay que aclarar, estudiar y comparar las ofertas recibidas, hay que negociar con los mejores ofertantes y, por último, llegar a unos acuerdos contractuales finales.

10.4.2.1- Cualificación y selección de los ofertantes potenciales:

Para los suministros habituales de una empresa, se conoce sobradamente quienes son los suministradores potenciales que poseen suficiente capacidad y seriedad. Por ello, esta primera etapa no es necesaria y, si existe en el proyecto una ingeniería de apoyo, como en el caso de un A&E (ARQUITECTO INGENIERO), al mismo tiempo que envía la correspondiente especificación técnica, entrega un listado de Suministradores Potenciales.

A veces, el suministro solicitado no es habitual para la empresa Propietaria y, aunque se informe de los suministradores posibles a nivel mundial, debe acercarse a ellos para que haya un mutuo conocimiento, se despierte el interés en ambas partes y se pueda efectuar la especificación técnica de forma más precisa y concreta. En este caso, se solicitará un documento o cuestinario de cualificación, en el que se listen las referencias mundiales que poseen, se describan los procesos tecnológicos posibles, se describa la organización y datos económicos y financieros del conjunto de la empresa y se detallen las posibles alianzas con otras organizaciones para un suministro más cercano a la Propiedad. Estudiadas las cualificaciones, se mantendrán las reuniones suficientes, incluso con visitas a plantas de referencias, como para, finalmente, poderlos considerar como Suministradores Potenciales.

Un caso muy particular de cualificación lo hemos descrito cuando hemos tratado la fase de ingeniería de un proceso que debe de responder a las características particulares de un lugar y que se precisa hacer ensayos previos, antes de ofertar, e incluso instalar una planta piloto o semi-industrial. Estos trabajos de investigación es buena práctica que se encargan, a la vez y con compensación económica, a varios tecnólogos a la vez, que con los resultados obtenidos presentarán su mejor oferta. Al adjudicatario final se le  descontará, del precio del contrato, el valor adelantado de estos trabajos previos.

Es práctica habitual exigir en los concursos que, al menos, se disponga de tres Suministradores Potenciales que puedan presentar ofertas válidas.

10.4.3.- Preparación de la documentación de petición de ofertas:

Es muy importante el hacer lo más completa y detallada posible esta documentación, ya que formará parte del contrato, como anejo suyo.

No hay que olvidar que los Ofertantes, en la fase del concurso, no se significarán oponiéndose de forma explícita a la documentación de petición de ofertas de la Propiedad, ya que está en juego la adjudicación de un trabajo. La estrategia normal de los Ofertantes es la de decir lo menos posible, ya que cualquier tema que quede abierto en el contrato puede ser origen de una reclamación y posterior sobrecoste. De aquí, la importancia para la Propiedad de atar el suministro, lo más posible, con la documentación de petición de ofertas.

Es buena práctica preparar la siguiente documentación para petición de ofertas:

  • Especificación Técnica :

Ya hemos indicado, en otra parte de este libro, en que consiste este documento de petición de ofertas: es un documento que define el denominado Alcance de Suministro. La definición es en cantidad y en cuanto a las condiciones técnicas, es decir la calidad, que debe de cumplir el suministro. Hemos definido un índice típico de lo que sería la Especificación Técnica de un suministro de equipo mecánico e incluso hemos dado ejemplos completos, en lo posible, de Especificaciones Técnicas diversas para los equipos más habituales en la industria e, incluso, para un gran montaje. No obstante, vamos a detallar algo más en cuanto las Especificaciones Técnicas de otros tipos de suministros:

  • Servicios de Consultoría: Se debe definir el Indice del informe final así como el tipo e intensidad del trabajo a realizar: bibliográfico, de investigación, de mercado, etc.

  • Servicios de Ingeniería: Se detallarán los documentos y planos a emitir, sus contenidos, sus revisiones, sus ediciones, los documentos a revisar y aprobar, los estudios y cálculos a realizar, los plazos, etc.

  • Servicios de Asesoría: Se detallarán los asuntos sobre los que se asesorará, las características y experiencias requeridas de los asesores, la disponibilidad, el lugar de asesoramiento, etc.

  • Servicios de Supervisión: Se detallarán los asuntos a supervisar, las características y experiencias requeridas de los supervisores, la disponibilidad, el lugar de supervisión, el nº y tipos de revisión, comprobación y repetición de los trabajos realizados por otros, las características de los informes de supervisión y de los programas de cálculos y los aparatos especiales requeridos en la supervisión, otros trabajos a realizar, etc.

  • Obra Civil: Lo habitual es salir a concurso con el diseño de detalle realizado y plasmado en un Proyecto que conste de una Memoria técnica descriptiva del trabajo, de los planos detallados de diseño y de las mediciones de obra previstas según el diseño aportado. Los planos adjuntos son planos de concurso y no constructivos, pueden por tanto, ser modificados al comienzo de la obra o durante su realización, en ningún caso podrán utilizarse para la ejecución.
  • En el caso de que lo que se piense contratar sea bajo la modalidad de un “llave en mano”, es decir que la obra civil queda supeditada al proceso mecánico a ofertar y este no se conozca y, por tanto, no se puede confeccionar el Proyecto detallado de obra civil, en ese caso, las especificaciones técnicas de esta disciplina deben ser genéricas y puede adaptarse al siguiente índice:
  • Cargas, materiales y varios para obras hidráulicas.
  • Componentes y accesorios.
  • Cargas, materiales y varios para las edificaciones, obras exteriores, arquitectura y urbanización.
  • Suelos y terrenos (en base a estudios preliminares que podrán ser completados por cada Ofertante).

Por último, está el caso de obras subterráneas, en la que no se conoce con exactitud el tipo y características del terreno que se van a encontrar en su avance. Un índice tipo para este tipo de obras podría ser:

  • Generalidades.
  • Condiciones que deben de satisfacer los materiales.
  • Ejecución de las obras (replanteo, excavaciones, hormigones, inyecciones, relleno, nivelación y compactación, acabados, carpintería, etc.).
  • Secciones en función del terreno.
  • Sistemas de avance y excavación.
  • Alumbramientos de agua.
  • Trabajos de estabilización, refuerzo y consolidación.
  • Sistema de ventilación.
  • Tipos de anclaje de las celosías.
  • Refuerzos y consolidación.
  • Escombrera.
  • Juntas y desencofrados.
  • Revestimientos.
  • Laboratorio de hormigones.
  • Condiciones Generales:

Como su nombre indica, estos documentos son normas generales de la Propiedad a las que deben adaptarse todos los intercambios mercantiles que realice la empresa, independientemente de cada proyecto. Tan es así, que suelen ser documentos impresos o colgados, para mayor divulgación, de la web de la empresa. Un ejemplo típico, que lo explica muy bien,  puede ser la forma de pago: una empresa puede tener establecido que pagará, como norma, a 90 días de la entrada de la factura en su registro. Luego, el contrato puede establecer excepciones a esta norma general y fijar el pago a 120 días

Suelen existir tres tipos de Condiciones Generales en las empresas:

  • Prestación de Servicios.
  • Suministro de Equipos.
  • Obras (se suele denominar, en este caso, Pliego de Condiciones Generales).

Vamos a indicar un índice-tipo de estos documentos:

  • Ambito de aplicación.
  • Documentación contractual.
  • Orden prioridad documentos.
  • Excepciones al documento.
  • Interpretación de los documentos.
  • Comunicación e idiomas.
  • Formas de contactar.
  • Idioma de comunicación.
  • Formalización y documentación contractual.
  • Objeto:
  • Descripción genérica del alcance.
  • Limitaciones en la ampliación de alcance.
  • Modificaciones contractuales.
  • Condiciones económicas: Criterios para la revisión de precios y sus limitaciones. Condiciones genéricas de pago.
  • Ejecución.
  • Garantías y penalizaciones genéricas: tiempo, valor garantía económica, penalidades: tipos y sus limitaciones.
  • Suspensión y extinción contrato.
  • Cesión de derechos y créditos.
  • Propiedad industrial e intelectual.
  • Tratamiento de datos.
  • Obligaciones laborales, de seguridad y de salud.
  • Fuerza mayor.
  • Protección ambiental.
  • Ley aplicable y solución de conflictos.

Prácticamente, el índice y su desarrollo son las cláusulas habituales de un contrato, por lo que este documento, al ser enviado en la petición de ofertas, adelanta y facilita la posterior contratación.

  • Requisitos de Control de Calidad:

Este documento ya lo hemos definido a la hora de desarrollar la Ingeniería de detalle en otra parte de este libro. Es un documento normalizado por la empresa en el que fija la política de control de calidad a la que deben adaptarse las compras que se realicen. Suele estar impreso y se suele adjuntar en las peticiones de ofertas. De forma genérica, el documento especifica las necesidades de cualificación que se precisa de acuerdo con normativa internacional (ISO o similar). También define las características que deben de poseer los Manuales de Control de Calidad, los Planes y Programas de Control de Calidad y los Programas de Puntos de Inspección, en particular los procedimientos, las homologaciones, las inspecciones y los informes mensuales y finales. Deberá definir el tratamiento de los informes de no conformidad y el cierre de desviaciones.

  • Condiciones Particulares de Suministro:

Junto con las Especificaciones Técnicas constituyen los documentos más importantes de la fase de concurso. Esencialmente define este documento las condiciones comerciales y económicas que aplicarán, particularmente, en la contratación y ejecución del suministro y esto lo hace durante el inicio del concurso, momento en que los potenciales Contratistas, por miedo a quedar descartados tempranamente, no discuten ni excepcionan a aquellos puntos de mayor impacto en la ejecución del contrato. Si se sacasen a la luz en el momento de negociar el contrato, no hay la menor duda que el potencial adjudicatario opondría resistencia y, finalmente, se conseguirían condiciones más desfavorables para la Propiedad que si se envía inicialmente.

Dada su importancia, vamos a no solo indicar el índice del documento sino que vamos a comentarlo con las recomendaciones oportunas para su mejor confección. Además, vamos a describir estas Condiciones Particulares para el suministro de un “llave en mano”, con lo que tocaremos todos los aspectos de ingeniería, suministro, construcción, montaje y pruebas y puesta en marcha. En el caso de solo solicitar obras civiles, el documento se denomina Pliego de Condiciones Particulares.

  1. Antecedentes y descripción del objeto del suministro:
    1. Antecedentes: Se debe hacer una introducción justificativa del proyecto en donde se inscribe el suministro que se solicita y se debe de indicar cuales son los objetivos buscados.
    2. Descripción del objeto del suministro: Se debe indicar tanto de forma general, con indicación de fines, como a nivel de detalle, empleando la misma terminología empleada en la definición del alcance de suministro que aparece en la Especificación Técnica.

En este apartado se deben de indicar, dentro del alcance solicitado, que partidas son opcionables de ser seleccionadas libremente por la Propiedad para ser incluidas en el Alcance contractual definitivo. También se puede solicitar alternativas, tanto de proceso, como de implantación o como de cualquier otro aspecto, al alcance incluido en la especificación técnica. Las Variantes al alcance solicitado cuya iniciativa haya partido del Ofertante se debe de considerar como una excepción.

2. Relación de documentos aplicables:

Es importante, desde el principio, establecer un orden de prioridad de la documentación de concurso, con objeto de aclarar cualquier duda que pueda surgir por si existe contradicción de lo dicho en ella. Este mismo orden de prelación aplicará a las fases posteriores de contratación y ejecución. Normalmente el orden de prioridad fijado suele ser

1º- La carta de invitación a ofertar.

2º- Las Condiciones Particulares de suministro y sus anejos. En los concursos de obra civil este documento se suele denominar Pliego Particular de Condiciones

3º- La Especificación Técnica y, para los concursos de obra civil, Proyecto de la obra con Memoria, Programa de contrato, Mediciones aproximadas y Planos.

4º- Las condiciones Generales de Contratación o Pliego General de Condiciones de Construcción para concursos de obra civil

5º- Otros documentos de la Propiedad que se envíen en la petición de ofertas y que sean de aplicación (Requisitos de seguimiento, Requisitos de control de calidad, Manuales de ejecución, Plan de medicina y seguridad, etc.). Estos documentos pueden no existir como tales y estar incluidos los temas que desarrollan dentro de las Especificaciones Técnicas.

6º- Las ofertas Técnicas y Económicas del Ofertante.

7º- Las cartas, actas de reunión y demás comunicación complementaria, entre las partes, que se hayan generado durante el concurso.

Esto quiere decir que tendrá prioridad la documentación de la Propiedad, salvo lo que expresamente contradiga y quede indicado  en la documentación del Ofertante.

De lo dicho se deduce que, es de suma importancia, que la Propiedad lleve la iniciativa en la fase de concurso y sea quien genere toda la documentación complementaria (actas, cartas de aclaraciones, fax, correos electrónicos, etc.).

3. Alcance de Suministro:

En el caso de que el alcance se encuentre desarrollado en la Especificación Técnica, se hará referencia al punto exacto en donde se encuentre, en el caso de no estarlo o estarlo sin mucho detalle, conviene incluir la tabla de doble entrada que recomendamos al definir las Especificaciones Técnicas (en ordenadas los sistemas y equipos incluidos y en accisas las fase del proyecto) y en la que se indicarán las responsabilidades del Contratista potencial y de la Propiedad. Cuando existan dos responsabilidades para una intersección de la tabla se aclararán con notas indicativas  cual será el alcance de cada parte. Las fases del Proyecto, en los encabezamientos de la tabla de doble entrada, se definirán con el mayor detalle posible, ya que es el alcance o trabajo solicitado que se pide para cada sistema o equipo. Se adjunta en el Anejo nº 22  un ejemplo de Alcance de Suministro mediante tabla de doble entrada.

En el caso de que se trate de un trabajo de obra civil o de montaje, que no se corresponda con una forma de contratar por precio cerrado o tanto alzado, el Alcance vendrá definido por las mediciones previstas en el Proyecto.

En el caso de que se trate al servicio de ingeniería, el alcance vendrá detallado para cada una de las fases (Ingeniería de Proceso, Ingeniería Básica e Ingeniería de detalle por disciplinas) indicando los planos, documentos, estudios, comparaciones de ofertas, programas, etc. con las ediciones y revisiones a emitir para cada documento así como los trabajos de actuación en nombre de la Propiedad. También se incluirán los trabajos y actuaciones a realizar por la Propiedad y por otros terceros.

En el caso de trabajos de Consultoría se detallarán los trabajos a realizar y documentación a emitir.

4. Límite de Responsabilidad:

Es ilusorio pensar que el Contratista va a responder, sin límite, frente a la Propiedad por todos los daños causados en caso de incumplimiento y otras circustancias. Por eso, interesa fijar ese límite, lo más alto posible, al principio de la etapa de concurso, es decir en las Condiciones Particulares. En este sentido, la responsabilidad por las penalizaciones incurridas, por los perjuicios causados, por indemnizaciones, por lucro cesante, etc., se puede fijar, de forma razonable, en un valor del orden del 35% del precio fijado en el contrato más las ampliaciones que se produzcan.

2. Plazo de ejecución:

Debe de indicarse, en este apartado, el plazo solicitado para ejecutar el objeto del contrato, indicando cual es el inicio previsto para que empiece a contar el tiempo, fecha que obliga al Ofertante, como mínimo, a mantener sin modificación la oferta que se presente.

En la oferta se ha de rellenar los datos del plazo desglosado según los siguientes esquemas, en el que se utilizará la misma terminología empleada para definir el Alcance de Suministro:

Esquema I

Fecha de inicio Fecha de terminación

  • Plazo total:
  • Ingeniería:
    • Criterios de diseño:
    • Ingeniería diseño:
  • Suministro de materiales:
    • Acopios:
    • Fabricación:
    • Transporte:
  • Obra Civil:
    • Preparación del Terreno:
    • Urbanización:
    • Resto Obra Civil:
  • Montaje:
    • Mecánico:
    • Eléctrico:
    • I&C:
  • Pruebas Pre-operacionales:
    • Vacío:
    • Carga:
    • Rodaje:
  • Recepción:
  • Entrenamiento de personal:
  • Suministro de repuestos.

Esquema II

Fecha de inicio Fecha terminación

  • Sistema 1……

Equipo a……..

Equipo b……..

Equipo c……..

  • Sistema 2…….

Equipo a´……..

Equipo b´……..

Equipo c´………

  • Sistema 3………

Se puede establecer, en este apartado, una serie de fechas que se consideren críticas para el desarrollo del proyecto. Se debe de advertir que, en el caso de no cumplimiento con algún hito fijado, se deberá presentar un plan de actuación y que, si éste no se considera adecuado, se podrá retrasar el pago más próximo hasta presentar aquel que satisfaga a la Propiedad, independientemente de aplicar las penalidades que se establezcan por los retrasos.

Una vez rellenado por el Ofertante las fechas solicitadas se obtendrá un programa mediante el cual se sabrá, en cada momento y para cualquier equipo, las actividades que se desarrollan.

En el caso de suministro de unos servicios de Consultoría, el desglose para definir los plazos se hará para las actividades secuenciales del trabajo a realizar (por ejemplo: recogida de datos, análisis de datos, definición campaña de toma de muestras, campaña de toma de muestras, análisis de datos, preparación datos de entrada en modelo de simulación, aplicación del modelo, resultados e informe final). A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como las categorías profesionales.

En el caso de unos servicios de asesoramiento o supervisión el desglose se limitará a indicar, además de las personas ofrecidas, el lugar y la fecha de inicio y finalización en las que se estarán a disposición de la Propiedad para prestar el trabajo.

En el caso de los servicios de Ingeniería, los plazos se solicitarán para: Ingeniería de proceso, Ingeniería básica, Ingeniería de detalle mecánica, Ingeniería de detalle eléctrica, Ingeniería de detalle de obra civil, Ingeniería de detalle de I&C, Ingeniería de fabricación, Ingeniería de montaje, etc. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.

En el caso de los servicios de montaje, los plazos se solicitarán para el conjunto de las mediciones del proyecto, por ejemplo: implantación en obra, montaje mecánico, montaje eléctrico, montaje I&C, pruebas de montaje, retirada de obra. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.

En el caso de construcción de obra civil, los plazos se solicitarán para las diferentes partidas de las mediciones del proyecto, por ejemplo: implantación en obra, preparación del terreno, urbanización, construcción de fundaciones, construcción de obras de fábrica, construcción de edificios, retirada de obra. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.

5. Precios:

Este apartado comenzará indicando los conceptos que van incluidos y los que no van. Por ejemplo, puede que se solicite que no vaya incluido el IVA, que no vayan incluidos los gastos de aduanas y otros impuestos, etc.

Se solicitará, expresamente, la validez de los precios solicitados, más allá del plazo general que se establezcan en las Condiciones Generales.

Se solicitará el mismo desglose para los precios que el indicado para las actividades del plazo, haciendo, a su vez, división entre lo que es procedencia nacional de lo que es importación. También se indicará las actividades que son opcionables de contratar por la Propiedad y los requerimientos de garantías en caso de llegarse a ejercer las mencionadas opciones.

Las actividades de Obra Civil y Montaje se desglosarán y justificarán a través de las mediciones y precios unitarios que le correspondan. Los precios unitarios se desglosarán, a su vez, en, al menos, mano de obra, materiales y beneficio industrial.

Al mismo tiempo, se solicitará, al igual que para el desglose para los plazos, un segundo desglose de las partidas que se indicaron en el Alcance de Suministro. También se indicarán las actividades que son opcionables de contratar por la Propiedad y los requerimientos de garantías en caso de llegarse a ejercer las mencionadas opciones.

Los precios se solicitarán firmes, durante el plazo de validez, y fijos o revisables. En caso de solicitarse revisables, en su totalidad o solo algunas partidas o actividades, se fijará una propuesta de fórmula de revisión y aplicación de estas fórmulas, haciendo distinción entre el suministro de materiales, que contará con términos de mano de obra y materiales (chapa de acero, hilo de cobre, etc.), y la obra civil y el montaje que contará solo con términos de mano de obra. En las fórmulas de revisión siempre existirá (recomendable) un término fijo de 15%.

Se solicitarán precios para los Repuestos, que serán opcionables y deberán responder a un periodo de operación determinado (por ejemplo 2 años). Esta lista de precios serán unitarios y en ella los Ofertantes deberán señalar los repuestos necesarios para la puesta en marcha, los estratégicos y los de referencia.

Se debe solicitar también una lista de precios por administración, a aplicar opcionalmente por la Propiedad, por si surgen trabajos en la obra fuera de alcance. Para otros trabajos, no definidos pero dentro del alcance, se debe de avisar que la Propiedad puede aplicar el concepto de precios denominados contradictorios o precios obtenibles por comparación de otros precios dados en la oferta.

Para los servicios de consultoría e ingeniería se solicitará el desglose del precio total según las mismas partidas que las solicitadas para el plazo. Se deberán indicar el nº de horas/hombre por categorías profesionales considerados en cada mes así como el valor, por categorías, de la Hora/hombre que se ha considerado para obtener el presupuesto. Además se solicitarán los gastos reembolsables que aplicarán (alojamiento, manutención, desplazamientos, etc.)

Para los servicios de asesoramiento y supervisión se solicitarán los precios, para cada categoría profesional, por día de trabajo en jornada normal, por día en jornada festiva, por hora fuera de jornada, gastos de manutención y alojamiento, gastos de desplazamiento, etc.

Con todos estos datos facilitados por el Ofertante, junto con los homólogos dados para el plazo, se puede conocer, al cruzarlos, teóricamente y en cada momento, cual es el valor dinerario del suministro realizado. Esto es muy importante de conocer, desde un punto de vista contractual, por si se produce la resolución del contrato y para intentar fijar, definitivamente, durante las negociaciones del contrato, los hitos condicionantes de los pagos, ajustándolos al valor del suministro en cada momento.

6. Forma y Condiciones de pago:

Los pagos se realizarán por transferencia bancaria, en el plazo que se fije contractualmente desde la presentación de la factura, en el lugar y forma indicada, y siempre que se hayan cumplido los condicionantes de pago estipulados.

Los condicionantes de pago que preliminarmente se deben de fijar, hasta que se conozcan en la oferta los desgloses de plazo y precio solicitados, serían las siguientes:

10% del precio total a la firma del contrato, nombramiento del coordinador del Contratista, entrega del inicial Programa de Planos y Documentación de Ingeniería, Plan de control de calidad y entrega del inicial Programa Desarrollado del Suministro. También debe de condicionarse a la entrega de un aval bancario por un valor del 10% del precio total como garantía de cumplimiento del contrato.

30% del precio total al tercio del plazo de entrega y siempre que se haya producido la aprobación del Programa de Control de Calidad, la entrega y aprobación de los planos de ingeniería básica, la aprobación del 50% del total de los planos y hechas las principales subcontrataciones (incluyendo el 100% de los pedidos para los acopios de los materiales).

30% del precio total del contrato a los 2/3 del plazo de entrega y siempre que se hayan aprobados todos los planos, entrega de la lista y planos de montaje, Manual de Instrucciones y Lista de componentes, cumplidos ciertos hitos de fabricación (llegada a obra de ciertos equipos importantes) y de obra (ejecución de ciertos hitos de montaje y de construcción de obra civil).

28% del precio total del contrato a la Recepción Provisional del suministro, entrega del Informe final de Control de Calidad y superada las pruebas de recepción. El Aval inicial del 10% se sustituirá por otro, de la cifra que finalmente se acuerde, que responderá de la garantía de buen funcionamiento del suministro durante el plazo de garantía que finalmente se fije. El aval de garantía final podrá ser sustituido por la misma cantidad retenida del último pago. El pago del 90% de las ampliaciones del contrato surgidos durante se ejecución también se pagará en este momento.

2% del precio total del contrato a la entrega de la documentación “as built”.

Para los servicios de consultoría e ingeniería los pagos serán mensuales y condicionados a la realización de los trabajos programados. Los gastos reembolsables se pagarán mensualmente, debidamente justificados.

Para los servicios de asesoría, supervisión, construcción y montaje se pagará mensualmente, según trabajo realmente ejecutado, utilizando las certificaciones de obra a que hayan dado lugar.

7. Garantía:

Se establecerá un periodo de garantía general, para todos los sistemas, equipos y componentes del suministro, de como mínimo un año (lo normal sería solicitar 2 años). Esta garantía cubrirá cualquier defecto de materiales y mano de obra de todas las fases del proyecto (ingeniería, fabricación, construcción, montaje y puesta en marcha). En caso de defecto, durante el periodo de garantía, el Contratista viene obligado a reparar y/o sustituir el componente fallido, sin coste alguno para la Propiedad, y a ampliar la garantía para este componente en un nuevo periodo de garantía tantas veces como ocurra. A la hora de negociar el contrato, el Contratista suele discutir y no aceptar este tipo de garantías, sin límites de fechas, proponiendo, como alternativa,  un nº de cambios máximos de 3-4 veces o un periodo máximo de años desde la Recepción Provisional. En el caso de que exista límitación de la garantía, el Contratista debe estar obligado a mantener su apoyo técnico hasta la resolución del problema.

En el caso de servicios de ingeniería, consultoría, montaje y asesoramiento, la garantía general responderá del trabajo realizado, solamente en el sentido de que, en caso de defecto, el Contratista responderá únicamente viniendo obligado a la repetición del trabajo mal hecho.

El caso de supervisión sola, la garantía general será igual que en el caso del asesoramiento. No obstante, si la supervisión va ligado al suministro de un equipo, el trabajo de supervisión está respaldado con la garantía general del equipo.

8. Garantías técnicas:

Estas garantías se refieren a la consecución de los valores que condicionan la Recepción Provisional del suministro y que se comprueba con las pruebas finales de Puesta en Marcha.

Los valores que normalmente se cubren con estas garantías son:

  • Rendimiento.
  • Capacidad máxima y mínima.
  • Ruido.
  • Emisiones y otros valores con impacto medioambiental.
  • Disponibilidad.
  • Fiabilidad en el arranque

En el documento de Condiciones Particulares y para cada uno de los valores garantizados se indicarán lo condicionantes técnicos en que se producirán, incluso se referenciarán las normas técnicas internacionales que aplicarán, las fórmulas de cálculo para la determinación de cada valor e incluso los procedimientos aplicables.

También se indicarán los límites en los valores garantizados que podrán ser causas de rescisión del Contrato.

La garantía técnica no es aplicable a los trabajos de consultoría, asesoría, supervisión- sin estar ligada a suministro de equipo alguno- construcción y montaje

9. Condiciones de la Entrega:

La entrega se refiere al momento en que se traspasa, desde el Contratista a la Propiedad, la propiedad y el riesgo del bien que es el objeto del contrato. Este momento queda certificado con el Acta de Recepción Provisional firmado por las dos partes.

Más en concreto, tiene que haberse cumplido:

  • Finalizado el Montaje y sus pruebas, certificadas por el acta correspondiente.
  • Finalizada la Puesta en Marcha y sus pruebas (vacío y carga), certificadas por el acta correspondiente.
  • Finalizadas las pruebas de operación comercial y de rodaje, certificadas por el acta correspondiente.
  • Finalizadas las pruebas de garantía, certificadas por el acta correspondiente y con resultados por encima de los límites de rescisión de contrato.
  • Entrega de todos los elementos incluidos en el alcance de suministro, salvo los temas menores que quedarán recogidos en una lista de remates y en la que se incluirán las fechas de compromiso de ejecución por el Contratista.
  • Entrega del aval bancario que cubra la garantía general durante el periodo acordado.

Para los trabajos de consultoría, la entrega se oficializa con la entrega y aprobación del informe final.

Para los trabajos de montaje y construcción, la entrega se refiere a la finalización de los trabajos y sus pruebas, certificadas por el acta correspondiente.

10. Penalidades por retrasos en la entrega:

Se debe de establecer una penalidad por día o semana de retraso en la entrega. El valor de la penalidad se calculará por el lucro cesante que signifique el periodo de tiempo perdido de operación de la nueva planta. También se fijará un límite de penalidad a partir de la cual, la Propiedad, podrá rescindir el contrato. Cuando no haya un lucro cesante claro, se establecerá una penalidad general de 0,7 % del precio del contrato por quincena de retraso, no aplicándose para periodo menores a la quincena y siendo el límite de penalidad el 5% del precio del contrato.

Esta penalidad aplicará también a los trabajos de consultoría, montaje y construcción de obra civil.

11. Penalidades por incumplimiento los valores operativos garantizados:

Para aquellos parámetros de mayor impacto económico, como puede ser la capacidad nominal neta, el rendimiento y la disponibilidad, la penalidad propuesta se calculará por el lucro cesante que, teóricamente, provoque a la Propiedad, fijándose un límite, a partir del cual, ésta podrá rescindir el contrato.

Para el resto de valores operativos garantizados no se suele poner una penalidad económica directa, poniéndose una penalidad indirecta, que puede ser aún más desfavorable para el Contratista, y que consiste en no Recepcionar el suministro hasta conseguir el valor garantizado, aunque la Propiedad pueda operarlo comercialmente. Esta penalidad no aplicará en los casos citados anteriormente y en los que les corresponda la garantía por valores operativos.

12. Idioma y Ley aplicable:

Se indicará el idioma oficial, que resulta ser el más favorable el del Propietario, y la Legislación aplicable, que suele ser la más favorable la del país de la Propiedad.

  • Recomendaciones para la estructura y presentación de las ofertas:
  1. Las ofertas se deberán presentar en formato DIN A-4, debiendo estar doblados, en este tamaño, todos los planos incluidos en las mismas.
  2. Las ofertas deberán estructurarse de acuerdo con las instrucciones de este apartado.
  3. Las ofertas constarán de dos partes. La parte I comprenderá la descripción completa del suministro y la parte II incluirá las condiciones económicas y comerciales del suministro. Las dos partes se presentarán, a la atención del Director de Proyecto por separado, debiendo la parte II ser entregada en sobre cerrado y lacrado.
  4. La parte I se presentará organizada de la siguiente manera:
  1. Descripción técnica y condiciones del suministro.

Sección I.1. Excepciones a la especificación técnica y demás documentación técnica del concurso. Se listarán las excepciones a dicho documento haciendo referencia a los epígrafes y apartados correspondientes y justificando las mismas. Las excepciones no incluidas en esta lista no serán tenidas en cuenta, ni en la evaluación ni en la posible Contratación posterior.

Sección I.2. Descripción técnica de los componentes y del sistema: Se describirá la instalación ofertada, indicando sus condiciones de operación y sus características principales de diseño. En este apartado se incluirán aquellos requerimientos específicos indicados en la Especificación Técnica.

Sección I.3. Hojas de datos técnicos: Se incluirán, cumplimentadas, las hojas de datos técnicos de la Especificación Técnica. (Estas hojas serán lo más completas posible pero no tendrán un carácter limitativo de exclusión en cuanto alcance de suministro).

Sección I.4. Ingeniería: El ofertante describirá en esta Sección la organización propuesta al caso, las personas asignadas con su experiencia y preferentemente la participación en proyectos similares, asistencia técnica en general aplicable a la fase, programas de cálculo, subcontrataciones con otras oficinas especializadas, listas de especificaciones, relación de planos y finalmente los programas de elaboración de los mismos en base a su utilización de acuerdo con las fechas y programas por la Propiedad propuesto.

Si se solicita al Ofertante que realice, durante la fase de preparación de ofertas, la mayor parte de la Ingeniería Básica de la planta, la propuesta debe incluir la información preliminar de esta fase (P&ID, disposición general, cálculos y estudios, simulaciones, hojas de datos, etc.).

Sección I.5. Fabricaciones: Comprende esta sección las manufacturas, prefabricaciones y fabricaciones tanto en taller como realizadas en campo, de aquellas partes estructurales o elementos propios más importantes para construcción que se consideren bajo tal concepto. En la misma se indicaran los procedimientos de fabricación y medios previstos por el Ofertante, incluyéndose datos sobre su organización en el control, selección de materiales y proveedores. Se indicaran los talleres previstos para las fabricaciones.

Se indicarán los conjuntos principales en que será desglosada la fase para dicho fin y las partes que compondrían cada conjunto parcial, componiendo así las listas de materiales. Esta lista será lo más completa posible, pero, en cuanto alcance de suministro, no tendrá un carácter limitativo de exclusión.

En este apartado se indicará la lista de suministradores (subcontratistas) potenciales y también se enviará un programa preliminar de embarques para los principales componentes.

Sección I.6. Construcción: Esta sección se considera de suma importancia para la evaluación de ofertas. En ella se hará constar:

1.- Una descripción de la Organización de la Obra y Seguridad, en la que se incluirá una relación de personal directivo a pie de obra con sus “curriculum vitae”, disposiciones de plantas auxiliares, almacenes, parque de material, oficinas, talleres, comedores, servicios sanitarios, control de calidad, hojas de actividades y gráficos de consumos.

2.- Lista de subcontratistas potenciales.

3.- Programa detallado de obra.

Sección I.7. Gestión del Proyecto: Se incluirá una propuesta de organización del Proyecto indicando su localización geográfica así como los recursos a emplear para la preparación, control y seguimiento del Proyecto.

Se incluirá una propuesta de informe mensual a enviar al Comprador así como la propuesta de flujo de intercambio de información entre Vendedor/Comprador/Obra.

Se incluirá un programa preliminar para consecución de los permisos y autorizaciones necesarias en el proyecto.

Sección I.8. Pruebas: Se enviará una propuesta de lista de pruebas de montaje, vacío, carga, rodaje y recepción a realizar.

Sección I.9. Lista de repuestos: En la oferta se incluirá la lista cotizada de repuestos recomendados de sus equipos para 2 años de operación, marcando los que son de mercado fácil, aquellos específicos y los solicitados en estas Condiciones Particulares.

Sección I.10. Referencias: Se incluirán en esta sección las referencias del ofertante en trabajos similares a los que son objeto del Contrato.

Sección I.11. Control de Calidad: Se incluirá la información solicitada en la documentación de petición de oferta “Requisitos de C.C” y “Especificación Técnica”.

Sección I. Anexo 1. Planos.

Se incluirán en este anexo I los planos solicitados en la Especificación Técnica.

Anexo 2. Folletos, Catálogos e Impresos.

En este anexo 2 se incluirán folletos, catálogos, estudios, que sirvan para completar la descripción técnica de la fase. Igualmente se incluirán aquellos impresos y normas que prevea utilizar el Contratista en su propia organización de obra.

  1. La parte II se presentará organizada de la siguiente manera:
  1. Condiciones económicas y comerciales del suministro

Sección II.I Aceptación y excepciones a las Condiciones y Pliegos Particulares y Generales.

Esta sección se abrirá, obligatoriamente, con una cláusula de

No se tendrá en cuenta las excepciones no incluidas en este apartado por el Ofertante.

Sección II.2 Precios y condiciones:

En este apartado se indicarán los precios en el formato que aparece en el punto correspondiente de las Condiciones Particulares.

En el caso de concursos de obra civil y montajes, los presupuestos parciales se obtendrán a partir de los precios unitarios y de las mediciones que se entreguen, el ofertante deberá hacerlo constar en su oferta cualquier error detectado en las mediciones. En el caso de que no se entregue en la documentación de concurso las mediciones para estos servicios de obra, le corresponderá al ofertante determinarlas, como un trabajo más de la preparación de las ofertas. El presupuesto total será obtenido de los parciales.

Sección II.3. Plazos de entrega:

Se indicará claramente en el formato cumplimentado facilitado en el punto correspondiente de este documento.

En los casos de concursos de obra civil, montaje e ingeniería, se presentará un programa de certificaciones mensuales y acumuladas, previsto en base a programas desarrollados de ejecución y a partir de la valoración de las unidades realizadas. El total acumulativo deberá coincidir con el presupuesto total ofertado

Sección II.4. Garantía:

Se describirá completamente el alcance y términos de la garantía propuesta por el Ofertante.

  • Servicios por otros:

En este apartado se indicará los servicios aportados por otros para el suministro que se indiquen en el Alcance de Suministro y que se referirán, fundamentalmente, a los servicios de agua, luz, aire, etc. en la obra.

Anejos:

A.- Precios Unitarios:

En este anejo se incluirán la lista de precios unitarios que, junto a las mediciones dadas en la Especificación Técnica o Pliego de condiciones técnicas, conformarán el precio de la construcción de la obra civil y del montaje. Aparte del valor que tiene en cuanto a respaldar la bondad de cualquier precio dado en forma de tanto alzado o por mediciones de obra, tiene el valor adicional de servir de base para obtener los denominados precios contradictorios, es decir aquellos precios que, de partida, no están incluidos en el alcance pero, posteriormente, aparecen relacionados con el trabajo. Estas listas las rellenarán los Ofertantes.

B.- Precios por Administración:

Este apartado solicitará a los ofertantes los precios que ofertarán para el caso en que se les solicitase sus servicios para realizar trabajos en la obra no relacionados con el trabajo contratado.

C.- Modelo de contrato:

Cuando el contrato es simple ya que, por ejemplo, se trata de comprar equipos de catálogo, se suele emplear un contrato-tipo que la empresa tiene normalizado y que suele denominarse pedido.

También puede ocurrir que, tras las negociaciones finales, se consigan unos acuerdos que luego permitirán, tras la adjudicación por el órgano superior de la empresa, hacer un contrato formal. Estos acuerdos finales o convenio de adjudicación, complementado con el Aval bancario de garantía, con  tendrían los contenidos que se detalla en los Anejos nº 33 y nº 34:

  • Carta de invitación a ofertar:

Es el último de los documentos de petición de ofertas e irá dirigido a cada una de las empresas que se consideren potenciales suministradores.

Se les solicitará su mejor oferta para que, de acuerdo con la documentación adjunta – que aplicará en el concurso, contratación y ejecución posterior y que se citará con orden de prioridad – la presenten en una dirección determinada, antes de una fecha determinada y a la atención de una persona fijada. Podrán darse las instrucciones complementarias que se consideren oportunas.

  • Comentarios finales generales:

El concurso será restringido y no público en el caso de contratación privada y, la Propiedad, cursará la invitación de ofertar libremente, siendo de su exclusiva competencia la selección de los participantes.

La documentación de petición de ofertas así como las propias ofertas no serán devueltas una vez producida la adjudicación del concurso.

Las omisiones en algún documento de la petición de ofertas que conste en cualquier otro de la misma deberán considerar los Ofertantes como si figurasen en todos y en cada uno de los documentos. En el caso de que exista una omisión total, la Propiedad emitirá una adenda aclaratoria con el mismo rango que las Condiciones Particulares

ANEJO Nº 22: EJEMPLO DE ALCANCE DE SUMINISTRO MEDIANTE TABLA DE DOBLE ENTRADA:

ANEJO Nº 33: EJEMPLO DE MODELO DE CONTRATO O CONVENIO DE ADJUDICACION.

“En el caso de que definitivamente los órganos superiores de la Propiedad autoricen la adjudicación del suministro de ___________________________________________

con destino a la planta____________________________, este suministro se regulará en todos sus aspectos técnicos y comerciales por las cláusulas contenidas en el presente convenio de adjudicación:

 

        1. Objeto del Contrato:

El presente acuerdo tiene como objeto el suministro por parte_______________________para la Propiedad de_________________________ con destino a la planta___________________________ situada en _____________.

 

El alcance de Suministro indicado será el señalado en los documentos que se mencionan en la cláusula cuarto siguiente, los cuales forman parte de estos Acuerdos finales.

 

  1. Precio:

Se establece como precio total del presente suministro el de ________________________________________ cuyo desglose se expresa en los cuadros de precios de referencia __________ y fecha___________ que se incluye como parte de este Acuerdo en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjunta.

 

 

  1. Plazo de entrega:

Se establece como plazo de entrega para el suministro objeto de los presentes Acuerdos, el expresado en el Programa de Suministro de referencia _____________

y fecha ______________, que se incluye como parte del presente Acuerdo en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjunta.

En el caso de que ________________________ no realice la entrega del suministro objeto de los presentes Acuerdos según se establece el referido Programa de Suministro, incurriendo en los retrasos señalados en la documentación contractual, aplicará la Penalidad de referencia _________ y fecha ________, que se incluye como parte de estos Acuerdos finales en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjuntan, pudiendo llegar a la rescisión del contrato se dan los supuestos previstos en la documentación contractual.

 

  1. Composición y aplicación de los Acuerdos:

 

El presente convenio se compone de los siguientes documentos, los cuales se aplicarán en el orden de prioridad con que se enumeran:

 

1º- Los presentes Acuerdos Finales.

 

2º- El documento denominado Condiciones Particulares de referencia ______ y fecha _______.

 

3º- Las Condiciones Generales de Suministro de referencia ________ y fecha _____________.

 

4º- la especificación técnica de referencia _____ y fecha ___________.

 

5º- Los Requisitos de Control de Calidad de referencia _______ y fecha __________.

 

6º- La oferta técnica y comercial de______________, de referencia _______________ y fecha ____________.

 

7º- Las cartas, actas y otras comunicaciones de referencias ____________ y de fechas ____________.

 

La aceptación por parte del Contratista de los presentes acuerdos supone la aceptación, en el orden enumerado, de esta documentación.

 

 

Firmado por el Contratista              Firmado por la Propiedad

 

 

 

Anejo: Condiciones Particulares (adaptadas para este ofertante).”

El presente modelo se podrá ajustar a otro diferente, en el que las principales referencias (precio, plazo, garantías, etc.) a las Condiciones Particulares queden incluidas y desarrolladas en el modelo reformado, sin necesidad de adjuntar actualizadas las Condiciones Particulares.

  ANEJO Nº 34: MODELO DE AVAL BANCARIO

Modelo de aval bancario (garantía abstracta a primer requerimiento):

El banco __________________________, y en su nombre D._________________ y D. _______________________ con poderes suficientes para obligarle en este acto, por el presente documento garantiza solidariamente, de forma tan amplia como en derecho se requiera, con _____X_____ ante la empresa Propiedad, hasta al cantidad de_______________(_________), para responder de las obligaciones derivadas para la citada X del contrato nº _______ suscrito con la Propiedad con fecha_____.

 

La presente garantía tiene la condición de garantía abstracta a primer requerimiento, por lo que el Banco _______ se compromete a pagar hasta el máximo de la cantidad antes indicada al primer requerimiento escrito por parte de la Propiedad. Dicho requerimiento será suscrito por representante de la Propiedad con poder suficiente y será presentado en la sucursal del banco _____________ sita en _____________________________.

 

La obligación de pago del Banco ________________ es abstracta y este renuncia expresamente a los beneficios de orden, excusión y división, y se compromete a atender todas las peticiones que haga la Propiedad en relación con esta garantía, entregando a esta última Sociedad el importe que solicite, bastando para ello que esta solicitud la realice la Propiedad por escrito en la forma indicada en el párrafo precedente, sin que sea admisible excusa o excepción alguna, incluida la oposición de X a la ejecución de esta garantía. La Propiedad comunicará a X la presentación de cualquier requerimiento de pago en virtud de esta garantía, indicando su causa y motivo.

 

La presente garantía abstracta se extinguirá cuando___________, debiéndose comunicar dicho hecho a esta Caja por escrito suscrito conjuntamente por la Propiedad y X.

 

Los firmantes de la presente garantía están debidamente autorizados para representar y obligar a la Caja_________-, siendo ésta una de las operaciones que, a tenor del artículo __de los estatutos por los que se rige, puede esta realizar, por constituir uno de sus fines.

 

La presente garantía ha quedado registrada con el número ____

 

 

Lugar y fecha: ___________________”