ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SUMINISTROS DE EQUIPOS

10.12.- Administración de Contratos de suministros de equipos y sus aspectos prácticos:

10.12.1.- General.

  • Vamos a tratar las prácticas habituales de administrar contratos de suministro, CIF o FOB, de equipos, materiales y plantas, cuyo esquema y contenido ya hemos desarrollado en este libro y cuyo alcance, en cuanto a montaje, pruebas y puesta en marcha, le corresponde a otro diferente Contratista.

10.12.2.- Coordinador del suministro:

  • Dentro de los 15 días del establecimiento del contrato, el Contratista comunicará fehacientemente a la Propiedad el nombre de la persona de su organización que asumirá las funciones de Coordinador del suministro, que es el equivalente al Director del Proyecto del Suministrador. También se indicará su dirección postal, correo electrónico, teléfono, así como la referencia interna que cubre el contrato dentro de su organización. A veces, el primer pago está condicionado al nombramiento del Coordinador
  • La función del Coordinador del suministro será coordinar los distintos grupos o unidades de trabajo del Contratista que pueden tener relación con el suministro de que se trata. El Coordinador será el único interlocutor del Contratista con la Propiedad y sus representantes en todos los asuntos relativos al suministro, tanto técnicos como comerciales y de programación.
  • El Coordinador del suministro será la única persona a cuya atención dirigirán La Propiedad o sus representantes toda la documentación derivada del suministro. El Coordinador estará obligatoriamente ubicado en las factorías del Contratista, en estrecho contacto con los departamentos de ingeniería, acopios, compras, fabricación, control de calidad y control de producción.
  • Como funciones específicas y concretas del Coordinador se señalan las siguientes:
    • Emisión y supervisión de toda la documentación del suministro.
    • Confección, seguimiento y actualización del Programa del suministro.
    • Supervisión del control de calidad.
    • Coordinar las listas de despiece, avisos de disponibilidad y albaranes, cuidando muy especialmente de que toda la información sea completa, exacta y enviada en el oportuno momento.
    • Coordinación, programación y seguimiento de envíos.
    • Coordinación y supervisión de los Supervisores de montaje.
    • Supervisión de la garantía contractual.
    • Administración del contrato.
  • La Propiedad se reserva el derecho de recusar la persona elegida por el Contratista si no desempeñara correctamente las funciones establecidas. El Contratista queda obligado a sustituir a dicha persona por otra más idónea en el plazo máximo de 10 días a partir de la fecha en la que la Propiedad comunicara la recusación mencionada.
  • La misión y funciones del Coordinador se darán por terminadas cuando se firme el Acta de Recepción Definitiva.
  • A efectos prácticos, es esencial señalar la importancia de esta figura, ya que el éxito del suministro descansa en esta persona, cuya formación debe de ir más allá del simple administrador de carácter comercial, ya que su capacitación técnica puede resultar esencial en ciertos momentos.

10.12.3.- Correspondencia:

  • Todos los documentos emitidos por el Contratista, deberán ir siempre acompañado del correspondiente escrito de cobertura.
  • Todos los escritos y documentos deberán enviarse a las direcciones, referencias y en la forma indicada en las Condiciones Particulares. Estos escritos deberán indicar, en un sitio claramente visible la denominación del Proyecto y el asunto de que se trate así como la distribución completa del propio escrito y adjuntos.
  • Con objeto de facilitar el archivo y contestación de los escritos, el Contratista cuidará de no tratar más de un asunto por escrito. Los escritos incluirán referencia del nº de contrato y nº de archivo de la Propiedad. Otros escritos tales como correos electrónicos, telex o telegramas serán objeto de confirmación posterior por correo normal, deberán llevar la palabra confirmación y llevarán referenciado el nº de orden.
  • Las conversaciones telefónicas entre las partes, que impliquen asunción de responsabilidades o compromisos formales, deberán ser confirmado mediante escrito con numeración y con la referencia a que se trata de una confirmación.
  • Los escritos que requieren contestación deberán llevar, en el caso de que sea necesario, una indicación de cuando debe ser aquella recibida desde el destinatario, el cual, en caso de no poder cumplir la fecha requerida, lo notificará razonadamente al remitente tan pronto como sea posible y nunca más tarde de una semana desde su recepción.
  • Se evitará solicitar acciones a un receptor que no sea quien recibe el original de la comunicación.
  • Cuando se trate de escritos originados en contestación a una comunicación anterior, deberá hacerse siempre con referencia al hecho que origina la contestación.

10.12.4.- Reuniones:

  • Con la periodicidad necesaria se verificarán reuniones que servirán para definir el estado del suministro y discutir las cuestiones que surjan en el desarrollo del mismo.
  • Las reuniones podrán ser convocadas por cualquiera de las partes relacionadas con el suministro, previa aprobación de la Propiedad. La organización que convoque la reunión emitirá previamente una agenda en la que se incluirá el asunta o asuntos a tratar, la fecha, la hora y el lugar en que aquella vaya celebrarse.
  • Una vez efectuada la reunión, la organización que la convocó será responsable de la emisión de las actas, en las cuales debe de figurar al menos:
    • Motivos de la reunión.
    • Participación en la misma.
    • Temas tratados.
    • Lugar, fecha y hora de la reunión.
    • Conclusiones adoptadas.
    • Acciones a tomar, con indicación de responsables de ellas.

Las actas darán carácter oficial a lo tratado e informarán de los acuerdos adoptados y de las acciones a tomar.

A efectos prácticos, conviene que sea la Propiedad quien redacte todas las actas, ya que, quien escribe, tiene la ventaja de oficializar y hacer notar, más fácilmente, sus puntos de vistas.

  • La edición y distribución de las actas deben hacerse dentro de los dos días siguientes a su celebración. Las actas serán remitidas a todas las organizaciones participantes, las cuales, en el plazo máximo de dos días desde su recepción, deberán revisarlas e indicar cualquier error u omisión que hayan podido detectar.

10.12.5.- Programa Desarrollado de Suministro:

  • En el contrato se incluirá un calendario del suministro en el que se determinan las fechas en torno a los cuales deben estructurarse la entrega de la documentación y los equipos objeto del suministro.
  • En el plazo de seis semanas desde la firma del contrato, el Contratista enviará un programa desarrollado de suministro en el impreso normalizado, cuyo modelo se adjunta , que se le facilitará para este objeto y que incluirá las siguientes actividades:
    • Emisión planos para aprobación.
    • Recepción de planos para aprobación.
    • Envío del Manual de Instrucciones.
    • Envío de la lista de componentes.
    • Envío de la lista y planos de montaje.
    • Envío de sub-pedidos y acopios de materiales.
    • Construcción de cada uno de los componentes del equipo, con indicación del lugar donde será construido y nombre del fabricante.
    • Presentación del equipo en taller.
    • Entrega del equipo y/o materiales.
    • Envío al emplazamiento.

Al confeccionarse el programa desarrollado de suministro, el Contratista respetará las fechas del calendario contractual.

  • Cada programa será actualizado mensualmente por el Contratista, que procurará mantener las fechas programados por todos los medios a su alcance. Cuando alguna de las actividades sufre algún retraso, se justificará debidamente con objeto de que la Propiedad pueda estudiar las repercusiones de estos retrasos, sin perjuicio de las acciones o decisiones que pueda tomar la Propiedad y definidas en la documentación contractual.
  • Los suministros complejos pueden exigir sustituir el Programa Desarrollado de Suministro definido por otro tipo PERT.
  • A efectos prácticos, hay que señalar que este documento es muy importante para tener, la Propiedad y el propio Contratista, controlada la fabricación. Tan es así, que suele considerarse, su primera edición, como condicionante de algún pago y, el resto de las ediciones, como justificación de retraso de pagos. Estos programas deberán ser consolidados con los enviados por otros Contratistas y, así, confeccionar el programa del proyecto y detectar retrasos que vayan afectar a la fecha final del proyecto.

10.12.6.- Informe sobre el desarrollo del suministro:

  • El Contratista preparará, mensualmente, un informe sobre el desarrollo del suministro que incluirá, entre otros, los siguientes conceptos:
    • Revisión de Programa Desarrollado de Suministro.
    • Copia de Programa de planos y documentación de ingeniería.
    • Comentarios a los Programas con justificación de los retrasos.
    • Correspondencia recibida con indicación de las no contestadas y su justificación.
    • Correspondencia pendiente de contestación indicando si afecta al desarrollo del suministro.
    • Estado de los acopios.
    • Estado de la fabricación.
    • Relación de pruebas, controles y ensayos efectuados en el mes y al origen.
    • Descripción de los problemas que puedan afectar a las entregas.
    • Resumen de la administración del suministro.
  • La edición del informe mensual se deberá hacer obligatoriamente antes de día 7 de cada mes natural. La Propiedad considera de suma importancia la trasmisión puntual y completa de la información mencionada aquí y se reserva el derecho de arbitrar los procedimientos que considere oportunos para obtener del Contratista el cumplimiento de estos extremos.
  • Estos informes le permitirán al Director del Proyecto preparar el correspondiente informe mensual de la totalidad del proyecto y así llevarlo controlado. No hay mejor herramienta que obligarse a revisar, a través de un informe, la situación de un proyecto. El informe del proyecto, aparte de los suministros, debe de contar con el informe de la obra y una tentativa de su índice la hemos descrito en la parte de Desarrollo del Proyecto en este libro.

10.12.7.- Informes sobre pruebas y ensayos:

  • El Contratista levantará acta de cada uno de los controles, ensayos y pruebas que se realicen, sean o no sean presenciados estos por los inspectores de la Propiedad y enviará los ejemplares correspondientes que se indiquen en las Condiciones Particulares.
  • El envío de los ejemplares mencionados será independiente de los que deben de coleccionarse y remitirse en el informe final de Control de Calidad.

10.12.8.- Facturación:

  • La obligación de pago por parte de la Propiedad al Contratista no surgirá en tanto no reciba de éste la correspondiente factura.
  • Las facturas establecidas por el Contratista se enviarán en nº de copias indicado en las Condiciones Particulares e incluirán claramente el nombre del proyecto y número de contrato al que se refieren.
  • Los pagos los realizará la Propiedad siempre por transferencia bancaria a la cuenta indicada por el Contratista.
  • Los pagos anteriores a la entrega del material objeto del contrato se considerarán anticipos a buena cuenta. Estos pagos se entienden siempre referidos al total del contrato.

En las facturas correspondientes al pago de anticipos debe figurar el número de orden del pago, el concepto del mismo e importe del IVA correspondiente a la cantidad facturada. Las facturas deberán ir siempre acompañadas de un escrito del Contratista en el que éste acredite con fechas y referencias haber satisfecho las exigencias y condicionantes anotados en el contrato y que son necesarias para que la Propiedad esté obligada a realizar el pago.

  • Los pagos contra entrega de material se entienden referidos a cada partida desglosada en el cuadro de precios del contrato. Las facturas contra entrega de material se consideran facturas principales en el suministro, acreditativas, a efectos internos y externos, de haberse realizado la relación contractual entre ambas partes en los términos expresados en la misma. Por ello, en dichas facturas debe de hacerse constar, además de los términos ordinarios de Contratista, Propiedad, fecha de la misma, etc. , los siguientes puntos, cuya omisión total o parcial pueden dar origen a la no aceptación de esta por parte de la Propiedad y devolución consiguiente al Contratista y con el desplazamiento en la fecha a partir de la cual comienzan a contarse los días previstos en el contrato para el pago de la misma:
  • Nº de contrato de la Propiedad.
  • Nº de la partida del cuadro de precios del contrato.
  • Objeto de la factura; este debe de ser siempre una o más partidas del cuadro de precios, expresadas por separado.
  • Precio unitario, si lo hubiera, e importe total de cada partida. Este importe debe de corresponderse con el equivalente del cuadro de precios de tal forma que cada partida de dicho cuadro sea objeto de una sola facturación por el valor total del mismo.
  • Impuesto de Valor Añadido correspondiente a la totalidad del suministro.
  • Importe bruto de la factura.
  • Deducciones de pagos ya efectuados relativos a anticipos a buena cuenta, con expresión del número y fecha de las facturas correspondientes, concepto de los mismos, importe global e importe a aplicar a la presente factura.
  • Deducción del % que se retiene contractualmente hasta la expiración del plazo de garantía.
  • Importe neto a pagar.

Para la realización de este pago, cuenta la Propiedad con el nº de días que figura en el contrato a contar desde la fecha en que la factura del Contratista entra en el Registro de la Propiedad, sin que dicha fecha de factura pueda ser nunca anterior a la fecha de entrega contractual.

  • Para la cumplimentación por parte de la Propiedad del pago correspondiente al X % del precio total más las ampliaciones, acordado en contrato, retenido hasta el final del periodo de garantía, es preciso que el Contratista curse factura correspondiente a este pago, bien al finalizar el periodo de garantía, bien en cualquier otro momento anterior siempre que en ese caso acompañe a la factura el Aval Bancario y copia del Acta de Recepción Definitiva.
  • El pago del 100-X % del total de las ampliaciones del contrato se realizará por la Propiedad contra entrega de factura del Contratista en la que se hagan constar con suficiente detalle las ampliaciones objeto de la misma, con fechas y referencias, importe de cada una de ellas e IVA correspondiente a las cantidades expresadas. Dentro de la factura se distinguirá el importe total y el 100-X %, importe neto por el que debe de extenderse la factura mencionada. Esta factura no podrá ponerse en circulación por el Contratista mientras no esté extendida el Acta de Recepción Provisional.
  • Las modificaciones del contrato que supongan una reducción del objeto del mismo o un menor valor de alguna de sus partidas se regularizarán, en cuanto a la situación de pagos se refiere, de la siguiente manera:
    • Si el primer pago siguiente a la modificación en cuestión fuera un anticipo, el Contratista procederá a descontar en la factura correspondiente al mismo las cantidades pagadas en exceso hasta el momento anterior a dicho pago.
    • Si el primer pago siguiente a la modificación de que se trate fuera por entrega de material, el Contratista procederá a descontar las cantidades pagadas en exceso hasta el momento anterior a dicho pago en la factura correspondiente a la partida del cuadro de precios en que se haya hecho la modificación.
  • La Propiedad podrá descontar al Contratista en el primer pago que realice, sea por este contrato o por cualquier otro que con el Contratista tenga establecido, los cargos que se produzcan contra este por trabajos realizados en obra directamente por la Propiedad o algunos de sus contratistas, relativos a modificaciones, reparaciones o trabajos que sean a cargo del Contratista de acuerdo con lo indicado en el contrato.

Con independencia, pero simultáneamente, a iniciar el procedimiento interno de cargo, la Propiedad comunicará al Contratista el detalle del mismo, pudiendo éste solicitar las aclaraciones o reclamaciones que considere oportunas. Los cargos no reclamados en el plazo de 60 días a partir de la carta de comunicación por la Propiedad serán considerados firmes y no sujetos a acción o reclamación posterior alguna por parte del Contratista.

  • Un modelo de comunicación de cargos a suministradores podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

Muy Sres. nuestros:

 

Con la presente y para el suministro del contrato de referencia, les confirmamos el importe del cargo que en su día les comunicamos y que a continuación reseñamos:

 

Clave suministrador: ……

Comunicación deficiencia de fecha…..  y Ref.    ………

Nº de cargo: ………

Importe del cargo: ………..

Importe cargos anteriores: ……..

Importe total de cargos hasta la fecha: ……..

Descripción de los justificantes y observaciones: ……………………………………………………………………………………..

 

En espera de sus noticias, atentamente les saludamos,”

 

10.12.9.- Revisión de precios:

  • El Contratista, una vez que disponga del Acta de Recepción Provisional, procederá a enviar su factura de revisión de precios en los casos de que proceda.
  • La citada factura de revisión deberá ser acompañada de los cálculos oportunos justificativos del valor obtenido e incluirá obligatoriamente fotocopias de las hojas de las publicaciones en donde pueda comprobarse el valor de los índices, tanto de los momentos cero como para los momentos finales. La fórmula de revisión aplicable será la indicada en el contrato.

10.12.10.- Acta de Recepción Definitiva:

  • Transcurrido el periodo de garantía en el Acta de Recepción Provisional, el Contratista solicitará por escrito a la Propiedad el Acta de Recepción Definitiva.
  • Al recibir la comunicación, la Propiedad procederá a la confección de la citada Acta, siempre que no existiera por su parte ninguna reclamación pendiente de cumplimiento.
  • En el Acta de Recepción Definitiva se hará constar el nombre del Contratista, las referencias contractuales y el objeto del contrato, mencionando que las partes dan por cumplimentados todos los requisitos del contrato y por satisfechos todos sus derechos y obligaciones, comprometiéndose a no ejercer acción alguna posteriormente sobre el contrato.
  • Con el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad pondrá en marcha el proceso de extinción del contrato.
  • Un modelo de Acta de Recepción Definitiva podría ser el que se indica seguidamente:

“Proyecto de:………

Ref: ……..

Fecha documento:……….

Contrato nº:…………

Equipo:……….

Suministrador:………..

 

En …………. a día…..de………de 20…

 

  1. ………………. Como…………….. del Proyecto……………, en representación de …………….(la Propiedad) y D. ………………., en representación de……………………………………

 

Certifican que transcurrido el periodo de garantía en la presente fecha han quedado cumplida por ambas partes todos los requisitos y compromisos del contrato referenciado, quedando así satisfechos todos sus derechos y obligaciones, extendiendo como conformidad la presente:

 

                            ACTA DE RECEPCIÓN DEFINITIVA

 

Comprometiéndose con ella a no ejercer acción alguna posteriormente a esta fecha, sobre el citado contrato

 

 

 

Firmado por el Suministrador,                           Firmado por la Propiedad,”

 

  • A efectos prácticos, la emisión del Acta de Recepción Definitiva suele presentar la problemática de no existir persona interesada en extenderla, dentro de la organización de la Propiedad, de hecho, se emiten pocas y lo que ocurre es que, a petición del Contratista, se procede únicamente a devolver el Aval Bancario. En el momento de tener que extender el Acta, el equipo está ya en operación comercial bajo la responsabilidad del departamento de producción. El Director del Proyecto, por un lado, se encuentra sin capacidad de decisión y, por otro lado, no le agrada comprometerse sobre algo que no controla y que, además, puede fallar. Si se le preguntase al departamento de producción, claramente sus intereses le van a empujar a no recepcionar  definitivamente nunca ninguna obra o suministro. El tema se suele resolver de la forma indicada, se devuelve el aval pero no se extiende el Acta de Recepción Definitiva

10.12.11.- Penalidades:

  • La penalidad por retraso en la entrega será establecida por la Propiedad para cada una de las partidas del Cuadro de Precios al completarse la entrega del material correspondiente.
  • Una vez establecido la penalidad, la Propiedad comunicará el detalle de la misma al Contratista, que dispondrá de un plazo de 60 días para hacer las reclamaciones pertinentes en el caso de disconformidad con la misma.
  • El descuento de la penalidad se hará del importe de la factura contra entrega del material correspondiente a la partida del cuadro de precios entregada con retraso. Este descuento se hará en forma tal que no retrase el pago de dicha factura, por lo que en el caso de reclamación del Contratista sea aceptada total o parcialmente por parte de la Propiedad, ésta procederá a hacer el abono de la cantidad aceptada en forma independiente.
  • A efectos prácticos, el cobro de penalidades suele ser poco frecuente, salvo que el daño a la Propiedad sea fragrante. Es muy común y fácil justificar los retrasos por causas ajenas al Contratista y, para la Propiedad, como ya hemos desarrollado, el contrato no es un fin en sí mismo sino un medio para conseguir una instalación que funcione correctamente. El suministro es algo que queda para prestar un servicio importante a la Propiedad, si,  a causa de una penalidad, posteriormente, el Contratista no te socorre ante una avería que cree una fuerte indisponibilidad, el cobro de la penalidad no compensa la pérdida de producción o de futuros servicios. A veces, el daño por retrasos puede significar tal lucro cesante, que, el propio Contratista, no discute al aplicación de lo que entiende es una justa penalidad.

10.12.12.- Modificaciones contractuales:

  • Cuando en el desarrollo del suministro, bien por solicitud expresa de la Propiedad o como consecuencia de la revisión de la revisión y aprobación de planos del Contratista, sea necesario introducir alguna variación en el objeto del suministro, el Contratista remitirá un escrito conteniendo:
    • Una descripción técnica, precisa y completa del alcance de la modificación.
    • El importe de la modificación solicitada.
    • El plazo de entrega.
  • La Propiedad, al recibo del mencionado escrito, contestará al Contratista y en caso de aceptación, le enviará la correspondiente modificación contractual, que deberá ser devuelta a la Propiedad debidamente firmada y quedará incorporada al contrato como apéndice. Un modelo de Modificación Contractual es el incluido seguidamente:

“En relación con el contrato nº……….. de …………..les comunicamos que, conforme se establece en el mismo, y, en particular, en el documento de Condiciones Generales de Suministro de equipos, se ha decidido ejercitar el derecho a variar el alcance del contrato formulándoles en este sentido nuestra

 

MODIFICACION CONTRACTUAL Nº……………………

 

Con el siguiente alcance:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Esta modificación supone la siguiente variación de precios:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Igualmente el plazo de entrega se altera de forma siguiente:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Otrasaclaraciones:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Quedando por lo demás totalmente válidas y vigentes todas las demás circunstancias y condiciones del contrato, en prueba de conformidad por ambas partes, firman la presente:

 

En…………… a día…..  de …………….20…

 

Firmado por la Propiedad,                                Firmado por la Propiedad,”

 

 

 

Importe modificación nº…

Importe modificaciones anteriores…

Importe total de modificaciones…..

Importe del contrato………

Total actualizado………..

  • A efectos prácticos, las modificaciones contractuales, modificados, sobrecostes, extras, u cualquier otra forma de llamar las desviaciones en el presupuesto de un contrato es algo con lo que un Director de un Proyecto tiene que lidiar inexorablemente. Los Contratistas viven del resultado económico de las obras que realicen y, aunque para la Propiedad, su objetivo es conseguir una planta funcionando eficazmente, también tiene que conseguirlo sin desviaciones importantes en el precio, ya que la rentabilidad de la inversión puede llegar a ser la prevista. La forma de conseguir el objetivo económico, debe estar basado en un buen contrato muy bien cerrado y con un alcance de suministro minucioso y soportado por un proyecto detallado. No obstante, las contingencias de proyecto y proceso son inevitables. No es admisible el chantaje de parar el suministro si no se aceptan las reclamaciones económicas. En caso de hacer esto el Contratista, es preferible buscar una alternativa con otro suministrador y resolver el contrato, antes de aceptar la situación que puede volverse a producir una y otra vez: Si el Contratista es una empresa seria y con prestigio y la Propiedad es un comprador habitual, el chantaje no se suele producirse. La idea de pagar o negociar las modificaciones al final del suministro es lo mejor que se puede hacer, ya que no es eficaz provocar discusiones que puedan afectar al normal desarrollo del contrato.

10.12.13.- Supervisores de montaje:

  • La solicitud de supervisores de montaje por parte de la Propiedad para los equipos del Contratista, se hará mediante el envío a éste de un impreso normalizado que deberá devolver a la Propiedad con la indicación de las condiciones económicas de la prestación y la aceptación de las restantes condiciones que para la realización de los trabajos considere la Propiedad oportuno establecer.
  • El Contratista es el único responsable del conocimiento y buen cumplimiento de las condiciones de la Propiedad para sus supervisores.
  • La facturación por los servicios de los supervisores del Contratista se hará a cargo de este mismo contrato, adjuntando a las facturas los partes horarios del personal, debidamente aceptados y referenciados por la Propiedad, requisito sin el cual no se hará efectiva ninguna factura.
  • A efectos prácticos, la contratación de supervisores suele estar justificado cuando el Contratista suministra, sin incluir el transporte, el montaje y las pruebas y puesta en marcha, de un conjunto de sistemas, equipos y componentes que constituyen, en su conjunto, un proceso determinado del que se solicitan garantías operativas. Esta decisión de división del alcance, con garantías operativas, suele estar justificado por ahorro en la inversión, aunque implique una mayor complicación y coordinación. Por ello, la calidad y profesionalidad de los supervisores es algo a tener muy en cuenta.

Hoy día, con la tendencia a contratar “llave en mano”, la figura del supervisor es algo un poco en desuso, aunque esté perfectamente justificado por el ahorro que implica.

10.12.14.- Extinción del contrato:

  • Establecida el Acta de Recepción Definitiva, la Propiedad procederá a remitir al Contratista un escrito de cierre del contrato en el que se indicará la liquidación económica correspondiente acordada. Simultáneamente, se procederá a los abonos o cargos y devolución del Aval Bancario que procedan.

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GESTION DE CONTRATOS: ESTAPAS DE PETICION Y ACLARACION DE OFERTAS DE LOS CONCURSOS

10.4.4.- Gestión de la etapa de petición y aclaración de ofertas:

Para facilitar la comprensión del proceso de petición y aclaración de ofertas, voy a esquematizarlo, gráficamente, en la siguiente figura:

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ETAPAS DE PETICION Y ACLARACION DE OFERTAS

  • La fase se inicia con la recepción, por la Propiedad, de las Especificaciones Técnicas y la lista de suministradores potenciales que, en el caso de que exista una empresa de Ingeniería, actuando como Arquitecto Ingeniero, la enviaría para comentarios.
  • Revisada la Especificación Técnica – por todas las unidades de la organización de la Propiedad que puedan verse afectadas, en particular por las de Producción, que teniendo posteriormente que lidiar con las nuevas instalaciones,  puede que tengan experiencias previas negativas dignas de ser introducidas (subcontratistas potenciales rechazables, etc.) – y enviados los comentarios a la Ingeniería, la Propiedad comienza la realización de las Condiciones Particulares.
  • Recibida la Especificación Técnica definitiva y terminadas las Condiciones Particulares, se envían, junto con las cartas de petición de ofertas, a la unidad de compra de la empresa o al Director de Proyecto, según el tipo de organización que se adopte. Se adjuntará también un documento interno de control en el que se indica el objeto de contrato, los suministradores potenciales, la clave presupuestaria a que corresponda y el gasto aproximado. Este control previo evita salir al mercado para comprar algo sin tener presupuesto autorizado.
  • Los Ofertantes podrán solicitar las aclaraciones que considere oportunas, por escrito, a la documentación de petición de ofertas recibidas. Las aclaraciones deberán ser agrupadas por materias y haciendo referencia a los documentos en sus capítulos, artículos y apartados.

La Propiedad aclarará, por escrito, los puntos solicitados en un plazo corto (15 días), pudiendo trasmitir las aclaraciones solicitadas al resto de ofertantes sin referencia alguna a la identidad del solicitante.

  • Durante la preparación de ofertas e incluso una vez presentadas, la Propiedad podrá ampliar la documentación de petición de ofertas en lo relativo al objeto del contrato, modificándolo, anulándolo, sustituyéndolo o complementándolo en los términos que se indique. Si las ampliaciones son de tal calibre que afecten al alcance de los trabajos, la Propiedad podrá modificar el programa del suministro inicial e incluso el plazo de presentación de las ofertas.
  • Los Ofertantes, en un plazo corto (10 días) desde la emisión de la petición de ofertas por la Propiedad, deberán notificar por escrito el interés de ofertar, acusando recibo de toda la documentación de concurso e informando de su intención de presentar la oferta en el plazo solicitado.

Si no se recibe el mencionado escrito de intencionalidad, se supondrá que el ofertante declina la invitación a ofertar.

  • La Propiedad se reservará el derecho de rechazar, sin justificación, aquellas ofertas que, según su criterio, no cumplen con lo solicitado, son incompletas, no incluyan la totalidad del alcance solicitado de bienes y servicios, no incluyen los medios que se consideren necesarios o se presenten sin atenerse estrictamente a lo solicitado en la documentación de petición de ofertas.
  • Con objeto de evitar que algún Ofertante evite las condiciones del concurso, en cuanto a la existencia de competencia en el proceso, si alguno de ellos, en base a su experiencia, considere necesario o conveniente añadir a la misma cualquier variante referente a mejoras (materiales, cantidades, formas, métodos de ejecución, etc.), no solicitadas expresamente en la documentación de concurso, podrá hacerlo, en tanto en cuanto las adiciones se encuentren recogidas y definidas en su oferta y en carta adjunta a ella.
  • En virtud de actuar dentro de un proceso limpio, competitivo y de igualdad de oportunidades, transcurrido el plazo fijado para la presentación de las ofertas, las que se han recibido, que han de permanecer cerradas y custodiadas, se abrirán todas al mismo tiempo, se sellarán para evitar una manipulación posterior, se levantará Acta de las ofertas recibidas y de su cuantía y se entregarán a los responsables del proyecto. Normalmente, en las empresas existe un órgano encargado de recibir las ofertas y, posteriormente, velar por la adecuada adjudicación. Este órgano se denomina habitualmente (también en la Administración) “Mesa de Contratación”. Las ofertas técnicas podrán ser entregadas para su estudio y comparación a la empresa de Ingeniería (A&E) que actuará en nombre de la Propiedad. Las ofertas económicas solo las estudiará la Propiedad que las tratará de forma confidencial y reservada.
  • Las aclaraciones, tanto técnicas como económicas, que surjan tras el estudio de las ofertas, podrán ser solicitadas por escrito y deberán ser contestadas, también por escrito y en un plazo determinado, por los Ofertantes.
  • Suele ser más habitual y más efectivo para la adecuada y más favorable contratación, el que las aclaraciones se realicen en una reunión, de la cual debe de ser la Propiedad quien levante Acta. La propuesta de Acta debe ser trasladada al Ofertante para que, en un corto plazo, la acepte expresamente o por omisión.
  • Durante sus aclaraciones, los Ofertantes no podrán cambiar su oferta sin causa justificada o sin que el origen del cambio provenga de las propias aclaraciones. En cualquier caso, la Propiedad podrá descalificar las ofertas que hayan sido modificadas o aceptar, en caso contrario, las modificaciones que surjan.

10.4.5.- Negociaciones finales:

  • Estudiadas y aclaradas las ofertas recibidas se debe elegir, entre ellas, las dos o tres mejores, con objeto de proceder a la negociación final con los representantes de ellas, ya que, si solo fuese la aparentemente mejor, podríamos encontrarnos en una situación con mala salida si el ofertante mejor situado, sabiéndose ganador del concurso, adoptase una posición inflexible.
  • Los temas a negociar serían las siguientes:
  1. Excepciones técnicas a la documentación de petición de ofertas indicadas en las ofertas técnicas.
  2. Alcance de Suministro hardware es decir los sistemas, equipos y componentes que se requieren y que las especificaciones técnicas no pueden en su totalidad abarcar o son diferentes a las previstas. Puntos importantes suelen ser la redundancia de equipos, la calidad de los materiales, las dimensiones de componentes, los espacios previstos para accesos y mantenimiento, los límites operativos de los sistemas, etc. Todos estos puntos requieren un estudio técnico preciso del proceso ofrecido, de las implantaciones de equipos, de la ingeniería básica y de la ingeniería de detalle. En particular, debe de negociarse los puntos que estén basado en las hojas de datos técnicos, rellenados por los ofertantes, y de cuyo análisis comparativos se pueden obtener puntos de mejoras de las ofertas. Las diferencias en los datos de las hojas, cuantificarían las penalidades económicas de la comparación.
  3. Alcance de suministro software, es decir el suministro de ingeniería de diseño, de fabricación, de montaje, de suministro, de pruebas y de puesta en marcha. Suele ser interesante y aconsejable, de acuerdo con mi experiencia, negociar temas tales como la entrega de los planos de fabricación y la lista de materiales, que existe siempre reticencias a entregar y permite ser independiente del Contratista en el suministro de componentes de repuesto, una vez se pase a la operación comercial. También suele ser interesante y es aconsejable negociar el Programa de Puntos de Inspección, ya que debe adaptarse al suministro concreto del Ofertante y supone obtener un producto más fiable y de mayor calidad. Para obtener los puntos de negociación en este apartado se debe estudiar los puntos de la oferta de ingeniería, fabricación, construcción, gestión del proyecto, pruebas, repuestos, control de calidad, referencias, etc. De estos apartados pueden salir gran cantidad de temas de negociación que sin conocer las ofertas técnicas es imposible enumerar. Lo que sí es seguro que existirán una multitud de temas a negociar que precisan un estudio profundo de las ofertas y una experiencia técnica destacable. La metodología y sistematización es muy importante en el trabajo y no se debe pasar por alto ningún tema, ya que es el momento de tener el suministro amarrado. Posteriormente a la contratación, cualquier tema no aclarado no va a estar incluido en el precio y supondrá un extra-coste.
  4. Excepciones económicas a la documentación de petición de ofertas indicadas en la parte económica.
  5. Límite de Responsabilidad: la cifra dada en las Condiciones Particulares es de tipo preliminar, ahora, con las ofertas sobre la mesa, es posible afinar algo más con el criterio de que, en caso de incumplimiento, la Propiedad se pueda resarcir con las penalidades procedentes del lucro cesante que le significaría un retraso en la entrega (pérdida de producción total durante el periodo de retraso) y una falta de las plenas características técnicas operativas (capacidad, eficiencia, disponibilidad, fiabilidad y condiciones medioambientales). El retraso en la entrega es fácil de valorar su impacto económico, siendo su límite el límite fijado de penalidad por este concepto. Las capacidades operativas son las de más difícil evaluación, aunque se puede cuantificar sumando las contingencias de proyecto, que se presupuestarían teniendo en cuenta el nivel de desarrollo del proyecto presentado en la oferta y las recomendaciones de EPRI, que se han dado en la parte primera de este libro, más las contingencias del proceso que, según su madurez tecnológica y las recomendaciones de EPRI, deberían aplicar. En resumen, el límite de responsabilidad a negociar sería el valor del límite por retraso en la entrega, a partir del cual se rescindiría el contrato, más las valoraciones que, según EPRI, aplicarían para las contingencias de proyecto y de proceso. La cifra resultante probablemente salga tan alta que el Contratista tratará de evitar.
  6. Plazo de entrega: Se revisarán los plazos parciales ofrecidos, de dudoso cumplimiento por el ofertante, tanto para las actividades como para los sistemas y componentes. De estos plazos se determinarán y fijarán las denominadas fechas críticas que deben de ser de clara y no discutible identificación y su no cumplimiento supondría un impacto muy importante sobre el cumplimiento del plazo final. Un ejemplo de fecha crítica podría ser la finalización de la fundación del equipo más importante, o el izado de la pieza más pesada, o la llegada a obra del equipo de mayores dimensiones o la llegada a obra del equipo de más largo suministro, o la cubrición del edificio principal, etc.
  7. Precios: Se revisarán los precios parciales ofrecidos que parezcan de dudosa credibilidad. Del cruce de estos precios y los plazos se podrán fijar las valoraciones y los condicionantes de pagos. Por ejemplo, al tercio del plazo de entrega, el valor del suministro, de acuerdo con el cuadro de precios, es de un 25 % del total, si ya se le ha fijado el pago inicial en un 10%, podría fijarse este segundo pago en un 15% para adaptarlo al valor del suministro realmente realizado. Lo que pasa es que, la práctica comercial, suele ser adelantar los pagos sobre el valor de lo realizado. No obstante la negociación debe acordar un pago cercano al 15% pero algo en exceso. Las condiciones de pago deben de obtenerse del cuadro de plazos de entrega tanto por actividades como por sistemas y componentes, así, si al tercio del plazo de entrega ha terminado la ingeniería y acabada la fabricación de algún equipo se podrán, ambos hechos, fijar como condiciones de este segundo pago que hemos considerado como ejemplo. No obstante, los condiciones y condicionantes de pago, que hemos indicado en la descripción de las Condiciones Particulares y que son puramente administrativas, son aconsejables mantenerlas.

Se negociará la decisión de la Propiedad de ejercer las opciones de alcance que se hayan solicitado en las Condiciones Particulares y su impacto en las garantías solicitadas. También se fijarán los requerimientos de interfases que plantea el ejercicio de la opción seleccionada, tanto a nivel de la Propiedad como del Contratista, tales como son los datos y actuaciones que se precisan en el desarrollo del proyecto y que deben de ser suministrados por las dos partes.

Se negociará la fórmula de revisión de precios a aplicar tanto en su composición como en su aplicación. En cuanto a su composición, además de procurar de mantener un término fijo del 15%, el peso del término de mano de obra se puede obtener sacando, de los cuadros de precios dados por el Ofertante, el porcentaje, sobre el total, que signifique la ingeniería, más el montaje, más las pruebas y la puesta en marcha, más la parte proporcional, según desglose de precios unitario de obra civil de construcción, y más un porcentaje subjetivo (15-20%) del valor del suministro de materiales. Respecto a otros pesos, se mirarán, entre los equipos incluidos en los cuadros de precios, cuales son los acopios principales necesarios, como pueden ser la chapa de acero, el hilo de cobre, el cemento, etc. y los pesos se determinarán por el valor relativo de los equipos en los mencionados cuadros. A veces, se puede acudir, en cuanto a fórmula de revisión a aplicar, las publicaciones periódicas que sobre sobre este tema existen. En el caso de contratos solo de ingeniería, o de montaje o de consultoría solo se aplicará el factor de mano de obra.

En cuanto a los índices a aplicar es recomendable no acudir a los publicados por asociaciones empresariales y centrarse en índices oficiales de organismos públicos (Instituto Estadística, etc.). El índice cero se debe intentar fijar en el del último mes de validez de la oferta.

Respecto a los precios de los repuestos ofertados se negociarán para mantenerlos válidos hasta que, unas vez subcontratados los equipos, se envíe la lista de repuestos definitivos, momento que conviene  condicionarlo  a uno de los pagos del contrato. Los repuestos denominados estratégicos, es decir aquellos que solo se pueden comprar al Contratista y que son necesarios para mantener la disponibilidad de la planta, sus precios deben negociarse para acordarse una revisión razonable a largo plazo. También se negociarán las posibilidades y precios de estos repuestos estratégicos, en caso de su rehabilitación, así como la alternativa de que no se compren hasta que se necesiten, viniendo obligado el suministrador a mantenerlos en stock.

En el caso de contratos de ingeniería y consultorías, el perfil de pagos se negociará adaptándolo al nº de horas/hombre mensuales y su precio, por categorías, que habrá indicado el Ofertante. También se negociará los conceptos que son considerados como gastos reembolsables.

En el caso de contratos de supervisión y asesoría, se negociará los gastos facturables y las cualificaciones de los especialistas que prestarán los servicios, así como las condiciones de su posible rechazo por la Propiedad y su sustitución por otro aceptable.

Respecto a la práctica de solicitar una bajada en los precios ofertados, la recomendación es que, como norma, no se haga, así como que no se acepten bajas temerarias por iniciativa de los Ofertantes. La solicitud de una bajada y aceptación, aparte de distorsionar el mercado y constituir una imagen de poca seriedad, que le quita credibilidad futura a la Propiedad,  siempre puede ser utilizado  por el Contratista para la justificación posterior de incumplimientos y chantajes de abandono. Los responsables del proyecto deben de evitar que personas no comprometidas posteriormente, actúen en el proyecto, puntualmente, en beneficio de un mal entendido prestigio personal (unidades de compra de la empresa) o como pago de favores de naturaleza política (alta dirección). Apretar a los Ofertantes en el alcance y en las condiciones es también dinero, suele aceptarse voluntariamente, no queda señalado el que acepta y no puede ser, posteriormente, justificación de incumplimientos y chantajes. Cuando, políticamente (por ejemplo a una empresa del mismo grupo empresarial), a un Ofertante se le otorga algún tipo de opción económica para conseguir el concurso, debe ser a petición suya, una vez negociado y a título de tanteo, es decir, sin tener en cuenta el resto de factores económicos, se le podría comunicar la cifra ofertada por la competencia. En cualquier caso, sería una situación a la que se llegaría no de forma habitual.

8.  Sobre el tema Garantías de Tipo General, suelen ser asunto de negociación su duración, que se debe intentar que abarque dos años frente al Ofertante que intentará que se quede en un año, aunque es fácil conseguir los dos años, ya que es algo que se traslada o se piensa que se puede trasladar fácilmente al subcontratista.

Otro tema de negociación suele ser el número de veces que la garantía cubriría, por un tiempo igual al inicial, el caso de fallo de un equipo o componente. La Propiedad buscará que no tenga límites, tantas veces como falle, y el Ofertante, con objeto de limitar el riesgo, procurará que no supere los tres/cuatro fallos. Si la Propiedad no consigue su objetivo, al menos debe de arrancar del Ofertante que, “sine die”, mantenga su apoyo técnico hasta la resolución del problema que origina el fallo.

Por último, puede haber componentes críticos del suministro (por ejemplo los álabes de una turbina de gas) que están diseñados para solamente soportar un número de horas. En ese caso, la garantía particular de esos componentes debe cubrir un número de horas determinados, debe incluir el número de las recuperaciones posibles de esos componentes y las horas de los componentes recuperados.

9. Sobre el tema de las Garantías Operativas (capacidad, eficiencia, disponibilidad, fiabilidad), aparte de los valores de penalidad y los límites para incurrir en causa de rescisión del contrato, suele plantear tema de negociación el momento y la forma de hacer las pruebas, los procedimientos de pruebas y los cálculos finales.

10. Los Retrasos en la Entrega suelen presentar discrepancias en cuanto a los valores de penalidad y el límite para incurrir en causa de rescisión del contrato así como en cuanto a la posibilidad de crear un periodo de carencia en la aplicación de la penalidad, a pesar de incurrir retrasos.

11. La fase de negociación final acabaría con la firma del convenio o acuerdos finales, cuyo contenido hemos detallado en las Condiciones Particulares, por la Propiedad y por los dos Ofertantes mejor situados.