GESTION FASE INGENIERIA

10.7.- Gestión de la fase de Ingeniería de Suministros y Obras:

10.7.1.- Introducción:

• En los suministros, el Contratista editará toda la información necesaria (planos, documentos, estudios, etc.) para que, la Propiedad o sus representantes, puedan incorporar plenamente los sistemas, equipos y componentes contratados al desarrollo de la ingeniería de la planta, en donde se integrarán, prever su transporte, almacenaje, montaje y puesta en marcha, verificar las maniobras de operación y las normas de mantenimiento y proceder a una operación y mantenimiento seguros y eficaces.
• El Contratista realizará totalmente el proyecto de ingeniería de los equipos o sistemas y facilitará a sus subcontratistas o asociados los datos y dibujos completos para la realización de los distintos componentes que los integran. La ingeniería del Contratista será:
  • Completa para todo el suministro.
  • Cumplirá en su totalidad con las Especificación Técnica contractual y con la normativa en ella citada.
  • Incluirá la revisión y aprobación de los posibles planos constructivos de sus subcontratistas y asociados.

 

Toda la ingeniería, proyectos y dibujos del equipo, componente o sistema especificado, será considerado por la Propiedad como realizado exclusivamente por el Contratista y el no cumplimiento con lo indicado hará que  éste sea el único responsable.

 

• En el caso de la ingeniería para las obras, el Contratista irá recibiendo de la Propiedad, durante el diseño de detalle, los documentos necesarios para los trabajos, por envíos parciales y según se vayan determinando las características y dimensiones finales de los diferentes elementos, con suficiente antelación sobre la utilización real, viniendo esta fecha determinada por el estado de avance de la obra, en base al programa presentado por el Contratista y a las demandas de éste según aquel.

10.7.2.- Plan de Ingeniería para suministros y obras en general.

• El plazo de entrega empezara a contar a partir desde la fecha del contrato o carta de intención de encargo del suministro y terminará en la fecha que se cite en el citado documento.
• El Programa de Planos y Documentación de Ingeniería se editará dentro de las cuatros primeras semanas posterior a la fecha del contrato según los criterios que citaremos posteriormente.
• La emisión de planos para aprobación deberá comenzar dentro de las seis semanas siguientes a la fecha del contrato y terminará antes de rebasar los dos tercios del plazo de entrega y siempre antes de iniciarse los envíos. La tramitación de los planos se efectuará según lo que posteriormente indicaremos.
• La lista de repuestos se enviará, preliminarmente, con las ofertas. Su confección y actualización definitiva se efectuará una vez efectuada las subcontrataciones.
• La lista de componentes de montaje se remitirá a la Propiedad ocho semanas antes de la entrega del equipo contratado y siempre antes de iniciarse los envíos a obra.
• El Manual de Instrucciones será remitido ocho semanas antes de cumplirse el plazo de entrega del equipo contratado y siempre antes de los envíos.
• La lista de planos de montaje será remitida ocho semanas antes de cumplirse el plazo de entrega del equipo contratado y siempre antes de los envíos.
• En las obras, el Contratista emitirá, mensualmente, un programa mensual al que adjuntará las necesidades de planos de tres categorías: de situación (de localización de obra), preliminares (válidos para construcción excepto detalles o zonas concretas) y definitivos (para construcción). Igualmente se acompañará de una lista de materiales y equipos previstos según programa. La falta de previsión por parte del Contratista no será justificación de retrasos y se le imputará sus consecuencias.
• A efectos prácticos, las fechas indicadas son genéricas y de buena práctica, siendo las válidas las que figuren en el contrato y otros documentos contractuales que podrán o no coincidir con las genéricas.

Fig. nº 92: Momentos de envío de los documentos de un suministro.

 

10.7.3.- Programa de planos y documentación de Ingeniería para suministros en general:

 

• Para la confección de la lista de planos, el Contratista, a través de internet, tendrá acceso a la aplicación del Programa de Planos y documentación de ingeniería cuyo modelo adjuntamos.

• Estas hojas serán editadas y actualizadas mensualmente por el Contratista de la forma siguiente:
  • Título de plano: deberá escribirse completo, procurando que entenderse claramente el contenido del plano con la lectura del título.
  • Número de plano: En la edición original de la lista de planos, el Contratista, pondrá en la casilla el nº de su plano. En ediciones posteriores anotará también el de la Propiedad y sus representantes.
  • Fecha envío edición inicial: En estas casillas anotará las fechas programadas y revisadas de envío de la edición inicial de cada plano. El Arquitecto & Ingeniero, actuando en representación de la Propiedad, revisará estas fechas con objeto de mantener su propio programa de ingeniería y, si previesen alguna interferencia, se lo comunicarán al Contratista, el cual procurará acelerar los planos afectados de acuerdo con las notificaciones que reciba. En todo caso el Contratista se obliga a dar al A&E los datos e instrucciones necesarios para que estos puedan proseguir sus trabajos sin pérdida de tiempo.
  • En la casilla de calificación anotará el nº que le corresponda al estado en que se encuentre la tramitación de cada plano de acuerdo con la siguiente nomenclatura:

1. Aprobado
2. Aprobado excepto notas.
3. Se devuelve para corregir y agregar información.
4. Para información solamente.
5. No devuelto.
6. Anulado

• En la casilla de Nº de carta de envío, anotará el nº de la carta en la que se remite el plano al A&E y en el nº de carta de devolución el de la carta en la que el A&E le devuelven el plano con los comentarios pertinentes.
• En la casilla del título del plano o documento estarán impresos el de los principales documentos de este capítulo. El Contratista rellenará las restantes casillas siguiendo las instrucciones descritas anteriormente para los planos. Todo documento que crea conveniente incluir en este programa lo hará el Contratista.

• La lista de planos se tramitará por el A&E como un plano normal y, por tanto, tendrá la obligación de incorporar los comentarios realizados por el A&E en la revisión que se edite al mes siguiente. La calificación de Aprobado del programa no se podrá tener hasta que queden aprobados todos los planos relacionados por ella.
• Los planos realizados por los subcontratistas serán relacionados por el Contratista en una lista idéntica a la mencionada anteriormente e identificado por “Lista de planos del subcontratista……………….para la fabricación de…………………..”.
• La lista de planos de montaje será similar a las anteriores aunque no serán tramitados por el A&E y, por tanto, se suprimirán las casillas del nº y de la calificación. Esta lista se enviará, junto los planos listados, ocho semanas antes de la entrega del equipo o sistema y siempre antes del de iniciar los envíos.
• A efectos prácticos, la tramitación que se describe, además de ser operativa, es eficaz, aunque laboriosa, por el trajín que supone mover los planos y comentar por escrito sobre ellos, y poco ágil, ya que el tiempo de revisión, envío y reenvío puede superar los 30 días. La tramitación conviene acortarse con reuniones de proyecto cada cierto tiempo (mensuales).

10.7.4.- Planos para suministros en general:

• Se establecen dos tipos de planos:
  • Los de disposiciones generales, conexiones exteriores y todos aquellos que afecten al desarrollo de ingeniería. Estos planos deben ser enviados y revisados porque influyen y afectan al desarrollo de la ingeniería.
  • Los de detalle y construcción interna que no afectan al desarrollo de la ingeniería. Estos planos se enviaran para aprobación respecto al cumplimiento con la Especificación Técnica contractual y, una vez aprobados, se entregarán para el montaje y mantenimiento del equipo y forman parte integrante del suministro,
• Los diferentes tipos de planos y documentos de la fase de Ingeniería son los que hemos definido en la parte primera de este libro.
• El Contratista remitirá y distribuirá todos los planos y sus revisiones, de acuerdo con las indicaciones que se den en las Condiciones Particulares.
• El Contratista preparará todos los detalles de planos y diseño, dando completa información de los mismos y comenzará su trabajo inmediatamente que obre en su poder la información necesaria. Se establecerá prioridades según los envíos proyectados.
• Los planos estarán detallados suficientemente como para permitir que el A&E proceda con el diseño de los elementos con inter-fase tales como cimientos, tuberías, trabajos eléctricos y de control, etc. Si se requiere, los números de identificación de los equipos, según código del proyecto, se marcarán en los Planos del Contratista.
• Todos los planos de cada proyecto deberán venir marcados con diferentes cartelas en el ángulo inferior derecho, a saber:
  • Cartela del Contratista y subcontratista.
  • Espacio para las posibles ediciones de los planos.
  • Espacio en que conste: Propiedad, planta y nº de contrato.
  • Espacio para sello y nº de la Propiedad.
  • Espacio para el sello de calificación y nº del A&E.
• Todos los planos de los subcontratistas remitidos para aprobación, podrán ser enviados directamente por ellos. El Contratista comprobará cuidadosamente que estos planos cumplen en lo referente a dimensiones, tamaños, materiales y detalles, con las especificaciones y objetivos. En el caso de que estos planos presenten errores o sean inadecuados, serán devueltos para su corrección. Una vez aprobados los planos de los subcontratistas serán enviados al A&E con fechas y firmas de aprobación. El A&E devolverá los planos al Contratista que no hayan seguido el procedimiento citado.
• Todos los planos serán remitidos en el orden en el que los materiales y equipos sean necesarios en el lugar de montaje, sin tener que esperar a tenerlos todos terminados para enviarlos a la Propiedad para su aprobación. La aprobación de los planos no eximirá de la responsabilidad del Contratista por errores u omisiones que puedan existir, aunque el trabajo se haga con los planos aprobados. En el caso que se descubran posteriormente los errores u omisiones, serán rectificados por el Contratista independientemente de la aprobación previa. No se permite efectuar un cambio en los planos aprobados a menos que sean autorizado, por escrito, por la Propiedad o su representante.
• Cuando las revisiones de planos hagan que las copias sean borrosas, el Contratista hará nuevas copias, legibles y sin coste alguno, de los planos aprobados finales.
• El Contratista no está autorizado a la fabricación del equipo sin disponer alguna indicación, de la Propiedad o de su representante, en ese sentido. La aprobación de los planos es para el diseño general y el cumplimiento con la Especificación Técnica y no eximirá al Contratista de la responsabilidad en lo referente a suficiencia de detalle, diseño o precisión en las dimensiones de detalle.
• El Contratista deberá distribuir los planos para aprobación que se indique en las Condiciones Particulares. La Propiedad o el A&E devolverán al Contratista una copia de cada plano incluyendo los comentarios que considere oportuno o la aprobación a la disposición general adoptada. El plazo para la emisión de los comentarios no superará los 30 días desde la fecha de emisión de los planos e incluirá la fecha tope en la que se debe realizar el nuevo envío de los planos corregidos. Los diferentes veredictos que pueden sufrir un plano enviado a la Propiedad o al A&E son los siguientes:
  • Para Información solamente. No requieren aprobación.
  • Se devuelve para corregir y agregar información. La información aportada es de baja calidad y grado de terminación, siendo imposible su estudio y revisión.
  • Aprobado excepto notas. Puede procederse a la fabricación de acuerdo con las condiciones contractuales. Se usará sobre aquellos planos que se hayan introducidos comentarios de cierta importancia que permite la fabricación ateniéndose a los comentarios introducidos. Debe de emitirse de nuevo el plano incluyendo los comentarios para poder ser aprobado completamente.
  • Aprobado en cuanto a disposición solamente. Puede procederse a la fabricación de acuerdo con las condiciones contractuales. Cuando no hay comentarios o los hay respecto a erratas visibles o respecto a falta de información, pudiéndose proceder a la fabricación.
• Las emisiones posteriores a la primera incluirán además del nº del plano el que corresponda al de la Propiedad o su representante que aparezca en el anterior aprobado o comentado. Ese nº se utilizará posteriormente para referencia posterior del plano. Toda nueva emisión de plano y por leve que sea la modificación realizada llevará aparejado el cambio de edición del plano. En la cartela de cada plano y como título del mismo deberá, de forma clara, indicarse el equipo y sistema a que pertenece y detalle o función representada (tipo de plano).
• Los planos serán mantenidos actualizados por el Contratista de acuerdo con el procedimiento adecuado para sustitución de las ediciones modificadas y que las ediciones finales lleguen a la Propiedad en el Manual de Instrucciones.
• A efectos prácticos, toda el proceso de tramitación para la aprobación de los planos debe de extenderse a todos los documentos del equipo y/o sistema a suministrar (curvas características, estudios, cálculos, descripción del sistema, criterios de diseño, etc.). La aprobación permite tener controlado el suministro y el cumplimiento con la especificación técnica contractual, además de permitir casar las inter-fases técnicas con el resto del suministro que realizarán otros. De no revisar este tipo de documentación quedaría sin conocer, por la Propiedad, las características de diseño de un suministro que a lo largo de su vida conviene saber en detalle ante hipotéticos problemas. En el caso de no tener acceso a la documentación citada, la Propiedad quedará en situación de costosa dependencia y, por así decirlo, de esclavitud tecnológica.
• A efectos prácticos, todo el proceso de tramitación descrito para la aprobación de los planos es algo esencial para el control del suministro, aunque resulta engorroso y lento. Para dar mayor agilidad y eficacia al procedimiento conviene mantener reuniones mensuales que resuelvan, en un momento, en vez de en meses, los problemas existentes y la aprobación de planos y documentos.

10.7.5.- Planos de construcción para obras.

• Todas las mediciones que sean necesarias para realizar la obra deberán estar consignada en los planos. No son admisibles mediciones sacadas de la escala de los planos constructivos. El Contratista deberá ceñirse a las dimensiones y situación señaladas en los planos. Todo error de situación y sus consecuencias económicas para subsanarlo serán de la exclusiva responsabilidad del Contratista.
• Las contradicciones observadas por el Contratista en los planos deberán hacerlas constar por escrito a la Propiedad en el plazo máximo de 4 días a partir de la fecha de recepción del plano, con un ritmo de recepción de planos limitado a 5 al día. La Propiedad solucionará las cuestiones señaladas por el Contratista, comunicándole por escrito la solución adoptada, y se reserva el derecho de determinar si alguna parte de la obra es factible de realizar a partir de los planos entregados o si procede a la aclaración solicitada.
• Los planos que use el Contratista para ejecución de trabajos, deberán estar previamente aprobados para la construcción y correspondiendo a la última edición disponible de los mismos.
• La Propiedad podrá, antes de empezar la construcción o durante su ejecución, las modificaciones que crea necesario aunque supongan sustituciones en el tipo de trabajo a efectuar. Las repercusiones económicas que las modificaciones pudieran implicar, se resolverán de acuerdo con el contrato. El Contratista ejecutará las modificaciones que le indique la Propiedad con arreglo a las instrucciones que le sean dadas.
• En el caso de que las modificaciones no le sean fijadas en planos, el Contratista debe de proceder, dentro de los 15 días siguientes a la terminación de una zona de construcción con modificaciones, a la inclusión, por su cuenta, de las mismas en los planos de Construcción Realizada (“as built”) que deberán ser presentados a la Propiedad. Si la construcción modificada, exigiese, para su realización, un plazo superior a un mes, el dibujo de Construcción Realizada se elaboraría mensualmente; si bien los complementos posteriores al primer mes podrían plasmarse sobre revisiones del plano básico, ejecutado tras el primer plazo, en este caso la última edición constituiría el plano definitivo y anularía a los anteriores. El formato a los planos de modificaciones sería el mismo que el que realizase la Propiedad o el A&E, poniendo el nombre del autor el de la empresa constructora y referenciando el título del plano del proyecto al que modifica. Todos lo indicado, constituirá condicionante para la certificación.
• Se consideraran planos auxiliares de la construcción: los planos de Construcción Realizada que incluya las modificaciones realizadas y los planos realizados por la Propiedad o el A&E que no formasen parte del Proyecto de obra civil.
• Se considerarán normas auxiliares de construcción las no mencionadas en el Proyecto de obra y que la Propiedad considere aplicables.
• En el caso de que exista, en la fase de prefabricación, lista de despiece o de componentes, el Contratista deberá establecer un sistema de marcado de todos los componentes, de acuerdo con su práctica habitual de despiece. Las piezas a suministrar irán marcadas para su identificación y se mantendrán las marcas en todo momento. Se confeccionará  una lista de despiece ordenando por conjuntos y número de marca en la que, para cada pieza, se indicará el nº de identificación, nombre de la pieza, nº de la pieza, nº del plano del Contratista, nº asignado por el A&E, peso de la pieza, material, dimensiones y características. La lista se distribuirá, según las Condiciones Particulares, dos semanas antes de iniciarse los trabajos y, posteriormente, se actualizará cada vez que exista una variación.

10.7.6.- Lista de Repuestos:

• La lista de repuestos formará parte de la documentación de ofertas y deberá incluir los siguientes conceptos: cantidad, nombre y nº de identificación, descripción y precios unitarios.
• Independientemente de la lista de repuestos de la oferta contractual, el Contratista deberá presentar, para su aprobación, la lista definitiva revisada de repuestos antes de cumplir los dos tercios del plazo de entrega. Una vez aprobada, se deberá distribuir según quede referido en las Condiciones Particulares, ocho semanas antes del vencimiento del plazo de entrega y siempre antes del inicio de los envíos a obra.
• La lista de repuestos deberá ser completa para la operación y mantenimiento del equipo durante cinco o dos años, según se indique en las Condiciones Particulares, y deberá estar divididos en dos categorías, además de las que se indiquen en el contrato:
  • Especiales o únicos
  • Generales o de fácil adquisición en el mercado.
• El Contratista deberá actualizar y distribuir la lista de repuestos, siempre que se produzca el cambio de alguna pieza en ella relacionada y, si dicha pieza ha sido incluida en el contrato del equipo, cuidará igualmente que se suministre la pieza sustituida.
• Sobre el tema de los repuestos ya hemos desarrollado, en otras partes del libro, todos los aspectos prácticos posibles.

10.7.7.- Listas de identificación: 

• Nos referimos a las lista de Materiales, Componentes y Bultos y ya las hemos descrito en otras partes de este libro, en su primera parte.

10.7.8.- Manuales de Instrucciones:

• Este documento de ingeniería de pruebas y puesta en marcha ya lo hemos descrito en la parte correspondiente de la primera parte de este libro.