GESTION

10.- Gestión de los Proyectos:

 

10.1.-General:

Se puede definir la Gestión de un proyecto como el conjunto de actividades que una organización de una empresa desarrolla tendentes a conseguir, eficientemente, los objetivos fijados en su inicio. Cuando se habla de eficiencia de un proyecto nos referimos a la consecución de sus tres parámetros fundamentales, a saber, el plazo, el precio y la calidad fijada. No se trata de crear una instalación industrial cualquiera sino la que en principio interesaba a la empresa y por la que invertía el capital presupuestado y pensaba recoger unos ingresos anuales, debido a que podría llegar a producir, con una capacidad y eficiencia determinada, a partir de un momento programado.

Existen unas actividades específicas que son propias y definitorias de lo que se entiende como de gestión de un proyecto, que son las que comúnmente se aceptan como útiles para conseguir los objetivos fijados y que las ejercen los responsables de las empresas propietarias. Estas actividades son: Planificación, Programación, Coordinación, Control, Seguimiento y Activación.

10.1.1.- Planificación: son aquellas actividades que permiten definir lo que hay que hacer para conseguir unos objetivos, los recursos humanos necesarios (organización) y los recursos financieros precisos (presupuesto). Existen, en las empresas, planes perfectamente normalizados y conocidos, tales como el Plan Estratégico, que como ya hemos descrito define, a largo plazo, las nuevas inversiones y las clausuras de instalaciones antiguas, el Plan de Control de Calidad de un proyecto, el Plan de Seguridad, etc. También existen planes más puntuales y concretos, para resolver situaciones no previstas, que se presentan alterando, de forma importante, los planes iniciales. Estos Planes de actuación concreta buscarían reducir los retrasos, los costes de explotación, las indisponibilidades, las pérdidas en la producción, las perdidas en la eficiencia, etc. Finalmente existe una planificación operativa, en el día a día, que no es otra cosa que lo que se entiende como Dirección y que consiste, ante problemas concretos, en fijar objetivos, establecer prioridades, asignar recursos humanos y financieros, resolver conflictos de intereses, tomar decisiones, etc.

10.1.2.-Programación: se trata de, conocido los plazos y las actividades de un plan, colocarlas secuencialmente, desglosadas y junto con las complementarias, sobre un calendario, determinar sus probables duraciones, indicar las holguras existentes en su duración para que no afecte al conjunto, indicar las interrelaciones y dependencias entre actividades y determinar la secuencia de actividades que fijan la duración total del Plan. La mayoría de las veces el tema se reduce a colocar las duraciones secuencialmente sobre el calendario, sin entrar en tema de holguras y probabilidades.

10.1.3.- Control: se trata de seguir el curso de los acontecimientos, detectar las desviaciones que se producen, analizarlas y actuar para su corrección. Lo que caracteriza al control es que actúa, colocando los filtros en los momentos adecuados para no permitir que continúe, ya que cualquier desviación en lo que trate tiene un impacto importante. Un ejemplo es la actividad que realiza al unidad de Control de Costes, no permitiendo que se contrate algo no presupuestado, que se pague algo sin contrato o que se pague algo, con contrato, pero en cantidad mucho mayor que la presupuestada. Otro ejemplo sería el Control de Calidad que impide instalar algo que ha tenido desviaciones en la fabricación y no han sido aceptadas por los responsables de diseño.

10.1.4.- Coordinación: se trata de actuar para asegurar que los requerimientos que se plantean en las interfaces se cumplen. La coordinación puede ser tanto técnica como administrativa ya que, por ejemplo, los esfuerzos que trasmite un equipo a su fundación, debe ser contemplado en su diseño, o, la información que trasmite un plano de disposición general debe ser revisada por los especialistas mecánicos y eléctricos. La coordinación, en su versión más rigurosa, incluye trabajos de consolidación de perspectivas, es decir, sin llegar a desechar ninguna, busca la solución óptima, mezcla de ellas.

10.1.5.- Seguimiento: se trata de ir prestando atención al devenir de los acontecimientos y compararlos con las previsiones y compromisos existentes, detectando cualquier desviación que surja. La labor va más allá del puro rastreo de hechos ocurridos, debe incorporar el análisis de los acontecimientos para prever la evolución futura.

10.1.6.-Activación: se trata de, una vez detectada la desviación, actuar al nivel organizacional o contractual oportuno para corregirla. También la activación se ejerce, no solo frente las desviaciones ya producidas, sino a través de la demanda, constante y continua, de las previstas actuaciones futuras que se deben de realizar para evitar posibles desviaciones. Es lo que familiarmente se llama como “ir empujando” o, más vulgarmente, actuar como “mosca cojonera”.

10.1.7.-Organización: se trata de establecer las dependencias y jerarquías, las funciones y las responsabilidades del conjunto de personas asignadas a un proyecto. Nos referiremos a la organización, de la Propiedad o entidad que realiza la inversión, con responsabilidad en llevar adelante el proyecto acordado cumpliendo con el precio, el plazo y la calidad prevista. Detallaremos las peculiaridades de la organización en cada fase del proyecto así como mencionaremos las otras organizaciones, externas a la Propiedad, que jugaran algún papel en el Proyecto según el modelo de contratación que se elija para los suministros necesarios.

En las organizaciones, suele repartirse, óptima y progresivamente, la representación o jerarquía, la responsabilidad, la autoridad y el trabajo, desde arriba hacia abajo, es decir, a mayor autoridad, mayor responsabilidad, aunque se puede caer en la tentación de, quien ostenta la mayor autoridad y jerarquía, se desentienda, voluntariamente, de la parcela de responsabilidad y el trabajo que conlleva y procure endosárselas a los inferiores jerárquicos. Por ello, en el caso de producirse algún desgraciado accidente en un proyecto, el juez solicitará el organigrama y, de alguna forma, responsabilizará a quien se encuentra en los niveles más alto de la organización.

Cuando hablamos de dependencia nos referimos a tres tipos de relaciones entre jefes y subordinados:

  1. Dependencia jerárquica: el subordinado depende del jefe en todos los aspectos (disciplinario, profesional, etc.).
  2. Dependencia funcional: el subordinado depende de un jefe en solo un aspecto organizativo, por ejemplo en lo técnico-profesional, y de otro jefe en temas disciplinarios.
  3. Dependencia en “staff”: el subordinado no se encuentra en línea ejecutiva dentro de la organización, actuando de asesor para ella a través del superior.

De forma genérica, existen cuatro tipos de organizaciones posibles para llevar adelante un proyecto tecnológico. Cada una de ellas tiene sus ventajas y sus inconvenientes aunque, en esencia, deben de contar con los mismos recursos especializados que permitan las mismas actuaciones de cara al exterior.

  1. Organización “Task Force” o de dedicación especial al proyecto: se trata de escoger unos recursos humanos especializados y dedicarlos, en exclusividad, al proyecto. Desde ese punto de vista, es la más eficaz, consiguiéndose con mayor facilidad los objetivos de precio, plazo y calidad. No obstante, desde el punto de vista de la empresa, es la que menos experiencia, asimilación y trato uniforme le aporta a la organización. En estas organizaciones suele existir un Director de Proyecto, con dependencia, directa, del Director General de la empresa. A su vez, de él dependen las siguientes unidades:

En staff, el adjunto al Director, la unidad de control de costes y la unidad de programación.

En dependencia ejecutiva, las unidades de ingeniería mecánica, eléctrica, de instrumentación y control, de obra civil, de control de calidad y de montaje y puesta en marcha.

Figura nº 84

2. Organización Divisional: se trata de emplear, en todos los proyectos de la empresa, la organización existente de Divisiones especializadas (mecánica, eléctrica, obra civil, instrumentación, y control, montaje y adjunta) en todos los proyectos al mismo tiempo. El Director de la organización existente es el Director de todos los Proyectos y los responsables de cada disciplina son los jefes de cada División, actuando en dependencia directa. Con esta organización se obtiene la máxima acumulación de experiencia, que se queda en las divisiones, y el máximo trato uniforme de los proyectos. Por otra parte, al tener que mover, al mismo tiempo, toda la organización en todos los proyectos se obtiene la menor eficiencia para cada proyecto individual. Por el tema de tener que dar prioridades, cuando existen muchos e importantes proyectos, no es la mejor organización.

Fig. nº 85

3.  Organización Divisional nominativa: se trata de nombrar un responsable en cada división para cada proyecto, con dependencia jerárquica del jefe de división y funcional del responsable o coordinador del proyecto. Busca la máxima eficacia junto con la máxima acumulación de experiencia y trato uniforme de los proyectos. Salvo caso excepcionales personales, es muy difícil conseguir la eficacia buscada ya que el responsable del proyecto no cuenta con la autoridad suficiente sobre los responsables de cada disciplina para liderarlo, debe de acudir continuamente al Director de la organización y eso es complicado y excesivamente trabajoso para él.

Figura nº 86

4. Organización “Task Force” funcional: se tratar de operar al igual que la primera de las organizaciones pero teniendo los responsables dependencia solo funcional con relación a los jefes de la organización por divisiones. También es difícil trabajar de esa manera ya que a los responsables no les gusta trabajar para alguien que no va tener el poder suficiente como para reconocerle, materialmente y a efectos prácticos, sus méritos. Tampoco a los jefes de división les va gustar delegar poder e influencia en un Director de Proyecto.

Fig. nº 87

En fin, cada tipo de organización aporta sus ventajas y sus inconvenientes y están más o menos impactadas por la calidad humana de las personas que intervienen y su capacidad de trabajar en equipo.

Dentro de la estructura organizativa de una empresa, el máximo nivel que tiene intervención en un proyecto es la figura de Consejero Delegado o Director General, según tenga o no tenga la figura de presidente  carácter ejecutivo. Por debajo suelen existir las direcciones generales de Recursos Financieros, de Recursos Humanos, de Producción, de Mercado o Marketing y Abastecimiento de Materias Primas e Ingeniería y Proyectos. La justificación de una Dirección de Ingeniería, fuera de la órbita de Producción, está basada en la necesidad de crear proyectos equilibradamente seguros, rentables y eficaces y sin la tendencia natural de hacer las nuevas instalaciones sesgadas por el interés de que tengan una operación y mantenimiento cómodos y sencillos. Es decir, que una instalación hecha por Producción tendría los mejores materiales y múltiples redundancias de equipos, que la convertirían en mucho más cara de lo necesario.

Fig. nº 88

Por lo que respecta a un proyecto en su fase de planificación estratégica, suelen tener las empresas una unidad con dependencia en staff del Director General, que se dedicará, de forma exclusiva a esta labor. Tendrá un responsable máximo, auxiliado por una unidad de aplicación de programas y análisis de escenarios, del que dependerán responsables de mercado y materias primas, de producción, de medioambiente, de tecnologías e investigación y desarrollo y de financiación. La forma de trabajar esta organización puede adaptarse a cualquiera de los cuatro tipos (A, B, C y D) que ya hemos descrito para los proyectos en general.

En el caso de la fase conceptual o de viabilidad de un proyecto, de los que hemos denominados de Modernización de una planta, la estructura organizativa debe ser temporal y exclusiva, siendo su director algún miembro de la Dirección de Ingeniería que luego sería el responsable del resto del proyecto. Debajo deben existir representantes de Producción (planta a modernizar), de Medioambiente, de Planificación Estratégica y de Control Financiero. La toma de decisiones, seguimiento y aprobación de resultados lo haría un Comité, liderado por el Director General y con la participación de todos los directores de la empresa. Si esta fase es para un proyecto de expansión o renovación, la estructura organizativa será la de un proyecto cualquiera con solo miembros de la dirección de Ingeniería, aunque se reportará al mencionado Comité presidido por el Director General.

Para un proyecto continuo de mejora de eficiencia de plantas o alargamiento de vida útil, la organización que se viene utilizando responde  a la idea de mantener un ingeniero con dedicación en cada planta, que dependa, bien jerárquicamente o bien funcionalmente, del Director de la planta, y, bien funcionalmente o jerárquicamente, de la organización central de Producción que posea la empresa. La organización central tendrá un pequeño grupo de apoyo a todas las plantas, con sus unidades de pruebas, para aportar las necesidades intensivas de personal que las pruebas necesitan, y  de laboratorio, para calibración de instrumentos. En el caso de proyectos de vida residual el laboratorio se dedicaría a los ensayos e inspecciones de materiales. En la figura que seguidamente aportamos se esquematiza la organización explicada.

La organización de un proyecto suele plasmarse en documento en forma de Manual de Organización y Procedimientos del Proyecto que, para cada puesto de la Organización, definirá sus dependencias, sus funciones y sus responsabilidades. Los procedimientos describirán los pasos de gestión a seguir en cada una de las fases del proyecto, teniendo en cuenta las interfaces externas e internas existentes. Las interfases de un Proyecto pueden ser internas, como puede ser la distribución de documentos, puede ser internas de la empresa pero con relación a otras unidades de ella, como puede ser el pago de facturas, y, por último, pueden ser externas a la empresa, que variará según el esquema de contratación que se elija para el suministro y que ya hemos descrito en este libro anteriormente (“llave en mano”, suministradores principales, ingenierías de proceso y básica, Arquitecto-Ingeniero, Montador, etc.)

10.2.- Gestión de la documentación: tratamiento de la documentación y archivo.

Desde el mismo momento del inicio de un Proyecto se produce documentación, ya sea con soporte informático o, cada vez en menor medida, en papel. Es esencial que la documentación se haga llegar a los interesados, para su revisión y conocimiento, y que luego se pueda acceder, fácilmente, a ella, en caso de necesitarse. La documentación que nos referimos son cartas, estudios, planos, informes etc.

Para conseguir lo indicado se deba implantar en el proyecto, a través del ya definido Manual del Proyecto, de un sistema de tratamiento unificado de la documentación, que podría ser el que seguidamente se detalla y que tiene probada eficiencia.

10.2.1.- Correspondencia:

  • Todos los documentos que sean emitidos deberán ir acompañados de los correspondientes escritos de cobertura.
  • Toda la correspondencia y documentos deberán enviarse, de la forma que se indique en la documentación contractual del Proyecto, a las direcciones de correo electrónico (con servidor y clave) o a las direcciones postales correspondientes. Hoy día, prácticamente, salvo escritos formales de confirmación o de importancia contractual, todo se envía (incluso contratos y facturas) por vía telemática.
  • Toda la correspondencia deberá indicar, en sitio claramente visible, la denominación del Proyecto y el asunto de que se trate así como la distribución completa, de los originales y copias, del propio escrito de cobertura y sus adjuntos.
  • Todas las cartas y escritos emitidos deberán tener una referencia compuesta por un grupo de letras y números formado de la siguiente manera:

AA- BB-X-000; siendo AA letras de identificación del emisor, BB letras de identificación del destinatario, X será: C para cartas y escritos, T para telex o Telegramas y el código de acceso al servidor para envío telemático. La numeración correlativa (000) se aplicará a escritos con el mismo grupo de letras.

Las letras de identificación, servidor y código de acceso serán acordados por las partes al inicio de la relación.

  • No se deberá tratar más de un asunto en cada carta, con objeto de facilitar la contestación y archivo.
  • Los telex y telegramas deberán confirmarse posteriormente por vía telemática o correo normal, con indicación expresa de la palabra “confirmación”. Aquellos escritos y anejos de envío de planos, deberán ser confirmados por correo normal en su tamaño original, con objeto de poder efectuar su revisión con facilidad.
  • Las cartas incluirán la referencia al número de contrato existente con la Propiedad así como el número de archivo de la Propiedad que se fije al inicio de la relación.
  • Las conversaciones telefónicas que impliquen la asunción de responsabilidad o compromisos deberán ser confirmadas por escrito con referencia expresa a la conversación.
  • Las cartas que requieran contestación, la solicitud deberá quedar expresamente reflejada en ellas, con fecha límite para la respuesta que podrá ser retrasada con la debida justificación escrita en un corto espacio de tiempo. Las cartas de contestación deberán estar debidamente referenciadas.
  • Cuando se requiera acción al receptor de una copia de un original, esta acción deberá ser solicitada en otro escrito.

10.2.2.- Documentación aneja a la correspondencia:

  • Todos los planos, informes, agendas y actas de reunión, manuales, estudios, contratos, pedidos, facturas, etc., correspondientes a un Proyecto deberán llevar referenciado el nombre del Proyecto, el número del contrato y el número de archivo de la Propiedad.

10.2.3.- Agendas y Actas de reunión:

  • Las agendas de reunión se emitirán previamente, incluirán el asunto a tratar, la fecha, hora y lugar en que aquella se ha de celebrar.
  • Las actas, emitidas por la organización que convoque la reunión, incluirán al menos la siguiente información: motivos, participantes, temas tratados, lugar, fecha y hora de la reunión, conclusiones y acuerdos adoptados, acciones a tomar y responsables de tomarlas.

10.2.4.- Restante documentación:

  • Nos referimos a toda la que hemos mencionado y definido en la parte anterior de Gestación de un Proyecto.
  • Toda la que definiremos en esta parte de Gestión de un Proyecto y que las principales son las siguientes: Programas desarrollados de suministro. Informes sobre el desarrollo del Proyecto y los suministros. Informes sobre pruebas y ensayos. Condiciones Generales y Particulares de Suministro. Contratos y modificaciones contractuales. Pedidos. Actas de recepción. Cargos. Etc.

10.2.5.- Archivo de la documentación:

Hoy día el archivo en papel es mínimo, salvo los principales documentos contractuales que se deben de conservar debidamente firmado por las partes. No obstante, aunque sea en soporte informático, los documentos, para su localización, deben de poseer un código de proyecto que debe de quedar referenciado en su portada o primera página. Como ejemplo y a título informativo, indicamos en el Anejo nº 31 un ejemplo de código de identificación para la documentación de un proyecto.

10.2.6.- Gestión de la documentación: Distribución.

La documentación de un proyecto debe ser enviada a cada uno de los participantes que le afecte. La gestión de la distribución debe de buscar el control, es decir el envío solo al participante interesado, debe buscar el seguimiento, es decir la vigilancia para el cumplimiento con lo que se le demanda al participante, y la activación, que reclama el cumplimiento, en plazo y en alcance, de lo que se le solicita.

Realmente, el hacer una adecuada distribución de la documentación, exige la experiencia y el conocimiento en detalle del proyecto para conocer a quien le puede afectar y que se le puede demandar a cada participante.

La distribución de la documentación, incluidas las copias, entre empresas participantes suele estar definido, de forma general, en el Manual del Proyecto, y, de forma concreta, en la Condiciones Particulares contractuales, y debe quedar informado y con constancia de ello en cada comunicación que se emita.

Si la documentación del Proyecto entra en la empresa a través del Registro General, el personal responsable debe de hacer la distribución de las copias según entienda a que unidades de la empresa le puede afectar. Esta distribución debe de quedar reflejada en el documento.

La documentación entrará en la organización del proyecto por el Director- Coordinador, según sea la organización establecida, que será responsable de su distribución interna, de la demanda adecuada de actuación a cada receptor y de la fijación de los plazos de actuación.

Vamos a poner un ejemplo de lo que sería una Hoja de Distribución Interna de documentación, indicando los datos que debe de contener pero dejando que su configuración de adapte a cada proyecto, aunque adjuntamos, como Anejo nº 32  un ejemplo de lo que podría ser el modelo de una de ellas:

Título del Proyecto:

Lo envía:

Distribución nº correlativo:

Asunto:

Adjunto le enviamos la documentación que se relaciona para la acción requerida y abajo indicada.

Nº de orden Envíese Título del documento Rev./edición Fecha Nº documento

Acciones requeridas:

A: Comentar y devolver/B: Comentar y circular/C: Comentar envío comentarios.

D: Aprobar y circular/E: Aprobar y devolver/F: Información/G: Información y circular.

H: Envío planos aprobados

Firma y fecha:

Orden circulación/fecha devolución/Envíese/Distribución organización/ Nº orden 0-10

Ejemplo:

x Subdirección Eléctrica F-F

15-10- 2013 x Subdirección Mecánica C-C

Significa que la documentación listada del 1 al 10 se envía, para información, a la Subdirección Eléctrica y, para comentar, antes del 15-10-2013, a la Subdirección Mecánica.

Se puede fácilmente, a través de esta hoja de distribución, controlar, hacer un seguimiento y activar las acciones requeridas sobre la documentación de un proyecto. Evidentemente, esta hoja puede tener exclusivamente soporte informático.

ANEJO Nº 31: EJEMPLO DE CODIGO DESARROLLADO PARA LA IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACION DE UN PROYECTO

XAXXBXXXCXXXX

X Unidad

AXX Grupo de sistemas o sistemas

BXXX Tipo de componente y nº de orden

CXX Tipo de documento y nº de orden

XX Originador del documento

Unidad se refiere al nombre o número de planta de una empresa.

Grupo de sistemas se refieren a aquellos sistemas, hardware o software, en que se puede dividir el proyecto. Como los sistemas hardware dependen del tipo de proceso que se trate, solo vamos a indicar sistemas software y sistemas hardware que se pueden aplicar a todo tipo de proyectos:

  1. Documentos generales de la planta:

A01. Estudios Generales.

A02. Investigaciones generales del emplazamiento.

A03. Requisitos generales para la planta.

A04. De aplicación general.

A09. Cartografía.

A10. Topografía.

A11. Meteorología.

A12. Sismología.

A13 Hidrología.

A14. Sondeos.

A15. Geología y Ensayos en el Emplazamiento.

A16. Geotecnia y ensayos en laboratorio.

A17. Geofísica.

A18. Análisis de aguas.

A19. Medioambiente.

A30. Informes.

A40. Correspondencia general.

A45. Manuales de la unidad.

A50. Documentos Generales que no aplican directamente a la Planta.

A60. Servicios de Ingeniería.

A70. Servicios especiales de consultores.

A89. Proyectos y Anteproyectos.

  1. Documentos que aplican a más de un sistema o disciplina:

BO1. Mecánica (General).

B02. Tubería.

B03. Tubería embebida.

B08. Soportes y colgantes.

B09. Análisis de esfuerzos en tuberías.

B10. Válvulas.

B11. Accesos a válvulas.

B12. Cambiadores de calor varios.

B13. Bombas varias.

B14. Tanques.

B15. Mono-railes y polipastos.

B16. Filtros y purgadores.

B17. Grúas varias.

B25. Pinturas y protecciones.

B26. Aislamiento térmico.

B40. Civil (general).

B41. Arquitectura.

B44. Ascensores.

B45. Análisis geotécnicos.

B46. Análisis sísmicos.

B50. Puertos y muelles.

B51. Excavaciones y rellenos.

B52. Obras de contención y canales.

B53. Obras marinas y dragados.

B54. Elementos portantes, pilotas y cimentaciones especiales.

B55. Fundaciones.

B60. Carreteras.

B65. Eléctrico (general).

B70. Cables y otros elementos de interconexión eléctrica.

B75. Motores.

B76. Bandejas.

B80. I&C (general).

B85. Máquinas herramientas y aparatos diversos.

B86. Equipo móvil y de transporte diverso.

B90. Garantía de calidad (general).

B95. Control de calidad (general).

 

  1. Ejemplo de sistema software: Caldera y auxiliares de una Central Eléctrica

C02. Sistema de aire de caldera (ejemplo).

  1. General.

G01. General.

G02. Almacenes.

G05. Gestión proyecto.

G06. Informática.

G10. Seguros.

G20. Entrenamiento de personal.

G30. Importaciones, exportaciones y embarques.

G35. Repuestos.

G40. Arranque y Puesta en marcha.

G50. Planificación y programación.

G60. Control de costes.

G70. Manuales del Proyecto.

G80. Transporte.

G85. Compras.

G90. Actas y agendas de reunión.

  1. Administración y Asuntos Internos.

I01. Personal.

I02. Financiación.

I03. Relaciones con otras empresas propietarias.

I04. Oficinas.

I05. Asuntos jurídicos.

I06. Bancos.

I07. Ministerios y organismos oficiales.

I08. Informes mensuales y semanales.

I09. Informes fotográficos y videos.

I10. Normas internas.

I11. Relaciones públicas.

I12. Revistas y publicaciones.

I13. Prensa.

I14. Auditorias.

  1. Servicios Generales de Planta:

V01. Edificio auxiliar administrativo.

V02. Edificio de talleres, almacén y garajes.

V10. Sistemas de almacenamiento y manejo de materias primas.

V11. Sistema de almacenamiento y manejo gas-oil.

V12. Sistema de almacenamiento y manejo gas.

V13. Sistema de almacenamiento y manejo otros combustibles.

V20. Sistema tratamiento aguas vertidos de planta.

V25. Sistema de detección y protección contra-incendios.

V30. Sistema aire comprimido de servicio.

V31. Sistema aire comprimido de instrumentos.

V35. Sistema agua potable.

V36. Sistema agua de servicio de planta.

V40. Sistema almacenamiento y alimentación productos químicos.

V45. Sistema almacenamiento y distribución de gases auxiliares.

V50. Sistema vapor auxiliar.

V51. Sistema agua caliente.

V52. Sistema aire acondicionado.

V53. Sistema ventilación.

V60. Sistema agua de aporte.

V62. Sistema drenajes sanitarios.

V65. Sistema tratamiento de agua.

V70. Sistema eléctrico alimentación en alta tensión.

V71. Sistema alimentación en media tensión.

V72. Sistema alimentación en baja tensión.

V75. Sistema en corriente continua.

V80. Sistema de alumbrado.

V81. Sistema tomas de fuerza.

V82. Sistema comunicaciones.

V85. Sistema traceado eléctrico.

V90. Ordenador central.

Componente y nº de orden: Se refiere al componente del sistema hardware sobre el que trata el documento de forma más importante. Por ejemplo, la especificación de las bombas del sistema contra-incendios. Vamos a listar el índice de componentes que se pueden considerar en un código de planta:

  1. Tanques: colectores, de muestras, de alivio, de resinas, de almacenamiento, etc.
  2. Cambiadores de calor, enfriadores por aire.
  3. Bombas y soplantes.
  4. Herramientas y equipos de servicio.
  5. Válvulas y actuadores.
  6. Tuberías, colgantes y soportes.
  7. Aislamiento y protecciones.
  8. Otros equipos de proceso.
  9. Subconjuntos especiales de control.´
  10. Elementos acondicionadores de señal, de cálculo, amplificadores, fuentes de alimentación, etc.
  11. Elementos primarios: orificios y toberas, medidores de caudal, interruptores, trasmisores, medidores de temperatura, etc.
  12. Registradores, indicadores, controladores.
  13. Alarmas.
  14. Equipos eléctricos.
  15. Cables.
  16. Paneles.
  17. Interruptores de control.
  18. Fundaciones y cimentaciones.
  19. Estructuras metálicas.
  20. Estructuras de hormigón.
  21. Equipo estructural.
  22. Libre
  23. Libre
  24. Libre
  25. Elementos y tipos de equipos no listados.
  26. Conjuntos de un sistema sin indicar los elementos que lo forman.

Número de orden:

Se deben aplicar los siguientes criterios:

  • Para instrumentos locales se destinarán los números de 1 al 599 y para los ubicados en la sala de control del 600 al 899.
  • Para los equipos generales se aplicarán los números del 900 al 988.
  • Para los grupos especiales Y, Z se aplicarán los 989 y 999.

A veces, los componentes y su nº de orden se adaptan a la denominación que la empresa tenga, de forma general, establecido en todas sus plantas, para que el mantenimiento y la gestión de almacenes se puedan llevar eficientemente y de forma coordinada. De esa manera, cada componente se llamará igual en todas las plantas y llevará marcado el número de identificación que le corresponda.

Tipo de documento y número de ordenar a cabo de forma coordinada y uniforme

El tipo de documento se puede adaptar al siguiente índice:

  • A. Pedidos, contratos y actas de recepción.
  • B. facturas.
  • C. Diagramas de proceso, de flujo, P&ID, criterios de diseño y demás documentación de las ingenierías de proceso y básica.
  • D. Documentación de petición de ofertas y ofertas (mecánicas y eléctricas).
  • E. Evaluación de ofertas.
  • F. Planos físicos de tuberías y conductos.
  • G. Documentación de petición de ofertas y ofertas (obra civil).
  • H. Planos de implantación.
  • I. Planos de conjuntos y de formas y cargas.
  • J. Planos de detalles de componentes.
  • K. Estudios y cálculos de ingeniería de detalle.
  • L. Listas de válvulas, instrumentos y varios.
  • M. Hojas de datos.
  • N. Programas.
  • Ñ. Comunicaciones y Notas internas.
  • O. Agendas, Actas e Informes.
  • P. Resto de documentación de Ingeniería de detalle mecánica.
  • Q. Resto de documentación de Ingeniería de detalle eléctrica.
  • R. Resto de documentación de Ingeniería de detalle obra civil.
  • S. Resto de documentación de Ingeniería de detalle de I & C.

El número de orden se adjudicará partiendo del 1 hasta el 99, procurando utilizar el mismo nº para un grupo de documentos homogéneos. Es decir, se procurará que, en todos los sistemas, el mismo nº sea para el mismo documento. Por ejemplo, en los documentos C, sería:

C.01. Diagrama de Proceso.

C.02. Diagrama de flujo.

C.03. P & ID.

C.04: Criterios de diseño.

C.05. Descripción del sistema.

C.06. Diagramas lógicos y analógicos.

C.07. Especificaciones preliminares.

C08. Plano de disposición general.

C09. Esquema unifilar.

 

 

 

 

 

Originador del Documento:

De acuerdo de la forma de contratar el proyecto, es decir de acuerdo con la estructura del suministro que se elija, se darán los números que correspondan a cada uno de los intervinientes:

O1. Propiedad.

  1. Suministrador principal.

O3. A & E.

04-99 Suministradores.


ANEJO Nº 32: EJEMPLO DE MODELO DE HOJA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTACIOM.

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