10.4.- La Contratación:
10.4.1- General:
Es un proceso largo que se inicia con la fase de concurso, le sigue con la fase de adjudicación y firma del contrato y termina con el proceso de ejecución del contrato, hasta su extinción.
Cada una de sus fases se subdivide, a su vez, en etapas de un programa secuencial y con objetivos específicos para cada una de ellas.
10.4.2- Concurso:
Se trata de seleccionar, dentro de las ofertas del mercado, es decir en un ambiente competitivo, cual es la mejor y más se adapta a los requerimientos del Proyecto. Por tanto, hay que acudir al mercado, habiendo previamente elaborado la documentación de petición de ofertas, hay que aclarar, estudiar y comparar las ofertas recibidas, hay que negociar con los mejores ofertantes y, por último, llegar a unos acuerdos contractuales finales.
10.4.2.1- Cualificación y selección de los ofertantes potenciales :
Para los suministros habituales de una empresa, se conoce sobradamente a quienes son los suministradores potenciales que poseen capacidad suficiente y seriedad. Por ello, esta primera etapa no es necesaria y, si existe en el proyecto una ingeniería de apoyo, como en el caso de un A&E (ARQUITECTO INGENIERO), al mismo tiempo que envía la correspondiente especificación técnica, entrega un listado de Suministradores Potenciales.
A veces, el suministro solicitado no es habitual para la empresa Propietaria y, aunque se informe de los suministradores posibles a nivel mundial, debe acercarse a ellos para que haya un mutuo conocimiento, se despierte el interés en ambas partes y se pueda realizar la especificación técnica de forma más precisa y concreta. En este caso, se solicitará un documento o cuestinario de cualificación, en el que se escuche las referencias mundiales que poseer, se describan los procesos tecnológicos posibles, se describa la organización y datos económicos y financieros del conjunto de la empresa y se detallen las posibles alianzas con otras organizaciones para un suministro más cercano a la Propiedad. Estudiadas las cualificaciones, se mantendrán las suficientes suficientes, incluso con visitas a plantas de referencias, como para, finalmente,
Un caso muy particular de cualificación lo hemos descrito cuando hemos tratado la fase de ingeniería de un proceso que debe de responder a las características particulares de un lugar y que se precisa hacer ensayos previos, antes de ofertar, e incluso instalar una planta piloto o semi -industrial. Estos trabajos de investigación es buena práctica que se encargan, a la vez y con compensación económica, a varios tecnólogos a la vez, que con los resultados obtenidos presentarán su mejor oferta. Al adjudicatario final se le descontará, del precio del contrato, el valor adelantado de estos trabajos previos.
Es práctica habitual exigir en los concursos que, al menos, se dispone de tres Suministradores Potenciales que pueden presentar ofertas válidas.
10.4.3.- Preparación de la documentación de petición de ofertas:
Es muy importante el hacer lo más completa y detallada posible esta documentación, ya que formará parte del contrato, como anejo suyo.
No hay que olvidar que los Ofertantes, en la fase del concurso, no se significarán oponiéndose de forma explícita a la documentación de petición de ofertas de la Propiedad, ya que está en juego la adjudicación de un trabajo. La estrategia normal de los Ofertantes es la de decir lo menos posible, ya que cualquier tema que quede abierto en el contrato puede ser origen de una reclamación y posterior sobrecoste. De aquí, la importancia para la Propiedad de atar el suministro, lo más posible, con la documentación de petición de ofertas.
Es buena práctica preparar la siguiente documentación para petición de ofertas:
- Especificación Técnica :
Ya hemos indicado, en otra parte de este libro, en que consiste este documento de petición de ofertas: es un documento que define el denominado Alcance de Suministro. La definición es en cantidad y en cuanto a las condiciones técnicas, es decir la calidad, que debe de cumplir el suministro. Hemos definido un índice típico de lo que sería la Especificación Técnica de un suministro de equipo mecánico e incluso hemos dado ejemplos completos, en lo posible, de Especificaciones Técnicas diversas para los equipos más habituales en la industria e, incluso, para un gran montaje. No obstante, vamos a detallar algo más en cuanto las Especificaciones Técnicas de otros tipos de suministros:
- Servicios de Consultoría: Se debe definir el Indice del informe final así como el tipo e intensidad del trabajo a realizar: bibliográfico, de investigación, de mercado, etc.
- Servicios de Ingeniería: Se detallarán los documentos y planos a emitir, sus contenidos, sus revisiones, sus ediciones, los documentos a revisar y aprobar, los estudios y cálculos a realizar, los plazos, etc.
- Servicios de Asesoría: Se detallarán los asuntos sobre los que se asesorará, las características y experiencias requeridas de los asesores, la disponibilidad, el lugar de asesoramiento, etc.
- Servicios de Supervisión: Se detallarán los asuntos a supervisar, las características y experiencias requeridas de los supervisores, la disponibilidad, el lugar de supervisión, el número y tipos de revisión, comprobación y repetición de los trabajos realizados por otros, las características de los informes de supervisión y de los programas de cálculos y los aparatos especiales requeridos en la supervisión, otros trabajos a realizar, etc.
- Obra Civil: Lo habitual es salir a concurso con el diseño de detalle realizado y plasmado en un Proyecto que conste de una Memoria técnica descriptiva del trabajo, de los planos detallados de diseño y de las estimaciones de obra según el diseño aportado. Los planos adjuntos son planos de concurso y no constructivos, pueden por tanto, ser modificados al comienzo de la obra o durante su realización, en ningún caso podrá utilizar para la ejecución.
- En el caso de que lo que se piense contratar sea bajo la modalidad de un “llave en mano”, es decir que la obra civil queda supeditada al proceso mecánico a ofertar y este no se conozca y, por tanto, no se puede confeccionar el Proyecto detallado de obra civil, en ese caso, las especificaciones técnicas de esta disciplina deben ser genéricas y puede adaptarse al siguiente índice:
- Cargas, materiales y varios para obras hidráulicas.
- Componentes y accesorios.
- Cargas, materiales y varios para las edificaciones, obras exteriores, arquitectura y urbanización.
- Suelos y terrenos (en base a estudios preliminares que podrán ser completados por cada Ofertante).
Por último, está el caso de obras subterráneas, en la que no se conoce con exactitud el tipo y características del terreno que se van a encontrar en su avance. Un índice tipo para este tipo de obras podría ser:
- Generalidades.
- Condiciones que deben de satisfacer los materiales.
- Ejecución de las obras (replanteo, excavaciones, hormigones, inyecciones, relleno, nivelación y compactación, acabados, carpintería, etc.).
- Secciones en función del terreno.
- Sistemas de avance y excavación.
- Alumbramientos de agua.
- Trabajos de estabilización, refuerzo y consolidación.
- Sistema de ventilación.
- Tipos de anclaje de las celosías.
- Refuerzos y consolidación.
- Escombrera.
- Juntas y desencofrados.
- Revestimientos.
- Laboratorio de hormigones.
- Condiciones Generales:
Como su nombre indica, estos documentos son normas generales de la Propiedad a las que deben adaptarse todos los intercambios mercantiles que realice la empresa, independientemente de cada proyecto. Tan es así, que suelen ser documentos impresos o colgados, para mayor divulgación, de la web de la empresa. Un ejemplo típico, que lo explica muy bien, puede ser la forma de pago: una empresa puede tener establecido que pagará, como norma, a 90 días de la entrada de la factura en su registro. Luego, el contrato puede establecer excepciones a esta norma general y fijar el pago a 120 días
Suelen existir tres tipos de Condiciones Generales en las empresas:
- Prestación de Servicios.
- Suministro de Equipos.
- Obras (se suele denominar, en este caso, Pliego de Condiciones Generales).
Vamos a indicar un índice-tipo de estos documentos:
- Ambito de aplicación.
- Documentación contractual.
- Orden prioridad documentos.
- Excepciones al documento.
- Interpretación de los documentos.
- Comunicación e idiomas.
- Formas de contactar.
- Idioma de comunicación.
- Formalización y documentación contractual.
- Objeto:
- Descripción genérica del alcance.
- Limitaciones en la ampliación de alcance.
- Modificaciones contractuales.
- Condiciones económicas: Criterios para la revisión de precios y sus limitaciones. Condiciones genéricas de pago.
- Ejecución.
- Garantías y penalizaciones genéricas: tiempo, valor garantía económica, penalidades: tipos y sus limitaciones.
- Suspensión y extinción contrato.
- Cesión de derechos y créditos.
- Propiedad industrial e intelectual.
- Tratamiento de datos.
- Obligaciones laborales, de seguridad y de salud.
- Fuerza mayor.
- Protección ambiental.
- Ley aplicable y solución de conflictos.
Prácticamente, el índice y su desarrollo son las cláusulas habituales de un contrato, por lo que este documento, al ser enviado en la petición de ofertas, adelanta y facilita la posterior contratación.
- Requisitos de Control de Calidad:
Este documento ya lo hemos definido a la hora de desarrollar la Ingeniería de detalle en otra parte de este libro. Es un documento normalizado por la empresa en el que fija la política de control de calidad a la que deben adaptarse las compras que se realicen. Suele estar impreso y se suele adjuntar en las peticiones de ofertas. De forma genérica, el documento especifica las necesidades de cualificación que se precisa de acuerdo con normativa internacional (ISO o similar). También define las características que deben de poseer los Manuales de Control de Calidad, los Planes y Programas de Control de Calidad y los Programas de Puntos de Inspección, en particular los procedimientos, las homologaciones, las inspecciones y los informes mensuales y finales. Deberá definir el tratamiento de los informes de no conformidad y el cierre de desviaciones.
- Condiciones Particulares de Suministro:
Junto con las Especificaciones Técnicas constituyen los documentos más importantes de la fase de concurso. Esencialmente define este documento las condiciones comerciales y económicas que aplicarán, particularmente, en la contratación y ejecución del suministro y esto lo hace durante el inicio del concurso, momento en que los potenciales Contratistas, por miedo a quedar descartados tempranamente, no discuten ni excepcionan a aquellos puntos de mayor impacto en la ejecución del contrato. Si se sacasen a la luz en el momento de negociar el contrato, no hay la menor duda que el potencial adjudicatario opondría resistencia y, finalmente, se conseguirían condiciones más desfavorables para la Propiedad que si se envía inicialmente.
Dada su importancia, vamos a no solo indicar el índice del documento sino que vamos a comentarlo con las recomendaciones oportunas para su mejor confección. Además, vamos a describir estas Condiciones Particulares para el suministro de un “llave en mano”, con lo que tocaremos todos los aspectos de ingeniería, suministro, construcción, montaje y pruebas y puesta en marcha. En el caso de solo solicitar obras civiles, el documento se denomina Pliego de Condiciones Particulares.
- Antecedentes y descripción del objeto del suministro:
-
- Antecedentes: Se debe hacer una introducción justificativa del proyecto en donde se inscribe el suministro que se solicita y se debe de indicar cuales son los objetivos buscados.
- Descripción del objeto del suministro: Se debe indicar tanto de forma general, con indicación de fines, como a nivel de detalle, empleando la misma terminología empleada en la definición del alcance de suministro que aparece en la Especificación Técnica.
En este apartado se deben de indicar, dentro del alcance solicitado, que partidas son opcionables de ser seleccionadas libremente por la Propiedad para ser incluidas en el Alcance contractual definitivo. También se puede solicitar alternativas, tanto de proceso, como de implantación o como de cualquier otro aspecto, al alcance incluido en la especificación técnica. Las Variantes al alcance solicitado cuya iniciativa haya partido del Ofertante se debe de considerar como una excepción.
2. Relación de documentos aplicables:
Es importante, desde el principio, establecer un orden de prioridad de la documentación de concurso, con objeto de aclarar cualquier duda que pueda surgir por si existe contradicción de lo dicho en ella. Este mismo orden de prelación aplicará a las fases posteriores de contratación y ejecución. Normalmente el orden de prioridad fijado suele ser
1º- La carta de invitación a ofertar.
2º- Las Condiciones Particulares de suministro y sus anejos. En los concursos de obra civil este documento se suele denominar Pliego Particular de Condiciones
3º- La Especificación Técnica y, para los concursos de obra civil, Proyecto de la obra con Memoria, Programa de contrato, Mediciones aproximadas y Planos.
4º- Las condiciones Generales de Contratación o Pliego General de Condiciones de Construcción para concursos de obra civil
5º- Otros documentos de la Propiedad que se envíen en la petición de ofertas y que sean de aplicación (Requisitos de seguimiento, Requisitos de control de calidad, Manuales de ejecución, Plan de medicina y seguridad, etc.). Estos documentos pueden no existir como tales y estar incluidos los temas que desarrollan dentro de las Especificaciones Técnicas.
6º- Las ofertas Técnicas y Económicas del Ofertante.
7º- Las cartas, actas de reunión y demás comunicación complementaria, entre las partes, que se hayan generado durante el concurso.
Esto quiere decir que tendrá prioridad la documentación de la Propiedad, salvo lo que expresamente contradiga y quede indicado en la documentación del Ofertante.
De lo dicho se deduce que, es de suma importancia, que la Propiedad lleve la iniciativa en la fase de concurso y sea quien genere toda la documentación complementaria (actas, cartas de aclaraciones, fax, correos electrónicos, etc.).
3. Alcance de Suministro:
En el caso de que el alcance se encuentre desarrollado en la Especificación Técnica, se hará referencia al punto exacto en donde se encuentre, en el caso de no estarlo o estarlo sin mucho detalle, conviene incluir la tabla de doble entrada que recomendamos al definir las Especificaciones Técnicas (en ordenadas los sistemas y equipos incluidos y en accisas las fase del proyecto) y en la que se indicarán las responsabilidades del Contratista potencial y de la Propiedad. Cuando existan dos responsabilidades para una intersección de la tabla se aclararán con notas indicativas cual será el alcance de cada parte. Las fases del Proyecto, en los encabezamientos de la tabla de doble entrada, se definirán con el mayor detalle posible, ya que es el alcance o trabajo solicitado que se pide para cada sistema o equipo. Se adjunta en el Anejo nº 22 un ejemplo de Alcance de Suministro mediante tabla de doble entrada.
En el caso de que se trate de un trabajo de obra civil o de montaje, que no se corresponda con una forma de contratar por precio cerrado o tanto alzado, el Alcance vendrá definido por las mediciones previstas en el Proyecto.
En el caso de que se trate al servicio de ingeniería, el alcance vendrá detallado para cada una de las fases (Ingeniería de Proceso, Ingeniería Básica e Ingeniería de detalle por disciplinas) indicando los planos, documentos, estudios, comparaciones de ofertas, programas, etc. con las ediciones y revisiones a emitir para cada documento así como los trabajos de actuación en nombre de la Propiedad. También se incluirán los trabajos y actuaciones a realizar por la Propiedad y por otros terceros.
En el caso de trabajos de Consultoría se detallarán los trabajos a realizar y documentación a emitir.
4. Límite de Responsabilidad:
Es ilusorio pensar que el Contratista va a responder, sin límite, frente a la Propiedad por todos los daños causados en caso de incumplimiento y otras circustancias. Por eso, interesa fijar ese límite, lo más alto posible, al principio de la etapa de concurso, es decir en las Condiciones Particulares. En este sentido, la responsabilidad por las penalizaciones incurridas, por los perjuicios causados, por indemnizaciones, por lucro cesante, etc., se puede fijar, de forma razonable, en un valor del orden del 35% del precio fijado en el contrato más las ampliaciones que se produzcan.
2. Plazo de ejecución:
Debe de indicarse, en este apartado, el plazo solicitado para ejecutar el objeto del contrato, indicando cual es el inicio previsto para que empiece a contar el tiempo, fecha que obliga al Ofertante, como mínimo, a mantener sin modificación la oferta que se presente.
En la oferta se ha de rellenar los datos del plazo desglosado según los siguientes esquemas, en el que se utilizará la misma terminología empleada para definir el Alcance de Suministro:
Esquema I
Fecha de inicio Fecha de terminación
- Plazo total:
- Ingeniería:
- Criterios de diseño:
- Ingeniería diseño:
- Suministro de materiales:
- Acopios:
- Fabricación:
- Transporte:
- Obra Civil:
- Preparación del Terreno:
- Urbanización:
- Resto Obra Civil:
- Montaje:
- Mecánico:
- Eléctrico:
- I&C:
- Pruebas Pre-operacionales:
- Vacío:
- Carga:
- Rodaje:
- Recepción:
- Entrenamiento de personal:
- Suministro de repuestos.
Esquema II
Fecha de inicio Fecha terminación
- Sistema 1……
Equipo a……..
Equipo b……..
Equipo c……..
- Sistema 2…….
Equipo a´……..
Equipo b´……..
Equipo c´………
- Sistema 3………
Se puede establecer, en este apartado, una serie de fechas que se consideren críticas para el desarrollo del proyecto. Se debe de advertir que, en el caso de no cumplimiento con algún hito fijado, se deberá presentar un plan de actuación y que, si éste no se considera adecuado, se podrá retrasar el pago más próximo hasta presentar aquel que satisfaga a la Propiedad, independientemente de aplicar las penalidades que se establezcan por los retrasos.
Una vez rellenado por el Ofertante las fechas solicitadas se obtendrá un programa mediante el cual se sabrá, en cada momento y para cualquier equipo, las actividades que se desarrollan.
En el caso de suministro de unos servicios de Consultoría, el desglose para definir los plazos se hará para las actividades secuenciales del trabajo a realizar (por ejemplo: recogida de datos, análisis de datos, definición campaña de toma de muestras, campaña de toma de muestras, análisis de datos, preparación datos de entrada en modelo de simulación, aplicación del modelo, resultados e informe final). A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como las categorías profesionales.
En el caso de unos servicios de asesoramiento o supervisión el desglose se limitará a indicar, además de las personas ofrecidas, el lugar y la fecha de inicio y finalización en las que se estarán a disposición de la Propiedad para prestar el trabajo.
En el caso de los servicios de Ingeniería, los plazos se solicitarán para: Ingeniería de proceso, Ingeniería básica, Ingeniería de detalle mecánica, Ingeniería de detalle eléctrica, Ingeniería de detalle de obra civil, Ingeniería de detalle de I&C, Ingeniería de fabricación, Ingeniería de montaje, etc. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.
En el caso de los servicios de montaje, los plazos se solicitarán para el conjunto de las mediciones del proyecto, por ejemplo: implantación en obra, montaje mecánico, montaje eléctrico, montaje I&C, pruebas de montaje, retirada de obra. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.
En el caso de construcción de obra civil, los plazos se solicitarán para las diferentes partidas de las mediciones del proyecto, por ejemplo: implantación en obra, preparación del terreno, urbanización, construcción de fundaciones, construcción de obras de fábrica, construcción de edificios, retirada de obra. A su vez se acompañaran estos plazos con la carga de personal empleado así como sus categorías profesionales.
5. Precios:
Este apartado comenzará indicando los conceptos que van incluidos y los que no van. Por ejemplo, puede que se solicite que no vaya incluido el IVA, que no vayan incluidos los gastos de aduanas y otros impuestos, etc.
Se solicitará, expresamente, la validez de los precios solicitados, más allá del plazo general que se establezcan en las Condiciones Generales.
Se solicitará el mismo desglose para los precios que el indicado para las actividades del plazo, haciendo, a su vez, división entre lo que es procedencia nacional de lo que es importación. También se indicará las actividades que son opcionables de contratar por la Propiedad y los requerimientos de garantías en caso de llegarse a ejercer las mencionadas opciones.
Las actividades de Obra Civil y Montaje se desglosarán y justificarán a través de las mediciones y precios unitarios que le correspondan. Los precios unitarios se desglosarán, a su vez, en, al menos, mano de obra, materiales y beneficio industrial.
Al mismo tiempo, se solicitará, al igual que para el desglose para los plazos, un segundo desglose de las partidas que se indicaron en el Alcance de Suministro. También se indicarán las actividades que son opcionables de contratar por la Propiedad y los requerimientos de garantías en caso de llegarse a ejercer las mencionadas opciones.
Los precios se solicitarán firmes, durante el plazo de validez, y fijos o revisables. En caso de solicitarse revisables, en su totalidad o solo algunas partidas o actividades, se fijará una propuesta de fórmula de revisión y aplicación de estas fórmulas, haciendo distinción entre el suministro de materiales, que contará con términos de mano de obra y materiales (chapa de acero, hilo de cobre, etc.), y la obra civil y el montaje que contará solo con términos de mano de obra. En las fórmulas de revisión siempre existirá (recomendable) un término fijo de 15%.
Se solicitarán precios para los Repuestos, que serán opcionables y deberán responder a un periodo de operación determinado (por ejemplo 2 años). Esta lista de precios serán unitarios y en ella los Ofertantes deberán señalar los repuestos necesarios para la puesta en marcha, los estratégicos y los de referencia.
Se debe solicitar también una lista de precios por administración, a aplicar opcionalmente por la Propiedad, por si surgen trabajos en la obra fuera de alcance. Para otros trabajos, no definidos pero dentro del alcance, se debe de avisar que la Propiedad puede aplicar el concepto de precios denominados contradictorios o precios obtenibles por comparación de otros precios dados en la oferta.
Para los servicios de consultoría e ingeniería se solicitará el desglose del precio total según las mismas partidas que las solicitadas para el plazo. Se deberán indicar el nº de horas/hombre por categorías profesionales considerados en cada mes así como el valor, por categorías, de la Hora/hombre que se ha considerado para obtener el presupuesto. Además se solicitarán los gastos reembolsables que aplicarán (alojamiento, manutención, desplazamientos, etc.)
Para los servicios de asesoramiento y supervisión se solicitarán los precios, para cada categoría profesional, por día de trabajo en jornada normal, por día en jornada festiva, por hora fuera de jornada, gastos de manutención y alojamiento, gastos de desplazamiento, etc.
Con todos estos datos facilitados por el Ofertante, junto con los homólogos dados para el plazo, se puede conocer, al cruzarlos, teóricamente y en cada momento, cual es el valor dinerario del suministro realizado. Esto es muy importante de conocer, desde un punto de vista contractual, por si se produce la resolución del contrato y para intentar fijar, definitivamente, durante las negociaciones del contrato, los hitos condicionantes de los pagos, ajustándolos al valor del suministro en cada momento.
6. Forma y Condiciones de pago:
Los pagos se realizarán por transferencia bancaria, en el plazo que se fije contractualmente desde la presentación de la factura, en el lugar y forma indicada, y siempre que se hayan cumplido los condicionantes de pago estipulados.
Los condicionantes de pago que preliminarmente se deben de fijar, hasta que se conozcan en la oferta los desgloses de plazo y precio solicitados, serían las siguientes:
–10% del precio total a la firma del contrato, nombramiento del coordinador del Contratista, entrega del inicial Programa de Planos y Documentación de Ingeniería, Plan de control de calidad y entrega del inicial Programa Desarrollado del Suministro. También debe de condicionarse a la entrega de un aval bancario por un valor del 10% del precio total como garantía de cumplimiento del contrato.
–30% del precio total al tercio del plazo de entrega y siempre que se haya producido la aprobación del Programa de Control de Calidad, la entrega y aprobación de los planos de ingeniería básica, la aprobación del 50% del total de los planos y hechas las principales subcontrataciones (incluyendo el 100% de los pedidos para los acopios de los materiales).
–30% del precio total del contrato a los 2/3 del plazo de entrega y siempre que se hayan aprobados todos los planos, entrega de la lista y planos de montaje, Manual de Instrucciones y Lista de componentes, cumplidos ciertos hitos de fabricación (llegada a obra de ciertos equipos importantes) y de obra (ejecución de ciertos hitos de montaje y de construcción de obra civil).
–28% del precio total del contrato a la Recepción Provisional del suministro, entrega del Informe final de Control de Calidad y superada las pruebas de recepción. El Aval inicial del 10% se sustituirá por otro, de la cifra que finalmente se acuerde, que responderá de la garantía de buen funcionamiento del suministro durante el plazo de garantía que finalmente se fije. El aval de garantía final podrá ser sustituido por la misma cantidad retenida del último pago. El pago del 90% de las ampliaciones del contrato surgidos durante se ejecución también se pagará en este momento.
–2% del precio total del contrato a la entrega de la documentación “as built”.
Para los servicios de consultoría e ingeniería los pagos serán mensuales y condicionados a la realización de los trabajos programados. Los gastos reembolsables se pagarán mensualmente, debidamente justificados.
Para los servicios de asesoría, supervisión, construcción y montaje se pagará mensualmente, según trabajo realmente ejecutado, utilizando las certificaciones de obra a que hayan dado lugar.
7. Garantía:
Se establecerá un periodo de garantía general, para todos los sistemas, equipos y componentes del suministro, de como mínimo un año (lo normal sería solicitar 2 años). Esta garantía cubrirá cualquier defecto de materiales y mano de obra de todas las fases del proyecto (ingeniería, fabricación, construcción, montaje y puesta en marcha). En caso de defecto, durante el periodo de garantía, el Contratista viene obligado a reparar y/o sustituir el componente fallido, sin coste alguno para la Propiedad, y a ampliar la garantía para este componente en un nuevo periodo de garantía tantas veces como ocurra. A la hora de negociar el contrato, el Contratista suele discutir y no aceptar este tipo de garantías, sin límites de fechas, proponiendo, como alternativa, un nº de cambios máximos de 3-4 veces o un periodo máximo de años desde la Recepción Provisional. En el caso de que exista límitación de la garantía, el Contratista debe estar obligado a mantener su apoyo técnico hasta la resolución del problema.
En el caso de servicios de ingeniería, consultoría, montaje y asesoramiento, la garantía general responderá del trabajo realizado, solamente en el sentido de que, en caso de defecto, el Contratista responderá únicamente viniendo obligado a la repetición del trabajo mal hecho.
El caso de supervisión sola, la garantía general será igual que en el caso del asesoramiento. No obstante, si la supervisión va ligado al suministro de un equipo, el trabajo de supervisión está respaldado con la garantía general del equipo.
8. Garantías técnicas:
Estas garantías se refieren a la consecución de los valores que condicionan la Recepción Provisional del suministro y que se comprueba con las pruebas finales de Puesta en Marcha.
Los valores que normalmente se cubren con estas garantías son:
- Rendimiento.
- Capacidad máxima y mínima.
- Ruido.
- Emisiones y otros valores con impacto medioambiental.
- Disponibilidad.
- Fiabilidad en el arranque
En el documento de Condiciones Particulares y para cada uno de los valores garantizados se indicarán lo condicionantes técnicos en que se producirán, incluso se referenciarán las normas técnicas internacionales que aplicarán, las fórmulas de cálculo para la determinación de cada valor e incluso los procedimientos aplicables.
También se indicarán los límites en los valores garantizados que podrán ser causas de rescisión del Contrato.
La garantía técnica no es aplicable a los trabajos de consultoría, asesoría, supervisión- sin estar ligada a suministro de equipo alguno- construcción y montaje
9. Condiciones de la Entrega:
La entrega se refiere al momento en que se traspasa, desde el Contratista a la Propiedad, la propiedad y el riesgo del bien que es el objeto del contrato. Este momento queda certificado con el Acta de Recepción Provisional firmado por las dos partes.
Más en concreto, tiene que haberse cumplido:
- Finalizado el Montaje y sus pruebas, certificadas por el acta correspondiente.
- Finalizada la Puesta en Marcha y sus pruebas (vacío y carga), certificadas por el acta correspondiente.
- Finalizadas las pruebas de operación comercial y de rodaje, certificadas por el acta correspondiente.
- Finalizadas las pruebas de garantía, certificadas por el acta correspondiente y con resultados por encima de los límites de rescisión de contrato.
- Entrega de todos los elementos incluidos en el alcance de suministro, salvo los temas menores que quedarán recogidos en una lista de remates y en la que se incluirán las fechas de compromiso de ejecución por el Contratista.
- Entrega del aval bancario que cubra la garantía general durante el periodo acordado.
Para los trabajos de consultoría, la entrega se oficializa con la entrega y aprobación del informe final.
Para los trabajos de montaje y construcción, la entrega se refiere a la finalización de los trabajos y sus pruebas, certificadas por el acta correspondiente.
10. Penalidades por retrasos en la entrega:
Se debe de establecer una penalidad por día o semana de retraso en la entrega. El valor de la penalidad se calculará por el lucro cesante que signifique el periodo de tiempo perdido de operación de la nueva planta. También se fijará un límite de penalidad a partir de la cual, la Propiedad, podrá rescindir el contrato. Cuando no haya un lucro cesante claro, se establecerá una penalidad general de 0,7 % del precio del contrato por quincena de retraso, no aplicándose para periodo menores a la quincena y siendo el límite de penalidad el 5% del precio del contrato.
Esta penalidad aplicará también a los trabajos de consultoría, montaje y construcción de obra civil.
11. Penalidades por incumplimiento los valores operativos garantizados:
Para aquellos parámetros de mayor impacto económico, como puede ser la capacidad nominal neta, el rendimiento y la disponibilidad, la penalidad propuesta se calculará por el lucro cesante que, teóricamente, provoque a la Propiedad, fijándose un límite, a partir del cual, ésta podrá rescindir el contrato.
Para el resto de valores operativos garantizados no se suele poner una penalidad económica directa, poniéndose una penalidad indirecta, que puede ser aún más desfavorable para el Contratista, y que consiste en no Recepcionar el suministro hasta conseguir el valor garantizado, aunque la Propiedad pueda operarlo comercialmente. Esta penalidad no aplicará en los casos citados anteriormente y en los que les corresponda la garantía por valores operativos.
12. Idioma y Ley aplicable:
Se indicará el idioma oficial, que resulta ser el más favorable el del Propietario, y la Legislación aplicable, que suele ser la más favorable la del país de la Propiedad.
- Recomendaciones para la estructura y presentación de las ofertas:
- Las ofertas se deberán presentar en formato DIN A-4, debiendo estar doblados, en este tamaño, todos los planos incluidos en las mismas.
- Las ofertas deberán estructurarse de acuerdo con las instrucciones de este apartado.
- Las ofertas constarán de dos partes. La parte I comprenderá la descripción completa del suministro y la parte II incluirá las condiciones económicas y comerciales del suministro. Las dos partes se presentarán, a la atención del Director de Proyecto por separado, debiendo la parte II ser entregada en sobre cerrado y lacrado.
- La parte I se presentará organizada de la siguiente manera:
- Descripción técnica y condiciones del suministro.
Sección I.1. Excepciones a la especificación técnica y demás documentación técnica del concurso. Se listarán las excepciones a dicho documento haciendo referencia a los epígrafes y apartados correspondientes y justificando las mismas. Las excepciones no incluidas en esta lista no serán tenidas en cuenta, ni en la evaluación ni en la posible Contratación posterior.
Sección I.2. Descripción técnica de los componentes y del sistema: Se describirá la instalación ofertada, indicando sus condiciones de operación y sus características principales de diseño. En este apartado se incluirán aquellos requerimientos específicos indicados en la Especificación Técnica.
Sección I.3. Hojas de datos técnicos: Se incluirán, cumplimentadas, las hojas de datos técnicos de la Especificación Técnica. (Estas hojas serán lo más completas posible pero no tendrán un carácter limitativo de exclusión en cuanto alcance de suministro).
Sección I.4. Ingeniería: El ofertante describirá en esta Sección la organización propuesta al caso, las personas asignadas con su experiencia y preferentemente la participación en proyectos similares, asistencia técnica en general aplicable a la fase, programas de cálculo, subcontrataciones con otras oficinas especializadas, listas de especificaciones, relación de planos y finalmente los programas de elaboración de los mismos en base a su utilización de acuerdo con las fechas y programas por la Propiedad propuesto.
Si se solicita al Ofertante que realice, durante la fase de preparación de ofertas, la mayor parte de la Ingeniería Básica de la planta, la propuesta debe incluir la información preliminar de esta fase (P&ID, disposición general, cálculos y estudios, simulaciones, hojas de datos, etc.).
Sección I.5. Fabricaciones: Comprende esta sección las manufacturas, prefabricaciones y fabricaciones tanto en taller como realizadas en campo, de aquellas partes estructurales o elementos propios más importantes para construcción que se consideren bajo tal concepto. En la misma se indicaran los procedimientos de fabricación y medios previstos por el Ofertante, incluyéndose datos sobre su organización en el control, selección de materiales y proveedores. Se indicaran los talleres previstos para las fabricaciones.
Se indicarán los conjuntos principales en que será desglosada la fase para dicho fin y las partes que compondrían cada conjunto parcial, componiendo así las listas de materiales. Esta lista será lo más completa posible, pero, en cuanto alcance de suministro, no tendrá un carácter limitativo de exclusión.
En este apartado se indicará la lista de suministradores (subcontratistas) potenciales y también se enviará un programa preliminar de embarques para los principales componentes.
Sección I.6. Construcción: Esta sección se considera de suma importancia para la evaluación de ofertas. En ella se hará constar:
1.- Una descripción de la Organización de la Obra y Seguridad, en la que se incluirá una relación de personal directivo a pie de obra con sus “curriculum vitae”, disposiciones de plantas auxiliares, almacenes, parque de material, oficinas, talleres, comedores, servicios sanitarios, control de calidad, hojas de actividades y gráficos de consumos.
2.- Lista de subcontratistas potenciales.
3.- Programa detallado de obra.
Sección I.7. Gestión del Proyecto: Se incluirá una propuesta de organización del Proyecto indicando su localización geográfica así como los recursos a emplear para la preparación, control y seguimiento del Proyecto.
Se incluirá una propuesta de informe mensual a enviar al Comprador así como la propuesta de flujo de intercambio de información entre Vendedor/Comprador/Obra.
Se incluirá un programa preliminar para consecución de los permisos y autorizaciones necesarias en el proyecto.
Sección I.8. Pruebas: Se enviará una propuesta de lista de pruebas de montaje, vacío, carga, rodaje y recepción a realizar.
Sección I.9. Lista de repuestos: En la oferta se incluirá la lista cotizada de repuestos recomendados de sus equipos para 2 años de operación, marcando los que son de mercado fácil, aquellos específicos y los solicitados en estas Condiciones Particulares.
Sección I.10. Referencias: Se incluirán en esta sección las referencias del ofertante en trabajos similares a los que son objeto del Contrato.
Sección I.11. Control de Calidad: Se incluirá la información solicitada en la documentación de petición de oferta “Requisitos de C.C” y “Especificación Técnica”.
Sección I. Anexo 1. Planos.
Se incluirán en este anexo I los planos solicitados en la Especificación Técnica.
Anexo 2. Folletos, Catálogos e Impresos.
En este anexo 2 se incluirán folletos, catálogos, estudios, que sirvan para completar la descripción técnica de la fase. Igualmente se incluirán aquellos impresos y normas que prevea utilizar el Contratista en su propia organización de obra.
- La parte II se presentará organizada de la siguiente manera:
- Condiciones económicas y comerciales del suministro
Sección II.I Aceptación y excepciones a las Condiciones y Pliegos Particulares y Generales.
Esta sección se abrirá, obligatoriamente, con una cláusula de
No se tendrá en cuenta las excepciones no incluidas en este apartado por el Ofertante.
Sección II.2 Precios y condiciones:
En este apartado se indicarán los precios en el formato que aparece en el punto correspondiente de las Condiciones Particulares.
En el caso de concursos de obra civil y montajes, los presupuestos parciales se obtendrán a partir de los precios unitarios y de las mediciones que se entreguen, el ofertante deberá hacerlo constar en su oferta cualquier error detectado en las mediciones. En el caso de que no se entregue en la documentación de concurso las mediciones para estos servicios de obra, le corresponderá al ofertante determinarlas, como un trabajo más de la preparación de las ofertas. El presupuesto total será obtenido de los parciales.
Sección II.3. Plazos de entrega:
Se indicará claramente en el formato cumplimentado facilitado en el punto correspondiente de este documento.
En los casos de concursos de obra civil, montaje e ingeniería, se presentará un programa de certificaciones mensuales y acumuladas, previsto en base a programas desarrollados de ejecución y a partir de la valoración de las unidades realizadas. El total acumulativo deberá coincidir con el presupuesto total ofertado
Sección II.4. Garantía:
Se describirá completamente el alcance y términos de la garantía propuesta por el Ofertante.
- Servicios por otros:
En este apartado se indicará los servicios aportados por otros para el suministro que se indiquen en el Alcance de Suministro y que se referirán, fundamentalmente, a los servicios de agua, luz, aire, etc. en la obra.
Anejos:
A.- Precios Unitarios:
En este anejo se incluirán la lista de precios unitarios que, junto a las mediciones dadas en la Especificación Técnica o Pliego de condiciones técnicas, conformarán el precio de la construcción de la obra civil y del montaje. Aparte del valor que tiene en cuanto a respaldar la bondad de cualquier precio dado en forma de tanto alzado o por mediciones de obra, tiene el valor adicional de servir de base para obtener los denominados precios contradictorios, es decir aquellos precios que, de partida, no están incluidos en el alcance pero, posteriormente, aparecen relacionados con el trabajo. Estas listas las rellenarán los Ofertantes.
B.- Precios por Administración:
Este apartado solicitará a los ofertantes los precios que ofertarán para el caso en que se les solicitase sus servicios para realizar trabajos en la obra no relacionados con el trabajo contratado.
C.- Modelo de contrato:
Cuando el contrato es simple ya que, por ejemplo, se trata de comprar equipos de catálogo, se suele emplear un contrato-tipo que la empresa tiene normalizado y que suele denominarse pedido.
También puede ocurrir que, tras las negociaciones finales, se consigan unos acuerdos que luego permitirán, tras la adjudicación por el órgano superior de la empresa, hacer un contrato formal. Estos acuerdos finales o convenio de adjudicación, complementado con el Aval bancario de garantía, con tendrían los contenidos que se detalla en los Anejos nº 33 y nº 34:
- Carta de invitación a ofertar:
Es el último de los documentos de petición de ofertas e irá dirigido a cada una de las empresas que se consideren potenciales suministradores.
Se les solicitará su mejor oferta para que, de acuerdo con la documentación adjunta – que aplicará en el concurso, contratación y ejecución posterior y que se citará con orden de prioridad – la presenten en una dirección determinada, antes de una fecha determinada y a la atención de una persona fijada. Podrán darse las instrucciones complementarias que se consideren oportunas.
- Comentarios finales generales:
El concurso será restringido y no público en el caso de contratación privada y, la Propiedad, cursará la invitación de ofertar libremente, siendo de su exclusiva competencia la selección de los participantes.
La documentación de petición de ofertas así como las propias ofertas no serán devueltas una vez producida la adjudicación del concurso.
Las omisiones en algún documento de la petición de ofertas que conste en cualquier otro de la misma deberán considerar los Ofertantes como si figurasen en todos y en cada uno de los documentos. En el caso de que exista una omisión total, la Propiedad emitirá una adenda aclaratoria con el mismo rango que las Condiciones Particulares
ANEJO Nº 22: EJEMPLO DE ALCANCE DE SUMINISTRO MEDIANTE TABLA DE DOBLE ENTRADA:
ANEJO Nº 33: EJEMPLO DE MODELO DE CONTRATO O CONVENIO DE ADJUDICACION.
“En el caso de que definitivamente los órganos superiores de la Propiedad autoricen la adjudicación del suministro de ___________________________________________
con destino a la planta____________________________, este suministro se regulará en todos sus aspectos técnicos y comerciales por las cláusulas contenidas en el presente convenio de adjudicación:
-
-
-
- Objeto del Contrato:
-
-
El presente acuerdo tiene como objeto el suministro por parte_______________________para la Propiedad de_________________________ con destino a la planta___________________________ situada en _____________.
El alcance de Suministro indicado será el señalado en los documentos que se mencionan en la cláusula cuarto siguiente, los cuales forman parte de estos Acuerdos finales.
- Precio:
Se establece como precio total del presente suministro el de ________________________________________ cuyo desglose se expresa en los cuadros de precios de referencia __________ y fecha___________ que se incluye como parte de este Acuerdo en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjunta.
- Plazo de entrega:
Se establece como plazo de entrega para el suministro objeto de los presentes Acuerdos, el expresado en el Programa de Suministro de referencia _____________
y fecha ______________, que se incluye como parte del presente Acuerdo en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjunta.
En el caso de que ________________________ no realice la entrega del suministro objeto de los presentes Acuerdos según se establece el referido Programa de Suministro, incurriendo en los retrasos señalados en la documentación contractual, aplicará la Penalidad de referencia _________ y fecha ________, que se incluye como parte de estos Acuerdos finales en el documento denominado Condiciones Particulares que se adjuntan, pudiendo llegar a la rescisión del contrato se dan los supuestos previstos en la documentación contractual.
- Composición y aplicación de los Acuerdos:
El presente convenio se compone de los siguientes documentos, los cuales se aplicarán en el orden de prioridad con que se enumeran:
1º- Los presentes Acuerdos Finales.
2º- El documento denominado Condiciones Particulares de referencia ______ y fecha _______.
3º- Las Condiciones Generales de Suministro de referencia ________ y fecha _____________.
4º- la especificación técnica de referencia _____ y fecha ___________.
5º- Los Requisitos de Control de Calidad de referencia _______ y fecha __________.
6º- La oferta técnica y comercial de______________, de referencia _______________ y fecha ____________.
7º- Las cartas, actas y otras comunicaciones de referencias ____________ y de fechas ____________.
La aceptación por parte del Contratista de los presentes acuerdos supone la aceptación, en el orden enumerado, de esta documentación.
Firmado por el Contratista Firmado por la Propiedad
Anejo: Condiciones Particulares (adaptadas para este ofertante).”
El presente modelo se podrá ajustar a otro diferente, en el que las principales referencias (precio, plazo, garantías, etc.) a las Condiciones Particulares queden incluidas y desarrolladas en el modelo reformado, sin necesidad de adjuntar actualizadas las Condiciones Particulares.
ANEJO Nº 34: MODELO DE AVAL BANCARIO
Modelo de aval bancario (garantía abstracta a primer requerimiento):
“
El banco __________________________, y en su nombre D._________________ y D. _______________________ con poderes suficientes para obligarle en este acto, por el presente documento garantiza solidariamente, de forma tan amplia como en derecho se requiera, con _____X_____ ante la empresa Propiedad, hasta al cantidad de_______________(_________), para responder de las obligaciones derivadas para la citada X del contrato nº _______ suscrito con la Propiedad con fecha_____.
La presente garantía tiene la condición de garantía abstracta a primer requerimiento, por lo que el Banco _______ se compromete a pagar hasta el máximo de la cantidad antes indicada al primer requerimiento escrito por parte de la Propiedad. Dicho requerimiento será suscrito por representante de la Propiedad con poder suficiente y será presentado en la sucursal del banco _____________ sita en _____________________________.
La obligación de pago del Banco ________________ es abstracta y este renuncia expresamente a los beneficios de orden, excusión y división, y se compromete a atender todas las peticiones que haga la Propiedad en relación con esta garantía, entregando a esta última Sociedad el importe que solicite, bastando para ello que esta solicitud la realice la Propiedad por escrito en la forma indicada en el párrafo precedente, sin que sea admisible excusa o excepción alguna, incluida la oposición de X a la ejecución de esta garantía. La Propiedad comunicará a X la presentación de cualquier requerimiento de pago en virtud de esta garantía, indicando su causa y motivo.
La presente garantía abstracta se extinguirá cuando___________, debiéndose comunicar dicho hecho a esta Caja por escrito suscrito conjuntamente por la Propiedad y X.
Los firmantes de la presente garantía están debidamente autorizados para representar y obligar a la Caja _________-, siendo ésta una de las operaciones que, a tenor del artículo __de los estatutos por los que se rige, puede esta realización, por constituir uno de sus fines.
La presente garantía ha quedado registrada con el número ____
Lugar y fecha: ___________________ ”
15.- Cabinas eléctricas de Baja Tensión.
PROYECTOS INDUSTRIALES 