10.4.- Gestión de la etapa de Estudio , Comparación de Ofertas y Adjudicación:
Para facilitar la comprensión del proceso, hasta la contratación, voy a esquematizarlo en la figura:
- Para el estudio y comparación de ofertas, las técnicas, que no se han rechazado por considerarse que no cumplen con lo solicitado, se enviarán a la empresa que esté contratada como Arquitecto-Ingeniero, para que emita el informe de comparación y recomendaciones para la adjudicación, en el que el trabajo se realizará sin utilizar los precios ofertados, ya que no les son conocido, aunque valorará, económicamente, las ventajas e inconvenientes de cada una de las ofertas.
- Los diversos departamentos de la Propiedad (mecánico, eléctrico, etc.) estudiarán, comparando las hojas de datos técnicos rellenadas por los Ofertantes y demás apartados de las ofertas, y emitirán un informe en el que se incluya:
- Características y descripción técnica de los equipos.
- Desviaciones de la documentación de petición de ofertas.
- Alcance y extensión de los servicios incluidos en el suministro.
- Organización y medios puestos a disposición de las fases de ingeniería y de obra.
- Plan de control de calidad.
- Referencias.
- Detalle y extensión de la información técnica.
- Resumen de valoración de los intangibles con puntuación similar a la indicada en la fase de análisis de alternativas de un proyecto en la parte inicial de este libro. Con la consideración de todas las puntuaciones, se establecerá una calificación de ofertas.
- La Dirección del Proyecto efectuará la valoración económica de las ofertas y la consolidará con los informes de los departamentos y del A&E, decidiendo cual debe ser la propuesta de adjudicación.
La valoración económica se efectuará de acuerdo con lo que es el coste efectivo, es decir costes y penalidades de ejecución más coste y penalidades de operación:
Subtotal I:
- Precio de compra:
- Revisión de precios (supuesto un incremento):
- Supervisión de montaje (supuesto un nº de horas):
- Desviaciones y diferencias en las características técnicas:
- Repuestos (supuesto ):
- Trabajos por administración (supuesto un nº de horas):
- Penalidades o bonificaciones por plazo de entrega:
Subtotal II:
- Coste actualizado, a la fecha de la compra y con los mismos parámetros económicos usados en la fase conceptual (dichos en las Condiciones Particulares), para penalidades por pérdidas, rendimientos, excesos de potencia, etc.
Subtotal III:
- Coste actualizado, a la fecha de la compra y con los mismos parámetros económicos usados en la fase conceptual (referidos en las Condiciones Particulares), de la financiación propuesta, si se solicita:
Coste Efectivo: I+ II + III =
10.4.1.- Gestión de la fase de Adjudicación y Contratación:
- La adjudicación se produce mediante la autorización por parte del organismo competente de la empresa (mesa de contratación o Comisión Ejecutiva) de la propuesta que se somete a su consideración.
- Aparte del estudio y comparación de ofertas se presentará una propuesta de adjudicación, en impreso normalizado de la empresa para estas situaciones, en el que se indique el objeto de la adjudicación, el nombre de la empresa propuesta, que será la que resulte de la comparación, la cantidad que se solicita y la clave presupuestaria a la que cargar la cantidad a comprometer. La propuesta deberá estar firmada por las personas con competencias para ello (Director de Proyecto). A veces, la unidad responsable del control económico de la empresa emite un informe preceptivo, favorable o no, respecto a que la cantidad solicitada está dentro del presupuesto y a que, desde la perspectiva de la empresa, la oferta seleccionada significa una buena solución económica.
La solicitud se materializará mediante un informe del Director del Proyecto en el que se indique:
- Antecedentes y justificación de la solicitud.
- Comparación de ofertas simplificada.
- Propuesta en la que se recoja el objeto, la empresa a adjudicar, el precio y sus características.
- A la vista de los informes, estudios y evaluaciones, la Propiedad seleccionará al Ofertante que deberá hacerse cargo del suministro. La decisión, al ser la de una empresa privada, será inapelable y no podrá ser recurrida.
- Los resultados del concurso serán comunicados al interesado inmediatamente que sean conocidos, mediante un escrito, por duplicado, debidamente referenciado y al que se adjuntará el Convenio o Acuerdos finales. El escrito deberá ser firmado por el Director de Proyecto de la Propiedad y deberá ser devuelto, debidamente firmado por el Coordinador del proyecto del Contratista. En el escrito se propondrá una fecha para iniciar la redacción del contrato y, en caso que lo considero oportuno la Propiedad y lo acepte el Suministrador, se podrá considerar que, a partir de la fecha del escrito, se empezará a contar el plazo de entrega.
- El adjudicatario formalizará con la Propiedad un contrato privado dentro de los 15 días siguientes a la fecha de comunicación de la adjudicación. El contrato, en su contenido, recogerá todo lo indicado en el Convenio de Acuerdos finales y en la documentación complementaria que se adjuntaba. La justificación de redactar un contrato particular y específico reside en que, a pesar de que el Convenio de Acuerdos finales prácticamente lo es en sí mismo, ya que recoge lo más importante, en un 90% de lo necesario, existen condicionantes, en contrataciones de suministros complejos y amplios, que no están incluidos y que se escapan en una fase cuyo objetivo fundamental es el estudio y comparación de ofertas. Cuando el contrato es de menor nivel, por ejemplo, al comprarse componentes de catálogos, sin especificación técnica, se le denomina Pedido y su redacción suele estar normalizada en las empresas.
- Asuntos a negociar en el contrato:
El índice de un contrato podría ser el siguiente:
1. Objeto: en donde de forma resumida describirá el alcance solicitado tanto en lo relativo al tipo de contrato como al tipo de instalación, con sus características fundamentales.- Alcance: en donde de forma pormenorizada se detallan los sistemas, equipos y componentes así como las actividades relacionadas con ellos que van incluidos en el suministro. Así mismo, se enumerarán los documentos contractuales que se refieren al Alcance aplicables según orden de prioridad. Toda esta información se corresponderá con lo indicado en las Condiciones Particulares, debidamente revisada con las ofertas contractuales y el Convenio de Acuerdo Finales y matizado con lo que se aclare en el momento de hacer el contrato.
- Criterios de Diseño y Documentación: En esta cláusula se matizarán los criterios de diseño y la documentación indicada en la documentación contractual y sus condiciones de sometimiento al Propietario.
- Límite de responsabilidad: Se matizará la asignación del límite de responsabilidad fijado entre las posibles penalidades aplicables. Al mismo tiempo, se clarificará la interfase entre las penalidades contractuales y el seguro que cubra los daños causados, y, también, el límite de responsabilidad total, por ambos conceptos.
- Entrada en vigor: Se definirá la fecha de entrada en vigor del contrato y sus posibles efectos retroactivos si existe escrito de intención previo.
- Plazo de ejecución y programación: Se matizará el programa, tanto por actividades como por equipos, con las fechas que correspondan según la fecha de entrada en vigor establecida para el contrato.
- Precios: Se fijará el precio total del contrato y se detallarán los gastos y costes no incluidos, este precio se desglosará por actividades y por sistemas, equipos y componentes, desglosando el origen nacional y extranjero. También se matizarán las formas de revisión de precios, de acuerdo con la fecha origen de revisión, así como los precios unitarios de obra civil que pudiesen aplicarse y los precios por administración. Para los suministros opcionales, se cuantificarán sus precios así como las fechas límites para poderlas ejercer manteniendo el resto de condiciones contractuales.
- Condiciones de facturación y pago: Se detallarán la forma y las condiciones detalladas de facturación, matizando los conceptos de cada una de las facturas según el origen nacional o extranjero. También se aclararán las consecuencias contractuales de retraso en el pago.
- Impuestos y aduanas: Se detallarán los impuestos a cargo de la Propiedad y del Contratista así como la colaboración en el ámbito fiscal.
- Trasmisión de la Propiedad y el riesgo: Se clarificará el momento normal de la trasmisión de la propiedad y el riesgo (Recepción Provisional) así como en situación extraordinaria – concurso de acreedores- que será proporcional al pago ya realizado.
- Garantía general de equipos: Se matizarán las condiciones durante el tiempo fijado así como las limitaciones en caso de fallos sucesivos. También se matizarán las condiciones de garantía para aquellos equipos y componentes que tienen prevista una vida más baja que la vida de diseño de la mayoría de componentes de la planta.
- Garantías técnicas operativas: Se matizarán las condiciones de aplicación para los parámetros técnicos operativos garantizados (rendimiento y capacidad para la materia prima de diseño y otras, mínimo técnico operativo, deterioro de los parámetros con el tiempo, emisiones con impacto medioambiental, mezclas de materias primas, disponibilidad, fiabilidad en los arranques, etc.). Se detallarán las bases de los procedimientos de prueba y los controles operativos a aplicar a las pruebas.
- Recepción provisional: Se matizará el cumplimiento de condiciones que determinan la concesión del Acta de Recepción Provisional y el cumplimiento de las condiciones para el cumplimiento con el plazo de entrega, cuando sean diferentes. Se detallarán los condicionantes en cuanto al número de los posibles intentos para superar las diferentes pruebas. Se definirán las condiciones que determinen la entrada en operación comercial. Se detallará el contenido del Acta de Recepción Provisional así como los condicionantes para la realización de los remates que queden pendientes a su firma.
- Recepción Definitiva: Se matizarán las pruebas técnicas operacionales que se realizarán durante el periodo de garantía y que condicionen el Acta de Recepción Definitiva así como la prolongación del periodo para los elementos reparados o sustituidos.
- Obligaciones de la Propiedad: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, el acceso libre al emplazamiento, la limitación a x días el tiempo de revisión de la documentación enviada por el Contratista, el mantenimiento de las licencias operativas y medioambientales, el suministro de la materia prima y los combustibles en las cantidades acordadas en un plazo determinado, el suministro de personal para la puesta en marcha, etc.
- Obligaciones del Contratista: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, la obtención de permisos, la presentación de un plan de seguridad y prevención en un plazo acordado, el suministro de la información de accidentes, la realización de procedimientos en contra de las reclamaciones de subcontratistas, etc.
- Seguimiento y activación: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, se establecerá un sistema de seguimiento, en plazo, que incluya listas de documentos, programas, etc., se acordará la posibilidad de comprobaciones del desarrollo del contrato a través de terceros y de inspectores, se enviarán informes mensuales con un cierto contenido y en soporte magnético, etc.
- Control de calidad: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual.
- Pruebas: Se matizarán aquellos puntos particulares de entre los generales indicados en el resto de la documentación contractual. Por ejemplo, se fijarán las condiciones para la prueba de rodaje/operación comercial etc.
Penalizaciones: Se matizarán aquellos temas desarrollados en el Convenio de Acuerdos Finales en cuanto a la aplicación de penalidades individuales y conjuntas (cuantías, márgenes, topes, causas de rescisión) respecto a retrasos en la entrega y a incumplimientos en las garantías técnicas de capacidad, de rendimiento, de indisponibilidades forzosas, de fiabilidad en el arranque, de emisiones, etc.
- Declaraciones del Contratista: Aquellos temas importantes que no se han aceptado expresamente sino de forma indirecta al no haberse hecho excepción en las ofertas, merece la pena remacharlos a través de una declaración. En concreto, se debe de confirmar que: a) conoce, por inspección y examen, el emplazamiento y sus alrededores (suelo, hidrología, climatología, etc. ) y que se ha tenido en cuenta en las ofertas, b) que se tienen los derechos de propiedad industrial y no se violan derechos de terceros, c) que se han cumplimentados las obligaciones de seguro del contrato, d) que los equipos son de calidad y con las características adecuadas, e) que se tiene la competencia y capacidad necesaria.
- Fianza: Se matizarán las fianzas, en relación con las condiciones de facturación y las cantidades fijadas y con su validez, hasta la Recepción Definitiva. También se detallará la forma de continuar garantizando los materiales sustituidos o reparados más allá de la Recepción Definitiva. Se definirá la forma de modificar las fianzas cuando se produzcan modificaciones contractuales importantes (más de un 5%) en relación al precio y al plazo.
- Repuestos: Se matizará la disposición de los repuestos necesarios, a costa del Contratista, hasta la Recepción Definitiva, sobre todo si la prueba de disponibilidad se hace en el periodo de garantía. También se matizarán la lista de repuestos incluidos en el Alcance del contrato así como el envío de una lista de repuestos definitiva durante su desarrollo del proyecto (precios unitarios y validez, frecuencia de consumo estimada, plazos de entrega, identificación de los necesarios para la puesta en marcha, para el periodo de garantía y para después de la Recepción Definitiva). Se matizarán la lista de piezas intercambiables con otros modelos, de suministro en otros lugares, así como los talleres en donde se puede realizar el mantenimiento de componentes especiales. Se fijará el número de años en que el Contratista se compromete a tener disponibles a la venta los repuestos de su marca. También se fijará un compromiso de apoyo técnico para poder fabricar, directamente, los repuestos que no pudiese vender el Contratista.
- Seguros: Se matizará el límite mínimo cubierto por la responsabilidad Civil, el alcance y las personas jurídicas que figuren como asegurados. Se fijará la forma de justificar la contratación y vigencia del seguro así como el ámbito de daños cubiertos y las consecuencias de la no justificación solicitada en un plazo determinado (contratación por la Propiedad y cargo al Contratista o rescisión del contrato).
- Tratamiento confidencial: Se matizará el plazo, contado a partir de la finalización del periodo de garantía, en que perderá vigencia la confidencialidad y las causas por las que la confidencialidad puede romperse.
- Modificaciones contractuales: se matizará el límite de ampliaciones a partir del cual el Contratista puede rechazar continuar el suministro y la Propiedad está obligada a rescindir el contrato. Se fijará el método para fijar el precio y el plazo de las ampliaciones contractuales.
- Suspensión del contrato: Se describirá el método para oficializar la suspensión así como se fijará el límite del plazo de suspensión que da derecho a rescindir el contrato.
- Rescisión y Resolución del Contrato:
Por culpa de Contratista: aparte de los condicionante generales que aplican, se matizará el plazo de tardanza máximo en la comunicación del concurso de acreedores, el % máximo de penalidad en que se incurra, el plazo máximo de retraso en el inicio de los trabajos contados a partir de la fecha de vigencia del contrato y el plazo máximo de interrupción de los trabajos. Los efectos de la rescisión serán los generales.
Por culpa de la Propiedad: aparte de los condicionantes generales que aplican, se matizará el plazo máximo de suspensión, por la Propiedad, de los trabajos contratados y el plazo máximo, sin levantamiento, del concurso de acreedores. Respecto a los efectos de la rescisión se matizará el valor máximo que limite la compensación al Contratista.
Por causas no imputables ni al Contratista ni a la Propiedad: se matizará el plazo máximo de suspensión por causa de fuerza mayor y el % máximo que suponga las modificaciones contractuales que no acepte el Contratista.
Por decisión de la Propiedad: se matizará el tiempo de preaviso máximo de esta circunstancia al Contratista y el % del precio contratado que significará la indemnización a que tiene derecho.
- Subcontrataciones: se detallará la lista de suministradores potenciales que pueden ser subcontratados.
- Idioma: se definirá el oficial para el proyecto y los otros que de forma excepcional y en caso concretos se podrá usar.
- Fuerza Mayor: se fijará el plazo máximo, desde su conocimiento, en que se deben de comunicar las partes.
- Ley aplicable y solución de conflictos: se definirá la Ley aplicable, el marco de Arbitraje aplicable y los juzgados y tribunales de sometimiento.
- Redacción y firma del contrato:
Es buena práctica el que sea la Propiedad quien redacte el contrato y que se vaya haciendo y pasando a revisión del Contratista cada poco tiempo (por ejemplo, con los acuerdos a que se hayan llegado cada día). Al final, se debe hacer una revisión de la totalidad de la redacción.
Los firmantes deben de justificar, con los oportunos documentos, los poderes, tan amplio como posible, por los que las empresas a que representan les facultan para, actuando en su nombre, aceptar y firmar los acuerdos alcanzados. Todos y cada una de las páginas del contrato y sus anejos deben de quedar firmadas por las partes
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